CIRCULAR EXTERNA 10 DE 2015

(marzo 18)

Diario Oficial No. 49.470 de 31 de marzo de 2015

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO

Bogotá, D. C., 18 de marzo de 2015

La Ley 1444 de 2011 creó la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, cuya estructura fue desarrollada mediante el Decreto-ley 4085 de 2011, asignándole la función de desarrollar, implementar y administrar el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, el cual debe ser utilizado y alimentado por todas las entidades y organismos estatales del orden nacional, cualquiera sea su naturaleza jurídica y por aquellas entidades privadas que administren recursos públicos.

El Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI, fue reglamentado por el Decreto número 2052 de 2014 y tiene como objetivo ser la herramienta para la adecuada gestión del riesgo fiscal asociado a la actividad judicial y extrajudicial de la Nación, así como monitorear y gestionar los procesos que se deriven de aquella actividad, sin perjuicio de la función constitucional y legal atribuida a la Contraloría General de la República.

De conformidad con los artículos 6o, numeral 2 del Decreto número 4085 de 2011 y 5o del Decreto número 2052 de 2014, la Dirección de Gestión de Información de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado es la encargada de elaborar y fijar los protocolos, lineamientos e instructivos para la implementación y uso adecuado del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI, los cuales tendrán un carácter vinculante para las entidades y organismos estatales del orden nacional y las entidades privadas del mismo orden que administren recursos públicos.

En consecuencia, mediante esta Circular Externa se pone a disposición de las entidades el “INSTRUCTIVO DEL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO - eKOGUI - PERFIL APODERADO” mediante el cual se establecen los procedimientos y términos para el cumplimiento de las funciones impuestas a los APODERADOS DE LAS ENTIDADES DEL ESTADO por el artículo 10 del Decreto número 2052 de 2014.

Artículo 10. Funciones del apoderado. Son funciones del apoderado frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, las siguientes:

1. Registrar y actualizar de manera oportuna en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI, las solicitudes de conciliación extrajudicial, los procesos judiciales, y los trámites arbitrales a su cargo.

2. Validar la información de solicitudes de conciliación, procesos judiciales y trámitesarbitrales a su cargo, que haya sido registrada en el Sistema por la Agencia Nacional de Defensa jurídica del Estado e informar a la Agencia, dentro de los 15 días siguientes al ingreso de la información, cualquier inconsistencia para su corrección.

3. Diligenciar y actualizar las fichas que serán presentadas para estudio en los comitésde conciliación, de conformidad con los instructivos que la Agencia Nacional de Defensa jurídica del Estado expida para tal fin.

4.Calificar el riesgo en cada uno de los procesos judiciales a su cargo, con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial sobre el mismo, de conformidad con la metodología que determine la Agencia Nacional de Defensa jurídica del Estado.

5. Incorporar el valor de la provisión contable de los procesos a su cargo, con unaperiodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial sobre el mismo de conformidad con la metodología que se establezca para tal fin.

Parágrafo. Cuando la representación extrajudicial y judicial sea adelantada por abogados externos a la entidad, se deberán incluir como obligaciones del contrato el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para los apoderados en el presente artículo.

Artículo 13. Funciones comunes para los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI.

1. Asistir a las jornadas de capacitación sobre el uso y alcance del Sistema Único deGestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, que convoque la Agencia Nacional de Defensa jurídica del Estado o el administrador de entidad.

2. Salvaguardar, en el marco de sus competencias funcionales, la confidencialidad de la información contenida en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI y adoptar las medidas efectivas para la protección de datos personales de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto número 1377 de 2013.

Parágrafo. Los usuarios del sistema, son los responsables directos por la veracidad y oportunidad de la información que ellos reporten en el mismo dentro del marco de sus competencias funcionales.

Por último se recuerda a las Entidades y usuarios destinatarios de la presente circular, que el incumplimiento de los anteriores preceptos, acarreará las sanciones disciplinarias a que haya lugar.

Cordialmente,

La Directora General,

ADRIANA GUILLÉN ARANGO.

INSTRUCTIVO DEL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO– “eKOGUI”.

<ANEXO NO INCLUIDO. VER ORIGINAL EN DIARIO OFICIAL No. 49.470 de 31 de marzo de 2015, PUBLICADO EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co>

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