CIRCULAR 46 DE 2017

(marzo 13)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

La Dirección Administrativa y Financiera, en cumplimiento de las funciones establecidas en el Decreto 0249 de 2004 y en especial la establecida en el numeral 25 del artículo 15 en donde se dispone que está a cargo de ésta dependencia el control de la “(...) planeación, programación, contratación, ejecución y control de los proyectos de construcción, ampliación y control de los bienes inmuebles^[1] (Subrayas fuera de texto), y lo establecido en el numeral 21 de la misma norma que establece la función de "(...) Dirigir la elaboración de los presupuestos financieros y controlar su ejecución de acuerdo con las prioridades, planes, programas y proyectos (...)", se permite emitir lineamientos para la ejecución de las obras de infraestructura contratadas durante la vigencia 2016 con vigencias futuras.

Como se ha socializado en diferentes reuniones regionales, ésta Dirección ha desarrollado documentos de gran importancia para la el desarrollo de los proyectos de infraestructura basados en las experiencias de la entidad, en busca de minimizar los riesgos en la ejecución de las obras. Para tal efecto nos permitimos remitir las presentaciones en formato PowerPoint, las cuales deberán hacer parte integral del expediente contractual y de plena observancia y aplicación por parte de ordenadores de gasto, supervisores e interventores, las cuales además deberán ser remitidas de manera formal' a los contratistas de obra para su aplicación y conocimiento, así:

1. Decálogo de la Buena Ejecución de Obras en el SENA 2017

2. Obligaciones y Responsabilidades en el Desarrollo de la Supervisión e Interventoría

3. Recomendaciones Técnicas para la Ejecución de Obras en el SENA

Igualmente deberá remitirse copia del Manual de Supervisión e Interventoría e indicarse que podrán ser consultados en la plataforma del Sistema Integrado de Gestión de Calidad del SENA "Compromiso", en el módulo de Documentos, Proceso de Gestión Contractual, Documentos del Proceso.

Como se informó en las reuniones de lineamientos y orientaciones para la ejecución de los proyectos de infraestructura, el Grupo de Construcciones de la Dirección Administrativa y Financiera realizará el seguimiento semanal al avance de las obras contratadas, para lo cual, los Ingenieros y/o Arquitectos contratados por las Regionales deberán:

1. Actualizar semanalmente en el aplicativo CRM de seguimiento a obras, los Comités, avance a cronogramas, ruta crítica, y demás que consideren necesario para evidenciar la ejecución de los proyectos de infraestructura.

2. Remitir semanalmente el avance en porcentaje de obra, y ejecución presupuestal de los proyectos de infraestructura a las cuentas de correo electrónico de And res Ricardo Sánchez Molano y Daniel Alejandro Perea Muñoz del Grupo de Construcciones de la DAF - arsanchezm@sena.edu.co IP 12125 claperea@sena.edu.co IP 14302.

Para garantizar la correcta ejecución de las obras y de contratadas por las Direcciones Regionales en la vigencia 2016 con vigencias futuras y evitar posibles contratiempos y dificultades que afecten el correcto desarrollo de las mismas, al igual que sobrecostos innecesarios, ésta Dirección resalta de los archivos adjuntos las siguientes recomendaciones:

1. Las condiciones iniciales pactadas de presupuesto, plazo, lugar y económicas se deben cumplir. No se debe iniciar una obra proyectando cambios en sus condiciones. El SENA sólo reconocerá lo estrictamente pactado en el Contrato.

2. El PRESUPUESTO asignado corresponde a todos los recursos disponibles. Las posibilidades de contar con una adición son mínimas y obedecerán a imprevistos q imprevisibles debidamente soportados y justificados según las normas que regulan la materia. La obra contrata no es una oportunidad para ejecutar obras adicionales.

3. La Interventoría es la responsable de la ejecución eficiente y oportuna de los proyectos para los cuales fueron contratados. Debe mantener informado al SENA de cualquier eventualidad e iniciar los procesos a que haya lugar de manera oportuna. Debe verificar entre otros aspectos el cumplimiento de los cronogramas aprobados, la maquinaria y el número de trabajadores asignados a la obra sean los que se requieren para su oportuna ejecución. La entidad contrata una interventoría integral, por tanto deberán soportar a la entidad desde el punto de vista jurídico, técnico, administrativo, ambiental y técnico.

4. La Interventoría debe hacer estricto seguimiento al cronograma de ejecución de la Obra y a su ruta crítica de ejecución. Cualquier retraso en la RUTA CRITICA debe contar inmediatamente con un Plan de Acción que asegure la ejecución de la obra dentro del plazo inicial de la misma.

5. El rol de los Directores Regionales y Subdirectores de Centro. El Director y/o Subdirector es el ordenador de gasto y como consecuencia el responsable de la correcta ejecución del contrato. El canal de comunicación interno será la Dirección Administrativa y Financiera a través de los ordenadores del gasto y los Arquitectos/Ingenieros Regionales. Estos últimos serán los enlaces de la DAF en las regiones y quienes deberán mantener a ésta Dirección informada de manera oportuna.

6. Se deben realizar Comités de Obra semanalmente. Las actas de los Comités deben estar firmadas y disponibles permanentemente para la revisión del SENA. El Comité de Obra debe contemplar dentro de su orden del día la revisión al Cronograma de Obra y/o Diseños y el Seguimiento a la Ejecución Presupuestal.

7. Sólo el Ordenador del Gasto puede autorizar mediante OTRO SI la ejecución de ITEMS no previstos de manera previa a su ejecución. No se reconocerán hechos cumplidos. En el Sector Público sólo se puede reconocer lo que esté acordado contractualmente y de manera previa. Esta Dirección no autorizará recursos adicionales soportados en Actas de Obra o de Mayores y Menores cantidades de obra.

8. El diseño debe sujetarse al PRESUPUESTO inicial y realizarse durante el tiempo planeado para ello contractualmente. Al finalizar el plazo establecido contractualmente para el Diseño, éste deberá estar debidamente aprobado por la interventoría y el SENA, junto con el respectivo presupuesto.

9. El constructor debe ejecutar el diseño inicial para el cual fue contratado. De tener observaciones al diseño se deben tramitar las mismas a través de la interventoría y del diseñador. El constructor no debe modificar al diseño de manera unilateral.

10. El Contratista está obligado a cumplir con todas las obligaciones de seguridad social con sus empleados (ARL, Salud y Pensión). La obra sólo puede ejecutarse si todos y cada uno de sus trabajadores se encuentran debidamente afiliados. La interventoría será responsable por velar por el cumplimiento de ésta obligación y a su vez la supervisión será la encargada de lo propio frente al contrato de intentaría.

Lo anteriormente descrito y la aplicación de las disposiciones establecidas en los documentos adjuntos, serán para su estricto cumplimiento y aplicación por parte de todos los intervinientes en los proyectos y ejecución de los contratos.

Atento saludo,

PIEDAD JIMENEZ MONTOYA

Directora Aministrativa y financiera

1- XXXX-

XXXXXXXX XX X,

Señor:

INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR Y/O CONTRATISTA DE OBRA

Dirección: xxxxxxx

Tel: xxxxxxx

Email:

Ciudad: xxxxx

Cordial saludo,

El Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA, es una entidad pública cuya responsabilidad principal es cumplir con la función que le corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos, aportando al crecimiento económico y tecnológico del país y para el cumplimiento de sus funciones cuenta con la colaboración de los particulares que obran como contratistas a la luz de lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 80 de 1993.⁽²⁾

En tal sentido y teniendo en cuenta la responsabilidad social tanto de la entidad como de sus colaboradores, la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General del SENA, ha desarrollado documentos de gran importancia para el desarrollo de los proyectos de infraestructura basados en las experiencias de la entidad, en busca de minimizar los riesgos en la ejecución de las obras, los cuales se permite poner a su disposición para que desde su actividad propia garantice su plena observancia y aplicación, así:

1. Decálogo de la Buena Ejecución de Obras en el SENA 2017

2. Obligaciones y Responsabilidades en el Desarrollo de la Supervisión e interventoría

3. Recomendaciones Técnicas para la Ejecución de Obras en el SENA

Lo anterior, teniendo en cuenta la necesidad de colaboración de los contratistas de la entidad y conforme a la disposición del numeral 2 del artículo 5 de la Ley 80 de 1993 que establece:

(...) Articulo 5o.- De los Derechos y Deberes de los Contratistas. Para la realización de los fines de que trata el artículo 3o. de esta Ley, los contratistas:

(...) 2o. Colaborarán con las entidades contratantes en lo que sea necesario para que el objeto contratado se cumpla y que éste sea de la mejor calidad; acatarán las Órdenes que durante el desarrollo del contrato ellas les impartan y, de manera general, obrarán con lealtad v buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando las dilaciones y en trabamiento que pudieran presentarse. (...) (Subrayas fuera de texto)

Igualmente a la presente, adjunto copia del Manual de Supervisión e Interventoría de la entidad para su conocimiento, el cual podrá consultar en la página web: http://normograma.sena.edu.co/docs/resolucion_sena_0202_2014.htrn

Agradezco su atención y colaboración al respecto,

Cordialmente,

Director Regional / Subdirector de Centro

Xxxxxxx

NOTA FINAL

(1) Formato Carta Remisión – Anexo 1 (2 folios)

(2) Ley 80 de 1993- Artículo 3o.- De los Fines de la Comparación Estatal (...) Los particulares, (...) tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales que, además de lo obtención de utilidades cuya protección garantía el Estado, colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones. (Subrayas fuera de texto)

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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