CIRCULAR 44 DE 2013

(mayo 29)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá, D.C.

Mediante la presente circular, se definen los lineamientos y parámetros con los cuales se gestionará el servicio de suministro de tiquetes aéreos a nivel nacional e internacional para: Funcionarios, Contratistas, invitados especiales y en general para el personal del SENA, cuando en ejercicio de sus funciones o por necesidad del servicio, se requiera de su desplazamiento al interior o exterior del país.

Se aclara que las directrices de la presente circular no aplican para el suministro de tiquetes aéreos a aprendices, cuyo trámite debe gestionarse con cargo al presupuesto de bienestar y Formación profesional de cada Centro o Regional.

1. Criterios generales para el suministro de tiquetes aéreos

Con el fin de maximizar la eficiencia en los recursos asignados para el suministro de tiquetes aéreos, siempre se deben observar los siguientes criterios:

- Planeación: La solicitud de los tiquetes aéreos debe corresponder a una adecuada planeación por parte de quienes requieren su expedición, de tal forma que se puedan obtener las ventajas y beneficios que ofrece el mercado.

- Programación según la comisión: Toda solicitud de expedición de tiquetes aéreos debe estar acorde con el itinerario de la comisión aprobada ya sea de trabajo o de estudio, de tal forma que se pueda expedir el tiquete de ida en el vuelo que le permita al comisionado estar oportunamente para atender la necesidad objeto de la comisión. De la misma manera, el vuelo de regreso se programará de tal forma que el comisionado pueda tomarlo oportunamente una vez terminada su comisión; no se aceptarán solicitudes para expedición de tiquetes en vuelos anteriores al día de inicio o posteriores al día de finalización de la comisión que no se encuentren debidamente justificados.

- Conducto regular: Las solicitudes de expedición de tiquetes aéreos se recibirán únicamente por parte del Gestor de tiquetes a que se refiere el numeral 2 de la presente circular.

- De la economía: La aerolínea en la cual se programarán los vuelos será aquella que ofrezca el mejor precio en iguales o similares condiciones de horario e itinerario. Los tiquetes se expedirán en tarifa económica. En todo caso, la selección de la aerolínea corresponderá a la empresa contratada o por el supervisor del contrato, bajo este parámetro.

- De la proximidad: Salvo de que se trate de imperiosa necesidad, justificada por el Gestor, no se expedirán tiquetes aéreos para aquellos destinos cuya distancia por carretera sea igual o inferior a 200 kilómetros o 4 horas promedio desde la ciudad o Municipio de salida.

- De la legalidad: Toda solicitud de expedición de tiquetes aéreos deberá estar soportado en una orden de viaje (Comisión de servicios) previamente aprobada.

2. Del Gestor de tiquetes

El Gestor de tiquetes aéreos es la persona designada por el Director General, los Directores de Área, Secretario General, Jefes de Oficina de la Dirección General o por los Directores Regionales para tramitar las solicitudes de tiquetes aéreos.

La designación del Gestor de tiquetes se deberá hacer mediante comunicación oficial (Cl por radicar) y se deberá informar de esta designación al Coordinador del Grupo de servicios Generales y Adquisiciones, así como a los Subdirectores de los centros de formación adscritos a la Regional. Esta designación deberá realizarse dentro los dos (2) días hábiles posteriores a la comunicación de la presente circular.

El Gestor de tiquetes tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

1. Recibir y consolidar las solicitudes de expedición de tiquetes aéreos de la Regional y sus Centros de formación adscritos.

2. Revisar y verificar que las solicitudes de tiquetes aéreos cuentan con la debida autorización y justificación, así como con los trámites legales pertinentes.

3. Verificar que las fechas solicitadas coincidan con las fechas de inicio y terminación de la comisión que requiere el desplazamiento.

4. Gestionar las solicitudes de expedición de tiquetes aéreos de acuerdo al procedimiento descrito en el numeral 4 de la presente circular.

5. Llevar un control estricto de los tiquetes aéreos solicitados, así como de la utilización o no de los mismos.

6. Presentar los informes periódicos descritos en la presente circular.

7. Utilizar responsablemente el código único asignado para la identificación y gestión de tiquetes aéreos solicitados a través del call center.

8. Informar y autorizar la cancelación de los vuelos, la cual debe estar debidamente justificada y por escrito.

3. Canales de comunicación

3.1 Correo electrónico:

Se dispone del correo electrónico tiguetesaereos@sena.edu.co el cual constituye el único canal de comunicación para gestionar el suministro de los tiquetes aéreos.

Nota: Únicamente se atenderán los correos remitidos por los Gestores de tiquetes

3.2 Atención telefónica:

Para atender los requerimientos urgentes de expedición de tiquetes aéreos cuando se requiera la expedición de tiquetes aéreos por fuera del horario de atención regular (lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m.), y su expedición no se pueda atender mediante el conducto regular definido, se cuenta con dos alternativas telefónicas, las cuales cuenta con atención las 24 horas del día 7 días a la semana:

1. Línea de call- center: 1-6803999

2. Línea: 01-8000-125999

4. Procedimiento para la solicitud y expedición de los tiquetes

4.1 Solicitud ordinaria de tiquetes aéreos

La solicitud y expedición de los tiquetes aéreos corresponderá al siguiente procedimiento:

1. Una vez aprobada la orden de viaje (comisión de servicios), el funcionario o contratista, deberá informar al Gestor de su Regional para que inicie el trámite de solicitud de tiquetes aéreos ante la Dirección Administrativa y financiera.

2. El Gestor de tiquetes designado, deberá remitir la solicitud de tiquetes aéreos al correo tiquetesaereos@sena.edu.co, atendiendo las responsabilidades adquiridas con la presente circular, los días miércoles de cada semana con la programación de solicitudes de expedición de tiquetes de la semana siguiente (lunes a domingo).

La solicitud de tiquetes se realizará diligenciando en su totalidad el anexo no 1 adjunto a la presente Circular.

Para el caso de los invitados extranjeros y para la emisión de tiquetes al exterior se requerirá además de la siguiente información:

- Apellidos y nombres, tal y como aparecen registrados en el pasaporte.

- Número del pasaporte para el caso de los invitados extranjeros y para el caso de los tiquetes al exterior

- Fecha de emisión y fecha de expiración del pasaporte

El anexo, debidamente diligenciado, deberá remitirse acompañado con un archivo en PDF que contenga copia escaneada de la orden de viaje de todos los Pasajeros relacionados en el anexo. Esta información será consolidada por el supervisor del contrato, quien verificará la calidad y veracidad de información, para enviar a la empresa contratada.

3. Con la información consolidada, la empresa contratada procederá a generar los tiquetes aéreos, aplicando las reglas generales de que trata el primer numeral de esta circular.

4. Una vez expedidos los tiquetes aéreos se enviarán por correo electrónico señalado por el pasajero. Es responsabilidad de cada pasajero revisar la información de los tiquetes expedidos e informar si se presentase alguna inconsistencia. En el caso de tiquetes al exterior, el correo electrónico se enviará al Gestor de la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas.

4.2 Solicitud extraordinaria de tiquetes aéreos

Para los casos en los que se requiera expedir tiquetes aéreos que no hayan sido incluidos en la relación programada regular, el Gestor podrá solicitarlos, con la debida justificación, diligenciando la misma información de que trata el numeral 4.1 de la presente circular.

Cuando se requiera la expedición de tiquetes aéreos por fuera del horario de atención establecido (lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m.), y su expedición no se pueda atender mediante el conducto regular definido, el Gestor de tiquetes deberá hacer la solicitud utilizando las líneas de atención telefónica dispuestas para ello por Subatours. Con el fin de controlar el uso del call center, se asignará un código único de identificación para realizar para dicho trámite.

En todo caso deberán informar el día hábil siguiente esta situación al correo electrónico tiquetesaereos@sena.edu.co, diligenciando la información de que trata el numeral 4.1 de la presente circular.

4.3 Solicitud de tiquetes aéreos al exterior

La solicitud de tiquetes aéreos al exterior únicamente podrá ser tramitada por la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas, empleando el siguiente procedimiento:

1. El Gestor de tiquetes designado por la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas solicitará por escrito la cotización de los tiquetes requeridos con el fin de realizar el trámite correspondiente para la autorización de la comisión o el desplazamiento al exterior.

2. Una vez autorizada la comisión o el desplazamiento al exterior, el Gestor de tiquetes designado por la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas solicitará por escrito la reserva de los tiquetes requeridos. La solicitud deberá venir acompañada de la autorización del Director de Promoción y Relaciones Corporativas.

3. Con la reserva de los tiquetes, la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas tramitará los permisos correspondientes para la realización de los viajes, previa verificación de la información por parte del gestor de tiquetes.

4. La expedición de tiquetes aéreos se realizará únicamente cuando se presente la aprobación de la comisión, la cual deberá ser expedida de acuerdo a lo siguiente:

a. Funcionarios: Debe ser expedida por la Presidencia de la República

b. Contratistas: Debe ser expedida por el Director General, previo visto bueno del supervisor.

c. Invitados: Debe ser expedida por el Director General

En todo caso, el objeto del viaje debe tener relación directa con el objeto contractual del contratista y con las funciones desempeñadas por el funcionario. Lo anterior deberá ser certificado por el supervisor del contrato en el caso de los contratistas, y por el Director de la Regional o Área de la Dirección General en el caso de los funcionarios.

5. Además de la autorización, la solicitud del tiquete deberá venir acompañada de la orden de viaje del contratista o comisión del funcionario. Para el caso de los invitados basta con la autorización del Director General.

6. Para el caso de los contratistas o funcionarios que viajen al exterior, y que asumen los gastos de alojamiento y manutención, la autorización se deberá acompañar de un documento en el que el contratista o el funcionario deje constancia de esta situación, manifestando que el SENA, al expedir los tiquetes aéreos, quedará a paz y salvo por todo concepto frente a las obligaciones económicas de la comisión.

7. Una vez expedidos los tiquetes aéreos se enviarán por correo electrónico al gestor de tiquetes de la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas quien dará trámite a la verificación de información y se encargará de generar las instrucciones respecto a pasabordos, penalidades, seguros de viaje, equipajes, entre otros, y remitirá finalmente al pasajero.

8. El gestor de tiquetes de la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas deberá verificar el uso de los tiquetes aéreos al exterior, expedidos a funcionarios, contratistas e invitados, y relacionar dichos tiquetes en el informe quincenal de que trata el numeral 6 de la presente circular.

4.4 Tiquetes aéreos en Municipios sin cobertura por aerolíneas tradicionales

Para efectos de tiquetes aéreos en donde la Agencia contratada no tiene convenios firmados y en donde la cobertura de viaje vía aérea es cubierta únicamente por vuelos regionales o particulares y/o vuelos chárter y en donde no hay itinerarios establecidos y la disponibilidad depende del clima, el estado de las pistas, y el orden público, se podrá optar por la opción de reembolso, mediante la cual, el Pasajero comprará el tiquete y posteriormente la Agencia contratada reintegrará el valor respectivo al pasajero.

Con el fin de tener el control sobre esta clase de tiquetes, el pasajero deberá informar al Gestor correspondiente, el cual remitirá la factura escaneada con la información de que trata el numeral 4.1 de la presente circular a la dirección tiguetesaereos@sena.edu.co a fin de tramitar el respectivo reembolso.

5. Control de los viajes

Se requiere que los Gestores de tiquetes lleven un control acerca de la realización o no de los viajes solicitados, para lo cual se apoyará en la legalización de las comisiones, y enviará un informe semanal acerca de la utilización o no de los tiquetes.

6. Cambios de horario y cancelaciones de tiquetes

La cancelación o modificación del horario de los vuelos, en virtud de cambios en la orden de viaje o comisión de servicios la deberá solicitar el gestor por escrito a través del correo electrónico establecido, la cual debe estar debidamente justificada.

Los trámites y costos que se generen por cambio de horario y/o de itinerarios que no estén en función del servicio y que no estén debidamente justificados, serán asumidos por los pasajeros.

7. Organización de eventos especiales

Para los casos en los que requiera el desplazamiento masivo de funcionarios, contratistas y/o invitados, las Direcciones o áreas deberán informar con la suficiente anticipación al supervisor del contrato, el número de personas que se desplazarán, la información personal de cada uno de ellos, los itinerarios y las fechas establecidas en las que se realizarán los eventos. Lo anterior con el fin de poder negociar con las aerolíneas descuentos especiales o servicios adicionales.

Para lo anterior se utilizará el anexo descrito en el numeral 4.1 de la presente circular.

El servidor público que realice procedimientos relacionados con la expedición y uso de tiquetes aéreos sin tener en cuenta los lineamientos de la presente circular, incurrirá en conducta disciplinable que se pondrá en conocimiento del área competente.

En caso de presentarse alguna duda sobre el alcance y aplicación de la presente circular, invitamos a comunicarse con la funcionaría Sonia del Carmen Oviedo Urbano en la IP: 12349.

Cordialmente,

FRANCISCO JAVIER CARDONA ACOSTA

Director Administrativo y Financiero

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0044_2013.pdf>

PROGRAMCION EXPEDICION DE TIQUETES – SEMANA

DEL               AL         DE               DE 2013

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Última actualización: 31 de diciembre de 2023 - (Diario Oficial No. 52.604 - 9 de diciembre de 2023)
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