CIRCULAR 55 DE 2021

(abril 7)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

<NOTA DE VIGENCIA: Circular derogada por la Circular 182 de 2021>

A continuación, se imparten nuevos lineamientos para la recepción de facturación electrónica en el SENA, frente a las facturas, notas débito y notas crédito, emitidas por parte de sus proveedores y contratistas, de acuerdo con las actualizaciones realizadas por parte de la Administración del aplicativo SIIF Nación.

En primer lugar es preciso señalar que las entidades ejecutoras del Presupuesto General de la Nación, al realizar el registro de la obligación, el sistema identificará si el tercero beneficiario de la misma es sujeto obligado a facturar electrónicamente, y al verificarlo solicitará la consulta y vinculación de la(s) factura(s) electrónica(s) de venta en estado “Aprobada” (s) por el supervisor y/o tácitamente, según lo define la norma, para continuar con el proceso de pago.

Es de anotar, que la información tributaria de los terceros (Proveedor o Contratista) creados en el SIIF Nación se actualizará con base en los datos de la DIAN mediante un Servicio Web, por lo cual el sistema validará de forma automática la responsabilidad 52 - Facturador electrónico que se encuentra en el RUT, en consecuencia cualquier tercero que tenga este tipo de responsabilidad en el RUT, deberá de forma obligatoria suministrar factura de venta electrónica por cualquier tipo de operación que lleve a cabo con el SENA.

Para este proceso se han identificado los siguientes actores y actividades a realizar para el trámite al interior de nuestra Entidad:

A) Contratista o proveedor (emisor).

Las acciones que debe realizar el proveedor o contratista obligado a facturar electrónicamente son las siguientes:

1. Elaborar factura electrónica mediante operador tecnológico autorizado, solución gratuita de la DIAN o software propio, previa habilitación ante la DIAN.

2. Diligenciar en la sección de la factura Datos del Emisor, en el campo “correo” su dirección electrónica como proveedor, en donde le será notificado en caso de existir fallas en la validación del correo.

3. Diligenciar en la sección de la factura Notas u observaciones, lo siguiente: #$ luego el código de identificación de la Regional o Centro de Formación con la cual se suscribió el contrato, número del contrato, y correo del supervisor, finalizando con #$, debidamente separados por punto y coma, según el siguiente ejemplo:

#$36-02-00-XXX-XXXXXX; Contrato No XX; PedroPerez@sena.edu.co #$

* Se anexa a esta circular archivo en Excel denominado: “Catálogo Institucional Unidades y Sub Unidades Ejecutoras SIIF Nación”, el cual contiene el listado de códigos que identifica a cada una de las Regionales y Centros de Formación, los cuales deberán ser informados a los proveedores y contratistas para que puedan diligenciar completo el código planteado en este ejemplo.

4. Registrar en la sección de la factura Datos del Adquiriente en el campo “Correo”, el buzón electrónico siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co dispuesto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con el fin que, una vez generada la factura electrónica a través del medio seleccionado, éste la envíe automáticamente.

5. Generar factura obteniendo el contenedor electrónico -Documento zip (PDF, XML).

6. Enviar al buzón electrónico siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co dispuesto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el contenedor electrónico -Documento zip (PDF, XML).

Si el proveedor o contratista tiene la posibilidad de definir el asunto del correo remisorio de los documentos electrónicos al adquiriente, debe registrar los siguientes datos: el código de identificación de la Regional o Centro de Formación con el cual suscribió el contrato, número del contrato y correo del supervisor, debidamente separados por punto y coma, según el siguiente ejemplo:

36-02-00-XXX-XXXXXX; Contrato No XX; PedroPerez@sena.edu.co

* Se anexa a esta circular archivo en Excel denominado: “Catálogo Institucional Unidades y Sub Unidades Ejecutoras SIIF Nación”, el cual contiene el listado de códigos que identifica a cada una de las Regionales y Centros de Formación, los cuales deberán ser informados a los proveedores y contratistas para que puedan diligenciar completo el código planteado en este ejemplo.

Nota importante: De no darse el envío automático por parte del proveedor o contratista desde el operador tecnológico autorizado, solución gratuita de la DIAN o software propio, descrito en el numeral 4, el proveedor podrá remitir directamente la factura al buzón indicado para tal fin.

7. La factura será direccionada al SENA, siempre y cuando se diligencien los datos requeridos en el numeral 3 o en el numeral 6 o en los dos, y, de no registrarse dicha información en alguna de estas dos opciones, la factura será devuelta al correo registrado en el numeral 2, es decir, al correo electrónico registrado en los datos del emisor en el documento electrónico.

Las facturas que se hayan recibido a la fecha antes de aplicar esta nueva instrucción y no ha sido posible su trámite en el aplicativo SIIF Nación, deberán devolverse al supervisor del contrato, para que este le indique al proveedor que envíe la factura directamente al buzón electrónico siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co dispuesto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, remitiendo el contenedor electrónico -Documento zip (PDF, XML) y referenciando en el asunto de este correo el código de identificación de la Regional o Centro de Formación con el cual suscribió el contrato, número del contrato, y correo del supervisor, debidamente separados por punto y coma, según el siguiente ejemplo:

36-02-00-XXX-XXXXXX; Contrato No XX; PedroPerez@sena.edu.co

* Se anexa a esta circular archivo en Excel denominado: “Catálogo Institucional Unidades y Sub Unidades Ejecutoras SIIF Nación”, el cual contiene el listado de códigos que identifica a cada una de las Regionales y Centros de Formación, los cuales deberán ser informados a los proveedores y contratistas para que puedan diligenciar completo el código planteado en este ejemplo.

B) Supervisor de contrato SENA (Receptor).

Cada supervisor de contratos recibe y gestiona (aprueba o rechaza) directamente cada documento electrónico en la herramienta del operador tecnológico Olimpia IT utilizado por el SIIF Nación.

Para tal fin se debe:

1. Ingresar a la plataforma Olimpia para aprobar o rechazar cada factura. Para ingresar a la aplicación de factura electrónica de OlimpiaIT debe acceder a la dirección: https://minhaciendafe.olimpiait.com, indicando como usuario su correo electrónico de supervisor. La contraseña de acceso es Recepcion.125 la cual deberá ser cambiada una vez ingrese por primera vez a la aplicación.

2. En caso de que ingrese a la plataforma Olimpia y no le deje acceder porque no está creado como usuario del sistema, deberá realizar trámite de solicitud a la dirección de correo: lvrojass@sena.edu.co, para ser creado como usuario de dicha plataforma, remitiendo un correo con sus datos personales tales como: código PCI, descripción PCI, número de cédula, nombres y apellidos completos y su correo electrónico institucional.

3. Revisar diariamente el correo, dado que Olimpia le estará informando que tiene facturas pendientes de gestionar.

4. Una vez aprobada Olimpia IT la registra en el SIIF Nación para que sea vinculada a una obligación para su pago.

5. Tenga en cuenta que una vez emitida la factura por parte del proveedor y recepcionada en el sistema Olimpia, usted como supervisor cuenta solo con tres días calendario para su aprobación o rechazo en dicha plataforma, por lo cual en caso de que no se gestionen en este periodo de tiempo, la factura se entenderá aprobada tácitamente.

NOTA: para el caso de aquellas facturas electrónicas emitidas que no tengan un supervisor como por ejemplo las facturas de servicios públicos, será necesario que el ordenador del gasto delegue una persona responsable que cumpla con este rol y pueda desarrollar las actividades descritas en este punto, de lo contrario no será posible su vinculación en el aplicativo SIIF Nación para tramitar el pago.

Es preciso igualmente indicar que para desarrollar las actividades indicadas para el rol de supervisor, se anexa a esta circular el manual de procedimiento emitido por el operador Olimpia, denominado “F-DI -14 MÓDULO RECEPCIÓN - GESTIÓN DE DOCUMENTOS FACTURA ELECTRÓNICA”, en el cual se encuentra con mayor detalle el paso a paso para ingresar a la plataforma y aprobar o rechazar las facturas.

C) Funcionario para verificación de facturas electrónicas que no fueron registradas en el SIIF Nación exitosamente

Cuando el proveedor o contratista no refiera adecuadamente la entidad, la subunidad, o el supervisor, las facturas quedarán en un repositorio del operador tecnológico Olimpia IT, por tal razón se designará un funcionario para que se habilité en dicho aplicativo e identifique el error, con el fin que se pueda registrar la factura en el SIIF Nación y se pueda vincular a una obligación o egreso para su pago.

Para tal fin se hará lo siguiente:

1. Creación en la plataforma Olimpia un Usuario Gestor de Documentos Electrónicos Rechazados.

2. Verificación de los errores que presentan los documentos electrónicos, previa validación por la plataforma Olimpia, para direccionar a los supervisores y que dichos supervisores le den solución con el proveedor o contratista.

Este usuario gestor será establecido directamente por la Dirección General para que de forma centralizada se verifiquen estos documentos y se direccione la causal de rechazo a los supervisores de cada Regional y Centro de Formación.

D) Grupo de contabilidad de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación

Cuando el profesional contable esté realizando el registro de la obligación en el aplicativo SIIF Nación deberá vincular la factura emitida por el contratista o proveedor, digitando el número de la factura electrónica en el campo correspondiente y la fecha del documento, de lo contrario el sistema le arrojará un mensaje el cual indica: “ Es obligatorio asociar facturas electrónicas para el proceso de pago” y no podrá continuar con el registro de la cadena presupuestal en el aplicativo SIIF Nación.

Adicionalmente y de manera temporal, mientras adaptan el sistema, no será posible registrar más de una obligación para asociar una factura electrónica, razón por la cual se debe hacer una sola obligación por el total de la factura incluyendo el valor del IVA. Posteriormente y de forma inmediata, se deberá realizar un comprobante manual, para reclasificar el IVA causado en la cadena presupuestal como mayor valor del gasto y afectarlo en la cuenta que realmente corresponde 138413001 “devolución de IVA a entidades de Educación Superior”. Luego deberá remitir dicho comprobante manual para aprobar al correo: liggomez@sena.edu.co

Por lo anterior y en lo que respecta a las facturas que manejan dos tipos de recursos (nación y propios), será necesario que el supervisor solicite al proveedor y/o contratista, la facturación de manera separada para cada tipo de recurso, de lo contrario no será posible tramitar el pago, porque el sistema SIIF Nación solo permitirá asociar una única factura por obligación.

Finalmente es importante señalar que el procedimiento establecido en las circulares N.° 01-32020-000054 de marzo 24 de 2020 y N.° 01-3-2020-000065 de abril 02 de 2020, continúan vigentes, razón por la cual para gestionar el pago de cualquier factura igualmente el supervisor deberá tramitar CI por radicar, remitiendo la factura junto con los demás documentos requeridos para el trámite de pago, según lo estipulado en el documento: GRF-I-002 Instructivo documentos requeridos para el registro de la obligación y trámite de pagos, publicado en la plataforma CompromISO y el Grupo de contabilidad de cada Regional o Centro de Formación no gestionará factura alguna en el aplicativo SIIF Nación, hasta tanto no reciba la solicitud formal de pago por parte del Supervisor del contrato.

Cordialmente

WILSON JAVIER ROJAS MORENO

Director Administrativo y Financiero

Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/C_SENA_0055_2021.pdf>

ANEXO.

F-DI -14 MÓDULO RECEPCIÓN - GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
FACTURA ELECTRÓNICA

Versión Nro. 1

CONTENIDO

1. CONTROL DE CAMBIOS

2. INTRODUCCIÓN

En este manual se describe el proceso de administración de documentos en recepción.

2.1. PROPÓSITO

Este manual se ha elaborado con el fin de facilitar el uso del Portal de Factura Electrónica, garantizando la correcta administración del módulo.

2.2. PÚBLICO DESTINATARIO

Este manual está dirigido a los usuarios del Portal de Factura Electrónica, que requieren administrar documentos en el módulo Recepción.

3. INGRESO A LA APLICACIÓN

Para ingresar a la aplicación de factura electrónica de OlimpiaIT debe acceder a la dirección: https://minhaciendafe.olimpiait.com con el correo electrónico de supervisor informado previamente a MinHacienda. Teniendo en cuenta el proceso de creación de usuarios masivos en la herramienta, la contraseña de acceso es Recepcion.125 la cual deberá ser cambiada una vez ingrese por primera vez a la aplicación. En el siguiente ítem se explica el procedimiento para cambio de la misma.

4. CAMBIAR CONTRASEÑA

Al realizar el ingreso por primera vez a la plataforma de factura electrónica de OlimpiaIT es fundamental realizar el procedimiento de cambio de contraseña, el cual se describe a continuación:

1. Hacer clic en el perfil de usuario (Parte superior derecha)

La aplicación muestra una ventana emergente que tiene la información del usuario y la fecha de su ultimo ingreso, la opción cambiar contraseña y la opción cerrar sesión.

2. Hacer clic en la opción cambio de contraseña

La aplicación mostrará la pantalla de cambio de contraseña

Escribir la contraseña en el campo “Contraseña anterior”, ingrese una nueva contraseña en el campo “Nueva contraseña”, Confirme la contraseña ingresada en el campo “Confirmar Contraseña” y dar clic en el botón cambiar.

Nota: Por políticas de Seguridad, la contraseña debe contener como mínimo la siguiente configuración:

- Incluir al menos una letra mayúscula, una letra minúscula, un número y un carácter especial.

- Mínima cantidad de caracteres: 10

- Máxima cantidad de caracteres: 16

La aplicación muestra un mensaje de actualización de contraseña y re-direcciona a la página de DahsBoard.

5. APROBAR DOCUMENTOS

Después de realizar la configuración de los usuarios siguiendo las indicaciones del manual F-DI-14 Manual de Usuario -Módulo Recepción Min Hacienda - Supervisores, se deberán gestionar los documentos siguiendo los siguientes pasos:

El aprobador recibirá también una notificación al correo electrónico, la cual indica que tiene un documento pendiente por aprobar.

Los usuarios supervisores deberán ingresar a la aplicación de factura electrónica, módulo Recepción, para validar si hay documentos para gestionar.

Cuando el usuario ingresa, deberá acceder al módulo Recepción, posterior al submodulo de Aprobación Documentos, en donde se visualizarán los documentos pendientes por aprobar.

El supervisor considera que el documento es correcto, procederá aprobar el documento seleccionando la opción de aprobar “Aprobar”.

Se mostrará que el documento se gestionó de forma correcta.

Si el supervisor no tiene pendientes más documentos para gestionar, se informará a través de un mensaje que “No se encontraron documentos para aprobar”

Nota: Se enviará una notificación al usuario que cargo el documento

5.1. RECHAZAR DOCUMENTO

Cuando el aprobador requiere que se realice una modificación al documento, debe digitar el motivo del rechazo y seleccionar un motivo de la lista. Posteriormente clic en el botón “Rechazar”,

Se mostrará que el documento se gestionó de forma correcta.

Se envía una notificación al usuario que cargo el documento

Si el supervisor no tiene pendientes más documentos para gestionar, se informará a través de un mensaje que “No se encontraron documentos para aprobar”

Nota: Se enviará una notificación al usuario que cargo el documento

6. PROPIEDAD DE OLIMPIA

El presente documento es de carácter confidencial y está protegido por las normas de derechos de autor, cualquier reproducción, distribución o modificación total o parcial a usuarios no autorizados o cualquier uso indebido de la información confidencial será considerado un delito conforme a lo establecido por el Código Penal y Leyes vigentes del estado Colombiano.

CODIGO ENTIDAD

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 31 de diciembre de 2023 - (Diario Oficial No. 52.604 - 9 de diciembre de 2023)
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