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RESOLUCIÓN 2613 DE 2010
(septiembre 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
<NOTA DE VIGENCIA : Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1471 de 2013>
Por la cual se establecen los lineamientos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional y se integra sus instancias a nivel Nacional y Regional
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA,
En uso de sus facultades legales y reglamentarias, especialmente las otorgadas por los artículos 4 y 6 de la Ley 87 de 1993, el artículo 2 de la Ley 872 de 2003, los artículos 4 (numerales 2 y 23), 20 y 32 del Decreto 249 de 2004, el artículo 2o del Decreto 1599 de 2005, y
CONSIDERANDO:
Que la función administrativa es concebida a favor de los intereses de la sociedad en general, y se ejecuta y desarrolla con observancia de los principios de igualdad, eficacia, moralidad, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad mediante actos que conlleven la descentralización, delegación y la desconcentración de funciones asignadas a los diferentes entes públicos;
Que de acuerdo con el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, le corresponde al Director General expedir los actos administrativos necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones de la Entidad, así como dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de las funciones o programas de la organización y de su personal;
Que el artículo 4o del Decreto 249 del 28 de enero de 2004, le atribuyo en el numeral 4 al Despacho del Director General la facultad de dirigir, coordinar y controlar las funciones administrativas y dictar los actos administrativos con miras al cumplimiento de la misión de la entidad, de conformidad con las normas legales vigentes, y en el numeral 23 la facultad de crear Comités, Grupos Internos de Trabajo Permanente o Transitorios y definir su composición, su coordinación y funciones.
Que el literal a) del artículo 3o de la Ley 87 de 1993, señala que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación de información y operaciones de la respectiva entidad;
Que el artículo 6o de la Ley 87 de 1993 señala que "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”.
Que el artículo 1o de la Ley 872 de 2003 creó el Sistema de Gestión de la Calidad de las entidades del Estado “como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente”.
Que conforme a lo dispuesto en el parágrafo único del artículo 3o de la Ley 872 de 2003, reglamentada por Decreto 4110 de 2004, el Sistema de Gestión de Calidad es complementario a los Sistemas de Control Interno y de Desarrollo Administrativo establecidos por la Ley 489 de 1998;
Que es necesario establecer las instancias del Sistema Integral de Mejora Continua Institucional - SIMCI y fijar directrices, para integrar y articular el Sistema de Gestión de Calidad, el Modelo de Control Interno MECI y la Gestión Ambiental a nivel nacional del SENA, a través de la adopción y aprobación del Manual de Calidad de la Entidad y el procedimiento de control de documentos y registros dentro de las estrategias de mejoramiento continuo,
En mérito de lo anteriormente expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1471 de 2013. Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 646 de 2013> Constituir el Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional SIMCI, cuyo objetivo es integrar y articular el Sistema de Gestión de Calidad, el Modelo de Control Interno MECI y la Gestión Ambiental a nivel nacional en el SENA.
ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1471 de 2013. Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 646 de 2013> Para efecto de su implementación, consolidación y desarrollo, el Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional - SIMCI, estará a cargo de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, quien contará con las siguientes instancias, las cuales serán los órganos de soporte para el desarrollo de las actividades relacionadas con el Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional:
- Una instancia nacional denominada Comité Nacional del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional.
- Una instancia regional por cada una de las 33 Regionales, denominada Comité Regional del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional.
ARTÍCULO 3o. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ NACIONAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1471 de 2013. Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 646 de 2013> Este Comité estará integrado por:
1. El Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo, quien lo presidirá en calidad de Representante de la Dirección.
2. El Secretario General o su delegado
3. El Director Administrativo y Financiero o su delegado
4. El Jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado
5. El Jefe de la Oficina de Control Interno Disciplinario o su delegado.
6. El Jefe de la Oficina de Comunicaciones o su delegado.
7. Un delegado de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, quien ejercerá las funciones de Secretario del Comité
PARÁGRAFO 1o. El Comité Nacional del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional sesionará ordinariamente cada tres (3) meses de manera presencial o virtual, y extraordinariamente cuando sea necesario y pertinente, a solicitud debidamente sustentada de cualquiera de sus miembros.
PARÁGRAFO 2o. El Comité Nacional del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional podrá invitar a las sesiones a funcionarios o contratistas de la entidad, de otras entidades estatales y a particulares, cuya presencia sea necesaria para la mejor ilustración de los diferentes temas de competencia del Comité.
ARTÍCULO 4o. FUNCIONES DEL COMITÉ NACIONAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1471 de 2013. Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 646 de 2013> son funciones del Comité Nacional del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional las siguientes:
1. Aprobar el Plan de trabajo del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, presentado por el Representante de la Dirección.
2. Aprobar los programas de auditorías internas y externas del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional.
3. Definir y establecer las directrices y estrategias para la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional y verificar su eficacia y mejora.
4. Garantizar que se mantenga la integridad del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, cuando se implementen cambios estructurales en la institución.
5. Promover el Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional en toda la Entidad.
6. Revisar y presentar al Consejo Directivo las modificaciones y ajustes de la Política de Calidad.
7. Aprobar la creación y/o modificaciones de los documentos del Sistema, según lo establecido el Procedimiento de Control de Documentos y Registros.
8. Garantizar en toda la entidad el cumplimiento de la Política del Riesgo establecida por la entidad.
9. Asegurar que los requerimientos realizados por la retroalimentación del cliente (encuestas, quejas y reclamos) se analicen, verifiquen y determinen.
10. Realizar seguimiento al informe trimestral del consolidado nacional referente a los planes de Gestión Ambiental y proponer acciones de mejoramiento a la Gestión Ambiental de la Entidad.
11. Coordinar la ejecución de la Revisión por la Dirección.
12. Las demás que señale la Ley o normas relacionadas con los Sistemas de Gestión de Calidad, ambiental y MECI.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1471 de 2013. Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 646 de 2013> Son las siguientes:
1. Presentar al Comité las estrategias y sugerencias de ajuste para la implementación, desarrollo, mantenimiento y mejora de los componentes del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional - SIMCI.
2. Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad.
3. Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional.
4. Las demás que señale la ley o normas relacionadas con los Sistemas de Gestión de Calidad, ambiental y el MECI.
ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1471 de 2013. Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 646 de 2013> serán las siguientes:
1. Recopilar la información del funcionamiento del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, en todos los niveles de la Entidad y consolidar los informes sobre el desempeño del mismo.
2. Presentar para aprobación del Comité los programas de auditorías internas y externas del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional.
3. Convocar con cinco (5) días hábiles de anticipación a sesión. Con la citación deberá enviar el orden del día, el proyecto de acta de la sesión anterior y los documentos referentes a la sesión.
4. Comunicar oportunamente las decisiones del Comité a quien éste disponga.
5. Elaborar las actas de cada reunión celebrada por el Comité y llevar su registro.
6. Las demás que se deriven del cumplimiento adecuado de su gestión.
ARTÍCULO 7o. CONFORMACIÓN DE LOS COMITÉS REGIONALES DEL SISTEMA INTEGRADO DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1471 de 2013. Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 646 de 2013> El Comité Regional estará integrado en cada Regional por:
- El Director Regional.
- Los Subdirectores de los Centros de Formación de cada Regional.
- Un representante de mejora continua del Director Regional que será el Secretario del Comité, quien deberá ser designado por escrito, con copia a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo.
- Un representante de Gestión Ambiental de la Regional quien deberá ser designado por escrito con copia a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo.
PARÁGRAFO 1o. <Parágrafo modificado por el artículo 2 de la Resolución 3199 de 2010> El Comité Regional del Sistema Integrado de Mejora Continua institucional, sesionará ordinariamente cada tres (3) meses de manera presencia y/o virtual, y de manera extraordinaria cuando sea necesario y pertinente, a solicitud debidamente sustentada de cualquiera de sus miembros.
PARÁGRAFO 2o. <Parágrafo adicionado por el artículo 3 de la Resolución 3199 de 2010> Los Comités Regionales del Sistema integrado de Mejora Continua Institucional-SIMCI, sesionarán con la mitad más uno de sus integrantes y sus decisiones se adoptarán con el voto de la mitad más uno de sus integrantes, estas decisiones y sus motivaciones deberán ser consignadas en el acta de la respectiva reunión.
ARTÍCULO 8o. FUNCIONES DEL COMITÉ REGIONAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1471 de 2013. Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 646 de 2013> Son funciones de cada Comité Regional del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional las siguientes:
1. Presentar al Comité Nacional las propuestas pertinentes para tener en cuenta en la elaboración del Plan de Trabajo Anual.
2. Garantizar en la Regional y Centros de Formación adscritos, la adopción e incorporación de los lineamientos establecidos por el Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional y la participación e implementación de todos los servidores públicos de las mismas.
3. Monitorear, diagnosticar y retroalimentar el desarrollo del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional de la Regional y sus Centros de Formación adscritos, mediante un informe de estado, teniendo en cuenta el desarrollo de planes de mejora, las necesidades para la mejora y la retroalimentación de sus clientes y/o usuarios.
4. Realizar el seguimiento a los indicadores de los procesos que le sean aplicables.
5. Establecer a nivel regional el programa de auditorías internas con los parámetros definidos por el Comité Nacional de Mejora Continua Institucional.
6. Garantizar en la Regional y Centros de Formación adscritos los flujos de información requeridos para la implementación de los procesos y procedimientos institucionales y su trazabilidad mediante registros digitales o impresos, siempre en cumplimiento de las normas del Archivo General de la Nación y del Procedimiento de Control de Documentos y Registros.
7. Revisar los documentos que se necesiten para la operacionalización de los procesos y procedimientos en los Centros de Formación para su aprobación y ejercer el control documental del Sistema en cada centro.
8. Realizar el seguimiento a la implementación de la política ambiental y a los planes ambientales presentados por la Regional y los Centros de Formación adscritos y remitir dicha información consolidada a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo en las fechas establecidas.
9. Apoyar las actividades de los Comités de Gestión Ambiental a nivel regional y de Centros de Formación.
10. En caso de ser necesario establecer la conformación y funciones de los equipos de trabajo de los Centros de Formación de la Regional, para promover, mantener y garantizar todas las actividades del sistema Integrado de Mejora Continua Institucional.
11. Las demás que señale la Ley o normas relacionadas con los Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental y MECI.
ARTÍCULO 9o. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1471 de 2013. Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 646 de 2013> Apruebase la versión 01 del Manual de Calidad Institucional y la versión 04 del procedimiento Control de Documentos y Registros, que desde la fecha hace parte del proceso de Mejora Continua de la Cadena de Valor; estos documentos son parte integral de la presente Resolución.
ARTÍCULO 10. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1471 de 2013. Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 646 de 2013> A partir de la fecha de vigencia de la presente Resolución, los documentos incluidos en el Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional (Manuales, Procesos (Cadena de Valor), Procedimientos y demás) podrán ser modificados bajo el principio de mejora continua, teniendo en cuenta el procedimiento de Control de Documentos y Registros enunciado en el artículo noveno.
ARTÍCULO 11. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1471 de 2013. Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 646 de 2013> Las versiones vigentes de los documentos del SIMCI serán las publicadas en la INTRANET y deberán ser aplicados por todas las dependencias del SENA y por los funcionarios que las integran, de conformidad con lo establecido en el artículo 2o del Decreto 4110 de 2004 y aquellas personas que por la prestación de sus servicios puedan afectar la conformidad con los requisitos del Sistema.
ARTÍCULO 12. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1471 de 2013. Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 646 de 2013> Comunicar la presente Resolución a todos los servidores públicos del SENA y allegar copia de la misma a todos los Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales y Subdirectores de Centro de Formación.
ARTÍCULO 13. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 1471 de 2013. Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 646 de 2013> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial las contenidas en las Resolución 2516 de 2004, 0954 de 2006, 0142 de 2007, 0837 de 2007 y 3751 de 2008.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a 9 SEPT. 2010
DARÍO MONTOYA MEJÍA
Director General
SENA
Manual de Calidad
SENA
Versión | 1 | MQ-01 | Pág. 1 |
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
MANUAL DE CALIDAD
TABLA DE CONTENIDO
GENERALIDADES…………………………………………………………… 4
OBJETIVO…………………………………………………………………….. 4
ALCANCE…………………………………………………………………….. 4
EXCLUCIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD………….. 4
CONTROL Y DIVULGACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD……………. 4
SENA ……………………………………………………………………… 5
DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE MEJORA
CONTINUA INSTITUCIONAL………………………………………………… 6
COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN………………………………………… 6
MISIÓN………………………………………………………………………….. 7
VISIÓN………………………………………………………………………….. 7
POLITICA DE CALIDAD……………………………………………………… 7
OBJETIVOS DE CALIDAD…………………………………………………… 7
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD……………………………………… 7
COMUNICACIONES…………………………………………………………. 8
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ………………………………………… 8
DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE MEJORA
CONTINUA INSTITUCIONAL………………………………………………… 9
GENERALIDADES…………………………………………………………….. 9
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN………………………………….. 9
ENFOQUE AL CLIENTE………………………………………………………. 11
CLIENTE………………………………………………………………………… 11
CANALES DE COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE……………………… 11
GESTIÓN DE LOS RECURSOS…………………………………………….. 12
PROVISIÓN DE RECURSOS………………………………………………… 12
RECURSOS HUMANOS……………………………………………………… 12
INFRAESTRUCTURA………………………………………………………… 12
AMBIENTE DE TRABAJO ………………………………………………..…… 12
PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE MEJORA
CONTINUA INSTITUCIONAL PARA LA REALIZACIÓN DEL SERVICIO 13
PLANEACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO………………….. 13
PRODUCTOS O SERVICIOS DEL SENA………………………………… 13
REQUISITOS DEL CLIENTE……………………………………………….. 14
DISEÑO Y DESARROLLO…………………………………………………. 15
PROPIEDAD DEL CLIENTE……………………………………………….. 15
COMPRAS……………………………………………………………………. 15
PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO………………………. 15
IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL SERVICIO..……………........ 15
MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA……………………………………….… 16
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS……………………... 16
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE…………………………………………….. 16
ANÁLISIS DE DATOS………………………………………………………… 16
MEJORA CONTINUA………………………………………………………… 16
ANEXOS……………………………………………………………………….. 17
GENERALIDADES
OBJETIVO
El presente Manual describe el Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional del SENA, de acuerdo con la norma NTC-GP 1000-2009 y MECI 2005 y que se implementa a nivel nacional, mediante la adopción de los procesos de la Cadena de Valor.
Describir las generalidades del Sistema de Gestión de la Calidad, que para el SENA se denomina “Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional”, junto con las definiciones del alcance, las exclusiones y la descripción de sus procedimientos y la interrelación entre sus procesos.
ALCANCE
Para el Sistema de Gestión de Calidad se ha definido como alcance "El diseño y la prestación del servicio de formación profesional, los servicios de intermediación laboral, asesoría empresarial y la evaluación y certificación de competencias laborales”
EXCLUCIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
De acuerdo con el numeral 2.2 de la Norma NTC-GP 1000- 2009, cuando uno o varios requisitos no se puedan aplicar debido a la naturaleza de la entidad, se puede considerar para su exclusión. El Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional del SENA, excluye un numeral 7.5.2 Validación de los procesos de la Producción y de la Prestación del Servicio de la norma NTC GP1000:2009, ya que los productos se pueden verificar mediante actividades de seguimiento o mediciones posteriores; y el numeral 7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición de la NTC-GP 1000-2009, debido a que los equipos que se encuentran el SENA son para labores didácticas.
CONTROL Y DIVULGACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD
Este Manual es parte fundamental de la estructura documental del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional. Así mismo, describe de forma general como se da cumplimiento a los requisitos aplicables en el SENA, de acuerdo con lo establecido en la NTCGP 1000:2009 y MECI 2005
El manual es un documento controlado y su manejo está establecido en el procedimiento "Control de Documentos y registros”.
SENA
El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA fue creado mediante el Decreto 118 de 1957, posteriormente fue reestructurado mediante la Ley 119 de 1994, donde se señalan como sus objetivos:
1. Dar formación profesional integral a los trabajadores de todas las actividades económicas, y a quienes sin serlo, requieran dicha formación, para aumentar por ese medio la productividad nacional y promover la expansión y el desarrollo económico y social armónico del país, bajo el concepto de equidad social redistributiva.
2. Fortalecer los procesos de formación profesional integral que contribuyan al desarrollo comunitario a nivel urbano y rural, para su vinculación o promoción en actividades productivas de interés social y económico.
3. Apropiar métodos, medios y estrategias dirigidos a la maximización de la cobertura y la calidad de la formación profesional integral.
4. Participar en actividades de investigación y desarrollo tecnológico, ocupacional y social, que contribuyan a la actualización y mejoramiento de la formación profesional integral.
5. Propiciar las relaciones internacionales tendientes a la conformación y operación de un sistema regional de formación profesional integral dentro de las iniciativas de integración de los países de América Latina y el Caribe.
6. Actualizar, en forma permanente, los procesos y la infraestructura pedagógica, tecnológica y administrativa para responder con eficiencia y calidad a los cambios y exigencias de la demanda de formación profesional integral.
Para el cumplimiento de sus objetivos y el desarrollo de sus funciones misionales el SENA cuenta con una Dirección General, 33 sedes Regionales y 115 Centros de Formación en el país.
DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL
Los funcionarios del SENA propenden por el mejoramiento de los procesos, establecidos en la Cadena de Valor, siempre buscando el cumplimiento de la Política de Calidad y el alcance de los objetivos establecidos en el Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional.
COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
“Tal y como lo concibe el Gobierno Nacional, la Calidad debe ser una filosofía de cambio estratégico que sinérgicamente con Control Interno se orienten hacia sus clientes. De esta manera, los principios del Sistema de Gestión de la Calidad se enmarcan, integran, complementan y desarrollan dentro de los principios de la constitución de la función pública. A su vez el MECI estandariza todas las normas de evaluación y control a fin de facilitar la reciprocidad entre objetivos propuestos y el resultado de la gestión ejecutada.
En la actualidad el SENA, fundamentando en las políticas estatales y de acuerdo con nuestro Plan Estratégico ha propendido por la adopción e implementación de un enfoque basado en un Sistema de Gestión por procesos, cuya ventaja es el control continuo que proporciona sobre los vínculos, combinaciones e interacciones de los mismos.
En ese orden de ideas, sin duda alguna, la articulación entre Gestión de la Calidad y el Control Interno, contribuye a que la Dirección General, las regionales y los Centros de Formación realicen mejor su tarea, cumplan con sus fines y adopten un mejoramiento permanente en sus procesos. Buscamos pues de esta manera, que el cambio se vea reflejado en nuestra gestión, en las metas, en los productos y servicios que ofrecemos y, claro está, en nuestros alumnos, todo ello orientado a un objetivo especial: la excelencia.
Por eso hoy invito a todos y cada uno de los directivos, servidores públicos, alumnos y en general a toda la comunidad SENA, a que pongamos en marcha los métodos y procedimientos necesarios para que el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno se conviertan en el medio efectivo para el cumplimiento de la misión y visión institucionales ya no olvidar que estos procesos requieren tiempo paciencia y mucha voluntad para afianzar resultados.”
Darío Montoya Mejía
Director General del SENA
MISIÓN
El Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA se encarga de cumplir la función que le corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos, ofreciendo y ejecutando la Formación Profesional Integral gratuita, para la incorporación y el desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, económico y tecnológico del país.
VISIÓN
El SENA será una organización de conocimiento para todos los colombianos, innovando permanentemente en sus estrategias y metodologías de aprendizaje, en total acuerdo con las tendencias y cambios tecnológicos y las necesidades del sector empresarial y de los trabajadores, impactando positivamente la productividad, la competitividad, la equidad y el desarrollo del país.
POLITICA DE CALIDAD
El SENA se compromete a garantizar la calidad en el marco de la formación por competencias y el aprendizaje por proyectos, promoviendo la aceleración y flexibilidad del proceso de aprendizaje, y brindando una respuesta eficaz en la prestación de los servicios institucionales, para contribuir a la competitividad y productividad del país con responsabilidad social y el mejoramiento continuo de sus procesos.
OBJETIVOS DE CALIDAD
1. Optimizar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos institucionales para mejorar su gestión y formular acciones correctivas y preventivas.
2. Incrementar el nivel de satisfacción de nuestros clientes, desarrollando programas y servicios que maximicen la cobertura y la calidad de una formación profesional pertinente y oportuna a las necesidades cambiantes de la población.
3. Asegurar el adecuado funcionamiento y mejoramiento del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional enfocado en el propósito de contribuir a la competitividad y productividad del país con responsabilidad social.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Para la implementación del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, la Alta Dirección del SENA ha nombrado un Representante de la Dirección, ha creado un Comité Nacional de Mejora Continua Institucional y 33 Comités de Mejora Continua Institucional Regional, conformado por el Director Regional, los Subdirectores de los Centros de formación y un representante de mejora del Director Regional. (Matriz de responsabilidades frente al sistema en el Anexo 2).
COMUNICACIONES
La Alta Dirección garantiza que se establezcan los medios y canales apropiados de comunicación interna y que ésta se efectúe considerando la eficacia del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional y cuenta para ello con un Plan de Comunicación.
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
La Alta Dirección establece la revisión del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, en la Revisión por la Dirección, la cual se debe realizar una vez al año como mínimo, teniendo en cuenta:
- Los resultados de la auditoria.
- La retroalimentación del cliente.
- El desempeño de los procesos y la conformidad del servicio.
- El estado de acciones correctivas y preventivas.
- La acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la Dirección.
- Los cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional.
- Las recomendaciones para la mejora.
- Los resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para la entidad.
- Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, así como para llevar a cabo su aprobación.
- Establecer su codificación y asegurar que se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.
- Asegurar que la versión actualizada de los documentos se encuentren disponibles en los lugares de trabajo.
- Asegurar que los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
- Asegurar que la clasificación de los registros, su identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición final aplica a todos los registros del SENA de acuerdo con las especificaciones de las TRD establecidas por la institución.
CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
Es responsabilidad de los líderes de los procesos de Valor asegurarse que el producto que no sea conforme con los requisitos, se identifique y se controle para prevenir su utilización o entrega no intencionada, para esto el Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional del SENA estableció el procedimiento Producto no Conforme.
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
El Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional ha establecido el Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas para identificar las acciones de mejora encaminadas a optimizar la capacidad de la Entidad para garantizar la respuesta institucional.
Las acciones de mejora se reflejan en acciones correctivas y preventivas para eliminar las causas de las No Conformidades reales y potenciales, de acuerdo al mismo Procedimiento, que establece:
- Identificar las No Conformidades reales o potenciales
- Determinar las causas de las No Conformidades.
- Determinar e implementar las acciones correctivas o preventivas necesarias.
- Registrar los resultados de las acciones adoptadas.
- Determinar la eficacia de las acciones correctivas o preventivas implementadas.
AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
El Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional cuenta con el procedimiento de Auditorías Internas. En este se establece la responsabilidad del programa de auditorías internas, la relación de los procesos a ser auditados y los funcionarios que participarán en el ciclo de auditorías, las que se realizan a intervalos determinados para verificar si el Sistema es conforme con las actividades planificadas por la Organización, frente a los requisitos de la NTC-GP 1000:2009 y MECI 2005 del cliente, legales y de la organización.
ENFOQUE AL CLIENTE
CLIENTE
Para el SENA se determinan desde el punto de vista Misional los siguientes clientes:
- Toda persona que reciba formación del SENA, ya sea en programas de formación titulada o complementaria. Los cuales se denominan Aprendices.
- Las empresas y sus trabajadores que reciben los servicios de formación, asesoría y evaluación y certificación de competencias laborales.
- Las personas naturales (desempleados e independientes) que utilizan el servicio Nacional de empleo o solicitan certificación por competencias laborales.
CANALES DE COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE
El SENA cuenta con diversos medios de comunicación institucionales para que los clientes conozcan y accedan a los servicios, productos y trámites que ofrece la Entidad, como los siguientes:
- Portal Web: www.sena.edu.co
- Línea de atención al ciudadano: Bogotá 5925555 y línea gratuita nacional 01800091270
- Correo electrónico de solicitud, quejas y reclamos: mipregunta@sena.edu.co
- Central telefónica PBX 5461500
- Oficinas de Direcciones Regionales en los 33 departamentos y sus 115 centros de formación www.sena.edu.co
- Correo electrónico de servicio al usuario de los cursos virtuales: contactosenavirtual@sena.edu.co
- Portal de los cursos virtuales: http://www.senavirtual.edu.co/
- Portal de Servicio Nacional de Empleo: http://colombianostrabajando.sena.edu.co/
- Sistema de Información de Gestión Virtual de Aprendices, http://caprendizaje sena.edu.co/
- Portal Tecnoparque Colombia: http://www.tecnoparquecolombia.org/
- Emisora en línea http://www.sena.edu.co/senalaire/
- Programa institucional “SENA Presenta” que se transmite Por el canal Señal Institucional.
- Programa de radio “SENA PRESENTA RADIO” que se transmite por la Radiodifusora Nacional, la Emisora del Ejército Nacional y en la emisora de la policía Nacional.
- Señal on line de TV del SENA en http://www.sena.edu.co/senatv/
- Oficinas de la Dirección General, ubicadas en la calle 57 # 8-69 en Bogotá
DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL
GENERALIDADES
El Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional del SENA se establece, documenta e implementa, para garantizar la normalización y estandarización, en busca de mejorar su eficacia, eficiencia y efectividad. El Sistema está planteado desde la misión, visión, política, objetivos de calidad y los indicadores de gestión, los cuales reflejan el compromiso de la institución en busca de la satisfacción de nuestros Clientes.
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN
La estructura documental del Sistema está definida en cuatro niveles:
El Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, documentó y estableció, según los requisitos de la Norma NTC-GP1000-2009 y MECI 2005 procedimientos obligatorios que son aplicables a todos los procesos de la Cadena de Valor del SENA.
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Es responsabilidad de los líderes de proceso a nivel nacional la creación, revisión, divulgación, eliminación y actualización y archivo (tabla de retención documental) de los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional y el control y administración de los registros del SENA de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Control de Documentos y Registros, en el que se indica:
Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su divulgación según lo establecido en el mismo procedimiento.
GESTIÓN DE LOS RECURSOS
PROVISIÓN DE RECURSOS
La Alta Dirección asegura los recursos necesarios para implementar y mantener el Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, para el desarrollo de auditorías internas, toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora, estrategias de comunicación del sistema e infraestructura tecnológica y la actualización del recursos humanos necesarios para lograr la conformidad con los requisitos del producto y la satisfacción del cliente.
RECURSOS HUMANOS
El SENA selecciona, vincula y evalúa el recurso humano de acuerdo con lo establecido por en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, para lo cual estableció en el Manual Especifico de Funciones, Requisitos mininos y Competencias Laborales, el perfil de los funcionarios que requiere la entidad y la correspondencia entre los objetivos y la misión institucional con la planta global.
La gestión del talento humano pretende mejorar la calidad, eficacia, efectividad y productividad del talento humano del SENA y a propiciar en la Institución la dinámica del cambio tendiente al logro de la competitividad, conscientes de la importante tarea de la formación profesional frente al país, al ciudadano y al cambiante mundo en que nos encontramos.
INFRAESTRUCTURA
El SENA asegura el mantenimiento de la infraestructura necesaria para los requisitos del servicio y establece los recursos necesarios para el sostenimiento tanto de la infraestructura física y tecnológica (equipos, Hardware, software) de la Dirección General, como de Regionales y Centros de Formación.
AMBIENTE DE TRABAJO
El SENA garantiza todos los elementos que permitan un ambiente de trabajo adecuado para el desarrollo de las funciones en cumplimiento de su Misión, para lo cual dispone de ambientes físicos adecuados y de programas como el de Salud Ocupacional y el apoyo y seguimiento de la ARP los cuales se desarrollan a través de los Comités Paritarios de Salud Ocupacional (COPASO), entre otros.
PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL PARA LA REALIZACIÓN DEL SERVICIO
Para asegurar la interrelación de los procesos y la operación eficaz de los mismos, el SENA estableció la Cadena de Valor, Anexo 1, en la cual se dispuso tres niveles: los procesos de Innovación, los de Valor y los de Apoyo, los cuales se describen a continuación.
- Procesos de Innovación: Direccionan la entidad.
- Procesos de Valor: Realizan la Operatividad la misión institucional.
- Procesos de Apoyo: Soportan el cumplimiento de la misión institucional.
PLANEACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
La planificación para la prestación de los servicios se fundamenta en los lineamientos establecidos en el plan estratégico institucional, la detección de las necesidades del medio y del sector productivo.
PRODUCTOS O SERVICIOS DEL SENA
PRODUCTO/SERVICIO | DESCRIPCIÓN |
Formación | Desarrollar y fortalecer las competencias del recurso humano, con las siguientes actividades: Formación, Entrenamiento y Reentrenamiento en temas específicos. En la modalidad de formación titulada, el beneficiario recibe un título de especialista - en algún campo específico técnico o tecnólogo. Y en la formación complementaria se realizan las acciones de capacitación que permiten la actualización o el desarrollo de competencias atendiendo a las demandas específicas del sector productivo, con el fin de actualizar el talento humano vinculado a una actividad económica y que requiera cualificar su desempeño actual o prepararse para asumir nuevos desempeños. |
Apoyo para el mercado laboral y ocupacional colombiano | Diseñar acciones a través de diferentes metodologías para la orientación ocupacional, el análisis laboral, el estudio de situación y tendencias del mercado laboral para mejorar y establecer el contacto entre los buscadores de empleo y empleadores, tanto a nivel nacional como internacional. |
Normalización, evaluación y certificación competencias laborales | Evaluar y certificar los conocimientos empíricos en la realización de una función productiva, de acuerdo a los requisitos de una o varias Normas de Competencia Laboral, esto le permite al empresario contar con talento humano extra calificado y certificado, validando legalmente el trabajo que desempeña. |
Servicios complementarios | Apoyar la creación y fortalecimiento de las capacidades tecnológicas y de las unidades de investigación aplicada y desarrollo tecnológico de las empresas, a través del desarrollo de proyectos. Apoyar a las pymes en la implementación de las TIC, en logística y gestión del talento humano. Apoyar la Cofinanciación de programas de productividad de base tecnológica. |
REQUISITOS DEL CLIENTE
Los requisitos relacionados con el diente están determinados en los procedimientos de los procesos de valor de la entidad así: oferta de servicios, inscripción, selección, matrícula y certificación. Cuando aplique.
REQUISITOS DEL PRODUCTO
Los requisitos identificados en los servicios y productos del SENA son los determinados por la ley, por los diferentes estudios realizados por la entidad a través del observatorio de empleo, mesas sectoriales y los realizados desde el proceso de inteligencia organizacional. Entre los requisitos más representativos se encuentran:
- Legal: Conforme a la ley y a la normatividad vigente.
- Cobertura: La cantidad y el porcentaje de población a la que se les brinde los programas y servicios.
- Accesibilidad: Que sea de fácil consecución o alcance.
- Actual: Que los programas y servicios correspondan a las exigencias del entorno
- Social: Que los programas y servicios estén encaminados a servir y a beneficiar a la población y al sector productivo.
- Específico: Que los programas y servicios sean precisos, característicos y propios de las actividades ofrecidas.
- Calidad: Que los programas y servicios cumplan con los estándares de calidad vigentes.
- Práctico: Que los programas de formación permitan la utilización de herramientas y el desempeño en áreas acordes con lo estudiado.
- Utilidad: Que los programas sean realmente útiles a los aprendices en su vida laboral
- Pertinencia: Respuesta oportuna a los requerimientos del medio, dando relevancia a la investigación de las tendencias laborales y tecnológicas del entorno, con el fin de diseñar programas de formaciones pertinentes.
COMUNICACIÓN CON LOS CLIENTES
El SENA ha establecido medios de comunicación internos y externos para la comunicación con el cliente (ver el aparte Canales de Comunicación). Da a conocer su portafolio de servicios a través de los medios de comunicación institucionales y mediante volantes, afiches y demás. Así mismo, realiza la difusión directa en poblaciones a través de los instructores y los Subdirectores de Centro.
DISEÑO Y DESARROLLO
En el SENA el diseño y desarrollo aplica para los diferentes programas de formación profesional, bajo el enfoque de competencias laborales.
PROPIEDAD DEL CLIENTE
Las bases de datos que contiene la información personal de los aprendices en el momento de la inscripción y matricula a un programa de formación y de la comunidad en general cuando se inscribe al Servicio Nacional de Empleo y los ambientes de aprendizajes entregados por terceros para la ejecución de la formación profesional, se consideran propiedad del cliente.
COMPRAS
Con el fin de asegurar la calidad en la adquisición de bienes y servicios, se ha establecido el proceso Gestión Administrativa, el cual cuenta el Manual de Contratación Administrativa.
PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Para llevar a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, la entidad direcciona su misión a través lineamientos claramente establecidos.
El seguimiento, control y mejora de los procesos se realiza de manera transversal en toda la entidad de acuerdo a la normatividad vigente.
IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL SERVICIO
En el SENA se garantiza la trazabilidad y el cumplimiento misional a través de los diferentes los aplicativos para el desarrollo y control de su gestión.
MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
El SENA garantiza la eficacia, eficiencia y efectividad en la prestación de sus servicios soportado en la mejora continua institucional.
SEGUIMIENTOYMEDICIÓN DE LOS PROCESOS
El SENA ha implementado el seguimiento y medición de los procesos de la Cadena de Valor, estableciendo diferentes mediciones de eficiencia, efectividad y eficacia con el fin de evaluar su capacidad y alcanzar los resultados planificados.
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
Para medir y garantizar la satisfacción del cliente, el SENA cuenta con las diferentes mediciones que permiten conocer la percepción del cliente, realizar la retroalimentación y determinar las acciones de mejora.
ANÁLISIS DE DATOS
El SENA garantiza la recopilación y análisis de los datos resultantes de su gestión para demostrar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad.
El seguimiento a los indicadores es responsabilidad de los líderes de los procesos y de los Comités Regionales del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, quienes de acuerdo con la frecuencia establecida para el análisis de los datos, entregan sus informes a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, quien posteriormente presenta el consolidado en la Revisión por la Dirección para la toma de decisiones.
MEJORA CONTINUA
El Representante de la Dirección, el Comité de Mejora Continua de la Gestión Institucional y los Comités Regionales del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional mejoran permanentemente el SIMCI a través de la implementación de la política y los objetivos de calidad, el seguimiento a los resultados de las auditorías internas de calidad, el análisis de datos, la implementación de acciones correctivas y acciones preventivas, el análisis de los resultados de la Revisión por la Dirección y la presentación de los planes de mejoramiento.
ANEXOS
1. Cadena Valor
2. Autoridad y Matriz de responsabilidad frente al SIMCI
3.
Nombre | Cargo | Fecha | |
Elaboró | Oscar Andrés Rojas | Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento Continuo | Junio 2010 |
Revisó | Rosario Ramos Díaz | Coordinadora Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento Continuo | Julio 2010 |
Aprobó | Juana Pérez Martínez | Directora de Planeación y Direccionamiento Corporativo | Agosto 2010 |
Control de Cambios
Versión | Fecha de Aprobación | Descripción del cambio | Aprobó |
01 | Agosto 2010 | Versión Inicial del sistema | Resolución 2613 del 9 de septiembre del 2010 |
ANEXO 1.
CADENA DE VALOR.
Ver figuras en documento original
ANEXO 2.
AUTORIDADES Y MATRIZ DE RESPONSABILIDAD DEL SIMCI.
AUTORIDADES DEL SIMCI | REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN COMITÉ NACIONAL DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL LIDERES DE PROCESO COMITÉ REGIONAL DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL RESPONSABLES REGIONALES DE LOS PROCESOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DE LA ENTIDAD | |||||||
RESPONSABLE | REVISION POR LA DIRE CCION | AUDITO RIAS INTERNAS | MEJORA CONTINUA | GESTION DEL PROCE SO | MEDICION DEL PROCE SO | GESTION DEL RIESGO RIESGOS DEL PROCESO | INFOR MES DEL SISTEMA | SATIS FAC CION DEL CLIEN TE |
REPRESENTANTE DE LA DIRECCION | X | X | X | X | ||||
COMITÉ NACIONAL DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL | X | X | X | X | ||||
COMITÉ REGIONAL DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL | ||||||||
DIRECTORES REGIONALES | X | X | X | X | X | |||
SUBDIRECTORES DE CENTRO | X | X | X | X | X | |||
REPRESENTANTES DE MEJORA CONTINUA DEL DIRECTOR REGIONAL | X | X | X | |||||
LIDERES DE PROCESOS Y RESPONSABLES REGIONALES | X | X | X | X | ||||
FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DE LA ENTIDAD | X |
Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIMCI
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO: Control de Documentos y Registros
Objetivo: Establecer los parámetros para la creación, revisión, actualización, eliminación y divulgación, de los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional así como el control y la administración de los registros del SENA
Responsable: Lideres de procesos de la entidad, Directores Regionales, Subdirectores de centro y Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo. | Alcance: Desde la identificación de la necesidad de la creación, modificación o anulación de documentos, hasta su disposición final. |
Generalidades:
Control de Documentos
- La elaboración, revisión y aprobación de los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional varía según el tipo de documento, como se presenta en el Anexo 1 de este procedimiento.
- La codificación de los documentos se encuentra estipulada en el Anexo 2 de este procedimiento.
- Cuando se requiera elaborar un diagrama de flujo se debe tener en cuenta la simbología establecida en el Anexo 3 de este procedimiento.
- La descripción o caracterización de los procesos se debe realizar en el formato descrito en el Anexo 4 de este procedimiento.
- Los procedimientos deben ser documentados de acuerdo con el formato presentado en el Anexo 5. de este procedimiento.
- Los Anexos 4 y 5 son formatos únicos, la codificación se realiza de acuerdo con el proceso.
- El control de los documentos del SIMCI se realiza a través del Listado Maestro de Documentos (ver Anexo 6) el cual será manejado exclusivamente por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo. (VER NOTA 1)
- La solicitud, creación modificación y anulación de documentos del SIMCI se debe realizar en el Anexo 7 de este procedimiento.
- Para el SIMCI, los documentos externos se refieren a la normatividad que le aplica a cada proceso. El control, la actualización y la divulgación del Nomograma institucional, corresponde a la Dirección Jurídica de acuerdo con lo establecido en el artículo 16 numeral 7 del Decreto 249 de 2004.
- Todos los documentos del SIMCI, excepto los formatos deben tener la siguiente anotación en el pie de página. “Este documento impreso se considera copia no controlada"
- Para la identificación de los documentos del sistema se debe tener en cuenta las siguientes características:
Procedimiento para el Control de los Documentos v Registros del SIMCI.
El encabezado de la caracterización de proceso:
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA NOMBRE DEL DOCUMENTO | Fecha: Versión: Página de |
Los procedimientos tendrán encabezado solo en su primera pagina
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
En las demás páginas solo aparecerá el nombre del procedimiento
Los formatos tendrán el siguiente encabezado
NOMBRE FORMATO
Código y versión
Nombre proceso al que está asociado
Nombre procedimiento al que está asociado
Pie de página:
Todas las hojas de los procedimientos llevarán en el pie de página la siguiente tabla alineada a la derecha,
Indicando el número de versión, el código y la página:
Versión | # | Código | Página |
Todo documento del sistema contará con un código único que se asigna según lo establecido en este procedimiento.
Todos los documentos deben tener los siguientes cuadros en la última página.
Control de Documentos
Nombre | Cargo | Fecha | |
Elaboró | |||
Revisó | |||
Aprobó |
Control de Cambios
versión | Fecha de Aprobación | Descripción del cambio | Aprobó |
Procedimiento para el Control de los Documentos v Registros del SIMCI.
El control de documentos y control de cambios para los formatos solo se aplica en el original que reposa en la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo
NOTA 1: Las Regionales solo podrán generar instructivos, formatos, Guías y fichas técnicas adicionales para aplicar de manera específica y conforme a la naturaleza de los Centros de Formación adscritos a está. Estos documentos formaran parte del Listado Maestro de Documentos de la entidad; por tanto es responsabilidad de la Regional realizar el trámite ante la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo para su revisión y la posterior inclusión en el Listado Maestro de Documentos.
NOTA 2: Para cumplir con lo establecido en la normatividad referente a los temas de Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud, Seguridad e inocuidad alimentaria, Sistema de Gestión Ambiental, entre otros y con el fin de no generar interferencia con lo establecido en la Cadena de Valor de la entidad y con los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, se contempla que los centros deberán elaborar dichos procedimientos que garanticen el cumplimiento de dicha normatividad vigente, teniendo como parámetros las características del SIMCI.
Control de Registros
- El SENA en cumplimiento a la Ley General de Archivo determina que a través de las Tablas de Retención Documental la entidad realizará el control de sus registros.
- En las TRD se determinará las condiciones para la identificación, almacenamiento, protección, tiempo de retención y la disposición final de los registros.
- La identificación: Se establece a través de series, sub-series y las series documentales.
- El almacenamiento: Corresponde en la TRD a la Tradición Documental; en ella se establece si los registros se almacenan en soporte físico (original o copia) o si es en soporte electrónico.
- La protección: De acuerdo con la normatividad vigente el almacenamiento se debe realizar en carpetas y cajas. El responsable de estos registros es el encargado del archivo de gestión de cada proceso.
- La recuperación: La consulta de los registros, se solicitará ante la persona encargada de dirigir el archivo central de la entidad, mediante oficio el cual incluye el visto bueno del directivo de la respectiva dependencia.
- La retención: Corresponde al tiempo en archivo de gestión como en archivo central.
- La disposición final, en las TDR se establece si la eliminación o conservación, si este es el caso se determina este si es en soporte físico o soporte electrónico, así como la tecnología usada para la misma. Digitalizado o microfilmado.
Procedimiento para el control de los documentos y registro del SMCI
Flujograma
<Ver en documento original>
Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI.
Control de Documentos
Nombre | Cargo | Fecha | |
Elaboró | Oscar A. Rojas | Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento Continuo | Junio2010 |
Revisó | Rosario Ramos | Coordinadora Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento Continuo | Julio 2010 |
Aprobó | Juana Pérez Martínez | Directora de Planeación y Direccionamiento Corporativo | Agosto 2010 |
Control de Cambios
versión | Fecha de Aprobación | escripción del cambio | Aprobó |
01 | Junio 2005 | Versión Inicial del sistema | Resolución 1156 del 2005 |
02 | Diciembre 2008 | Actualización nueva versión del procesos y procedimientos y paso de la interrelación de procesos identificada en un mapa a una cadena de valor. | Resolución 3751 del 2008 |
03 | Agosto 2010 | Ajuste del procedimiento de control de documentos y registros para que el SIMCI de Calidad sea dinámico y se ajuste a las nuevas tecnologías. | Resolución 2613 del 9 de septiembre del 2010 |
ANEXO 1.
NIVELES DE AUTORIDAD PARA LA ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS.
TIPO DE DOCUMENTO | ELABORACIÓN | REVISIÓN | APROBACIÓN |
Política de la Calidad | Funcionario encargado por el Representante de la Dirección | Comité Nacional del Sistema de Mejora Continua institucional | Consejo Directivo |
Objetivos de Calidad | Funcionario encargado por el Representante de la Dirección | Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo | Comité Nacional del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional |
Cadena de Valor | Funcionario encargado por el Representante de la Dirección | Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo | Comité Nacional del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional |
Manual de Calidad | Funcionario encargado por el Representante de la Dirección | Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo | Comité Nacional del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional |
Caracterización de Procesos | Funcionario encargado por el líder del proceso | Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo | Lider del proceso |
Procedimientos y Planes de calidad | Funcionario encargado por el responsable del proceso o encargado de mejora a nivel regional | Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo | Lider del proceso |
Procedimientos temas específicos determinados en la NOTA 2 del procedimiento control de documentos y registros | Funcionario encargado | Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo | Subdirector de Centro |
Instructivos, Fichas Técnicas, Guías y Formatos | Funcionario encargado por el responsable del proceso o encargado de mejora a nivel regional | Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo o | Lider del proceso o responsable regional del proceso |
ANEXO 2.
CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
Teniendo en cuenta que se debe normalizar los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua a nivel nacional, se establece la siguiente codificación para su identificación y control. Esta codificación está relacionada con el proceso al cual soporta el documento.
La estructura general de la codificación consta de los siguientes caracteres alfanuméricos asignados de la siguiente manera:
- El primer carácter es de tipo alfabético y corresponde a la identificación del tipo de documento así:
M: Manual
P: Procedimiento
I: Instructivo
C: Caracterización
G: Guía
F: Formato
- El segundo y tercer carácter son de tipo numérico y corresponden a los dígitos relacionados con el proceso al cual se asocia el documento, así:
01 = INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL
02 = CONVENIOS Y ALIANZAS
03 = PLANEACION ESTRATÉGICA
04 = MEJORA CONTINUA
05 = NORMALIZACION DE COMPETENCIAS LABORALES
06 = DISEÑO CURRICULAR
07 = ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA
08 = EJECUCION DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL
09 = EJECUCIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
10 = CERTIFICACION DE COMPETENCIAS LABORALES
11 = GESTIÓN PARA EL EMPLEO
12 = GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
13 = GESTIÓN ADMINISTRATIVA
14 = GESTIÓN JURIDICA
15 = GESTIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS
16 = GESTIÓN DOCUMENTAL
17 = GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
18 = GESTIÓN INFORMÁTICA
- Las caracterizaciones de proceso solo contarán con los dos caracteres anteriores así:
C04: pertenece al proceso gestión documental
Los siguientes caracteres corresponden al consecutivo en la elaboración del documento dentro del proceso, iniciando con el 001.
Esta codificación se ubicará o en la parte superior derecha del encabezado en los formatos y en el pie de página, para el resto de documentos.
Ejemplo: Un Formato para la "solicitud de creación, modificación y anulación de documentos” se codificará: F002-P001-04, donde:
ANEXO 2.
CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
F002: Es el segundo formato asociado a este proceso
P001: Es un documento relacionado con el procedimiento 001 de este proceso
04: Es un documento correspondiente al proceso de mejora continua
NOTA 1: Puede presentarse que un documento no pertenezca o esté relacionado directamente con un procedimiento, si esto ocurre se codificará de la siguiente manera:
Ejemplo: Un Formato se codificará: F001-04, donde:
F001: Es el primer formato asociado a este proceso o el consecutivo asignado
04: Es un documento correspondiente al proceso de Mejora Continua
- La codificación del Manual de Calidad será:
MQ - 01, en donde:
MQ: Manual de Calidad.
01: Corresponde a la versión del manual
- Codificación del Manual de Procesos y Procedimientos
Es un documento único y su codificación en todos los casos será MPP-01, en donde:
MPP: es la identificación del Manual de Procesos y Procedimientos
01: Corresponde a la versión del manual
NOTA 2: Para los documentos, háblese de Instructivos, formatos y guías propias de cada Regional y establecidos para apropiar un procedimiento de los establecidos en la Institución, a su especialidad, se debe agregar el código designado por la Resolución 806 de 2004, donde se establecen entre otros los códigos de las regionales.
Ejemplo: Un Formato para el proceso de Mejora Continua para la Regional Tolima
Se codificará: F001-04-73, donde:
F001: Es el primer formato asociado a este proceso o el consecutivo asignado 04: Es un documento correspondiente al proceso de Mejora Continua
73: Documento utilizado por la regional Tolima únicamente
Para este caso también se aplica la NOTA 1.
ANEXO 3.
Simbología para los Flujogramas.
Se utilizarán los siguientes símbolos en los Diagramas de Flujo:
Símbolo | Nombre | Observación |
Inicio o Fin | La palabra INICIO o FIN se escribe dentro del símbolo. | |
Tarea | Al interior del rectángulo se redacta la tarea, iniciando con verbo infinitivo | |
Toma de decisión | Tiene por lo menos dos salidas (Sí/No; Aprobado/ Rechazado, etc.). | |
Documento o registro | En su interior se escribe el nombre o el tipo de documento o registro. | |
Multidocumento | Se utiliza cuando de una Actividad o Decisión se genera más de un documento. | |
Conector de actividades | Se coloca a la salida y a la llegada de las actividades que se desean conectar. | |
Conector de páginas | Se utiliza para indicar que el Diagrama continúa en otra página. | |
Proceso o procedimiento | Indica que se da una interacción con otro proceso o procedimiento. | |
Base de datos | Indica que la información debe registrarse o conservarse en un sistema de información. | |
Flecha de conexión entre actividades, o de destino | Indica la conexión entre dos tareas u otros elementos del Diagrama de Flujo. |
Cada actividad que se indique en el flujograma inicia con un número consecutivo a partir de 1 y sigue consecutivamente indicando la secuencia del procedimiento, y debe ser coherente con la numeración de la descripción del procedimiento.
Para aquellos instructivos que requieran de una descripción a través de un diagrama de flujo específico, diferente al propuesto (por ejemplo diagramas de diseño de base de datos, casos de uso, bloques, diseños de web, ingeniería de procesos, ingeniería eléctrica, ingeniería mecánica, diseño de redes Intranet, diseño de software, etc.) se usarán los códigos gráficos propios de dichos diagramas.
ANEXO 4.
Ver cuadro en documento original
ANEXO 5.
Identificación de procedimientos.
El formato de procedimiento cuenta con las siguientes partes: un encabezado, el cuerpo y el pie de página.
I. Encabezado: de la primera página es el siguiente:
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO (1)
Desde la segunda página el encabezado es el nombre del proceso
(1) Escribir el nombre del procedimiento
PROCESO: (1)
PROCEDIMIENTO (2)
Objetivo: (3)
II. cuerpo del procedimiento: que se compone de:
Responsable: (4) Alcance: (5) GENERALIDADES: (6)
Flujograma (7)
ACTIVIDAD (8) DESCRIPCION (9) RESPONSABLE (10)
REGISTRO (11) Documentos asociados: (12)
Control de Documentos
Nombre | Cargo | Fecha | |
Elaboro | (13) | ||
Reviso | (14) | ||
Aprobó | (15) |
Control de Cambios
Versión | Fecha de Aprobación | Descripción del cambio | Aprobó |
(16) | (17) | (18) | (19) |
ANEXO 5.
Identificación de Procedimientos.
Indicaciones para diligenciar el formato
(1) | Escribir el nombre del proceso al cual pertenece el procedimiento que se va a documentar |
(2) | Escribir el nombre del procedimiento |
(3) | Expresar en forma clara y concisa la finalidad del procedimiento. Ejemplo: establecer las pautas o criterios para (título del procedimiento) |
(4) | Escribir los procesos que deben aplicar el procedimiento |
(5) | Indicar a que se debe aplicar el procedimiento |
(6) | Definir claramente las observaciones básicas, requisitos, pautas para el desarrollo del procedimiento |
(7) | Mostrar el flujograma del procedimiento |
(8) | Enumerar las actividades del procedimiento |
(9) | Enunciar claramente las actividades del procedimiento |
(10) | Identificar quien es el responsable de la actividad |
(11) | Identificar si aplica el registro de la misma |
(12) | Escribir el nombre de los documentos asociados al procedimiento, diagramas, anexos, formatos guías, etc. |
(13) | Escribir el nombre de quien elaboró el documento así como el cargo o número de acta donde se haya elaborado |
(14) | Escribir el nombre de quien revisó el documento así como el cargo o número de acta donde se haya revisado |
(15) | Escribir el nombre de quien aprobó el documento así como el cargo o número de acta donde se haya aprobado. |
(16) | Indicar el número de versión en la que se encuentra el documento |
(17) | Colocar la fecha de aprobación del documento |
(18) | Realizar la descripción de los principales cambios del documento con el fin de garantizar la trazabilidad del mismo |
(19) | Escribir el cargo, nombre o instancia decisoria que aprobó el documento |
III. Pie de página: consta de:
Versión (1) (2) Pág. (3)
Este documento impreso se considera copia no controlada
(1) | Escribir el número de la versión del documento |
(2) | Escribir el código asignado al documento |
(3) | Escriba el número de página |
ANEXO 6.
Listado Maestro de Documentos.
Ver cuadro en documento original
Indicaciones para diligenciar el formato, este texto no se debe imprimir
(1) Escribir el nombre del Proceso al cual pertenece el documento.
(2) Escribir el código asignado al documento
(3) Escribir el nombre del documento
(4) Escribir el número de la versión en que se encuentra el documento
(5) Escribir la fecha en la cual entro en vigencia el documento
Este documento impreso se considera copia no controlada
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
ANEXO 7.
Formato creación, modificación y anulación de documentos.
FORMATO CREACION, MODIFICACIÓN Y ANULACIÓN DE DOCUMENTOS
F002-P001-04 VERSIÓN 001
PROCESO MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
PROCESO:
NOMBRE DEL DOCUMENTO:
CREACIÓN | MODIFICACIÓN | ANULACIÓN |
DESCRIPCION DE LA ACCION
NOMBRE Y FIRMA DEL LIDER DEL PROCESO
OBSERVACIONES
AUTORIZADO | NO AUTORIZADO | ||
Firma y fecha |
OBSERVACIONES GRUPO DE GESTION PRESUPUESTAL Y MEJORAMIENTO CONTINUO
AUTORIZADO | NO AUTORIZADO | ||
Firma y fecha | |||
Código asignado, versión y fecha de aprobación del documento |