CIRCULAR 1 DE 2018

(enero 2)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Para conocimiento y divulgación adjunto copia de la Resolución 00001 del 2 de enero de 2018 Por la cual se efectúa la desagregación inicial del Presupuesto Ley para la vigencia fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre de 2018, en la Dirección General, las Regionales y los Centros de Formación Profesional del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, la cual se encuentra publicada en el ftp institucional, en la siguiente ruta:

ftp://ftp.sena.edu.co/Direcci%F3n%20de%20Planeaci%F3n%20%96%20DiGeneral/PLAN%20DE%20ACCION%202018/

La distribución del presupuesto provee el sustento financiero del Plan de Acción 2018, el cual se formuló con la finalidad de contribuir al cumplimiento de la Misión y Visión de la entidad, el Plan Estratégico Institucional, el Plan Sectorial y el Plan Nacional de Desarrollo PND, en concordancia con lo dispuesto en el Decreto 1499 de 2017 por el cual se actualiza el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

Nuestros esfuerzos se orientan a garantizar que la Planeación Estratégica sea presupuestalmente viable y sostenible, asegurando una articulación entre la estrategia y la operación, a desarrollar una adecuada priorización en la asignación de recursos mediante el diseño e implementación de estrategias, objetivos, actividades, indicadores y productos que permitan en esta vigencia cumplir los retos consignados en el Plan Estratégico Institucional.

El compromiso para la vigencia 2018 es focalizar nuestros esfuerzos y recursos para ejecutar con calidad y pertinencia los servicios institucionales, además de aportar a la competitividad sectorial y al desarrollo tecnológico del país.

De otro lado, y teniendo en cuenta que el Decreto 2674 de 2012 expedido por el Ministerio de Hacienda el cual señala que el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF NACION II es de obligatorio cumplimiento, cada dependencia deberá:

- Garantizar que las Fuentes de Financiación que soportan los ingresos sean coherentes con los Gastos.

- Verificar el presupuesto de Egresos distribuido a las Subunidades que compone el SENA.

- Tener presente el Plan de Cuentas de Presupuesto contenido en la Resolución No. 69 de diciembre 2011 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para los rubros de Funcionamiento. Los Proyectos de Inversión se desagregan en códigos presupuéstales de Gestión establecidos por el SENA, los cuales se encuentran en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF II Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

La distribución del presupuesto para la vigencia 2018, deberá ser cotejada por los asesores de los respectivos Ordenadores del Gasto en las Direcciones, Jefaturas, Regionales y Subdirecciones de Centro, con lo dispuesto en la Resolución 00001 del 2 de enero de 2018 y los registros del aplicativo SIIF NACION, verificando las asignaciones a cada rubro presupuestal de gastos en funcionamiento, y para cada proyecto de inversión, la desagregación en cada uno de los conceptos de gestión, lo que se debe financiar con base en los objetivos formulados en los lineamientos del Plan de Acción para la vigencia 2018.

Los ordenadores del gasto deberán planear, administrar y ejecutar con criterios de austeridad, eficiencia, eficacia, efectividad y responsabilidad los recursos institucionales para lograr puntualizar las estrategias que soportan el quehacer institucional del SENA en el 2018.

En virtud de la Ley de Garantías, se debe cumplir a cabalidad con las directrices sobre procedimientos de contratación por licitación pública y con las formalidades establecidas a fin de evitar cuestionamientos de los Entes de Control.

- Aclaraciones y Recomendaciones para la gestión presupuestal de los recursos aprobados:

1. En el aplicativo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público "SIIF Nación" se realizará el cargue y desagregación del Presupuesto Inicial de Egresos para las Áreas de la Dirección General, los Fondos Administrados (Vivienda, Fondo Emprender, Fondo Industrias de la Construcción). Despachos Regionales, Centros de Formación, en las dependencias que al interior de cada Subunidad se considere su desagregación; el cargue y ejecución del Presupuesto de Ingresos quedará centralizado en la Dirección General.

2. La ejecución presupuestal se realizará entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2018. Se deben iniciar los procesos contractuales desde el comienzo de la vigencia fiscal con el fin de garantizar que la ejecución de los contratos y sus pagos sea coherente con la ejecución anual del presupuesto, evitando que la generación de rezago (reservas y cuentas por pagar) castigue la programación de PAC de la siguiente vigencia, el cual deberá tender a cero.

3. Para adelantar un proceso contractual, previamente se debe garantizar la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP que soporta dicho proceso.

4. El aplicativo SIIF NACION está diseñado para que se afecte en un mismo CDP varios proyectos de inversión y/o rubros de funcionamiento que soportan un único proceso de contratación; siempre y cuando el objeto contractual a contratar tenga relación con los mismos; el aplicativo no permite generar varios CDP's para atender un solo proceso contractual.

5. La comunicación radicada donde se solicita la expedición del CDP debe ser clara y consistente con el propósito de afectar adecuadamente los recursos presupuéstales. El sistema SIIF NACION asigna automáticamente numeración consecutiva para la solicitud del CDP y la expedición del mismo.

6. Es responsabilidad de los Ordenadores del Gasto garantizar con los recursos asignados para la vigencia 2018 el cubrimiento de los gastos de obligatorio cumplimiento que sean indispensables para el normal desempeño de la gestión institucional. No obstante, deberán garantizar principalmente:

7. Los gastos de nómina y los inherentes a la misma.

8. El pago de los servicios públicos, incluyendo las nuevas sedes que llegasen a entrar a operar en la respectiva vigencia.

9. El pago de impuestos. Se solicita realizar el pago dentro de las fechas previstas para tal fin, especialmente en el período con descuentos.

10. La alimentación de los trabajadores oficiales y los elementos de protección de funcionarios y aprendices.

11. Los demás que se consideren imprescindibles para atender la misión.

12. Los gastos de nómina y asociados a la nómina, así como lo referente a pago de aprendices patrocinados por el SENA quedan centralizados en la Dirección General, excepto lo relacionado a la alimentación de los TO que No tendrán efecto para recálculo, los cuales se determinarán desde la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo. Adicionalmente, es deber de los Ordenadores de Gasto verificar la disponibilidad presupuestal antes de autorizar horas extras y contratación de aprendices, y hacer estricto seguimiento a la ejecución de dichos rubros con el fin de evitar desfinanciamientos.

13. Obedeciendo a la óptima planeación y programación del presupuesto, sólo se atenderán modificaciones presupuéstales debidamente justificadas dentro de la vigencia 2018, las cuales se realizarán teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el documento Plan de Acción 2018.

14. Se solicita a los Ordenadores del Gasto, que al momento de requerir una modificación y/o traslado presupuestal, a los responsables de los proyectos en la Dirección General (ver relación en lineamientos del Plan de Acción 2018), adjunten el formato MDA, junto a la evidencia de SIIF que demuestre que los recursos se encuentran disponibles, con el fin de adelantar los movimientos correspondientes de forma oportuna y así evitar reprocesos.

15. Respecto a los traslados presupuéstales, adicional a lo señalado en el Plan de Acción, se establece lo siguiente:

16. Solamente se podrán hacer traslados con recursos de inversión entre impuestos y servicios públicos. El traslado de recursos de estos 2 rubros a otros rubros, deberá ser avalados por el Grupo de Planeación Operativa de la DPDC; los recursos sobrantes serán centralizados por la Dirección de Planeación, previa solicitud del ordenador del gasto.

17. No se autoriza traslados hacia bienestar funcionarios, sin previa autorización del Grupo Planeación Operativa de la DPDC.

18. Todo traslado de recursos del proyecto C-3603-1300-11 MEJORAMIENTO DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL Y DE LAS CONDICIONES TÉCNICAS Y TECNOLÓGICAS DE LOS SERVICIOS DEL SENA A NIVEL NACIONAL deberá contar con el aval de la Dirección de Planeación - Grupo de Planeación Operativa.

19. Los recursos asignados en resolución de apertura garantizan el cumplimiento de los compromisos adquiridos a través de las vigencias futuras tramitadas en las vigencias anteriores (ver anexo de apertura de presupuesto). De llegarse a presentar algún excedente para dicho concepto, deberán solicitar su reintegro a la Dirección de Planeación, sin excepción.

20. La Dirección General y las Direcciones Regionales deberán ejecutar totalmente el presupuesto de funcionamiento para su operación (impuestos, servicios públicos, combustibles, etc.) y lo correspondiente a inversión.

21. Con respecto a los anexos de la Resolución de Apertura Presupuestal 2018 se recuerda que son de estricto cumplimiento respetando tiempos, cantidades, valores y perfiles para su ejecución. A continuación se relacionan dichos anexos por proyecto así:

22. Según el Anexo del Decreto de liquidación del presupuesto para la vigencia 2018, los recursos por los cuales se financiará el presupuesto para dicha vigencia, corresponden a 20, 21, 26, 27 (propios) y 10 (aportes de la nación).

23. Teniendo en cuenta que la proyección de los recursos para arrendamientos se realizó con el 4.1%, los contratos de 2018 deberán calcularse con el IPC para 2018, adicionalmente los recursos excedentes de esta destinación específica deberán ser centralizados en Ci por radicar a la Dirección de Planeación con su respectiva justificación.

24. Los recursos asignados para contratos de arrendamientos para 2018 incluyen dentro del canon mensual, los servicios de aseo y cafetería, vigilancia y seguridad privada, servicios públicos y se autorizan mínimo para dos jornadas.

25. Los viáticos administrativos que se asignan en la apertura corresponden a toda la vigencia 2018 por lo cual se recomienda priorizar.

26. Los recursos asignados por el proyecto de inversión: C-3603-1300-1 para los rubros de Gastos Bienestar Alumnos 2042186 y Gastos Bienestar Servicios personales 2042188 son para toda vigencia 2018, no se realizarán adiciones posteriormente, deben tener en cuenta el anexo de actividades de bienestar que se incluye en la resolución de apertura.

27. Teniendo presente la ampliación de planta de personal y los cargos temporales, se deben disminuir contratos por prestación de servicios, por lo que se recomienda evaluar cuidadosamente la planta de personal asignada y temporal Vs Contratación, para el cumplimiento de las metas misionales.

28. Todos los instructores que realizan funciones administrativas deben ser asignados a Formación Profesional, excepto los designados como coordinadores de formación.

29. Los rubros presupuéstales de Convenios, Divulgación de actividades de gestión institucional, tutores virtuales no serán utilizados a partir de la presente vigencia.

30. Se crea la subunidad 09 para identificar todos lo relacionado con seguridad y salud en el trabajo.

31. La contratación de servicios personales indirectos debe tener una vigencia hasta diciembre de 2018.

32. En el proyecto de Capacitación a trabajadores y desempleados se cambia el nombre del apoyo denominado "apoyo técnico económico" por el de "gestor de apoyos de sostenimiento"; y el "líder de aseguramiento de la calidad" pasa a llamarse "gestor de calidad de los programas de formación del Centro de formación".

33. La contratación de instructores debe hacerse teniendo en cuenta la Trimestralización de la oferta, es decir, en primer trimestre teniendo en cuenta los aprendices que pasan, no se puede superar el 60%. En segundo trimestre no superar el 70%, en tercer trimestre el 90% y en cuarto trimestre no superar el 100%. Por este motivo en los centros de formación que cuenten con el 60% o más de aprendices en un nivel de formación, que pasan de la vigencia 2017, no se pueden matricular nuevos según la normatividad vigente relacionada.

34. Los viáticos administrativos asignados a cada área, regional o centro son para todo el año, por lo que se hace necesario priorizar y controlar de manera especial las comisiones, por ello se recomienda asignar al personal misional que tiene bajo su responsabilidad el proceso o procedimiento a mejorar o a aplicar el objeto de la misma.

35. A los eventos, capacitaciones y consultas que requieran comisionar personal, se debe enviar el número mínimo de personas necesarias para cada trámite.

36. Cuando se soliciten recursos para compras de maquinaria, equipo y otros, se debe remitir certificación del ordenador del gasto donde garantiza que se cuenta con los espacios, la infraestructura, las redes, la seguridad y el uso adecuado de los elementos a comprar.

Se resalta que una correcta planeación se refleja en una ejecución oportuna de los recursos en el transcurso del año, con un cumplimiento del 100% de las metas. La sobre-ejecución en metas significa fallas en el proceso de planeación y concertación de los compromisos, por ello se solicita a los Subdirectores y Directores Regionales hacer un seguimiento permanente para controlar esta situación, teniendo en cuenta además que los recursos asignados son para el cumplimiento de la metas del año.

Contamos con el compromiso de todos ustedes, para desarrollar la estrategia institucional contenida en el Plan de Acción 2018, para generar impactos y cambiar las condiciones de vida de millones de colombianos, a través del aporte a la empleabilidad y competitividad, mediante una oferta de servicios, que responda a las necesidades del sector productivo, a las condiciones de la población y a las características propias de las regiones del país.

Iván Ernesto Rojas Guzmán

Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0001_2018.pdf>

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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