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CIRCULAR 103 DE 2014

(mayo 13)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá D.C.

Para:Directores Regionales y Subdirectores de Centro
Asunto:Agenda bimestral de los Subcomités Regionales de Control Interno.

Agenda Sugerida del bimestre Marzo – Abril del 2014

En su condición de responsables del Sistema de Control Interno ante sus respectivas Direcciones Regionales y Centros de Formación y dando cumplimiento a la Resolución 2428 de 2004, esta oficina los invita para que se realice la sesión del Subcomité de Control Interno correspondiente al segundo bimestre de 2014 para la cual se agenda los temas a desarrollar sin perjuicio de que incluyan los temas que ustedes consideren válidos.

AGENDA NACIONAL

1. Análisis de Avances sobre el cumplimiento del Plan de Mejoramiento: Externos – CGR, producto de las auditorías realizadas por la Contraloría General de la República y envío con corte trimestral (marzo, junio, Septiembre y Diciembre) a la Oficina de Control Interno, los primeros cinco días del mes siguiente, teniendo en cuenta de guardar las respectivas evidencias para entregarlas a la CGR cuando sean solicitadas.

2. Análisis a los avances sobre el cumplimiento del(os) Plan(es) de Mejoramiento vigente(s) suscrito con la Oficina de Control Interno de Gestión en la vigencia actual y anteriores; así como subir al ftp://172.16.2.69/CONTROL7020INTERNO%202014/las evidencias que soportan los avances registrados en cada fecha de corte. En cumplimiento a las directrices establecidas es necesario enviar a la Oficina de Control Interno el Plan de mejoramiento con corte trimestral (marzo, junio, septiembre y diciembre) dentro de los primeros cinco días del mes siguiente al trimestre analizado.

3. Realizar el análisis cualitativo y cuantitativo de los resultados del cuadro de indicadores para los Directores y Subdirectores de cada Regional.

4. Realizar la depuración de la información en el aplicativo ORIONS correspondiente a registros de vigencias anteriores, teniendo en cuenta los soportes pertinentes para cada una de las siguientes transacciones efectuadas:

  • Manejo Administrativo y contable sobre el tema de siniestros e indemnizaciones.
  • Realizar el inventario físico de los cuentadantes teniendo en cuenta las actividades establecidas en la circular No.3-2013-000130 del 30 de septiembre de 2013.
  • Depuración física y contable de las bodegas de almacén
  • Realizar seguimiento a las acciones tomadas, en cumplimiento a las directrices ordenadas por el Comité Técnico de sostenibilidad del sistema Contable, en concordancia con la Resolución 02978 del 14 Octubre del 2010.

Todo lo anterior con el fin de contar con información consistente y actualizada que sirva de insumo para los diferentes procesos que se realizan en la Entidad.

5. Seguimiento a la aplicación de la resolución 357 de 2008, emitida por la Contaduría General de la Nación, especialmente en lo relacionado con el numeral 3 denominado "Procedimientos de Control Interno Contable", por cuanto su aplicación contribuye a la consecución de información contable con las características de confiabilidad, relevancia, y comprensibilidad, la entidad debe observar como mínimo los siguientes elementos entre otros:

  • Depuración contable permanente y sostenible
  • Registro de la totalidad de las operaciones
  • Individualización de bienes, derechos y obligaciones
  • Soportes documentales
  • Eficiencia de los sistemas de información
  • Cierre contable

6. Realizar el seguimiento por lo menos una vez cada dos meses y realizar el análisis cuantitativo y cualitativo de los resultados que arroja la Encuesta de Medición de Impacto Base MECI – Oficina de Control Interno, que se encuentra publicada en la intranet, a fin de que las Direcciones Regional y cada uno de los Centros de Formación generen el respectivo plan de mejoramiento con acciones estructurales que logren mejorar la calificación otorgada por la Contraloría General de la República de las vigencias auditada 2011 y 2012 respectivamente, referente al Sistema de Control Interno; además de realizar el respectivo seguimiento de control al cumplimiento del plan el cual quedará incluido en la siguiente acta del Subcomité.

La Oficina de Control Interno solicitará cuando así lo requieran los planes propuestos y su respectivo seguimiento, a fin de verificar que se esté generando la cultura de autocontrol. Lo anterior, con el fin de dar cumplimiento al artículo 9 de la ley 1474 de 2011 sobre el estado de Control Interno en el SENA.

7. Proposiciones y varios. En este punto las regionales desarrollaran además, los temas que le son pertinentes en su gestión.

Una vez adelantado dicho comité, se deberá enviar copia del acta debidamente suscrita a esta oficina por OnBase, la cual debe contener como mínimo la siguiente información: Nombre de la Regional, fecha de sesión, bimestre del Acta elaborada, Orden del día, aspectos debatidos, conclusiones y recomendaciones entre otras.

Se solicita realizar el Subcomité dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a partir del recibo de la presente.

Solicitamos enviar copia de esta Acta en versión Word al correo de eaquilaroasena.edu.co

Atentamente,

RAL EDUARDO GONZALEZ GARZÓN

rgonzelezg@sena.edu.co

Jefe Oficina de Control Interno

IP: 12037

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