CIRCULAR 11 DE 2018

(enero 25)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

PARA: DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO DE FORMACIÓN PROFESIONAL, COORDINADORES ADMINISTRATIVOS REGIONALES, EMPLEADOS PUBLICOS ADMINISTRATIVOS Y TRABAJADORES OFICIALES

Asunto: Planeación y Ejecución Plan Institucional de Capacitación 2018

De conformidad con los lincamientos del DAFP y la ESAP y la activa participación de los Servidores Públicos de la Dirección General y Regionales, de la Comisión Nacional de Personal y de las Comisiones Regionales de Personal del SENA, la Secretarla General a través del Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano GFDTH, formuló el Plan Institucional de Capacitación 2018, cuyos insumos principales son: el Plan Estratégico 2015-2018, los Planes de Mejoramiento, la matriz de reporte TO y los Proyectos de Aprendizaje en Equipo PAE.

Para garantizar que el PIC 2018 se ejecute en forma efectiva y se optimicen los recursos, consideramos necesario hacer las siguientes precisiones acerca del desarrollo de las acciones de capacitación para la vigencia 2018.

1. Los Proyectos de Aprendizaje en Equipo PAE, (presentados a finales del año 2017) son un insumo para la elaboración del PIC; se presentaron 224 PAE a nivel nacional los cuales se agruparon por temáticas de acuerdo a la red de procesos SENA.

2. Una vez analizados los insumos del Plan institucional de Capacitación, se consolidaron y priorizaron en el formato -GTH-F-024 Matriz Consolidación Plan Institucional de Capacitación PIC 2018- estableciendo 42 temáticas principales.

3. Con el propósito de hacer partícipe e incluir a todos los Servidores Públicos en las acciones de capacitación 2018, como también verificar la población objeto de las mismas, se invitó a los funcionarios a realizar la inscripción a las acciones de capacitación mediante comunicación enviada por la Coordinadora del Grupo Formación y Desarrollo del Talento Humano el día 21 de noviembre de 2017, así mismo, el día 24 de noviembre de 2017 nuevamente se envía comunicación a aquellos funcionarios que a la fecha no se habían inscrito. A nivel regional, los Directores Regionales y Subdirectores de Centro de Formación Profesional y Coordinadores de Grupo Apoyo Administrativo Mixto, hicieron la respectiva divulgación.

4. Los resultados de la inscripción a las acciones de capacitación evidencian dispersión geográfica por temática, para la mayoría de las acciones de capacitación, por tanto las ciudades sede en las que se impartirán los cursos son: Bogotá y Cali donde se hay con un número significativo de inscritos.

Es preciso indicar que seis (6) temáticas no alcanzaron a agrupar el número mínimo de inscritos para ofertar un curso, por lo tanto para ellos se tienen en cuenta la segunda opción que seleccionaron en la encuesta.

5. Una vez identificadas las necesidades de capacitación a nivel nacional, se procede a iniciar en el SENA - Dirección General los trámites respectivos para la contratación de expertos que impartan estas acciones, surtido el proceso se cuenta con dos (2) contratos el No. 508/2018 con el Archivo General de la Nación para el desarrollo de las acciones de capacitación que tienen que ver con proceso de Gestión Documental y el contrato No. 679/2018 con la Universidad del Rosario con el cual se ejecutarán las 34 acciones prioritarias definidas en el PIC.

6. En razón a que algunas acciones de capacitación identificadas en el PIC obedecen a necesidades específicas de cada regional, estas podrán ser ejecutadas directamente por la Dirección Regional previo visto bueno del Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano de la Secretaria General, para lo cual se deben enviar con una anticipación no menor a 10 días hábiles. Estas se priorizaran según la necesidad, es requisito indispensable soportar la petición con el Proyecto de Aprendizaje por Equipo (PAE).

Así mismo para para la ejecución de las acciones específicas de la regional mencionadas anteriormente, es preciso atender lo contemplado en las normas de contratación pública y de archivo para su conservación.

7. Una de los propósitos establecidos en el Plan Institucional de Capacitación 2018 es que todos los Servidores Públicos reciban capacitación, por lo tanto cada Regional deberá propender porque la asignación de cupos se realice de manera equitativa dando prioridad a aquellos funcionarios que no han recibido capacitación.

8. El GFDTH, dará a conocer oportunamente a las Regionales, vía correo electrónico, la programación de las acciones de capacitación, indicando fechas, hora, lugar, intensidad horaria y demás detalles de estos eventos, con el fin que estas participen activamente en la ejecución del Plan Institucional de Capacitación 2018.

9. Los funcionarios beneficiarios de los eventos de capacitación enviarán a su regional en forma oportuna el Acta de Compromiso GTH-F 023, debidamente diligenciada y firmada. La participación es del 100% al evento de capacitación programado en atención a la normatividad vigente.

10. Una vez la regional tenga la totalidad de actas de compromiso por evento de capacitación, está las escaneará en formato PDF y las debe subir al directorio del ftp://ftp.sena.edu.co/GFDTH%20Grupo%20de%20Formaci%F3n%20v%20Desarrollo%20de%20Talento%20%20Humano/PIC%202018/ACTAS%20DE%20COMPROMISO/ en la carpeta del curso correspondiente.

11. Para la vigencia 2018, el presupuesto por concepto de Capacitación No Formal, se encuentran bajo el Rubro C-3699-1300-10-0-2042115; estos recursos están destinados a la capacitación de personal administrativo, libre nombramiento y remoción y trabajadores oficiales. Para la capacitación de instructores el rubro presupuestal asignado es C-3603-1300-1-0-2042115.

12. Es necesario que las Regionales de forma permanente realicen seguimiento a estos recursos y los registren en el formato GTH-F-025 Matriz Reporte Desarrollo Plan Institucional de Capacitación (PIC), en el que se discriminan los valores por Servidor Público Capacitado y entregar el reporte mensualmente al Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano de la Secretaria General GFDTH.

13. Para garantizar el desplazamiento por vía aérea de los funcionarios a participar en los eventos de capacitación, se requiere que cada regional del presupuesto asignado por capacitación, destinen una suma para la celebración del contrato regional de tiquetes aéreos.

14. La planeación y programación de las acciones de capacitación específicas dirigidas a los trabajadores oficiales, será realizada por el GFDTH de la Secretaría General en coordinación con el Comité Convencional Nacional, del consolidado elaborado con base en los reportes de las Direcciones Regionales y Comités Convencionales Regionales. Los temas una vez establecidos y priorizados se darán a conocer para su ejecución junto con la programación correspondiente.

15. Las Regionales podrán realizar capacitaciones específicas o transversales de acuerdo con las necesidades establecidas en el consolidado nacional, previo visto bueno del GFDTH de la Secretaria General y del Comité Convencional Nacional. Con el fin de maximizar los recursos presupuéstales se solicita que las acciones de capacitación transversales no superen las 24 horas (3 días) y se ejecuten en la localidad donde mayor concentración de trabajadores exista.

16. Les reiteramos a los Trabajadores Oficiales que es obligatorio el diligenciamiento del acta de compromiso GTH-F 023 para participar en las diferentes acciones de capacitación, documento que encontrarán en el aplicativo de SIGA (compromiso http://compromiso.sena.edu.co/).

17. Con el fin de garantizar consistencia de la información en los reportes que generan las Regionales y los consolidados de Dirección General, se solicita a los Coordinadores del Grupo de Apoyo Mixto y a los responsables del tema de capacitación en las Regionales que mantengan actualizado los registros de las acciones de capacitación, actas de compromiso, invitaciones, ejecución presupuestal, indicadores de gestión entre otros; los cuales podrán ser solicitados por los entes de control y otras dependencia de la Dirección General.

18. Lineamientos sobre el programa de inducción para funcionarios del SENA

Los responsables de capacitación deben revisar el procedimiento de capacitación en el aplicativo compromiso para orientarse sobre las actividades y los formatos diseñados.

La inducción debe realizarse permanentemente a medida que haya ingreso de funcionarios, programando esta actividad por lo menos una vez al mes.

El programa de inducción hace parte del procedimiento de capacitación dentro del proceso de Gestión de Talento Humano y tiene tres componentes principales a saber:

i) El primero son las actividades de inducción sobre las generalidades del SENA que cada Área, Oficina, Regional o Centro de Formación debe realizar una vez es posesionado el Servidor Público. Los temas a tratar son: Historia, misión, código de ética, SIGA, situaciones administrativas, derechos, deberes y obligaciones, organizaciones, entes de control, entre otros. Esta parte es responsabilidad de los encargados de capacitación en las Regionales y Centros de Formación.

ii) El segundo componente le corresponde al Gerente Público o a quien designe realizar el acompañamiento y explicación de las funciones del cargo y la dependencia entre otros aspectos relacionados con el cargo y puesto de trabajo.

iii) El tercero es el curso de inducción virtual denominado “EL ABC PARA FUNCIONARIOS DEL SENA”, desde la plataforma Sofia Plus. Responsables de la gestión, control y seguimiento Direcciones Regionales funcionarios encargados del tema de capacitación.

El curso virtual se realiza a través de la plataforma del SENA (Sofía plus) y se programa para ser ejecutado de acuerdo con las políticas establecidas por la Dirección de Formación Profesional - con el apoyo del Grupo de Formación Virtual, curso que está dirigido a todos los funcionarios; de obligatorio cumplimiento para los funcionarios nuevos y los antiguos que a la fecha no lo han realizado.

Para la realización de las actividades anteriores los responsables de la capacitación en regionales y centros de formación se apoyarán con los gerentes públicos y los coordinadores de las diferentes dependencias.

Los listados de los funcionarios los podrán solicitar a las áreas de recursos humanos de cada regional para establecer los que ingresan a la planta de personal.

Teniendo en cuenta que la plataforma Sofía plus es administrada por la Dirección de Formación Profesional, y el curso está sujeto a las políticas de la formación virtual, una vez se programe la ejecución y asignen el código para la inscripción, les estaremos informando para que realicen la gestión de divulgación y socialización por correo electrónico.

El procedimiento para la inscripción es el mismo que se realiza para los cursos virtuales en la plataforma Sofía plus. Para mayor ilustración ingrese a los siguientes link, o solicite asesoría a los coordinadores académicos o de formación en los centros de formación profesional:

http://oferta.senasofiaplus.edu.co/sofia-oferta/

https://sena.blackboard.com/webapps/portal/execute/tabs/tabAction?tabld= 491343 1&tab tab group id= 175 1

Una vez se realice la inscripción, el instructor asignado se pondrá en contacto con los participantes para la formalización e inicio del curso por medio del correo electrónico registrado.

19. El programa de Reinducción de conformidad con la concertación laboral se desarrollará por lo menos una vez por semestre.

Finalmente es preciso indicar que a capacitación de los Instructores es competencia y responsabilidad de la Escuela Nacional de Instructores “Rodolfo Martínez Tono.

ENRIQUE ROMERO CONTRERAS

Secretario General (ET)

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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