CIRCULAR 30 DE 2014

(febrero 12)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá, D.C.

1. TERMINOS PARA INICIAR EL PROCESO DE COBRO COACTIVO.

La Gestión de Cobro Coactivo es responsabilidad de las Regionales e implica adelantar todas las acciones necesarias para el recaudo de las obligaciones a favor del SENA, que sean susceptibles de ser exigidos a través de un cobro coactivo y que consten en títulos ejecutivos claros expresos y actualmente exigibles, por ende, para el cumplimiento de la tarea que les ha sido encomendada, el ejecutor de cobro, deberá realizar las siguientes actividades:

1.1. El Ejecutor de Cobro o quien este haya delegado para realizar el estudio del título que será objeto de cobro a través del proceso administrativo de cobro coactivo debe tener presente el término estipulado legalmente para hacer efectivo el derecho en el consignado, es decir que este derecho no haya fenecido por el trascurrir del tiempo, tres años o cinco años (ver numeral 3. de esta circular), toda vez que el título es cobrable cuando este reúna y conserve los elementos propios, como son, los de ser claros, expresos, y actualmente exigibles.

1.2. Verificar que el título ejecutivo que contiene el derecho a favor del SENA, esté debidamente conformado, ejecutoriado y que estén todos y cada uno de los documentos que dieron origen al mismo. Para esta actividad deberá atender los lineamientos para el recibo de cartera para cobro contemplados en la Circular No. 11 del 8 de julio de 2013.

1.3. Verificar que la obligación a cobrar no se encuentra inmersa en cualquiera de las causales que interrumpe la prescripción o que no permita la apertura del proceso de cobro coactivo, es decir que el deudor este en procesos de concordato, liquidación obligatoria, de reestructuración o se haya acogido al régimen de insolvencia, existencia de acuerdo de pago, orden judicial, entre otras).

1.4. Para iniciar el proceso de cobro coactivo se debe atender cuando ocurre la extinción del derecho que se quiere cobrar, razón por la cual se debe tener presente los siguientes términos:

1.4.1. Cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo para las siguientes obligaciones:

- Las obligaciones que se generaron de un proceso de fiscalización por parte SENA. (multas, sanciones, parafiscales, FIC, monetización)..

- Para las obligaciones remitidas por el Ministerio de Trabajo por multas a favor del SENA impuestas a los empleadores, por incumplimiento de la legislación laboral:

- Respecto a las obligaciones generadas en la doble mesada pensional.

- Las que se generen de la liquidación de los contratos o convenios a favor del SENA.

- Las garantías constituidas por títulos depósito judicial o pólizas, prestadas por el deudor para garantizar el pago de una obligación objeto de proceso administrativo de cobro coactivo en donde conste una obligación dineraria a favor del SENA, de manera clara, expresa y actualmente exigible. Éstos títulos deben ser guardados en original en la tesorería de la Regional, y en el expediente se tendrá una copia con la indicación de que el original puede obtenerse en cualquier circunstancia que sea necesaria.

- Las demás obligaciones que se constituyan a favor del SENA, por cualquier concepto, las cuales se integrarán con el acto administrativo ejecutoriado que declare la obligación, según lo aquí indicado.

1.4.2. Tres (3) años para las siguientes obligaciones:

- Las cuotas partes pensionales a favor de la entidad que consten en las respectivas resoluciones de pensión de jubilación y a cargo de las entidades concurrentes, de conformidad con lo establecido en la Ley 33 de 1985, la ley 1066 de 2006 y sus decretos reglamentarios. Es de tres (3) años, contados a partir del pago de la mesada respectiva, y si se reclama el derecho, este se contará por una sola vez, por el mismo término.

- Los mayores valores pagados en las mesadas pensionales como consecuencia de la compartibilidad de la pensión de jubilación con otra entidad de previsión social. Tres (3) años contados a partir del momento en que nace el derecho para la entidad, de reclamar los dineros pagados de más, es decir desde el momento en que se le entregaron al pensionado los dineros que debe restituir.

Nota: En todos los casos, una vez el funcionario ejecutor recibe el título, avoca conocimiento deber realizar el cobro persuasivo dentro del mes siguiente, dejando registro del mismo y culminado dicho mes sino pagó el deudor o acogió a facilidad de pago debe proferir de manera inmediata el mandamiento u orden de pago con el fin de hacer efectivas las obligaciones en el menor tiempo posible y evitar la insolvencia del deudor.

2. TERMINOS DEL PROCESO DE COBRO COACTIVO

El plazo legal asignado en materia de cobro coactivo al respectivo funcionario ejecutor, para iniciar las labores tendientes al recaudo de la obligaciones dinerarias a favor del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA contenidas en títulos ejecutivos claros expresos y actualmente exigibles, que fundamenta el cobro y que es aplicable al origen de cada obligación.

- Si iniciado el proceso administrativo de cobro coactivo, se logra notificarlo dentro de los términos legales para interrumpir la prescripción del derecho, el proceso de cobro coactivo prescribirá si trascurridos cinco (5) años no se logró hacer efectivo el pago o no media causal de interrupción o suspensión del proceso de cobro administrativo coactivo,

3. COMPETENCIA PARA DECLARAR LA PRESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN DE COBRO.

3.1. La declaración de la prescripción es competencia del Director Regional, en su calidad de Funcionario Ejecutor, la cual deberá hacerse mediante Resolución motivada, en donde se deberán relatar las acciones que se verificaron en la gestión para que ésta prescripción hubiere sobrevenido. Copia de esta resolución deberá ser enviada vía ONBASE a la Dirección Administrativa y Financiera, Grupo Recaudo y Cartera, y a la Oficina de Control Interno Disciplinario para que procedan de conformidad con sus funciones y reportarla debidamente en el informe de gestión mensual que corresponda a la Coordinación del Grupo de Gestión de Cobro Coactivo de la Dirección Jurídica.

3.2. Si iniciado el proceso administrativo de cobro coactivo, no se logra dentro de los términos legales la interrupción, se deberá declarar la prescripción de la acción de cobro de manera inmediata.

3.3. La responsabilidad en la gestión de cobro coactivo recae en los Directores Regionales, como funcionarios ejecutores, por lo que cualquier omisión o negligencia en esta gestión, que conlleve un detrimento patrimonial para la entidad, será de su directa responsabilidad.

3.4. Así también, es responsabilidad de los Ejecutores de Cobro, establecer las medidas pertinentes para evitar la prescripción de la Acción de Cobro, la depuración de la cartera frente a la cual haya prescrito la acción de cobro o donde opere la remisibilidad de la obligación, cuando se cumplan con las condiciones establecidas legalmente.

Cordialmente,

MARÍA SOFÍA ARANGO ARANGO

Directora Jurídica

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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