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CIRCULAR 171 DE 2020

(septiembre 21)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora-

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

PARA:DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO Y LÍDERES DE COMUNICACIONES.
ASUNTO:Lineamientos para el uso y registro de imágenes.

De acuerdo con lo estipulado en artículo 15 de la Constitución Política de Colombia de 1991 indica lo siguiente... Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptados o registrados mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada período de sesiones el Gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que se haya hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar. Para efectos tributarios judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado, podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.”

La Ley 1581 de 2012, regula lo pertinente al manejo de datos personales, y para su tratamiento, exige como soporte fundamental, una autorización del propio titular de estos así: “Artículo 9°. Autorización del Titular. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.” Además, entre otras normas de orden legal, para nuestro caso en particular, debemos traer a colación lo dispuesto en los artículos del 5 al 9 del Decreto 1377 de 2013, que reglamentó esta Ley 1581 de 2012:

“Artículo 5°. Autorización. El responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento. Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos. En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas del Tratamiento a que se refiere el Capítulo III de este decreto, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, el Responsable del Tratamiento debe comunicar estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento”.

“Artículo 6°. De la autorización para el Tratamiento de datos personales sensibles. El Tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el artículo 5° de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los casos expresamente señalados en el artículo 6° de la citada ley.

En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6° de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:

1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.

Artículo 7°. Modo de obtener la autorización. Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9° de la Ley 1581 de 2012, los Responsables del Tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del presente decreto, que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

Artículo 8°. Prueba de la autorización. Los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.

Artículo 9°. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato. Los Titulares podrán en todo momento solicitar al responsable o encargado la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. El responsable y el encargado deben poner a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada. Si vencido el término legal respectivo, el responsable y/o el encargado, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

Artículo 10. Datos recolectados antes de la expedición del presente decreto. Para los datos recolectados antes de la expedición del presente decreto, se tendrá en cuenta lo siguiente:

1. Los responsables deberán solicitar la autorización de los titulares para continuar con el Tratamiento de sus datos personales del modo previsto en el artículo 7° anterior, a través de mecanismos eficientes de comunicación, así como poner en conocimiento de estos sus políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos.

2. Para efectos de lo dispuesto en el numeral 1, se considerarán como mecanismos eficientes de comunicación aquellos que el responsable o encargado usan en el curso ordinario de su interacción con los Titulares registrados en sus bases de datos.

3. Si los mecanismos citados en el numeral 1 imponen al responsable una carga desproporcionada o es imposible solicitar a cada Titular el consentimiento para el Tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos, el Responsable podrá implementar mecanismos alternos para los efectos dispuestos en el numeral 1, tales como diarios de amplia circulación nacional, diarios locales o revistas, páginas de Internet del responsable, carteles informativos, entre otros, e informar al respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los cinco (5) días siguientes a su implementación.

Con el fin de establecer cuándo existe una carga desproporcionada para el responsable se tendrá en cuenta su capacidad económica, el número de titulares, la antigüedad de los datos, el ámbito territorial y sectorial de operación del responsable y el mecanismo alterno do comunicación a utilizar, de manera que el hecho de solicitar el consentimiento a cada uno de los Titulares implique un costo excesivo y que ello comprometa la estabilidad financiera del responsable, la realización de actividades propias de su negocio o la viabilidad de su presupuesto programado.

A su vez, se considerará que existe una imposibilidad de solicitar a cada titular el consentimiento para el Tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos cuando el responsable no cuente con datos de contacto de los titulares, ya sea porque los mismos no obran en sus archivos, registros o bases de datos, o bien, porque estos se encuentran desactualizados, incorrectos, incompletos o inexactos.

4. Si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir de la implementación de cualesquiera de los mecanismos de comunicación descritos en los numerales 1, 2 y 3, el Titular no ha contactado al Responsable o Encargado para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos del presente decreto, el responsable y encargado podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de Tratamiento de la información, puesta en conocimiento de los titulares mediante tales mecanismos, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

5. En todo caso el Responsable y el Encargado deben cumplir con todas las disposiciones aplicables de la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto. Así mismo, será necesario que la finalidad o finalidades del Tratamiento vigentes sean iguales, análogas o compatibles con aquella o aquellas para las cuales se recabaron los datos personales inicialmente. Parágrafo. La implementación de los mecanismos alternos de comunicación previstos en esta norma deberá realizarse a más tardar dentro del mes siguiente de la publicación del presente decreto.

De acuerdo al recuento de la legislación de protección de datos con respecto al manejo de imágenes, me permito informar los lineamientos que se deben tener en cuenta al momento de levantar información audiovisual para alimentar el banco de imágenes con el que cuenta la Entidad, con el fin de evitar posibles demandas jurídicas con respecto al uso indebido de imágenes y/o vídeos que son usados por las Oficinas de Comunicaciones para la divulgación de las actividades misionales del SENA.

PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE IMÁGENES:

1. Cada Regional deberá realizar el inventario sobre el material que se tiene en archivo en cuanto a fotografías y videos con su correspondiente release (formato de cesión de derechos), esto con el fin de hacer un diagnóstico detallado y tener conocimiento de lo que está autorizado y de lo que no. Por lo que los archivos deberán estar organizados de la siguiente manera:

a. Cada Regional creará un archivo en drive con el nombre de la regional, este a su vez tendrá dos (2) carpetas, una para video y otra para fotografía, con sus respectivas subcarpetas, según correspondan, donde por supuesto se hace necesario alojar también los releases escaneados o grabados y debidamente marcados de la siguiente manera:

Ejemplo:

CARPETA FOTOGRAFÍAS:

- Mónica Naranjo López

- Fotos

- Autorización (release)

De igual manera deberán estar separadas por subcarpetas de acuerdo con el evento o actividad:

- Formación

- Firma convenios

- Internacionalización

- Empleo

- Emprendimiento

- Innovación, investigación, desarrollo tecnológico

- Certificación de Competencias Laborales

- Formación Continua Especializada

- Mesas Sectoriales

- Inauguraciones de obras y ambientes

- Eventos

- Productos finalizados (SENA en 1 Minuto, Vitrina para Emprendedores, etc)

- Otros

b. Todo este trabajo debe realizarse según el formato y las indicaciones remitidas por correo a los líderes comunicadores en las regionales, cada inicio de año al empezar labores.

Cabe recordar que estas indicaciones aplican para procesos comunicacionales de índole internos y externos.

c. Material fotográfico y de video que no cuente con los debidos permisos firmados por las personas implicadas en ellos, deberá ser eliminado de los archivos. No se debe utilizar ninguna imagen sin permiso en ninguna campaña, ni externa ni interna, sobre todo cuando no se tengan formatos de cesión de derechos con autorización.

d. En el caso puntual de los eventos y o actividades que tienen concurrencia de público interno y externo, el Líder de Comunicaciones de cada regional deberá realizar una grabación antes de dar apertura al evento donde indique al público exponiendo de forma general y abierta, enterando a todos los participantes, que el material tanto de video como de fotografía trabajados durante esa actividad, es propiedad del SENA y se utilizará de forma vitalicia para promoción y divulgación de los servicios misionales, proyectos y gestión de la Entidad.

Este anuncio aplica de igual forma para los eventos y/o transmisiones realizadas por plataformas virtuales.

e. En el caso de la musicalización de las piezas audiovisuales, programas propios de regionales, transmisiones y eventos virtuales, solamente está autorizada la utilización de los temas compartidos en la librería Audibrand SENA.

No se autoriza manejar ningún otro tipo de versiones musicales.

Es necesario que toda información quede debidamente ejecutada y organizada el día 30 de septiembre de 2020.

Durante la organización del proceso antes mencionado, solo podrán utilizarse en las campañas y estrategias de comunicaciones de alcance regional y nacional, las imágenes de fotografía y video que cuenten con la respectiva autorización.

Los lineamientos de esta circular podrán ser modificados o adicionados de conformidad con las directrices que adopte el Gobierno Nacional y la Entidad en esta materia.

Cordialmente,

PILAR NAVARRETE RIVERA

Jefe Oficina de Comunicaciones

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/C_SENA_0171_2020.pdf-

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Última actualización: 31 de diciembre de 2023 - (Diario Oficial No. 52.604 - 9 de diciembre de 2023)
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