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CIRCULAR 19 DE 2013

(abril 9)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Resumen de Notas de Vigencia
PARA:SECRETARIO GENERAL, DIRECTORES DE ÁREA Y JEFES DE OFICINA DE LA DIRECCIÓN GENERAL, DIRECTORES REGIONALES Y SUBDIRECTORES DE CENTRO.
ASUNTO:Austeridad Fiscal y Ahorro de Recursos

Como es de su conocimiento, el Legislador y el Gobierno Nacional han expedido un conjunto de normas para la austeridad y protección del gasto público, así como para la sostenibilidad financiera de las entidades públicas y del Estado en general.

A través de los Decretos 26 de 1998 y 1737 de 1998 con sus modificaciones, se impusieron prohibiciones, restricciones y/o condiciones a los ordenadores del gasto público, que implican la necesidad de racionalizar y ajustar los gastos de las entidades públicas y del Estado en temas como: Provisión de vacantes y retiro de personal; horas extras y comisiones de servicio; asignación y uso de vehículos oficiales y teléfonos celulares; contratación administrativa; pago de sentencias, conciliaciones, transacciones y otras formas de solución de conflictos; fiestas, agasajos, celebraciones, conmemoraciones o regalos; publicidad y publicaciones; tarjetas de presentación personal, de navidad, aniversarios o similares; papelería de la entidad; afiliación a clubes sociales o entidades del mismo orden; impresión de informes, folletos o textos institucionales; reuniones fuera de la sede de trabajo.

Por su parte, el Acto Legislativo 03 de 2011 y la Ley 1473 de 2011 consagran normas para la racionalización de la economía y la sostenibilidad fiscal anual, a mediano y a largo plazo, como instrumento para alcanzar progresivamente los objetivos del Estado Social de Derecho y la estabilidad macroeconómica del país, con prelación del gasto público social, en un marco de colaboración armónica entre las entidades y ramas del poder público, señalando como regla fiscal, que "El gasto estructural no podrá superar al ingreso estructural, en un monto que exceda la meta anual de balance estructural establecido".

Lo anterior, implica la necesidad de que todo servidor público, y fundamentalmente los ordenadores del gasto, lean esas normas y le den estricto cumplimiento, integral y oportuno, no solo en los temas que expresamente regulan, sino en todas las actuaciones y documentos en los que se comprometan los recursos públicos.

Las mencionadas exigencias normativas se ven complementadas entonces, con la necesidad de adoptar medidas de corto plazo que redunden en el uso racional y adecuado de los recursos públicos. De ahí la importancia de establecer como una regla de buena administración en el SENA, la relativa a la racionalización y el manejo adecuado del erario, que corresponde, en conjunto, a todos los gerentes públicos que conforman la entidad.

Concordancias

Con base en lo anterior, encontramos necesario implementar en el SENA a partir de la fecha de esta Circular las siguientes acciones:

1. Prohibiciones: Por expresa disposición de las normas de austeridad del gasto, está prohibido con cargo al presupuesto de la entidad:

a. Fiestas, agasajos, recepciones, conmemoraciones o regalos.

b. Tarjetas de presentación personal, de navidad, conmemoraciones, aniversarios o similares.

c. Botones de publicidad, afiches, avisos, carteleras, folletos entre otros.

d. Uso de los servicios de correspondencia y comunicación con fines personales.

e. Tarjetas de crédito.

f. Afiliación a clubes sociales o entidades del mismo orden, pagos por acciones, inscripciones, cuotas de sostenimiento o gastos para recepciones, invitaciones o atenciones similares.

g. Nuevos contratos que tengan por objeto el alojamiento, alimentación o cualquier tipo de viático encaminado a desarrollar, planear o revisar las actividades o funciones que normativa y funcionalmente le competen y que están cubiertas por la Entidad por el rubro respectivo.

h. Patrocinar, contratar o realizar directamente la edición, impresión o publicación de documentos que no estén relacionados con las funciones que legalmente debe cumplir, ni contratar o patrocinar la impresión de ediciones de lujo, ni de impresiones con policromías.

i. Difundir expresiones de aplauso, censura, solidaridad o similares, o publicitar o promover la imagen de la entidad o sus funcionarios con cargo a recursos públicos.

j. Suscripciones a diarios, periódicos y/o revistas o similares.

2. Autorización previa para el inicio de trámites: <Numeral modificado por la Circular 108 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Las siguientes actividades o contratos requieren autorización previa de la Dirección Administrativa y Financiera para el inicio de las actuaciones respectivas, previa justificación por parte de la respectiva dependencia, Regional o Centro de Formación, en la que se establezca que es imprescindible la contratación para su adecuada gestión, y las condiciones en que ésta se desarrollará:

- Adquisición de vehículos oficiales y teléfonos celulares.

- Contratos para publicidad y publicaciones.

- Adquisición de papelería de la entidad.

- Impresión de informes, folletos o textos institucionales.

- Seminarios o actividades de capacitación que de acuerdo con las normas vigentes se deban ofrecer u organizar, y que sea necesario desarrollar con la presencia de los funcionarios que pertenecen a otras sedes. En este caso el ordenador del gasto deberá dejar constancia de dicha situación en forma previa a la autorización del gasto.

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

3. Política Cero Papel: En cumplimiento de la Directiva Presidencial 04 de 2012, se designó en el SENA como Líder de "Eficiencia Administrativa y Cero Papel", a Nohra Patricia Vela Otálora, quien es la responsable de coordinar la realización de las acciones necesarias para garantizar la adecuada implementación y avance de esa directiva y de la formulación y/o actualización del Plan de Eficiencia Administrativa del SENA, con el fin de optimizar el uso de recursos, monetarios, humanos y físicos. De conformidad con lo anterior los destinatarios de esta Circular deberán prestar toda la colaboración y apoyo a esta funcionaria y su equipo de trabajo, en el diseño, implementación y evaluación de la política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel, que tendrá el carácter de obligatoria.

4. Racionalización de Recursos Electrónicos: Se reitera a todos los servidores públicos que el uso de los recursos del SENA que tienen asignados (computadores, útiles de oficina, vehículos, celulares, etc.) son exclusivamente para las finalidades de la Función Pública, por lo cual nunca pueden ser destinados para usos privados ni fines personales. Cada Director, Subdirector o Jefe debe implementar buenas prácticas en el uso de los recursos.

5. Otras medidas específicas a implementar:

a. Promover el uso de medios digitales para la difusión de documentos, publicaciones, informes, etc.;

b.Promover la reducción en el costo de los servicios de fotocopiado, telefonía, mensajería y demás servicios generales, a través de su contratación consolidada, así como la racionalización en su consumo y el uso obligado de medios electrónicos;

c. En los casos en que se apruebe la construcción o adecuación de inmuebles de propiedad del SENA, con el objeto de reducir la generación de contaminantes, o bien, propiciar el consumo eficiente de energía, se fomentarán medidas tales como: captación de aguas lluvia, uso de paneles fotovoltaicos, separación y reciclaje de basura, azoteas verdes e instalaciones inteligentes, entre otras, cuando se demuestre su costo beneficio;

d. Se continuará promoviendo el uso del correo electrónico, en lugar de las comunicaciones impresas.

e. Se fomentará el uso obligatorio y extensivo de la firma electrónica avanzada para la realización de aquellos trámites que la normativa permita y que coadyuven a la reducción en el consumo de papel;

f. Se deberá incentivar la compartición de equipos de transporte y la elaboración de planes de logística que permitan obtener ahorros en costos de traslado.

g. Se continuará promoviendo la celebración de conferencias remotas a través de Internet y medios digitales, con la finalidad de reducir el gasto de viáticos y transportación.

h. Se fomentará la reducción de uso de papel, a través de la utilización de formatos electrónicos y gestión electrónica de documentos.

i. Se incentivará el desarrollo y, en su caso, la adquisición e instrumentación de tecnologías de información y comunicación, así como sistemas informáticos para optimizar y modernizar procesos y trámites, entre otras medidas.

j. Se promoverá la contratación consolidada de materiales, suministros, mobiliario y demás bienes, así como de los servicios cuya naturaleza lo permita, con enfoques que permitan reducir costos.

k. A partir de los lineamientos nacionales, el SENA elaborará una propuesta para el uso racional de energía eléctrica y la reducción del consumo del agua y papelería en las dependencias de la entidad.

I. La entidad se abstendrá de realizar adquisiciones de inmuebles sin la previa justificación costo-beneficio y autorización en los términos de las disposicionés vigentes.

m. Se enajenarán aquellos bienes improductivos u obsoletos, ociosos o innecesarios siguiendo el procedimiento establecido por las normas vigentes.

n. La Dirección Administrativa y Financiera implementará los procedimientos que permita evaluar las contrataciones que se lleven a cabo en los rubros de Servicios Generales, materiales y suministros.

o. Se establecerán programas de optimización, sistematización y digitalización de los procesos administrativos de la entidad, los cuales deberán evitar la duplicidad de procesos, racionalizando el uso de recursos, de planes, de tiempos y programas.

p. Los nuevos sistemas, procesos o procedimientos que se implementen para las finalidades de esta circular deberán consolidar la operación e integración proveniente de las diferentes bases de datos de las dependencias, Regionales y Centros.

q. Fomentar la cultura del uso de las tecnologías de la información y comunicación, para ofrecer servicios transparentes y de mayor calidad con posibilidad de interoperabilidad entre dependencias a través de conexiones rápidas y seguras.

r. Implementar las recomendaciones que se emitan en materia de política de estrategia digital nacional respecto a las contrataciones de bienes o servicios en materia de tecnologías de información y comunicación, así como las mejores prácticas susceptibles de desarrollarse e implementarse en la entidad.

6. Informe Trimestral: Cada Área, Oficina y Regional debe enviar dentro de los primeros cinco días hábiles de cada trimestre, empezando desde junio de 2013, un informe a la Oficina de Control Interno de la Entidad sobre los avances y resultados en su jurisdicción, sobre la implementación de las medidas indicadas en esta Circular, y las demás que hayan considerado procedentes para lograr los fines de la austeridad en el gasto. El informe consolidado de todo el país y las recomendaciones correspondientes, será presentado por esa Oficina al Comité de Dirección.

Concordancias

Cordial saludo,

GINA PARODY D'ECHEONA

Directora General

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Última actualización: 31 de diciembre de 2023 - (Diario Oficial No. 52.604 - 9 de diciembre de 2023)
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