CIRCULAR EXTERNA 11 DE 2015

(marzo 18)

Diario Oficial No. 49.470 de 31 de marzo de 2015

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO

Bogotá, D. C., 18 de marzo de 2015

La Ley 1444 de 2011 creó la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, cuya estructura fue desarrollada mediante el Decreto-ley 4085 de 2011, asignándole la función de desarrollar, implementar y administrar el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, el cual debe ser utilizado y alimentado por todas las entidades y organismos estatales del orden nacional, cualquiera sea su naturaleza jurídica y por aquellas entidades privadas que administren recursos públicos.

El Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI, fue reglamentado por el Decreto número 2052 de 2014 y tiene como objetivo ser la herramienta para la adecuada gestión del riesgo fiscal asociado a la actividad judicial y extrajudicial de la Nación, así como monitorear y gestionar los procesos .que se deriven de aquella actividad, sin perjuicio de la función constitucional y legal atribuida a la Contraloría General de la República.

De conformidad con los artículos 6o, numeral 2 del Decreto número 4085 de 2011 y 5o del Decreto número 2052 de 2014, la Dirección de Gestión de Información de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado es la encargada de elaborar y fijar los protocolos, lineamientos e instructivos para la implementación y uso adecuado del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI, los cuales tendrán un carácter vinculante para las entidades y organismos estatales del orden nacional y las entidades privadas del mismo orden que administren recursos públicos.

En consecuencia, mediante esta Circular Externa se pone a disposición de las entidades el “INSTRUCTIVO DEL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO - eKOGUI - PERFIL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA” mediante el cual se establecen los procedimientos y términos para el cumplimiento de las funciones impuestas a los ADMINISTRADOR DEL SISTEMA en las entidades por el artículo 9o del Decreto número 2052 de 2014.

Artículo 9o. Funciones del administrador del Sistema en la entidad. Son funciones del administrador del Sistema Único de Gestión e Información de Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, las siguientes

l. Servir de canal de comunicación entre la Agencia y los usuarios del Sistema Únicode Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI en la entidad.

2. Gestionar con los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI en la entidad, las solicitudes de verificación, corrección e incorporación de información que realice la Agencia Nacional de jurídica del Estado en los plazos que esta establezca.

3. Remitir, una vez notificada la entidad, a la Agencia Nacional de Defensa jurídica del Estado las piezas procesales que configuren el litigio de los procesos judiciales y trámites arbitrales donde la suma de las pretensiones supere treinta y tres mil salarios mínimos legales vigentes (33.000 smlv).

4. Capacitar a los apoderados de la entidad en el uso funcional y manejo adecuado de Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI, de conformidad con los instructivos que para el efecto expida la Agencia Nacional de Defensa jurídica del Estado.

5. Crear, asignar claves de acceso e inactivar dentro del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI, a los usuarios de la entidad de conformidad con los instructivos que la Agencia expida para tal fin.

6. Asignar y reasignar, cuando a ello hubiere lugar, los procesos y trámites arbitrales dentro del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI, de conformidad con instrucciones impartidas por el jefe de la Entidad o el jefe de la Oficina Jurídica.

7. Informar a la Agencia dentro de los cinco (5) días siguientes cualquier ausencia absoluta o temporal de los usuarios del Sistema.

Artículo 13. Funciones comunes para los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI.

1 .Asistir a las jornadas de capacitación sobre el uso y alcance del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, que convoque la Agencia Nacional de Defensa jurídica del Estado o el administrador de entidad.

2. Salvaguardar, en el marco de sus competencias funcionales, la confidencialidad dela información contenida en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI y adoptar las medidas efectivas para la protección de datos personales de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto número 1377 de 2013.

Parágrafo. Los usuarios del sistema, son los responsables directos por la veracidad y oportunidad de la información que ellos reporten en el mismo dentro del marco de sus competencias funcionales.

Por último se recuerda a las Entidades y usuarios destinatarios de la presente circular, que el incumplimiento de los anteriores preceptos, acarreará las sanciones disciplinarias a que haya lugar.

Cordialmente,

La Directora General,

ADRIANA GUILLÉN ARANGO.

INSTRUCTIVO DEL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO– “eKOGUI”.

<ANEXO NO INCLUIDO. VER ORIGINAL EN DIARIO OFICIAL No. 49.470 de 31 de marzo de 2015, PUBLICADO EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co>

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