CIRCULAR 180 DE 2014

(octubre 3)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá,

DIRECTORES DE ÁREA y JEFES DE OFICINA EN LA
DIRECCION GENERAL

Asunto: Solicitud reporte avances Plan de Mejoramiento Hallazgos CGR 2013, 2012, 2011, 2010 y vigencias anteriores a 2010 y de auditorias especiales

Según lo establecido en la Directiva Presidencial No. 03 de Abril de 2012 sobre PLAN DE MEJORAMIENTO, las Oficinas de Control Interno son las responsables del seguimiento de los planes de mejoramiento, en virtud de su rol evaluador independiente.

La Resolución SENA 002619/2006 "Por la cual se efectúan unas delegaciones para la formulación e implementación de los planes de mejoramiento", determina que cada Responsable debe:

• "Realizar un seguimiento de los planes de mejoramiento formulados.
• Incluir en la agenda del Comité Nacional y de los Subcomités de Coordinación de Control Interno, un examen sobre el cumplimiento de las acciones previstas en los planes de mejoramiento.
• Presentar el informe de avance trimestral a la Oficina de Control Interno, durante los primeros cinco días hábiles de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año."

Seguimiento a los planes de mejoramiento:

El seguimiento a los planes de mejoramiento con corte 30 de septiembre, se realizará de la siguiente manera:

1. Seguimiento a los planes de mejoramiento de la VIGENCIA 2013, el seguimiento se reportará en la plataforma COMPROMISO, módulo mejoramiento continuo, así:

• Los hallazgos correspondientes al área, en el aplicativo Compromiso, están direccionados al Director de dependencia, Jefe de Oficina o Director Regional.
• Frente a cada actividad se debe registrar el avance correspondiente cuantitativa y cualitativamente (Entregables Productos Realizados / Observación, Estado de actividad).
• Si existen avances a reportar con un cumplimiento del 100%, se deben adjuntar las respectivas evidencias.
• La Oficina de Control Interno verifica que cada actividad cuente con el respectivo reporte de avance y validará la evidencia.
• Para aquellas dependencias que no han registrado avances a planes de acción en el aplicativo Compromiso, por favor guiarse a través del tutorial del aplicativo y el procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora. (Apoyarse en el líder SIG del proceso).

2. Para el seguimiento a los planes de mejoramiento de las vigencias 2012, 2011, 2010 y anteriores y de los planes de mejoramiento de las auditorías especiales: Como es de su conocimiento se están adelantando mesas de trabajo con el fin de cerrar los hallazgos vigencias 2012 y anteriores. En el aplicativo Compromiso se cargarán sólo aquellos hallazgos abiertos una vez se finalice todas las mesas de trabajo; por tal razón, los hallazgos abiertos se reportarán en la matriz Excel adjunta, así:

El documento Excel anexo, contiene las casillas de FORMULACIÓN (Modalidad de Registro, Código Hallazgo, Descripción del Hallazgo, Causas del Hallazgo, Acción de Mejora, Actividades –Descripción, Actividades –Unidad de Medida, Actividades-Cantidades Unidad de Medida, Actividades –Fecha de inicio, Actividades –Fecha terminación, Actividades –Plazo Semanas,) establecidas dentro del formato por la CRG, correspondiente a los hallazgos de las citadas vigencias para que diligencien las celdas habilitadas para el SEGUIMIENTO y que se resaltan en color rosado, (Actividades –Avance Físico de Ejecución Actual, Fecha de Avance y Reporte de Avance).

Se recuerda a las Dependencias que la entrega de los avances debe reportarse trimestralmente a esta Oficina, a más tardar los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente, detallando descripción de evidencias objetivas, así como los porcentajes de avance. La entrega debe realizarse a más tardar el día 07 de Octubre de 2014, presentando el avance correspondiente al tercer trimestre del año 2014.

Para consultar los avances reportados en el primer semestre del año 2014 y anteriores, sugerimos consultar el siguiente link:

http://www.sena.edu.co/transoarencia/oestion-de-evaluacion-v–
control/Paoinas/olan%20de%20meioramiento.aspx

Finalmente, es importante recordar que cada Dependencia de la Dirección General es responsable de las acciones que se contemplaron de manera transversal a toda la Entidad y que por ende, es necesario trabajar en los avances conjuntamente con las Regionales a las que se les identificaron hallazgos, lo cual nos permitirá llevar a feliz término el plan de acción planteado.

Con el ánimo de optimizar el proceso, la Oficina de Control Interno prestará asesoría y acompañamiento a través de la funcionaria Luz Adriana García I.P. 12575.

Atentamente,

RAUL EDUARDO GONZÁLEZ GARZÓN

Jefe Oficina de Control Interno

Anexo: Plantilla de seguimiento - AVANCE SEPTIEMBRE 2014 SIRECI SENA

Con copia:

Ángela Patricia Henao Ospina, Directora Regional Antioquía (aphenaoasena.edu.co)

Jaime Torrado Casadiegos, Director Regional Bolívar (jtorradocasena.edu.co)

Deyanira Guerra Villabón, Directora Regional Cordoba (clouerravasena.edu.co)

Jose Delby Vargas Gutiérrez, Director Regional Cagueta (ivargasciOsena.edu.co)

David Hernando Suárez Gutiérrez, Director Regional Santander (dhsuarezasenaedu.co)

Sara Angela Arturo González, Directora Regional Nariño (sarturo@sena.edu.co)

Félix Ramón Triana Gaitán, Director Regional Tolima (frtrianacasena.edu)

Esperanza Adriana Ramos Rodríguez, Directora Regional Valle (earamosasena.edu.co)

Preparo: Adriana Garcia

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