CIRCULAR 36 DE 2020

(febrero 23)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Teniendo en cuenta las actividades que lidera la Dirección Administrativa y Financiera y en particular el Grupo de Almacenes e Inventarios, las cuales permiten ejercer control y seguimiento sobre los bienes muebles de la Entidad; en atención a las observaciones realizadas por la Contraloría General de la República y la Oficina de Control Interno, la Importancia de reflejar la realidad de los estados financieros y teniendo en cuenta que en la vigencia 2019 se realizó la toma física al servicio en cumplimiento de la circular N° 01-03-2019-000026 y que como resultado de esta actividad se evidenciaron bienes que durante la etapa de verificación física los cuentadantes no aportaron o no se pudieron ser validados físicamente y por cual son catalogados como faltantes de inventario, se hace necesaria su legalización.

Durante la vigencia 2019 se realizó la toma física al servicio de acuerdo a la circular N° 01-03-2019- 000026, el Grupo de Almacenes e Inventarios realizo seguimiento y control puntual los elementos que tienen un costo de adquisición mayor o igual a $828.116; puesto que estos representan el 83% del valor de los bienes muebles de la Entidad.

De acuerdo a lo informado por los almacenistas a nivel nacional, se reportaron bienes como faltantes; dichos elementos están documentados en los Formatos Informe Toma Física de Bienes al Servicio-GIL-F-005.

Conforme a lo descrito en el decreto 249 de 2004, articulo 15 Dirección Administrativa y Financiera el cual describe en el numeral 16 "Establecer y aplicar normas, procedimientos y técnicas requeridos para las bajas de bienes muebles, el manejo y control de inventarlos y administrar y actualizar el registro de proveedores de la entidad, organizando, dirigiendo y controlando los procesos para garantizar los servicios públicos y el mantenimiento y conservación de los bienes muebles e inmuebles que requiere la Entidad" y con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Guía para la Administración y Control de Bienes GIL-G-003, se hace necesario realizar las gestiones a que haya a lugar para la legalización de los bienes que fueron identificados como faltante en la toma física al servicio a nivel nacional en la vigencia 2019.

Teniendo en cuenta lo anterior estas son las actividades a desarrollar.

- A fin de garantizar el debido proceso el funcionario público, trabajador oficial y/o contratista con funciones de almacenista notifica a los cuentadantes que tienen cargado en su inventario bienes reportados como faltantes vía correo electrónico y/o comunicación escrita.

- Cada cuentadante una vez recibe la notificación cuenta con cinco (5) días hábiles para presentar el elemento físicamente ante el almacén o en su defecto para la reposición del mismo.

- Una vez transcurridos los cinco días hábiles, si no se obtiene respuesta por parte del cuentadante o no presenta los bienes reportados como faltantes, el funcionario público, trabajador oficial y/o contratista con funciones de almacenista, debe informar al ordenador de gasto adjuntando los documentos soporte {Formatos Informe Toma Física de Bienes al Servicio-GIL-F-005 vigencia 2019 y las comunicaciones de notificación al cuentadante).

- El Director Administrativo y Financiero, Director Regional o Subdirector de Centro según corresponda, de acuerdo a los documentos aportados ordena al funcionario público, trabajador oficial y/o contratista con funciones de almacenista mediante correo electrónico registrar la transacción Acta de Baja Cuenta de Responsabilidad.

- El almacenista una vez recibe la comunicación por parte del Director Administrativo y Financiero, Director Regional o Subdirector, procede a registrar la transacción Acta de Baja Cuenta de Responsabilidad a nombre del cuentadante que tiene a cargo el bien en el sistema de Información para la administración y control de bienes SACB.

- Reporte de Seguimiento: El Grupo de Almacenes e Inventarlos de la Dirección General realizará el seguimiento al cumplimiento de esta actividad por parte de cada uno de los centros. El plazo máximo para la legalización de los bienes Identificados como faltantes es 31 de marzo de 2020.

- En caso de que el cuentadante presente físicamente el bien, se debe diligenciar el Formato Informe Toma Física de Bienes al Servicio GIL-F-005 con la hoja de firmas debidamente diligenciadas, la base de Excel y enviado al correo tomafisícanacional@sena.edu.co.

- Los avances de la legalización de bienes tienen que ser reportados al Grupo de Almacenes e Inventarlos de la Dirección General semanalmente. Estos tendrán que estar soportados con los GIL-F-005 Formato Informe Toma Física de Bienes en Servicio, completos y debidamente diligenciados y la base en Excel con los bienes legalizados.

NOTA: Los formatos del proceso que se reciban diligenciados Incorrectamente, que estén Incompletos, que no cuenten con todas las firmas requeridas o que no correspondan con la base reportada NO serán tenidos en cuenta como avances de la semana en que se reciban y se solicitará su corrección o modificación a quien corresponda.

- SI el cuentadante repone el elemento Identificado como faltante es Importante precisar que se debe realizar el registro de acta de baja por cuenta de responsabilidad del bien faltante y realizar el ingreso del nuevo de acuerdo a lo establecido en la Guía de Administración y Control de bienes, Ingreso por reposición.

"Cuando la reposición la realiza el Cuentadante se requiere: factura de compra que cumpla con los requisitos de Ley y concepto técnico emitido por una persona idónea certificando que el bien cuenta con características técnicas iguales o superiores a las del bien siniestrado.

Para los bienes TIC que ingresan por reposición, se aporta el GTI-F-021-Formato de Reposición de Equipos diligenciado y firmado, el cual se encuentra socializado en la plataforma Compromiso".

Para todos los casos en los que los elementos se dieron de baja por cuenta de responsabilidad se debe realizar la Investigación administrativa en cabeza del Director Administrativo y Financiero, Director Regional o Subdirector de Centro según corresponda de acuerdo a lo establecido en la Guía de Manejo Ante Pérdida, Hurto o Daño de Bienes del Sena o de Terceros a Cargo de la Entidad- GIL- 018.

Los bienes identificados como faltantes y dados de baja por cuenta de responsabilidad no son cubiertos por la póliza de seguros todo riesgo contratadas por la Entidad, debido a que los faltantes de inventario son una exclusión de la póliza de todo riesgo y daños materiales, es decir, que no son objeto de reclamación ante la aseguradora.

Adicional a lo anterior, se debe dar cumplimiento a la circular No. 3-2017-00163 "Seguimiento y Control Cuentas de Responsabilidad de Bienes Muebles" del 14 de septiembre de 2017, por parte de las áreas involucradas (Almacén e Inventarios, Contabilidad y el área administrativa responsable de adelantar las investigaciones) toda vez que se debe mantener actualizado el cuadro control de las responsabilidad.

En caso de presentarse dudas con la aplicación de la presente circular, por favor comunicarse con el Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General al correo mcastilloj@sena.edu.co

WILSON JAVIER ROJAS MORENO

Director Administrativo y Financiero

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/C_SENA_0036_2020.pdf>

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