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CIRCULAR 36 DE 2013
(08 mayo)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
PARA DIRECTOR GENERAL, SECRETARIO GENERAL, DIRECTORES DE AREA, JEFES DE OFICINA Y COORDINADORES DE GRUPO DIRECCIÓN GENERAL
Asunto: Vigencias expiradas 2012
En virtud del articulo 63 de la Ley 1593 del 10 de diciembre de 2012, por la cual se decreta el presupuesto de rentas y recursos de capital y la Ley de apropiaciones para la vigencia fiscal del 1o de enero al 31 de diciembre de 2013, establece: "Sin perjuicio de la responsabilidad fiscal y disciplinaria a que haya lugar, cuando en vigencias anteriores no se haya realizado el pago de las obligaciones adquiridas de conformidad con el Estatuto Orgánico del Presupuesto y demás nonnas que regulan la materia y sobre los mismos no se haya constituido la reserva presupuestal o la cuenta por pagar correspondiente, se podrá crear el rubro Pasivos Exigibles
Vigencias Expiradas y con cargo a este se podrá ordenar su pago..."
La vigencia expirada es el mecanismo mediante el cual se atiende el pago de las obligaciones legalmente contraidas, pero que por diferentes motivos no fue posible atenderlas cumplidamente durante la vigencia respectiva o incluirlas en las reservas presupuestales o las cuentas por pagar y que por no estar sometidas a litigio alguno no se requiere de pronunciamiento judicial para autorizar su pago. Se ésta frente a una dificultad administrativa que no puede causar perjuicio a los terceros en sus relaciones con el Estado. La vigencia expirada no es entonces un mecanismo de legalización de pagos adquiridos ilegalmentel.
La legalidad de la vigencia expirada guarda estrecha relación con lo dispuesto en la parte pertinente del articulo 71 del Estatuto Orgánico del Presupuesto que dice:
En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes o en exceso del saldo disponible, o sin la autorización previa del CONFIS o por quien éste delegue para comprnmeter vigencias futuras y la adquisición de compromisos con cargo a los recursos del crédito autorizados...".
De la misma forma pueden por esta vla atenderse las obligaciones que no estén sujetas a litigio alguno, cuyos derechos estén expresamente consagrados en la ley, que en su creación, por tratarse de eventos imprevistos, no haya participado el ordenador del gasto y que en
consecuencia de lo anterior no cumpla los requisitos establecidos en el artículo 71 del Estatuto Orgánico del Presupuesto.
La vigencia expirada se crea en uso de las facultades de modificación del anexo del decreto de liquidación y debe clasificarse en la sección y concepto del gasto que le dio origen..
Para el trámite de vigencias expiradas, es necesario cumplir con ciertas exigencias ante la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, el Ministerio del Trabajo, Departamento Nacional de Planeación y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Por lo anterior, atentamente solicitamos la remisión de los siguientes documentos a más tardar el 20 de mayo de 2013, los cuales deben encontrarse completamente legibles y completos, para no ser devueltos y generar demoras en el trámite.
1. Cuentas que quedaron pendientes de pago y corresponden a vigencias anteriores al año 2012, anexar:
a) Fotocopia del documento contractual, adiciones, prórrogas, otrosí, aclaraciones, etc, y objeto del pago.
b) Fotocopia del Acta de liquidación, debidamente firmada por las partes, indicando claramente el valor que se adeuda por vigencia expirada,
c) Fotocopia del certificado de disponibilidad presupuestal.
d) Fotocopia del registro presupuestal.
e) Original de la factura.
f) Fotocopia de pólizas, notas de entrada al almacén, pago publicación en el diario oficial, pago de timbre, actas de inicio, actas de suspensión, actas de recibo a satisfacción y demás documentos soporte.
g) Fotocopia de los pagos parciales.
h) Justificación debidamente firmada por el Ordenador del Gasto, informando las razones concretas y claras, no imputables a la Entidad, por las cuales las cuentas no se pagaron en la vigencia correspondiente.
i) Fotocopia del recibí de conformidad debidamente firmado por el Ordenador del Gasto, informando claramente el número y nombre del documento contractual de quien recibió el bien o servicio y el número del registro presupuestal.
NOTA: El valor a cancelar por vigencia expirada debe ser el mismo tanto en la factura que se anexa como en el acta de liquidación que firman las partes 6 en los demás documentos que se requiera mencionar el valor pendiente por pagar.
2. Obligaciones que contaron con apropiación y quedaron pendiente de pago de la vigencia 2012, tales como sueldos y factores salariales, contribuciones inherentes a la nómina, etc., de las diferencias generadas por el incremento salarial, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 41 de la Ley de Presupuesto 1593 del 10 de diciembre de 2012, para lo cual debe anexarse:
a) Comunicación del Ordenador del Gasto, solicitando la inclusión como vigencias expiradas.
b) Relación indicando el nombre de los beneficiarios del pago, número de la cédula de ciudadania, concepto y valor del saldo que se adeuda, debidamente firmada por el Ordenador del Gasto.
c) Acto administrativo (resolución) debidamente firmada, por el Ordenador de Gasto autorizando su pago, discriminando rubro, concepto y valor.
d) Documentos soporte objeto del pago, solicitud del funcionario, aclaraciones, antecedentes, documentos judiciales, entre otros.
e) Justificación del no pago en la vigencia correspondiente, debidamente firmado por el Ordenador del Gasto.
Dado lo dispendioso del trámite, la agilidad depende del envio oportuno y ordenado de la solicitud con el lleno de todos los requisitos.
Es importante la revisión cuidadosa para que sean incluidas todas las cuentas que se configuran como vigencias expiradas y la remisión de la documentación en la fecha señalada; recuerde que una vez iniciado el proceso de formulación de proyectos de inversión, la inclusión de nuevas cuentas no reportadas inicialmente retrasa el proceso y en consecuencia los pagos de estas obligaciones.
Solicitamos que todos los documentos soporte estén completamente legibles y completos, para no ser devueltos y generar demoras en el tramite.
Cordial Saludo,
FRANCISCO JAVIER CARDONA ACOSTA
Director Administrativo y Financiero
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 31 de diciembre de 2023 - (Diario Oficial No. 52.604 - 9 de diciembre de 2023)
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