CIRCULAR 0023 DE 2021

(febrero 17)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

De conformidad con lo consagrado en la Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones., se establecen los criterios para la organización de documentos de archivo, especialmente lo establecido en el artículo 11 frente a la obligatoriedad de la conformación de archivos públicos, y el artículo 12 referente a la responsabilidad que le atañe a la administración pública en la gestión de sus documentos y archivos, obligación que se desarrolla en el Acuerdo 38 de 2002 expedido por el Archivo General de la Nación, que en su artículo 1 establece: “RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de losdocumentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.'”, así las cosas, tanto el SENA como sus servidores públicos, están en la obligación legal de la conformación de sus archivos; por consiguiente, es responsable de velar por que se cumplan estas disposiciones en todas y cada una de las dependencias a nivel nacional.

Así mismo, el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, Decreto 1080 de 2015, en su artículo 2.8.2.5.3, define la gestión documental como una función transversal a la actividad administrativa del Estado, y por consiguiente le compete a servidores, empleados públicos y contratistas, aplicar las normas archivísticas, y velar por la conformación y organización de los archivos de la Entidad en sus diferentes fases, archivos de gestión, archivos centrales y archivo histórico.

Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones y en el marco de las funciones de inspección y vigilancia, el Archivo General de la Nación realizó visitas a los archivos de la Dirección General, algunas Regionales y Centros de Formación Profesional, con el fin de verificar el cumplimiento de la normatividad vigente sobre la organización archivística, evidenciando que no se está cumpliendo a cabalidad con la obligación de la conformación, organización, descripción y conservación de los archivos de gestión y los archivos centrales, estableciendo hallazgos en ese sentido, por ello se hace necesario recordar la obligación frente al cumplimiento inmediato, permanente y estricto de dicha normatividad, y la aplicación de los principios y procedimientos en la organización de los archivos, atendiendo las instrucciones, guías e instrumentos archivísticos que se encuentran disponibles para su consulta en la plataforma CompromISO y en la página web de la Entidad, y que han sido diseñados por el Grupo Administración de Documentos, para facilitar la organización de los archivos.

Por lo anterior, se insta para que cada una de las dependencias del SENA a nivel nacional, organicen los archivos aplicando los principios de procedencia y orden original, así como la clasificación, organización y descripción en la conformación de cada uno de los expedientes de las series documentales a su cargo, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental, teniendo en cuenta que la hoja de control debe ser diligenciada en la medida que los diferentes tipos documentales se van ingresando al expediente.

Así mismo se recuerda que el diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental (FUID) es obligatorio, y se inicia con la conformación de los expedientes en los archivos de gestión, por lo tanto las series documentales organizadas deben contar con inventario documental, instrumento que permite llevar el control de la documentación y facilitar el acceso a la información, es decir, no podrá existir ningún expediente ni serie documental que no cuente con este instrumento debidamente diligenciado. Para esta labor se recomienda consultar la Guía para la Aplicación de Tablas de Retención, disponible en la plataforma CompromISO.

Igualmente se recuerda que, en los Archivos Centrales, donde se reciben las transferencias de los Archivos de Gestión, no podrá recibirse ninguna de ellas si no cuenta con inventario documental perfectamente diligenciado.

Con el fin de garantizar la plena aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD), y la correcta organización de los archivos, tanto de gestión como centrales, y el cumplimiento de la normatividad vigente y los procedimientos archivísticos, cada Regional deberá remitir a la Secretaría General y al Grupo Administración de Documentos de la Dirección General, a más tardar el 31 de marzo de 2021, un cronograma, relacionando cada una de las dependencias, tanto del área administrativa como de los Centros de Formación Profesional, el estado actual de la organización de los archivos de gestión y central, la cantidad de metros lineales por organizar e inventariar, y los tiempos estimados dentro de los cuales se intervendrán los archivos que no han sido organizados en cada una de las dependencias.

Con el propósito de efectuar el seguimiento al cumplimiento de las actividades descritas en la presente circular, y poder reportar los avances sobre la organización al Archivo General de la Nación, con el objetivo de cerrar el hallazgo, cada Director Regional deberá remitir a la Secretaría General y al Grupo Administración de Documentos, informes sobre el cumplimiento de las obligaciones tanto en los archivos de gestión como central, indicando los metros lineales organizados y el porcentaje al que corresponde del total a intervenir, así como los metros lineales pendientes de organizar y el porcentaje faltante. Los informes deberán ser remitidos el 31 de mayo, 30 de agosto y 30 de noviembre en las vigencias comprendidas entre 2021 y el 2024, y deberán contener, tanto para el archivo central como

de gestión, evidencias (fotográficas, audiovisuales y demás), de tal forma que permitan determinar el estado de avance de la organización de los archivos para cada dependencia.

Finalmente se recuerda que, de conformidad con el artículo 3 del Acuerdo 42 de 2002, del Archivo General de la Nación, “(...) El respectivo jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público.”, de tal forma que el jefe de cada una de las dependencias deberá garantizar que funcionarios y contratistas cumplan estrictamente con la normatividad archivística, y los procedimientos técnicos durante todo el ciclo vital de los documentos.

Cordialmente,

VERÓNICA PONCE VALLEJO

Secretaria General

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la
compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores
jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones
similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación,
reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por
la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la
competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de
los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono
617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas
de uso de la información aquí contenida.