CCE-CIRCULAR 4 DE 2021

(septiembre 21)

Diario Oficial No. 51.804 de 21 de septiembre de 2021

AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

Colombia Compra Eficiente

Bogotá, D. C., 21 de septiembre de 2021

La Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– en cumplimiento de las funciones conferidas por el artículo 3o, numerales 2, 7 y 10 del Decreto Ley 4170 de 2011 y en especial, en desarrollo de la competencia otorgada por el Decreto 310 del 25 de marzo de 2021, a través de la presente Circular define el plan operativo de despliegue e instruye a las entidades estatales destinatarias de la misma, en torno al proceso de implementación del uso obligatorio de los acuerdos marco de precios que estructura esta Unidad Administrativa.

1. Contexto y antecedentes normativos

El 25 de mayo de 2019 fue expedida la Ley 1955 ⁽¹⁾, la cual modificó lo regulado por el parágrafo 5 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007, norma que establecía las condiciones que en su momento debían atender las entidades estatales para cumplir con el mandato imperativo para la utilización de los Acuerdos Marco de Precios puestos en operación por esta Unidad Administrativa Especial.

En efecto, la ley por la cual se expidió el Plan Nacional de Desarrollo “Pacto por Colombia, Pacto por La Equidad”, introdujo una sustancial modificación a la materia⁽²⁾ estableciendo que el reglamento fijaría las condiciones bajo las cuales el uso de los Acuerdos Marco de Precios, se tornaría obligatorio para todas las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

El cambio significó que, con ocasión del Decreto que reglamentara la materia y a partir de las fechas establecidas por el respectivo plan operativo de despliegue adoptado por Circular de esta Unidad Administrativa Especial, el uso de esos instrumentos de agregación de demanda ya no solo sería obligatorio para “(…) las entidades de la Rama Ejecutiva del Poder Público en el Orden Nacional, sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (…)”, sino para todas aquellas que en su gestión contractual apliquen la legislación del sistema de compra pública – Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Ley 2069 de 2020, sus decretos reglamentarios y demás normas complementarias o modificatorias–, sin importar su ubicación y nivel en la estructura del Estado Colombiano.

En consecuencia, el día 25 de marzo de 2021, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 310³ a través del cual se reglamentó lo dispuesto por el citado dispositivo legal (Ley 1955, artículo 41).

Definido entonces el marco normativo que instituye el régimen de obligatoriedad en cuanto al uso de los Acuerdos Marco por parte de la totalidad de entidades estatales sometidas al régimen general de contratación, es preciso señalar que el decreto modificó lo consagrado previamente por los artículos 2.2.1.2.1.2.7 y 2.2.1.2.1.2.12 del Decreto 1082 de 2015, refiriéndose de un lado a las fechas establecidas para el ingreso al subsistema de agregación de demanda a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC), y en segundo lugar, a las acciones que las entidades destinatarias de este acto deben tener presente en la etapa de planeación del proceso de contratación.

La norma hoy vigente dispone lo siguiente:

“Artículo 2.2.1.2.1.2.12. Planeación de una adquisición en la bolsa de productos. Cuando no exista un Acuerdo Marco de Precios para el bien o servicio requerido, las entidades estatales deben estudiar, comparar e identificar las ventajas de utilizar la bolsa de productos para la adquisición respectiva frente a la subasta inversa o a la promoción de un nuevo Acuerdo Marco de Precios con la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– para tales bienes o servicios, incluyendo el análisis del Proceso de Selección del comisionista, los costos asociados a la selección, el valor de la comisión y de las garantías.

El estudio mencionado deberá dar cuenta de la forma en que la Entidad Estatal garantiza los principios y objetivos del sistema de compras, contratación pública, los postulados de la función administrativa y de la gestión fiscal. Este estudio deberá consignarse expresamente en los documentos del Proceso de Selección y se deberá garantizar su oportuna publicidad a través del SECOP.

Aun existiendo un Acuerdo Marco de Precios, las entidades estatales podrán acudir a las bolsas de productos, siempre que a través de este mecanismo se obtengan precios inferiores al promedio de los valores finales de las operaciones secundarias materializadas con ocasión de las órdenes de compra colocadas por las Entidades compradoras a través de la Tienda Virtual del Estado, administrada por la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– durante los últimos seis (6) meses, incluyendo los costos generados por concepto de comisionistas de bolsa y gastos de operación de que trata el artículo 2.2.1.2.1.2.1.5 del presente Decreto, valores que deberán ser verificados y certificados por el respectivo ordenador del gasto.

Estas adquisiciones, no podrán desmejorar las condiciones técnicas y de calidad definidas para los bienes y servicios que conforman los catálogos de los acuerdos marco de precios de la Agencia Nacional de Contratación Pública como ente rector en la materia o quien haga sus veces.

PARÁGRAFO 1o. La Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, a través de la circular de que trata el numeral 2 del parágrafo 1 del artículo 2.2.1.2.1.2.7. del presente Decreto definirá los lineamientos generales, así como los criterios objetivos y medibles a los cuales deberán sujetarse las entidades estatales para la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes a través de Bolsas de Productos, independientemente de que exista o no un Acuerdo Marco de Precios vigente (…)”.

Expuesto el anterior texto normativo y atendiendo además a lo recomendado por la Superintendencia de Industria y Comercio a través del concepto de abogacía de la competencia⁽⁴⁾ emitido con ocasión del trámite de expedición del Decreto 310 de 2021 en observancia de lo dispuesto por la Ley 1340 de 2009⁽⁵⁾, resulta entonces procedente, pertinente y necesario poner a disposición de los partícipes del sistema de compras públicas, las disposiciones relacionadas con el plan operativo de despliegue en materia de ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC) y a las jornadas de capacitación consecuentes, así como los lineamientos y criterios que habrá de ser tenidos en cuenta por estas en la etapa de planeación contractual, para determinar la eventual⁽⁶⁾ procedencia del uso de mecanismos alternativos de adquisición de “Bienes o Servicios de Características Técnicas Uniformes de Común Utilización”, diferentes a los Acuerdos Marco de Precios estructurados por esta Unidad Administrativa Especial.

2. Plan Operativo de Despliegue

De conformidad con lo establecido por el artículo 1o del Decreto 310 del 25 de marzo de 2021, con el objetivo de materializar el régimen de obligatoriedad en cuanto a la utilización de los acuerdos marco organizados, administrados y suscritos por la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, el régimen de ingreso gradual y progresivo a la Tienda Virtual del Estado –TVEC- es el siguiente:

La Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– citará por los medios oficiales a las jornadas de capacitación definidas anteriormente.

Estas capacitaciones se llevarán a cabo por medio de la plataforma “Microsoft Teams” y si las circunstancias lo permiten, dada la situación de emergencia sanitaria, podrán realizarse de manera presencial en las instalaciones de la Agencia o en cualquier otro lugar que cumpla con las condiciones de capacidad y aforo permitido, caso en el cual se efectuará la respectiva divulgación.

Para garantizar la efectiva comunicación e interacción entre la Agencia y las entidades estatales a ser capacitadas deberán atender los siguientes requerimientos:

i) Las entidades destinatarias de esta Circular deberán diligenciar el formato electrónico de información, el cual se encontrará disponible a través del siguiente enlace https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdTHyz6IF1LiTC4EkDb5- xSTNJavniwZipgVhRYvroN5EMYFQ/viewform.

ii) Dicho formulario deberá ser allegado de forma electrónica al correo agregaciondedemanda@colombiacompra.gov.co a más tardar el segundo día hábil anterior a la fecha de realización de la jornada de capacitación establecida en el cuadro anterior, de acuerdo con el grupo al cual pertenezca la entidad respectiva.

iii) La citación correspondiente y el enlace electrónico a través del cual la Entidad podrá acceder a la plataforma virtual en la cual se desarrollará la capacitación, será remitido a la cuenta electrónica que haya sido informada a través del formulario electrónico de que trata el subliteral i).

iv) Por lo anterior, será responsabilidad exclusiva del funcionario competente, garantizar la fidelidad de la información reportada y la posterior consulta oportuna de la información remitida por esta Agencia al respectivo correo electrónico institucional, así como la asistencia a la jornada de capacitación a través de los funcionarios idóneos.

v) La Agencia Nacional de Contratación Pública recomienda que los asistentes a las jornadas de capacitación sean servidores públicos pertenecientes al sistema de carrera administrativa para procurar el mayor grado de conservación de la memoria institucional y multiplicación del conocimiento.

vi) No obstante que en el desarrollo de cada jornada de capacitación se ilustrará, socializará e instruirá acerca del registro y funcionamiento de la TVEC, por considerarlo de relevante conocimiento y útil efecto, se pone a disposición de los interesados el material correspondiente, el cual podrá ser consultado a través del enlace brochure.pdf (colombiacompra.gov.co).

vii) Adicionalmente, después de realizada la capacitación de que trata el capítulo anterior, la entidad estatal deberá efectuar su registro en la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC), con anterioridad y a más tardar, en las fechas establecidas en el plan operativo de despliegue, de acuerdo con el grupo en el cual se encuentre incluida la respectiva entidad estatal.

Este procedimiento se puede realizar a través del siguiente enlace: Registro en la Tienda Virtual del Estado Colombiano | Colombia Compra Eficiente | Agencia Nacional de Contratación Pública. Tal asunto, también será objeto de tratamiento en la jornada de capacitación.

3. DIRECTRICES PARA LA APLICACIÓN DE LAS REGLAS DE DECISIÓN PARA LA ESCOGENCIA DEL MECANISMO PARA ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES POR PARTE DE ENTIDADES ESTATALES <Numeral modificado por la Circular 8 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

El Decreto 310 de 2021 establece que:

“La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, a través de la circular de que trata el numeral 2 del parágrafo 1 del artículo 2.2.1.2.1.2.7. del presente Decreto definirá los lineamientos generales, así como los criterios objetivos y medibles a los cuales deberán sujetarse las entidades estatales para la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes a través de Bolsas de Productos, independientemente de que exista o no un Acuerdo Marco de Precios vigente”. (Se resalta).

Teniendo en cuenta lo anterior, atendiendo y garantizando la preservación del fin perseguido por el legislador a través del artículo 41 de la Ley 1955 de 2019 en cuanto a la regla general de obligatoriedad en el uso de los Acuerdos Marco de Precios estructurados por esta Agencia, es necesario establecer los siguientes criterios y variables, los cuales deberán observarse y aplicarse en la etapa de planeación del proceso de contratación por parte de las entidades destinatarias de esta Circular, cuando consideren que el mecanismo de adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes de común utilización pueda ser distinto al Acuerdo Marco de Precios.

3.1. Validación de la disponibilidad del Bien o Servicio requerido por la entidad estatal en los catálogos de bienes y servicios ofrecidos en los acuerdos marco vigentes en la Tienda Virtual del Estado Colombiano

El Decreto 1082 de 2015, Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación, establece:

“Artículo 2.2.1.2.1.2.9. Utilización del Acuerdo Marco de Precios. Colombia Compra Eficiente debe publicar el Catálogo para Acuerdos Marco de Precios, y la Entidad Estatal en la etapa de planeación del Proceso de Contratación está obligada a verificar si existe un Acuerdo Marco de Precios vigente con el cual la Entidad Estatal pueda satisfacer la necesidad identificada.

Si el Catálogo para Acuerdos Marco de Precios contiene el bien o servicio requerido, la Entidad Estatal de que trata el inciso 1 del artículo 2.2.1.2.1.2.7 del presente decreto está obligada a suscribir el Acuerdo Marco de Precios, en la forma que Colombia Compra Eficiente disponga, y luego puede colocar la orden de compra correspondiente en los términos establecidos en el Acuerdo Marco de Precios. Las Entidades Estatales no deben exigir las garantías de que trata la Sección 3 del presente capítulo, que comprende los artículos 2.2.1.2.3.1.1 al 2.2.1.2.3.5.1 del presente decreto, en las órdenes de compra derivadas de los Acuerdos Marco de Precios, a menos que el Acuerdo Marco de Precios respectivo disponga lo contrario”.

Así las cosas, la entidad estatal obligada de acuerdo con el artículo 41 de la Ley 1955 de 2019, el Decreto 310 de 2021 y los lineamientos de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- a validar la existencia de un bien o servicio que se puede adquirir mediante los Acuerdos Marco de Precios, así:

3.1.1. Ingresar a la página Web de Colombia Compra Eficiente y hacer CLIC en la sección enmarcada en azul Tienda Virtual. (https://www.colombiacompra.gov.co/content/tienda-virtual)

3.1.2. Al ingresar en la sección de la “Tienda Virtual”, la entidad estatal dispondrá de cuatro opciones de búsqueda de conformidad con los siguientes criterios:

3.1.2.1. Seleccionando la opción “Categorías”. Esta lista desplegable muestra los acuerdos marco agrupados de conformidad con el sector.

3.1.2.2. Seleccionando la opción “Productos”. Esta lista desplegable muestra todos los acuerdos marco que se encuentran vigentes.

3.1.2.3. Seleccionando la barra de “Búsqueda”. Esta opción permite que las entidades estatales puedan realizar su búsqueda con palabras clave.

3.1.2.4. Seleccionando el enlace del acuerdo Marco que lo llevara al minisitio donde encontrarán la información de cada uno de estos instrumentos.

Las opciones mencionadas redireccionan a la entidad estatal a cada uno de los minisitios de los Acuerdos Marco de Precios. El minisitio es la ubicación en la página de la Agencia Nacional de Contratación Pública, el cual contiene la información particular para cada uno de los Acuerdos Marco de Precios de compra por catálogo.

Ubicado el minisitio de interés, la entidad estatal dispondrá para su consulta y lectura de la siguiente información:

(i) El catálogo de precios.

(ii) Las especificaciones técnicas.

(iii) La minuta del Acuerdo Marco de Precios con sus modificaciones, si es del caso.

(iv) La guía de compra.

(v) El simulador para preparar el proceso de abastecimiento.

(vi) Demás documentos relacionados con la futura transacción.

Ello con el fin de validar y verificar si el bien o servicio que requiere para satisfacer su necesidad se encuentra incluido dentro de las especificaciones del Acuerdo Marco de Precios correspondiente.

De conformidad con lo anterior, la entidad compradora deberá verificar si existe algún Acuerdo Marco de Precios cuyo catálogo ofrezca el bien o servicio requerido ante su necesidad, o pueda ser adicionado a los catálogos del mismo, conforme a los lineamientos operativos que cada Acuerdo Marco de Precios establezca. Una vez realizada dicha verificación, si la entidad evidencia que el Acuerdo Marco de Precios vigente satisface su requerimiento, se encontrará en la obligación de utilizarlo y efectuar la adquisición de dicho bien o servicio a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano, sin perjuicio de la posibilidad de acudir a las bolsas de productos prevista en el parágrafo 1 del artículo 2.2.1.2.1.2.12. del Decreto 1082 de 2015, para las Entidades Estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública distintas a las Entidades Estatales pertenecientes a la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden nacional.

3.2. Existencia de un Acuerdo Marco de Precios y disponibilidad de los mismos bienes y/o servicios a través de la Bolsa de Productos.

Los incisos tercero y cuarto del artículo 2.2.1.2.1.2.12 del Decreto 1082 de 2015, Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación, en lo pertinente establece:

"(...) Aun existiendo un Acuerdo Marco de Precios, las entidades estatales podrán acudir a las bolsas de productos, siempre que a través de este mecanismo se obtengan precios inferiores al promedio de los valores finales de las operaciones secundarias materializadas con ocasión de las órdenes de compra colocadas por las Entidades compradoras a través de la Tienda Virtual del Estado, administrada por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- durante los últimos seis (6) meses, incluyendo los costos generados por concepto de comisionistas de bolsa y gastos de operación de que trata el artículo 2.2.1.2.1.2.1.5 del presente Decreto, valores que deberán ser verificados por el respectivo ordenador del gasto en el último boletín de precios que, para el efecto, expida el órgano rector de la contratación estatal.

Estas adquisiciones, no podrán desmejorar las condiciones técnicas y de calidad definidas para los bienes y servicios que conforman los catálogos de los acuerdos marco de precios de la Agencia Nacional de Contratación Pública como ente rector en la materia o quien haga sus veces”.

A su vez, de forma complementaria a esas normas, en el parágrafo 1 del artículo 2.2.1.2.1.2.12 del Decreto 1082 de 2015, Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación, se establece lo siguiente:

PARÁGRAFO 1. La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, a través de la circular de que trata el numeral 2 del parágrafo 1 del artículo 2.2.1.2.1.2.7. del presente Decreto definirá los lineamientos generales, así como los criterios objetivos y medibles a los cuales deberán sujetarse las entidades estatales para la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes a través de Bolsas de Productos, independientemente de que exista o no un Acuerdo Marco de Precios vigente.

En relación con las anteriores previsiones normativas, en el parágrafo 3 del mismo artículo 2.2.1.2.1.2.12 del Decreto 1082 de 2015, excluye de la posibilidad de hacer uso de las bolsas de productos “a las Entidades Estatales de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden nacional, obligadas a aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, o las normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan”, con la precisión de que dichas Entidades Estatales “en todo caso están obligadas a adquirir Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes a través de los Acuerdos Marco de Precios vigentes estructurados por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-”.

Así las cosas, los lineamientos que a continuación se definen son exclusivamente aplicables a las Entidades Estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública que no pertenezcan a la Rama Ejecutiva del Poder Público del Orden Nacional, pues lo cierto es que estas últimas no se encuentran habilitadas para hacer uso de la bolsa de productos como un instrumento alternativo para adquirir Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes cuando quiera que exista un Acuerdo Marco de Precios estructurados por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- que contenga los respectivos bienes o servicios.

En este sentido, la Entidad Estatal sometida al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, que no pertenezca a la Rama Ejecutiva del Poder Público del Orden Nacional, deberá analizar si los escenarios de compra pública como los catálogos de los Acuerdos Marco de Precios y la Bolsa de Productos incluyen simultáneamente los bienes o servicios que satisfacen su necesidad.

Una vez realizado lo anterior, la entidad podrá analizar eventualmente la viabilidad de adquirir los bienes y/o servicios a través de la Bolsa de Productos, lo cual únicamente podrá darse si con fundamento en el respectivo análisis, el Ordenador del Gasto de la Entidad Compradora (o el funcionario en el cual haya delegado tal función), logra establecer que a través de tal mecanismo tendrá la posibilidad cierta de obtener precios inferiores a las operaciones secundarias materializadas con ocasión de las órdenes de compra colocadas por las entidades compradoras a través de la Tienda Virtual del Estado. Para esto, el servidor público deberá sustentar dicha decisión teniendo en cuenta lo establecido en el numeral siguiente.

3.2.1. Determinación de los promedios de los precios de cierre de la operación secundaria del Acuerdo Marco de Precios correspondiente

Deben analizarse los promedios de los precios de cierre de la operación secundaria del acuerdo marco disponible en la Tienda Virtual del Estado Colombiano de los últimos seis (6) meses.

Sobre el particular, es importante recordar que la ejecución de los Acuerdos Marco de Precios se enmarca en la materialización de dos tipos de transacciones: una operación principal y una operación secundaria. En la primera etapa, la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- celebra con los proveedores un negocio jurídico de larga duración en virtud del cual se pactan las condiciones contractuales uniformes que serán observadas para la adquisición de ciertos bienes y/o servicios por cuenta de las entidades públicas durante un tiempo prefijado, haciéndose consistir su efecto normativo en su aptitud para gobernar los términos jurídicos de los futuros negocios subsecuentes que se realizarán a su amparo.

Así pues, la operación principal corresponde a la planeación, trámite, selección y celebración del Acuerdo Marco de Precios, a través del diseño y dirección del Proceso de Contratación, en el cual la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- desarrolla todo lo que por disposición legal le fue asignado en la Ley 1150 de 2007. Ello significa que ya han sido establecidas las condiciones de participación, los anexos técnicos del bien o servicio, el régimen de mecanismos de cobertura del riesgo, las condiciones de ejecución de los contratos, el análisis del sector, los estudios y documentos previos, entre otros aspectos sustanciales.

Por tanto, la operación principal cuenta entre otras, con las siguientes características importantes y determinantes para entender el objeto de un Acuerdo Marco de Precios: (i) la no ejecución de recursos públicos con la firma del Acuerdo Marco de Precios; y (ii) la inexistencia de afectación presupuestal, para la suscripción del Acuerdo Marco de Precios.

La operación secundaria, que es posterior a la suscripción del acuerdo marco de precios, consiste en la concreción, en cada caso en particular, de órdenes de compra de bienes y/o servicios de cada entidad pública obligada a contratar conforme al Acuerdo Marco según sus necesidades a satisfacer, ciñéndose a las condiciones contractuales previamente pactadas entre la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- y los Proveedores, la cual se hace efectiva con la colocación de la orden de compra. En los términos establecidos en el parágrafo 5 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la orden de compra constituye un contrato estatal entre la entidad compradora y el proveedor.

Para esto, cada tres meses la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- elaborará y publicará en su página web cada tres (3) meses, un boletín de precios de las transacciones de cada Acuerdo Marco de Precios en la plataforma para que las entidades estatales tengan a disposición los promedios ponderados de los precios de los bienes y servicios adquiridos en los últimos seis meses. Esta publicación se realizará a más tardar al décimo día hábil contado a partir de la terminación del tercer mes.

En el boletín serán relacionados el promedio de los precios de los bienes o servicios de las órdenes de compra colocadas por las entidades compradoras en la Tienda Virtual del Estado Colombiano para el caso de los Acuerdos Marco de Precios que tengan una ejecución igual o superior a seis (6) meses y para los productos que en dicho periodo de tiempo hayan sido adquiridos por las entidades compradoras.

Para el caso de los Acuerdos Marco de Precios que tengan una ejecución inferior a los seis (6) meses o que los bienes o servicios no hayan sido adquiridos por las entidades compradoras en dicho periodo de tiempo, la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- tendrá en cuenta el promedio de los precios techo publicados en el catálogo de los proveedores y el resultado de las transacciones que se hayan perfeccionado hasta la fecha respectiva.

Una vez hecho lo anterior, la entidad estatal deberá comparar los precios de cierre de los bienes y servicios publicados por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- en el boletín mensual con los precios de cierre de los mismos bienes y servicios con respecto al mercado. Determinado lo anterior, la entidad estatal debe tener en cuenta:

3.2.1.1. La comparación de precios que realice debe ser integral, es decir, debe incluir los costos asociados al proceso de selección del comisionista, como lo son: (i) los costos asociados a la selección (gastos o tarifas administrativas); (ii) el valor de la remuneración a comisionistas de Bolsa; y (iii) el valor de las eventuales garantías adicionales a las establecidas por el Decreto 1082 de 2015 en los artículos 2.2.1.2.3.1.1. a 2.2.1.2.3.1.19. entre otras, para evitar la generación de daños patrimoniales al Estado.

3.2.1.2. La comparación debe propender por un análisis simétrico entre cantidades adquiridas y el valor unitario de los bienes o servicios adquiridos, el lugar de ejecución, gastos de instalación o puesta en operación y costos de distribución. Las entidades estatales deben tomar en consideración si los precios de los bienes o servicios contenidos en los catálogos del Acuerdo Marco y publicados en el Boletín, incluyen los costos por concepto de distribución de los bienes hacia su destino final, caso en el cual, será aspecto para valorar al momento de realizar la comparación de precios del acuerdo marco con respecto al mecanismo de compra en Bolsa de Productos.

3.2.1.3. En ninguno de los casos, los bienes y servicios adquiridos por medio de la Bolsa de Productos pueden desmejorar las especificaciones técnicas de los bienes y servicios incluidos en los catálogos de los Acuerdos Marco de Precios y deben tener iguales garantías. Es decir, los bienes y servicios ofrecidos por la Bolsa de Productos deben contar con las mismas especificaciones técnicas de los bienes y servicios incluidos dentro del catálogo correspondiente. Lo anterior, con el fin de realizar una comparación de precios objetiva.

3.2.1.4. Deberá tenerse en cuenta, además, el análisis de cada Acuerdo Marco en el sentido de identificar la posibilidad de incluir bienes y servicios por medio de las cláusulas de inclusión que usualmente se encuentran en los instrumentos de agregación de demanda o de promocionar un nuevo Acuerdo Marco de Precios con la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-.

3.2.1.5. Teniendo en cuenta todo lo anterior, la entidad estatal deberá generar el estudio al que hace referencia el inciso segundo del artículo 2.2.1.2.1.2.12. del Decreto 1082 de 2015, modificado por el artículo 2 del Decreto 310 de 2021, sustentando la adquisición por medio de la Bolsa de Productos, con el fin de contar con el respectivo soporte documental que sustenta la decisión adoptada por la entidad, el cual, deberá ser publicado a través del SECOP. Para esos efectos, se sugiere sea realizado de forma previa a la publicación de los documentos relacionados con el contrato suscrito con el comisionista de bolsa, de que trata el artículo 2.2.1.2.1.2.14 del Decreto 1082 de 2015⁽³⁾.

3.2.2. Costos asociados al uso de Bolsa de Productos

La entidad estatal, en caso de optar por la utilización del mecanismo de compra pública a través de Bolsa de Productos, deberá determinar, que la utilización de este resulta más ventajosa, analizando si su uso implica erogaciones adicionales por concepto de costos indirectos asociados a éste (V.gr: contrato de comisión, garantías líquidas, tarifas administrativas, compensaciones y liquidaciones o la denominación que se le diere a los costos generados por la utilización del mecanismo).

3.2.3. Eficiencia administrativa del mecanismo

La entidad estatal debe comparar los plazos correspondientes de cada uno de los mecanismos de selección de bienes y servicios de características uniformes y de común utilización con el fin de determinar cuál de ellos representa la mejor opción de valor por dinero para atender la necesidad teniendo en cuenta:

(i) La celeridad en el perfeccionamiento del contrato;

(ii) El número de profesionales o funcionarios que participan en el proceso de contratación;

(iii) La carga administrativa y la consecuente optimización en trámites internos en la elaboración de los documentos previos y del proceso de selección.

En el boletín de precios, la Agencia señalará los plazos en los que en cada Acuerdo Marco de Precios se perfecciona la orden de compra.

3.2.4. Exigibilidad de Garantías Adicionales

La entidad estatal compradora debe determinar si la utilización del mecanismo alternativo de compra pública implica para la misma o para el particular proveedor, la necesidad de constituir otro tipo de garantías diferentes a las contenidas en el Decreto 1082 de 2015 en sus artículos 2.2.1.2.3.1.2. al 2.2.1.2.3.1.17.

La entidad estatal deberá analizar si la utilización del mecanismo de Bolsa resulta más ventajoso, dada la exigencia de eventuales garantías adicionales a las contenidas en la norma en cita (o la que haga sus veces). Lo anterior, procurando facilitar la más amplia posibilidad de oferentes participantes y la disminución de costos de la contratación.

3.3. No existencia de un Acuerdo Marco de Precios

El Decreto 310 de 2021 establece que "(...) La implementación de nuevos Acuerdos Marco de Precios organizados y celebrados por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- de uso obligatorio por parte de las entidades territoriales, estará precedida de un estudio de agregación de demanda que realizará aquella, el cual tenga en cuenta las particularidades propias de los mercados regionales, la necesidad de promover el desarrollo empresarial en las entidades territoriales a través de las MYPIMES y evitar en lo posible, la concentración de proveedores en ciertas ciudades del país, salvo que exista la respectiva justificación técnica, económica y/o jurídica”.

En virtud de lo anterior, en caso de que la entidad estatal - de acuerdo con la verificación realizada según lo establecido en esta Circular -, evidencie que no existe un Acuerdo Marco de Precios que incluya dentro de su catálogo los bienes y/o servicios que satisfagan su necesidad o no pueda ser adicionado al mismo conforme a los mecanismos operativos establecidos en el Acuerdo Marco de Precios cuyo objeto aborde la necesidad de la Entidad Compradora, podrá solicitar la estructuración de un nuevo Acuerdo Marco de Precios que incluya tales bienes y/o servicios. Para el efecto, se deberá elevar petición dirigida a la Subdirección de Negocios de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-.

Una vez verificado lo anterior, la Agencia procederá conforme lo establecido por el Artículo 2.2.1.2.1.2.8. del Decreto 1082 de 2015 el cual establece sobre el particular:

"Identificación de bienes y servicios objeto de un Acuerdo Marco de Precios. Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, periódicamente debe efectuar Procesos de Contratación para suscribir Acuerdos Marco de Precios, teniendo en cuenta los Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes contenidos en los Planes Anuales de Adquisiciones de las Entidades Estatales y la información disponible del sistema de compras y contratación pública. Las Entidades Estatales pueden solicitar a Colombia Compra Eficiente un Acuerdo Marco de Precios para un bien o servicio determinado. Colombia Compra Eficiente debe estudiar la solicitud, revisar su pertinencia y definir la oportunidad para iniciar el Proceso de Contratación para el Acuerdo Marco de Precios solicitado”.

Teniendo en cuenta que el solo hecho de solicitar la estructuración de un nuevo acuerdo marco de precios no implica la existencia posterior inmediata del mismo, la entidad estatal se encontrará habilitada para -en el entretanto- adelantar el procedimiento de selección a través del cual satisfaga su necesidad, empleando cualquiera de los mecanismos consagrados por la normatividad vigente en la materia, según corresponda. Una vez la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente- suscriba el nuevo acuerdo solicitado, las entidades estatales sujetas al régimen general de contratación administrativa, se encontrarán obligadas a emplear los catálogos derivados de aquel, conforme lo establecido por el artículo 2.2.1.2.1.2.9. del Decreto 1082 de 2015 y lo consignado en esta Circular.

Los anteriores criterios, variables y lineamientos, deberán observarse por la entidad estatal en su etapa de planeación contractual, lo cual, deberá materializarse de forma documental y ser divulgado a través de la publicación en el SECOP, conforme lo establecido por el inciso final del párrafo segundo del artículo 2.2.1.2.1.2.12. del decreto 1082 de 2015.

Finalmente se resalta que las entidades estatales de la rama ejecutiva del Poder Público del orden nacional, obligadas a aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, o las normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, en todo caso están obligadas a adquirir Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes a través de los acuerdos marco de precios vigentes estructurados por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, sin que sea aplicable para ellas lo establecido en el numeral 3.2. de esta Circular.

4. Aplicación del literal d) del numeral 2 del parágrafo 1 del artículo 2.2.1.2.1.2.7. del Decreto 1082 de 2015

El Decreto 310 de 2021 asignó a la Agencia Nacional de Contratación Pública la facultad de ajustar el plan operativo de despliegue para la incorporación de una entidad cuando, producto de un análisis técnico y económico de abastecimiento estratégico, se evidencie que el ingreso anticipado o posterior de una entidad estatal genera eficiencia en el gasto público.

En ese sentido, como resultado de acciones interinstitucionales y mesas de trabajo llevadas a cabo entre la Consejería Presidencial para la Estabilización y Consolidación, la Agencia de Renovación del Territorio y la Agencia Nacional de Contratación Pública, fue puesta a consideración la importancia de incluir en la primera línea de acción de la Circular a los municipios con Planes de Desarrollo con Enfoque Territorial (PDET), considerando que estos municipios son de 5 y 6 categoría que cuentan con recursos del OCAD Paz y del sistema de regalías para la ejecución de proyectos de inversión.

Con fundamento en esa solicitud, esta Agencia por medio de la Subdirección de Negocios en conjunto con la Subdirección de Estudios de Mercado y Abastecimiento Estratégico, procedieron a efectuar el referido estudio con el fin de anticipar el ingreso de los municipios “PDET”.

El análisis realizado para definir el ingreso a la obligatoriedad de la utilización de los acuerdos marco de precios de los municipios PDET se fundamentó en 4 factores:

i) Compra histórica relacionada con los acuerdos marco de precios vigentes.

ii) Planeación de compras relacionadas con acuerdos marco de precios (vigentes y en estructuración), de acuerdo con la información de Planes Anuales de Adquisición vigencia 2021.

iii) Penetración de internet fijo, medida como la relación entre cantidad de accesos (con velocidades mayores a 2Mbps) y la población de los municipios.

iv) Revisión de los presupuestos correspondientes OCAD Paz.

A estos criterios se les asignó un puntaje para determinar la inclusión o no de cada uno de ellos. De esta manera, 118 municipios estarían obligados a partir del año 2021, mientras que las restantes 52 entidades territoriales continuarán con el régimen de ingreso señalado en el Decreto 310 de 2021, sin perjuicio de las acciones que se señalarán a continuación.

En consecuencia, la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– ajusta el plan operativo de despliegue y en virtud de esta Circular dispone el ingreso anticipado de las siguientes entidades territoriales a la Tienda Virtual del Estado Colombiano:

Tabla 1. Municipios PDET con ingreso anticipado a la TVEC

Los siguientes municipios PDET no se encuentran incluidos en el ingreso anticipado, pero voluntariamente podrán utilizar la plataforma. Para esos efectos, la Consejería Presidencial para la Estabilización y Consolidación, la Agencia de Renovación del Territorio, y la Agencia Nacional de Contratación Pública, formularán en conjunto una estrategia para que estos puedan adquirir los bienes y servicios que requieran, estableciendo nodos con los municipios señalados en la Tabla 1 para superar los obstáculos de conectividad:

Tabla 2. Municipios PDET sin ingreso anticipado a la TVEC objeto de la estrategia nodal

El Director General,

José Andrés O'Meara Riveira,

Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–

NOTAS AL FINAL:

1. “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 “Pacto por Colombia, Pacto por La Equidad”. Diario Oficial No. 50.964 de 25 de mayo 2019.

2. Establece la norma referenciada:

“ARTÍCULO 41. DE LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN. Modifíquese el parágrafo 5 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007, el cual quedará así:

PARÁGRAFO 5. Los acuerdos marco de precios a que se refiere el inciso 2 del literal a) del numeral 2 del presente artículo, permitirán fijar las condiciones de oferta para la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a las entidades estatales durante un período de tiempo determinado, en la forma, plazo y condiciones de entrega, calidad y garantía establecidas en el acuerdo.

La selección de proveedores como consecuencia de la realización de un acuerdo marco de precios, les dará a las entidades estatales que suscriban el acuerdo, la posibilidad que, mediante Órdenes de compra directa, adquieran los bienes y servicios ofrecidos.

En consecuencia, entre cada una de las entidades que formulen Órdenes directas de compra y el respectivo proveedor, se constituirá un contrato en los términos y condiciones previstos en el respectivo acuerdo.

EI Gobierno nacional señalará la entidad o entidades que tendrán a su cargo el diseño, organización y celebración de los acuerdos marco de precios. El reglamento establecerá las condiciones bajo las cuales el uso de acuerdos marco de precios, se hará obligatorio para todas las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Los Organismos Autónomos, las Ramas Legislativa y Judicial y las entidades territoriales en ausencia de un acuerdo marco de precios diseñado por la entidad que señale el Gobierno nacional, podrán diseñar, organizar y celebrar acuerdos marco de precios propios”.

3. “Por el cual se reglamenta el artículo 41 de la Ley 1955 de 2019, sobre las condiciones para implementar la obligatoriedad y aplicación de los Acuerdos Marco de Precios y se modifican los artículos 2.2.1.2.1.2.7. y 2.2.1.2.1.2.12. del Decreto 1082 de 2015, Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional”.

4. “Así las cosas, en materia de libre competencia económica y teniendo en cuenta la metodología de Análisis de Impacto Normativo (AIN), lo anterior se puede evitar con el diseño técnico riguroso de los criterios de selección de mecanismos que podrán utilizar las entidades estatales antes descritas, para realizar compras públicas de bienes y servicios con características técnicas uniformes. (…) Particularmente, para la autoridad de competencia, dicha circular debe dar lineamientos generales frente a la planeación de una adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes en la bolsa de productos, no solo en presencia de un acuerdo marco de precios sino en aquellas circunstancias en las que, no existe un acuerdo marco de precios, como se contempla en el escenario descrito en el literal a de este acápite, y las entidades estatales quieran acudir a las bolsas de productos, (…) En consecuencia, recomendará que la circular también establezca reglas de decisión o criterios de selección del mecanismo para adquirir bienes y servicios de características técnicas uniformes por parte de entidades estatales cuando no exista un acuerdo marco de precios para el bien o servicio requerido. En todo caso, para esta autoridad es claro que, en cualquiera de las dos circunstancias, la entidad estatal debe garantizar los principios y objetivos del sistema de compras públicas, de la contratación pública, los postulados de la función administrativa y de la gestión fiscal”. (...)

Posteriormente, por oficio 21-251854-4-0 del 23 de septiembre de 2021, la Superintendencia Delegada para la Protección de la Competencia conceptuó respecto del proyecto de circular remitido por esta Agencia: “[...] Con fundamento en todo lo expuesto, esta Superintendencia no encuentra elementos que despierten preocupaciones en relación con la incidencia que pueda tener el Proyecto de regulación sobre la libre competencia económica en los mercados involucrados.”

5. “Por medio de la cual se dictan normas en materia de protección de la competencia”. Diario Oficial No. 47.420 de 24 de julio de 2009.

6. Dado precisamente el mandato del Legislador contenido a través del Artículo 41 de la Ley 1955 de 2019.

7. “Artículo 2.2.1.2.1.2.14. Selección del comisionista. La Entidad Estatal debe seleccionar al comisionista de acuerdo con el procedimiento interno aplicable en la bolsa de productos, el cual debe ser competitivo. La Entidad Estatal debe publicar el contrato suscrito con el comisionista seleccionado y sus modificaciones en el SECOP.”

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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