CIRCULAR 1 DE 2020

(abril 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Para conocimiento y divulgación adjunto copia de la Resolución 00001 del 2 de enero de 2020 por la cual se distribuye el presupuesto del SENA para la presente vigencia fiscal, la cual se encuentra publicada en el ftp Institucional, en la ruta:

ftp:///ftp.sena.edu.co/Direcci%F3%20d%20Pianeaci%F3n%20%96%20DiGeneral/PLANX20DE%20ACCi%D3N%202020/APERTURA%202020/

La distribución del presupuesto provee el sustento financiero del Plan de Acción 2020, el cual se formuló con la finalidad de contribuir al cumplimiento de la Misión de la entidad, alineado al Plan Estratégico Institucional, políticas y planes del Gobierno Nacional según lo establecido en la circular 01 de 2018 del Consejo para la Gestión y Desarrollo Institucional, y en concordancia con lo dispuesto en el Decreto 1499 de 2017 por el cual se actualiza el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

El compromiso para la vigencia 2020 es continuar con la focalización de nuestros esfuerzos y recursos para ejecutar con calidad y pertinencia los servicios institucionales, además de aportar a la inclusión social y productiva de las personas y al desarrollo empresarial, trabajaremos fuertemente en:

- Incrementar la formación a nivel tecnológico

- Incrementar la doble titulación (con pertinencia y visionaria)

- Impactar con nuestros servicios a la Colombia profunda

- Acercar al sector empresarial a la cuarta revolución

- Actualizar el catálogo de programas (nuevos programas con criterios de flexibilidad, pertinencia e inclusión y descodificar programas con baja pertinencia y empleabilidad)

- Conectar más y mejor empleo para los colombianos

- Aportar a la transformación empresarial

- Repotenciar la Infraestructura existente en la entidad

- Avanzar en la transformación de la cultura organizacional y su alineación con la estrategia

- Adelantar la transformación digital del SENA

- Optimizar recursos y procesos institucionales

De otro lado, y teniendo en cuenta que el Decreto 2674 del 21 de diciembre de 2012 expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público el cual señala que el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF NACION II es de obligatorio cumplimiento, cada dependencia deberá:

- Garantizar que las fuentes de financiación que soportan los ingresos sean coherentes con los gastos.  .

- Verificar el presupuesto de egresos distribuido a las Subunidades que componen el SENA.

- Tener presente la Resolución No. 10 del 7 de marzo de 2018 del Ministerio de Hacienda y Crédito

Público la cual detalla las cuentas para efectos del registro de los datos de las ejecuciones presupuéstales en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF.

La distribución del presupuesto para la vigencia 2020, deberá ser cotejada por los ordenadores del gasto en las Direcciones, Jefaturas, Regionales y Subdirecciones de Centro, con lo dispuesto en la Resolución 00001 del 2 de enero de 2020 y los registros del aplicativo SIIF NACIÓN, verificando las asignaciones a cada rubro presupuestal de gastos en funcionamiento, y para cada proyecto de inversión, la desagregación en cada uno de los conceptos de gestión, lo que se debe financiar con base en los objetivos formulados en los lineamientos del Plan de Acción para la vigencia 2020.

Los ordenadores del gasto deberán planear, administrar y ejecutar con criterios de austeridad, eficiencia, eficacia, efectividad y responsabilidad los recursos institucionales para lograr puntualizar las estrategias que soportan el quehacer institucional del SENA en el 2020.

- Aclaraciones y Recomendaciones para la gestión presupuestal de los recursos aprobados:

1. En el aplicativo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público "SIIF Nación" se realizará el cargue y desagregación del Presupuesto Inicial de Egresos para las Áreas de la Dirección General, los Fondos Administrados (Vivienda, Fondo Emprender, Fondo Industrias de la Construcción), Despachos Regionales, Centros de Formación en las dependencias que al interior de cada Subunidad se considere su desagregación; el cargue y ejecución del Presupuesto de Ingresos quedará centralizado en la Dirección General.

2. La ejecución presupuestal se realizará entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2020. Se deben iniciar los procesos contractuales desde el comienzo de la vigencia fiscal con el fin de garantizar que la ejecución de los contratos y sus pagos sea coherente con la ejecución anual del presupuesto, evitando que la generación de rezago (reservas y cuentas por pagar) castigue la programación de PAC de la siguiente vigencia, el cual deberá tender a cero.

3. Para adelantar un proceso contractual, previamente se debe garantizar la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP que soporta dicho proceso.

4. El aplicativo SIIF NACIÓN está diseñado para que se afecte en un mismo CDP varios proyectos de inversión y/o rubros de funcionamiento que soportan un único proceso de contratación; siempre y cuando el objeto contractual a contratar tenga relación con los mismos, el aplicativo no permite generar varios Certificados de Disponibilidad Presupuestal para atender un solo proceso contractual.

5. La comunicación radicada donde se solicita la expedición del CDP debe ser específica para cada tipo de actividad y/o consistente con el propósito de afectar adecuadamente los recursos presupuéstales. El sistema SIIF NACIÓN asigna automáticamente numeración consecutiva para la solicitud del CDP y la expedición de este; para lo cual presentamos los proyectos de inversión con sus respectivos códigos así:

 .

6. En virtud del Decreto 412 y la Resolución 10 de 2018, las cuales imparten directrices para el manejo presupuestal del Estado, y en concordancia con el Decreto 2411 del 30 de diciembre 2019 por el cual se liquida el presupuesto para la vigencia 2020 nos permitimos dar algunas instrucciones y aclaraciones para el manejo presupuestal del SENA, lo anterior en concordancia con Normas Internacionales de la Contabilidad del Sector Publico-NICSP.

Para el SENA, el presupuesto de la vigencia 2020 se distribuye en Funcionamiento e Inversión. El Presupuesto de Funcionamiento estará asignado en las Direcciones Regionales y la Dirección General.

El Presupuesto de Inversión se encuentra distribuido en 10 proyectos de inversión, los cuales cuentan con dependencias presupuéstales en el aplicativo SIIF Nación del Ministerio de Hacienda, para garantizar las acciones previstas en los programas y para controlar los recursos presupuéstales.

El proyecto MEJORAMIENTO DEL SERVICIO DE FORMACION PROFESIONAL DEL SENA NACIONAL identificado con código BPIN 20218011000764 y código SIIF C-3G03-1300-14 es el proyecto con mayor cantidad de recursos presupuéstales y contiene en gran medida lo concerniente a la formación profesional integral por lo que se debe controlar en su mayor parte con códigos de dependencias a saber, por tal razón se continuará con su manejo a través de dependencias presupuéstales SIIF Nación como son: 10 "Centros De Formación", 27 "Modernización Ambientes", 12 "Ampliación De Cobertura", 34 "Producción En Centros De Formación", 20 "Diseño Curricular", 18 "Fondo De Industria De La Construcción Fic", 44 "Apoyos De Sostenimientos Aprendices", 43 "Bienestar Funcionarios" 42 "Bienestar Alumnos", 45 "Servicios Prestados A La Formación Profesional'.

Es importante destacar y tener en cuenta que el presupuesto asignado a cada dependencia desde la Resolución de Apertura, la cual se asigna a nivel de ordinal 2019 y concepto interno SENA, no podrá modificarse sin el aval de los responsables de los proyectos en la Dirección General.

7. Es responsabilidad de los ordenadores del gasto garantizar con los recursos asignados para la vigencia 2020 el cubrimiento de todos los gastos garantizando los de obligatorio cumplimiento que sean indispensables para el normal desempeño de la gestión institucional.

No obstante, deberán garantizar principalmente:

a. Los gastos de nómina y los inherentes a la misma.

b. El pago de los servicios públicos, incluyendo las nuevas sedes que llegasen a entrar a operar en la respectiva vigencia.

c. El pago de impuestos. Se solicita realizar el pago dentro de las fechas previstas para tal fin, especialmente en el período con descuentos.

d. La alimentación de los trabajadores oficiales y los elementos de protección de funcionarios y aprendices.

e. Los demás que se consideren imprescindibles para atender la misión.

Nota: Los gastos de nómina y los asociados a la misma, así como lo referente a pago de aprendices patrocinados por el SENA quedan centralizados en la Dirección General, excepto lo relacionado con la alimentación de los Trabajadores Oficiales cuyos recursos no tendrán efecto para recálculo, y se determinarán desde la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo. Adicionalmente, es deber de los ordenadores de gasto verificar la disponibilidad presupuestal antes de autorizar horas extras y contratación de aprendices con el Grupo de Nómina y Administración de Salarios de la Dirección General y hacer estricto seguimiento a la ejecución de dichos rubros con el fin de evitar desfinanciamientos.

8. Obedeciendo a la óptima planeación y programación del presupuesto, sólo se atenderán modificaciones presupuéstales debidamente justificadas dentro de la vigencia 2020, las cuales se realizarán teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el documento Plan de Acción 2020.

9. Se solicita a los ordenadores del gasto, que al momento de requerir una modificación y/o traslado presupuestal, a los responsables de los proyectos en la Dirección General (ver relación en lineamientos del Plan de Acción 2020), adjunten el formato MDA para la vigencia 2020.

Será responsabilidad de cada ordenador del gasto que solicite la modificación, garantizar que los recursos a disminuir se encuentren en la apropiación disponible de cada dependencia, con el fin de adelantar los movimientos correspondientes de forma oportuna y así evitar reprocesos, en caso que los recursos a trasladar estén inmersos en CDP, se deben liberar para que estén como apropiación disponible al momento de la transacción.

10. Cada área será responsable de que en los proyectos de inversión que tienen a cargo no se hagan traslados que modifiquen el valor de los productos de dichos proyectos o en su defecto de ser necesario procedan a realizar la respectiva actualización del proyecto para dar trámite a tos traslados solicitados.

11. Los recursos asignados en la Resolución de Apertura garantizan el cumplimiento de los compromisos adquiridos a través de las vigencias futuras tramitadas en las vigencias anteriores (ver anexo de apertura de presupuesto). De llegarse a presentar algún excedente para dicho concepto, deberán informar a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo la justificación de porque se presentó esta situación, para lo cual deberán utilizar el Formato DE-F-034 Formato Validación Utilización Vigencias Futuras, publicado en la plataforma Compromiso.

12. A las siguientes regionales y centros de formación se le reducirán recursos del servicio público de energía, puesto que la Dirección Administrativa y Financiera dará inicio al proyecto de compra centralizada de Energía Mercado No Regulado. Por lo cual los recursos que se asignen a estas regionales serán para garantizar el pago del servicio público durante los meses de transición al nuevo modelo y para atender el pago de este servicio en otras sedes que no sean beneficiarías del proyecto.

Con respecto a los anexos de apertura de servicios personales se recuerda que son de estricto cumplimiento, por lo cual se deberá respetar tiempos, cantidades, valores y perfiles para su ejecución, de no requerirse los recursos se deberá solicitar su centralización a los responsables de los proyectos y no está permitido un uso diferente, por tal razón deben remitirse a los anexos de la Resolución de Apertura.

13. Según el Anexo del Decreto de liquidación del presupuesto para la vigencia 2020, los recursos por los cuales se financiará el presupuesto para dicha vigencia, corresponden a 20, 21, 26, 27 (Propios) y 10 y 11 (Aportes de la Nación).

14. La ejecución de los recursos asignados para los arrendamientos 2020 se debe realizar teniendo en cuenta el anexo respectivo, en donde se especifican los techos mensuales y tiempos de duración, de acuerdo con el concepto emitido por el comité de arrendamientos para cada caso.

En este, se establecieron 3 estados por el comité de arrendamientos, los cuales se mencionan a continuación:

a. Aprobados: Son solicitudes de arrendamientos que cumplieron con los requisitos establecidos en el procedimiento, por lo tanto, las regionales pueden realizar la contratación.

b. Preaprobados: Son solicitudes de arrendamientos que requieren subsanar algunas observaciones que realizó el comité, y para este caso las regionales serán responsables de realizar la suscripción del nuevo contrato, solo hasta que subsanen dichas observaciones.

c. No aprobados: Son solicitudes de arrendamientos que no cumplieron con los requisitos del comité de arrendamientos, las regionales solo pueden contratar previo concepto Favorable del comité de arrendamientos.

Los recursos que no lleguen a ser ejecutados deben ser centralizados a la Dirección de Planeación a través de un Cl por radicar ya que dichos recursos son de destinación específica.

Cualquier modificación al anexo de la Resolución de Apertura en cuanto a cambios que se requieran en tiempo o valores a lo aprobado, debe ser remitida a las áreas que conforman el comité de arrendamientos de la Dirección General con el fin de realizar el proceso nuevamente.

15. Los recursos asignados por el proyecto de inversión: C-3603-1300-14 para cubrir los gastos de bienestar aprendices y los servicios personales de gastos de bienestar están amparados en el plan de acción de bienestar al aprendiz del centro disponible en compromiso (http://compromiso.sena.edu.co/documentos/vista/descarga.php?id=2425). y son para toda vigencia 2020. Casos excepcionales que serán evaluados a nivel técnico y presupuestal por las Direcciones de Formación Profesional y Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, respectivamente.

La Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo realizará una revisión de la ejecución de los recursos en el mes de junio y su hay lugar, realizará los informes y recomendaciones que correspondan, según cada caso.

16. Los recursos asignados tanto para contratación de instructores y los apoyos administrativos por servicios personales por el proyecto de inversión C-3603-1300-14 son para toda la vigencia, Salvo casos excepcionales que serán evaluados a nivel técnico y presupuestal por las Direcciones competentes. Los contratos de instructores van hasta el calendario académico emitido por la Dirección de Formación Profesional.

17. En el cálculo de contratación de instructores, se continuará garantizado el Costo Cero de la ampliación de la planta de personal de carrera administrativa, y la continuidad de la planta temporal. Los centros de formación deberán tener en cuenta esta situación en la proyección de ejecución de los recursos que se asignen para la contratación de instructores en 2020.

18. Todos los instructores que realizan funciones administrativas deben ser asignados a Formación Profesional, excepto los designados como coordinadores académicos.

19. Los viáticos administrativos asignados a cada área, Regional o Centro de Formación son para todo el año 2020, por lo que se hace necesario optimizar, priorizar y controlar de manera especial las comisiones, por ello se recomienda asignar al personal misional que tiene bajo su responsabilidad el proceso o procedimiento a mejorar o a aplicar el objeto de la misma, a los eventos, capacitaciones y consultas que requieran comisionar personal, se debe enviar el número mínimo de personas necesarias para cada trámite. La distribución de viáticos de funcionarios y contratistas se realizó conforme a la distribución proyectada por cada dependencia en el aplicativo Plan de acción.

Teniendo en cuenta lo dispuesto en la Circular Externa No 10 de 2018, emitida por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público; el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA adoptó a partir del primero de enero de 2019 el nuevo catálogo de clasificador presupuestal, el cual se encontrará en la ruta previamente definida del FTP. Así mismo, se recuerda dar un estricto cumplimiento a los anexos de la resolución de apertura y llevar un adecuado control de los gastos para dar cumplimiento a la normatividad vigente. Para el caso de los gastos de inversión, se utilizarán los rubros hasta el nivel de ordinal de catálogo, mientras que para funcionamiento deberán utilizarse los rubros hasta el mayor grado de desagregación posible.

Se resalta que una correcta planeación se refleja en una ejecución oportuna de los recursos en el transcurso del año, con un cumplimiento del 100% de las metas. La sobre-ejecución en metas significa fallas en el proceso de planeación y concertación de los compromisos, por ello se solicita a los Subdirectores y Directores Regionales hacer un seguimiento permanente para controlar esta situación, teniendo en cuenta, además, que los recursos asignados son para el cumplimiento de las metas del año.

Contamos como siempre con el compromiso de todos ustedes, para que la Entidad desarrolle ia estrategia contenida en el Plan de Acción 2020, de manera que generemos impactos en las condiciones de vida de millones de colombianos, a través del aporte a la empleabilidad y competitividad, mediante una oferta de servicios, que responda a las necesidades del sector productivo, a las condiciones de la población y a las características propias de las regiones del país.

Cordialmente,

JUAN FERNANDO LÓPEZ MEJIA

Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/C_SENA_0001_2020.pdf>

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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