CIRCULAR 59 DE 2013

(junio 25)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C.

Agenda Sugerida del bimestre mayo - junio del 2013

En su condición de responsables del Sistema de Control Interno ante sus respectivas Direcciones Regionales y Centros de Formación, y dando cumplimiento a la Resolución 2428 de 2004, esta oficina los invita para que se realice la sesión del Subcomité de Control Interno correspondiente al tercer bimestre de 2013, para la cual Agendamos los temas a desarrollar sin perjuicio de que incluyan los temas que ustedes consideren válidos.

AGENDA NACIONAL

1. Análisis de Avances sobre el cumplimiento del Plan de Mejoramiento; Externos - CGR, producto de las auditorías realizadas por la Contraloría General de la República y envío con corte trimestral (marzo, junio, Septiembre y Diciembre) a la Oficina de Control Interno, los primeros cinco días del mes siguiente, teniendo en cuenta de guardar las respectivas evidencias paratentregarlas a la CGR cuando sean solicitadas.

2. Análisis a los avances sobre el cumplimiento del(os) Plan(es) de Mejoramiento vigente(s) suscrito con la Oficina de Control Interno de Gestión en la vigencia actual y anteriores; asi como subir al

ftp://172.16.2.69/CONTROL%20INTERNO%202013/PLANES%20DE%20MEJORAMIENTO%200CI/ las evidencias que soportan los avances registrados en cada fecha de corte. En cumplimiento a las directrices establecidas es necesario enviar a la Oficina de Control Interno el Plan de mejoramiento con corte trimestral (marzo, junio, septiembre y diciembre) dentro de los primeros cinco días del mes siguiente al trimestre analizado.

3. Realizar el seguimiento por lo menos una vez cada dos meses y realizar el análisis cuantitativo y cualitativo de los resultados que arroja la encuesta de medición de impacto MECI que se encuentra publicada en la intranet, https://docs.goojcile.eom/forms/d/1EeBmVORgWuPuiOtJZvIOQa-ezytÍRsQamY4ÑA6CFHM/viewform, herramienta de control propuesta por ésta Oficina a fin de que las Regionales y Centro de Formación ejerzan control sobre sus actuaciones y como herramienta de evaluación independiente al Sistema de Control Interno por parte de la Oficina de Control Interno"

Del mencionado análisis, se sugiere que la Regional genere un informe en el cual se mencione por cada pregunta la respectiva justificación u observación y el respectivo plan de mejoramiento, en el cual se indique el hallazgo, su causa, la acción de mejora que dependa de la Regional, la unidad de medida de esa acción, la cantidad de esa unidad de medida, la fecha inicial, la fecha final y el responsable (cargo no nombre), es decir los mismos criterios de los planes de mejoramiento presentado a la CGR.

El mencionado informe y plan de mejoramiento de cada una de las Regionales es insumo para generar el respectivo informe consolidado del SENA, por lo que se deben remitir a la Oficina de Control Interno los días 30 de los meses de junio, octubre, con el fin de cumplir con lo establecido en el artículo 9 de la ley 1474 de 2011 sobre el estado del Control Interno en el SENA, adicionalmente como insumo para:

• Elaboración del informe ejecutivo anual del Sistema de Control Interno de conformidad con lo establecido en el art. 2 del Decreto 1027 de 2007.

• Verificar y evaluar ía implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión de conformidad con lo establecido en el artículo 7 del Decreto 2482 de 2012 y Resolución SENA No. 646 de mayo de 2013.

• Mejorar la calificación deficiente obtenida del proceso auditor de la Contraloría General de la República de la vigencia 2011, referente al Sistema de Control Interno.

Finalmente, la "Oficina de Control Interno se pone a disposición de las Regionales para apoyar los Subcomités de Coordinación de Control Interno en la etapa de divulgación de la Encuesta MECI versión 2.

4. Seguimiento a la aplicación de la resolución 357 de 2008, emitida por la Contaduría General de la Nación, especialmente en lo relacionado con el numeral 3 denominado “Procedimientos de Control Interno Contable”, por cuanto su aplicación contribuye a la consecución de información contable con las características de confiabilidad, relevancia, y comprensibilidad.

5. Realizar el análisis de la información correspondiente a las PQRS - Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias registradas en el aplicativo ON BASE, con el fin de verificar que estas hayan sido atendidas dentro de los términos establecidos de conformidad con ia normatividad vigente, y depurar la información con base en las evidencias pertinentes en cada caso, teniendo en cuenta que existen muchos registros con información inconsistente o no registran información como fechas, temas, responsables, número de radicado.

6. Análisis del seguimiento y control a la gestión de sus Centros que realiza la Dirección Regional en cumplimiento a lo establecido en la Resolución No. 3069 del 6 de noviembre de 2008 y subir al ftp://172.16.2.69/CONTROL%20INTERNO%202013/RESOLUCION%203069/ solamente el archivo de las “Actas de visita de vigilancia y control” de las visitas de seguimiento y control a la gestión contractual y celebración de convenios realizadas durante el periodo de análisis.

7. Proposiciones y varios. En este punto las regionales desarrollaran además, los temas que le son pertinentes en su gestión.

Una vez adelantado dicho comité, se deberá enviar copia del acta debidamente suscrita a esta oficina por On Base, la cual debe contener como mínimo la siguiente información: Nombre de la Regional, fecha de sesión, bimestre del Acta elaborada, Orden del día, aspectos debatidos, conclusiones y recomendaciones entre otras.

Se solicita realizar el Subcomité dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a partir del recibo de la presente.

Solicitamos enviar copia de esta Acta en versión Word al correo de jasuarez@sena.edu.co

Cordial saludo.

LILIANA ANDREA SANCHEZ GIL

Jefa Oficina de Control Interno (E)

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0059_2013.pdf>

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