CIRCULAR 42 DE 2020

(marzo 4)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

En cumplimiento de las funciones asignadas a la Dirección Administrativa y Financiera y a la Dirección Jurídica del SENA por el Decreto 249 de 2004 en el artículo 15^[1] numerales 2 y 6 y el artículo 16^[2] numerales 5 y 8, en concordancia con lo dispuesto por la Contaduría General de la Nación en el anexo de la Resolución 533 de 2015, modificado por la Resolución 425 de 2019, que incorpora en el Régimen de Contabilidad Pública el marco normativo aplicable para entidades de gobierno, y con el fin de unificar políticas y establecer beneficios a favor de la entidad, aplicando de manera adecuada la normatividad relativa a clasificación y registro contable de los hechos generados en el arrendamiento de bienes muebles, inmuebles e intangibles, emiten la presente circular que será de estricto cumplimiento y aplicación por parte de las áreas de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación del SENA que suscriban contratos de arrendamiento.

El área de la Dirección General, la Regional o Centro de Formación del SENA que en calidad de arrendatario se encuentre en proceso de construir el estudio de mercado de un contrato de arrendamiento de bienes muebles, inmuebles e intangibles, deberá incorporar en el estudio el valor del bien en el mercado y la vida económica^[3] de este. La información podrá obtenerse consultando las guías o documentos expedidos por Colombia Compra Eficiente sobre información de metro cuadrado, lista de precios y cotizaciones; además para el estudio de los bienes inmuebles se podrá consultar la información que registre la Lonja de Propiedad Raíz o el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, el valor que registra el avalúo catastral, el avalúo comercial, o el estudio previo del sector o de mercado; esta información debe estar soportada en documentos.

Para aquellos contratos de arrendamiento de bienes inmuebles y en los arrendamientos de bienes muebles e intangibles que estipulen servicios de mantenimiento, actualizaciones, soporte técnico, etc., se deberá discriminar el valor del canon de arrendamiento de los servicios a prestar por parte del arrendador, dentro del contrato de arrendamiento.

No se deben celebrar o suscribir contratos de arrendamiento en donde el valor presente de los pagos de arrendamiento de bienes muebles, inmuebles o intangibles, por el tiempo de expectativa de uso por la entidad^[4], superen el valor del bien en el mercado^[5]. Con excepción de aquellos bienes inmuebles que cuenten con el aval de la Dirección de Formación Profesional y la Dirección Administrativa y Financiera.

No se deben celebrar o suscribir contratos de arrendamiento con plazos de arriendo^[6] que presente el noventa y ocho por ciento {98%) o más de la vida económica del bien mueble, inmueble o intangible, así como aquellos con vida igual o superior a la vida económica del bien. Para licenciamientos se aplicará el documento publicado en Compromiso GRF-P-025 Procedimiento Reconocimiento Intangibles Adquiridos. A manera de ejemplo, no se deberá celebrar un contrato de arrendamiento con las siguientes características: máquina con vida económica de tres (3) años y plazo del contrato de arrendamiento por un tiempo de cinco (5) años, pues en este caso el plazo del contrato de arrendamiento es de ciento setenta y siete por ciento (167%) del tiempo determinado para su vida económica que es superior al noventa y ocho por ciento (98%) del aquí determinado.

No se debe realizar transferencia^[7] del bien sea mueble o intangible al SENA por parte del arrendador, una vez se termina el plazo del contrato de arrendamiento. No debe fijarse o incluirse en el contrato de arrendamiento condiciones que permitan la transferencia del bien mueble o intangible. Ésta limitación deberá ser incluida en el respectivo estudio previo del sector y del mercado e igualmente quedar consignada de manera expresa dentro de las obligaciones contractuales, y en todo caso pactarse dentro del cuerpo del contrato de arrendamiento como requisito para el último pago.

La obligación anunciada deberá ser de especial observancia por parte de la interventoría o supervisión de los contratos de arrendamiento del SENA y para ello deberá fijarse la obligación de recibo de los bienes por el contratista, y quedar registrado y constatado en actas y consignado en la liquidación del contrato.

En el cuerpo del contrato deberá pactarse la obligación a cargo del contratista - proveedor de recoger los bienes arrendados una vez finalice el plazo contractual. Terminado el plazo del contrato y para iniciar la respectiva liquidación contractual, en el informe final de interventoría o supervisión deberá consignarse la recolección de los bienes muebles e intangibles por parte del contratista - proveedor, así como requisito documental la legalización de paz y salvo en almacén e inventario SENA y poder tramitar el último pago acordado.

Para evitar el abandono^[8] de bienes muebles o intangibles, una vez se termina el plazo del contrato, el interventor y/o supervisor del contrato deberá verificar la recolección de dichos bienes por parte del proveedor - contratista, que deberá contar como requisito documental la legalización de paz y salvo en almacén e inventario SENA y esto deberá quedar estipulado en el informe final de liquidación del contrato y será requisito para el último pago del mismo.

No deben realizarse prórrogas automáticas de los contratos de arrendamiento suscritos en el año para bienes muebles, inmuebles e intangibles, así como incluir cláusulas u obligaciones que permitan o induzcan este tipo de prórrogas. Sólo se podrán prorrogar los contratos de arrendamiento con autorización expresa del respectivo Director de Área o Jefe de Oficina de la Dirección General.

En la celebración de convenios o acuerdos de voluntades con especiales características, entre ellas, la reciprocidad de actividades, aportes y obligaciones a cargo de cada uno de los convinientes, se debe tener en cuenta las anteriores pautas al momento de la formulación de este tipo de alianzas cuando ello sea posible y aplicable de acuerdo con la tipología de convenio a celebrarse y en aquellos donde aplique la modalidad de arrendamiento para su desarrollo.

De igual manera se deberá adoptar procesos de control interno para que las respectivas áreas de la Dirección General, Direcciones Regionales o Centros de Formación cumplan con los lineamientos aquí establecidos.

Una vez se adopte el formato de clasificación de contratos de arrendamiento, se deberá utilizar en todo contrato de arrendamiento. Igualmente se deberá atender lo dispuesto en la Guía vigente del SENA sobre contratos de arrendamientos.

Del cumplimiento dado a estas políticas, dependerá que las gestiones de las áreas gestoras reflejen la observancia por parte del SENA de las exigencias de la Contaduría General de la Nación y a su vez la evidencia de las buenas prácticas de nuestras actuaciones administrativas en la materia.

Esta circular integrará los manuales y guías relacionados con los asuntos expedidos a la fecha y los que en adelante se expidan para su actualización (Contable, Contratos, Convenios, Almacén e Inventarios, Supervisión e Interventoría). De igual manera deberá tenerse en cuenta en las instrucciones para la elaboración de los estudios previos, estudios de mercado, previo al contrato y en los formatos que se requieran para cumplir con lo aquí establecido.

La presente circular debe aplicarse a partir de la fecha de expedición y deja sin efectos las que le sean contrarias a su contenido. La circular 142 del 11 de septiembre de 2019, continúa en vigencia.

WILSON JAVIER ROJAS MORENO

DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERÓ

ÓSCAR JULIÁN CASTAÑO JARRETO

DIRECTOR JURÍDICO

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/C_SENA_0042_2020.pdf>

<NOTAS DE PIE DE PAGINA>.

1. Decreto 249 de 2004 "Artículo 15. Dirección Administrativa y Financiera. Son funciones de la Dirección Administrativa y Financiera: (...) 2. Dirigir, coordinar, controlar y ejecutar los procesos y actividades requeridas en la Entidad para la administración de los recursos físicos, financieros, y prestación de servicios generales, con criterios de eficiencia y eficacia. (...) 6. Dirigir en coordinación con las demás dependencias del SENA los procesos contractuales y de convenios en que intervenga el SENA y velar por la adecuada organización, eficiencia y la observancia de las normas legales sobre la materia".

2. Decreto 249 de 2004 "Artículo 16. Dirección Jurídica. Son funciones de la Dirección Jurídica las siguientes: (...) 5. Emitir y establecer las directrices jurídicas para la aplicación de las normas por parte de la entidad. (...). 8. Emitir lineamientos para la contratación, suscripción de convenios nacionales e internacionales, elaboración de actos administrativos, procedimientos para emisión de conceptos, gestión de procesos judiciales, cobro de obligaciones, gestión de recursos y tutelas".

3. “La vida económica corresponde al periodo durante el cual se espera que un activo sea utilizable económicamente, por parte de uno o más usuarios". (Resolución 425 de 2019 de la Contaduría General de la Nación, Literal c, numeral  5, capítulo 12 Arrendamientos).

Tiempo por el cual el fabricante o constructor tiene planeado que funcionará el bien mueble, inmueble o intangible. Para bienes inmuebles se aplicará lo dispuesto en el Decreto 1420 de 1998, compilado en el Decreto 1170 de 2015, y lo señalado en la resolución 620 de 2008 del Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

4. En aplicación del principio contable esencia sobre forma, que la Contaduría General de la Nación explica en el capítulo 12 Arrendamientos, numeral 5, así: "La clasificación del arrendamiento dependerá de la esencia económica y naturaleza de la transacción, más que de la forma legal del contrato..."

5. Resolución 425 de 2019 de la Contaduría General de la Nación. Literal c, del numeral 5 del capítulo 12 Arrendamientos.

6. Plazo del arrendamiento es el periodo durante el cual el arrendatario ha estipulado o pactado el arrendamiento del activo, junto con cualquier periodo adicional en el que éste tenga expectativa a continuar con el arrendamiento o uso del bien.

"Una entidad determinará el plazo del arrendamiento como el periodo no cancelable de un arrendamiento, junto con: (a) los periodos cubiertos por una opción de ampliar el arrendamiento si el arrendatario va a ejercer con razonable certeza esa opción; y (b) los periodos cubiertos por una opción para terminar el arrendamiento s/ el arrendatario no va a ejercer con razonable certeza esa opción". IASB1FRS16

7. La transferencia se refiere al traspaso o cesión de aquellos bienes muebles o intangibles que una vez culminado el plazo de arrendamiento el proveedor permite que el usuario asuma la propiedad de los mismos, sin ningún tipo de contraprestación ni condición alguna. El traspaso o cesión no se refiere a opción de compra ni a venta del bien.

8. Abandono consiste en que el proveedor deja unilateralmente el bien a disposición del usuario sin que medie acuerdo o entrega formal ni donación.

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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