CIRCULAR 8 DE 2014

(enero 17)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá, D.C.

Actualmente el servicio de suministro de tiquetes aéreos es prestado por la empresa SUBATOURS LTDA., identificada con el NIT: 800.075.003-6, en virtud del contrato No. 979 de 2012. La recepción de las necesidades y el trámite de expedición de los tiquetes requeridos a nivel nacional y los trámites asociados a los mismos se realiza de forma centralizada desde la Dirección General, con una atención de la prestación del servicio a nivel nacional y el plazo de ejecución de dicho contrato termina el 31 de marzo de 2014 o al momento de agotar el presupuesto, evento que ocurra primero.

Para la prestación del servicio de suministro de tiquetes aéreos a nivel nacional, se deben observar las siguientes disposiciones:

1. Los tiquetes que se requieran expedir a nivel nacional, desde el 1 de enero hasta el 31 de marzo de 2014 se tramitarán con cargo al contrato 979 de 2012 suscrito con Subatours Ltda., acorde con las circulares 3-2013-00044 y 3-2013-00154, y con fas orientaciones y directrices emitidas para la ejecución del respectivo contrato.

2. Teniendo en cuenta la limitación de recursos con que cuenta la Entidad para lo que resta de la ejecución del contrato 979 de 2012, los tiquetes aéreos que requieran las Regionales y sus Centros solamente se expedirán a petición del Director Regional, Director de Área, Jefe de Oficina o Secretaria General, siempre y cuando la realización del traslado sea de imperiosa necesidad, la cual deberá ser justificada en el correo de solicitud.

3. Se requiere la aplicación de medidas de austeridad en el consumo de tiquetes aéreos, por lo que se debe fortalecer el uso de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones, de tal forma que se reduzcan los traslados para capacitaciones, que puedan dictarse mediante videoconferencia u otro medio similar.

4. Teniendo en cuenta que el actual contrato vence el 31 de marzo de 2014, cada una de las Regionales deberá adelantar inmediatamente el proceso de selección del contratista que prestará sus servicios, de acuerdo con los recursos asignados por la Dirección de Planeación, y el plazo de ejecución de dichos contratos será desde la suscripción del acta de inicio hasta el 31 de diciembre de 2014 o hasta agotar presupuesto, evento que ocurra primero.

5. Aunque en principio se debe adelantar un proceso de selección por Regional, los Directores Regionales podrán autorizar realizar procesos de selección de forma conjunta con otras regionales.

6. El manejo de cada uno de los contratos será responsabilidad de cada una de las Regionales, quienes deberán atender las necesidades de sus Centros de Formación adscritos.

7. El presupuesto para la expedición de tiquetes aéreos incluye aquellos que correspondan a los traslados de funcionarios y contratistas de las Regionales y sus Centros, que se requieran realizar para atender las labores propias de sus funciones y obligaciones contractuales, así como para atender los eventos de capacitación y bienestar, por lo cual cada Regional debe destinar recursos recursos de estas actividades.

8. Con el fin de mantener un control del consumo de tiquetes aéreos y mantener una información histórica y estadística, se requiere que dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes, los Coordinadores de apoyo administrativo mixto envíen al Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones una relación de los tiquetes aéreos expedidos y volados durante el mes inmediatamente anterior. Esta información se encuentra incorporada en el Anexo No 1 de la presenta circular, y que contiene la siguiente información:

- Nombre de la Empresa contratista

- NIT

- Número del tiquete

- Fecha de expedición del tiquete

- Fecha de vuelo

- Aerolínea

- Ruta del viaje

- No de comisión u orden de viaje

- Apellidos y nombres de cada pasajero (tal y como aparecen en el documento de identificación)

- Número de Identificación del pasajero

- Fecha de solicitud del tiquete

- Regional y Centro al que pertenece el pasajero

- Estado del tiquete (Volado o no volado)

- El valor del tiquete expedido y sus cargos asociados (Combustibles, otros impuestos), el IVA del tiquete, la tasa aeroportuaria, la tarifa administrativa, el IVA de la tarifa administrativa y los descuentos aplicados en virtud de lo ofrecido en la propuesta del contratista.

9. La Dirección Administrativa y Financiera proporcionará el modelo de estudios previos y de proyecto de pliegos que servirá de base para llevar a cabo la contratación del suministro de tiquetes aéreos. Sin embargo, las condiciones del contrato serán fijadas por cada uno de los ordenadores de gasto.

10. Tanto el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones como el Grupo Integrado de Gestión Contractual brindarán la asesoría y orientación necesaria para la contratación del servicio requerido.

Cordialmente,

FRANCISCO JAVIER CARDONA ACOSTA

Director Administrativo y Financiero (E)

ANEXO 1.

CONTROL DE SUMINISTRO Y CONSUMO DE TIQUETES AÉREOS.

REGIONAL _____________

INFORME CORRESPONDIENTE AL MES DE: __________ DEL AÑO: ________

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