CIRCULAR 0054 DE 2015

(Marzo 12)

Teniendo en cuenta que la retención en la fuente ha presentado grandes cambios, debido a las modificaciones incorporadas en la ley 1607 de 2012 y sus Decretos reglamentarios 0099 y 1070 de 2.013, se hace necesario impartir instrucciones a los contratistas que prestan sus servicios a la Entidad y a los supervisores de contrato, buscando cumplir a cabalidad con la normatividad vigente y mejorar el proceso de revisión y pago de las planillas tramitadas en la Dirección General del SENA.

Por lo tanto a continuación se dan a conocer los principales cambios en el cálculo de la retención para los contratistas clasificados en la categoría de empleados y los requisitos que se deben cumplir para poder disminuir la base de retención:

1. CALCULO DE LA RETENCION MENSUAL

El SENA aplica actualmente la retención en la fuente a sus contratistas clasificados en la categoría de "EMPLEADOS", según lo establecido en los artículos 383 y 384 del Estatuto Tributario, por lo cual la planilla de pago que dispuso el SENA tiene contemplado estos dos cálculos.

En el caso del cálculo de la base gravable indicada en el artículo 383, se están teniendo en cuenta el valor total de los pagos o abonos en cuenta efectuados en el periodo, de acuerdo a lo establecido en el artículo 2 del Decreto 1070 de 2.013. Por su parte si la persona clasificada en la categoría de empleados obtuvo ingresos superiores a 1.400 UVT durante el año 2.014 ($38'479.000), se está realizando adicionalmente el cálculo de la retención aplicando el artículo 384 del Estatuto Tributario, cuya base gravable es determinada teniendo en cuenta los pagos mensualizados.

Una vez realizado estos cálculos, la planilla compara las retenciones obtenidas y automáticamente descuenta la mayor retención, según lo indica las normas enunciadas. Es preciso aclarar que en la mayoría de los casos, la retención en la fuente calculada de acuerdo a lo establecido por el artículo 383, arroja mayor retención respecto a la calculada por el artículo 384, y más aún cuando se acumula más de un pago o abono en cuenta dentro del mismo mes, esto en cumplimiento del Parágrafo 2, del Articulo 2 del Decreto 1070 de 2013, el cual indica:

"Parágrafo 2°, Para efectos de la aplicación de la tabla de retención en la fuente señalada en el artículo 383 del Estatuto Tributario a las personas naturales pertenecientes a la categoría de empleados cuyos pagos o abonos en cuenta no provengan de una relación laboral, o legal y reglamentaria, se deberá tener en cuenta la totalidad de los pagos o abonos en cuenta efectuados en el respectivo mes."

Por lo tanto, es necesario que los contratistas radiquen sus planillas a tiempo y no acumulen los cobros, de lo contrario en cumplimiento de las normas citadas, si el contratista realiza varios cobros en el mismo mes. "deberá relacionar el total de esos cobros efectuados, en la última planilla que vaya a radicar en el mes que esto ocurra, registrándolos en la pestaña de datos de entrada de la planilla de Excel, específicamente en el campo "honorarios de otros meses cobrados en el mes", para efectos de recalcular el valor de la retención, lo cual aumentará la base de ingresos del periodo y por ende el valor que se le debe retener.

As mismo se requiere el apoyo de los supervisores de contrato para agilizar el proceso de revisión y firmas de las planillas entregadas por parte de los contratistas, evitando contratiempos en el proceso administrativo y permitiendo que el área de contabilidad pueda realizar el registro de éstas en el mismo mes en el cual fueron radicadas. De lo contrario la planilla se acumulará para el siguiente mes, ocasionando un aumento en base gravable de la retención y por ende del descuento que la Entidad deberá realizar por este concepto al contratista.

Por su parte para los contratistas clasificados en la categoría de trabajadores Por cuenta propia o demás personas naturales, se están aplicando las tarifas establecidas en el Articulo 392 del estatuto tributario, como lo indica el parágrafo 3, artículo 1, del decreto 0099 de del 25 de enero de 2013: "Los pagos o abonos en cuenta por concepto de honorarios, comisiones y servicios que efectúen los agentes de retención a contribuyentes personas naturales que no pertenezcan a la categoría de empleados, seguirán sometidos a lo previsto en el artículo 392 del Estatuto Tributario en concordancia con el Decreto 260 de 2001."Es decir que en el caso de honorarios se aplican para estos contratistas, las tarifas del 10% si son declarantes y el 11% si no son declarantes.

2. CLASIFICACION DEL CONTRATISTA PARA EFECTOS DEL CALCULO DE LA RETENCION

Es pertinente recordarles que cada año y como anexo al primer cobro, el contratista deberá suministrar una certificación en original, firmada por él mismo bajo la gravedad de juramento, en la cual indique su clasificación en la categoría de empleado para efectos tributarios y su obligación de declarar renta por el año gravable inmediatamente anterior, con el fin de determinar el sistema de retención que se le aplicará, de acuerdo a lo expuesto en el punto anterior. Esto en cumplimiento lo establecido con el art. 1 del Decreto 1070 de mayo 28 de 2013 y art. 6 del decreto 3032 de 2013. Para esta certificación deberá usar el formato establecido por el SENA, el cual encontrará en la ruta: ftp.sena.odu.co/ CONTABILIDAD PIaniIIa contratistas 2.0151 Certificación clasificación contratista

Esta certificación será suministrada una sola vez, con en el primer cobro realizado durante la vigencia del contrato.

3. BENEFICIOS Y DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA DEPURAR LA BASE DE RETENCION EN LA FUENTE

Certificación de Intereses por concepto de Intereses de vivienda o corrección monetaria en préstamos concedidos para adquisición de vivienda o por costo financiero pagado en contratos de leasing que tenga por objeto un bien inmueble destinado a vivienda del contratista:

El pago efectuado durante el año inmediatamente anterior por concepto de intereses de créditos hipotecarios, corrección monetaria en préstamos concedidos para adquisición de vivienda, o costo financiero en contratos de leasing, que tenga por objeto un bien inmueble destinado a vivienda del contratista, se puede deducir de la base de retención, para contratistas clasificados en la categoría de empleados. Para esto deberá suministrar el certificado expedido por la Entidad Financiera en original, por concepto de los pagos realizados por: intereses, corrección monetaria o costo financiero, pagado durante el año 2.014 y junto con la planilla mensual deberá anexar copia de la misma, para efectos de realizar control de la información suministrada. Respecto a la planilla, en el campo en el cual debe ingresar la deducción, el valor a disminuir mensualmente será el resultado de dividir el valor de los pagos certificados en doce (12) o en el número de meses que correspondan.

Igualmente, es preciso tener en cuenta que la certificación de intereses debe corresponder a los valores pagados en el año 2.014, no serán aceptadas certificaciones de años anteriores o deducción de pagos por intereses que se estén realizando en el año actual. Esta certificación deberá ser entregada a más tardar el 15 de abril y será válida por un año a partir de dicha fecha, la cual se deberá anexar a la planilla de cobro en el mes que la suministre.

Es pertinente aclarar que para los contratistas que certifiquen que pertenecen a la categoría de trabajadores por cuenta propia o demás personas naturales, no es permitida esta deducción.

Certificación de pagos por medicina preparada y seguros de salud:

El pago efectuado durante el año inmediatamente anterior por concepto de medicina preparada o seguros de salud, los cuales impliquen protección al contratista, su cónyuge, sus hijos y/o dependientes, se puede deducir de la base de retención, para el contratista clasificado en la categoría de empleados. Para obtener este beneficio deberá suministrar original de la certificación expedida por la empresa de medicina preparada vigilada por la Superintendencia Nacional de Salud o por la respectiva compañía de seguros vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, certificando los pagos realizados durante al año 2.014 y junto con la planilla mensual deberá anexar copia de la misma, para efectos de realizar control de la información suministrada. Respecto a la planilla, en el campo en el cual debe ingresar la deducción, el valor a disminuir mensualmente será el resultado de dividir el valor de los pagos certificados en doce (12) o en el número de mes es que correspondan.

Igualmente, es preciso tener en cuenta que la certificación de los pagos por medicina prepagada o seguros de salud, debe corresponder a los efectuados en el año 2.014, no serán aceptadas certificaciones de años anteriores o de pagos por estos conceptos que se estén realizando en el año actual. Esta certificación deberá ser entregada a más tardar el 15 de abril y será válida por un año a partir de esta fecha, la cual se deberá anexar a la planilla de cobro en el mes que la suministre.

Es pertinente aclarar que para los contratistas que certifiquen que pertenecen a la categoría de trabajadores por cuenta propia o demás personas naturales, no es permitida esta deducción.

Certificación de pagos por dependientes:

El contratista clasificado en la categoría de empleado podrá solicitar deducción por concepto de dependientes para efectos de depurar su base gravable de retención, para lo cual deberá suministrar al SENA una certificación firmada a su nombre, la cual se entiende expedida bajo la gravedad de juramento. En esta certificación debe indicar las personas que están a su cargo, usando el formato establecido por el SENA, el cual encontrará en la ruta: ftp.sena.edu.co/ CONTABILIDAD / Planilla contratistas 2.015 / Certificación por dependientes. Según el tipo de dependiente y la razón de la dependencia, a esta certificación se deberán anexar los documentos adicionales que se relacionan a continuación:

Para los hijos del contribuyente que tengan hasta 18 años de edad, anexar registro civil de nacimiento

Para los hijos del contribuyente con edad entre 18 y 23 años, cuando el padre o madre contribuyente persona natural se encuentre financiando su educación en instituciones formales de educación superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial correspondiente; o en los programas técnicos de educación no formal debidamente acreditados por la autoridad competente, se debe anexar el recibo de pago de la matricula expedido por instituciones debidamente acreditadas. Este soporte deberá ser renovado, anexando copia en la planilla, cada vez que realice un nuevo pago por dicho concepto.

Para los hijos del contribuyente mayores de 23 años que se encuentren en situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos se debe anexar certificado de Medicina Legal.

Para el cónyuge o compañero permanente del contribuyente que se encuentre en situación de dependencia sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientas sesenta (280) UVT, se debe anexar certificación emitida por contador público. En este mismo caso, si la dependencia es originada por factores físicos o psicológicos se debe anexar certificado de Medicinal Legal.

Para los padres y los hermanos del contribuyente que se encuentren en situación de dependencia, sea por ausencia de Ingresos o ingresos en el ano menores a doscientas sesenta (280) UVT, se debe anexar certificación emitida por contador público. En este mismo caso, si la dependencia es originada por factores físicos o psicológicos se debe anexar certificado de Medicina Legal.

La certificación de dependientes y los documentos anexos deberán ser entregados una sola vez al supervisor del contrato, para que él realice el control y las verificaciones pertinentes de forma periódica. Cabe resaltar que el contratista deberá anexar esta documentación en la planilla, solo en el primer pago y/o en el primer momento que empiece a usar este beneficio.

Es pertinente aclarar que para los contratistas que certifiquen que pertenecen a la categoría de trabajadores por cuenta propia o en demás personas naturales, no es permitida esta deducción.

Aportes de fondos de pensiones voluntarias y cuentas de ahorro para el fomento de la construcción (AFC):

Los aportes realizados por el contratista a fondos de pensiones voluntarias y a cuentas de ahorro para el fomento de la construcción (AFC), no serán parte de la base de retención en la fuente y se tomarán como renta exenta. Para efectos de aplicar este beneficio el contratista proporcionará certificación en original expedida por parte de la Entidad en la cual está realizando el aporte. En esta certificación la Entidad deberá indicar el número de la cuenta AFC y/o de los aportes voluntarios que está realizando y su calidad de activa. Adicionalmente y de forma mensual se deberá anexar copia de dicha certificación y de la respectiva consignación que efectúa por los valores aportados durante el presente año 2.015, con sello de la entidad en la cual está efectuando el aporte. Es importante aclarar que la consignación realizada debe corresponder al mismo periodo de cobro de la planilla.

Aportes obligatorios al sistema de seguridad social:

Los aportes de seguridad social efectuados mensualmente durante el año 2.015 por concepto de salud, pensión y A.R.L, serán deducibles de la base de retención. Para este beneficio deberá adjuntar copia de la planilla con el recibo de pago en el cual se evidencie el recaudo por parte de la entidad correspondiente. Este soporte deberá anexarse a la planilla de forma mensual. Se sugiere a los supervisores que en caso de requerirlo, deben verificar la información de aportes a segundad social, ingresando el número de cédula a las bases de datos de: EPS, Fondos de Pensiones y ARP, en la cual está inscrito el contratista.

4. REQUISITOS FACTURAS DE VENTA PARA CONTRATISTAS CLASIFICADOS EN REGIMEN COMUN.

Para la expedición de facturas de venta por parte de los contratistas clasificados en régimen común, se deben tener en cuenta los requisitos indicados en el Artículo 617 del Estatuto Tributario, el cual establece:

"Art. 617 del Estatuto tributario: Requisitos de la factura de venta.

Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda e un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

j.*- Declarado Inexequible Corte Constitucional–

Al momento de la expedición de le facture los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios pare su verificación y auditoria.

PAR. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de le misma.

PAR 2. “Adicionado- Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos

5. CRONOGRAMA PARA RADICACION Y PROCESAMIENTO DE PLANILLAS

A partir del mes de marzo las planillas deberán ser entregadas en contabilidad, debidamente revisadas, avaladas y firmadas por el supervisor, de acuerdo con el cronograma que se presenta a continuación, en un horario de 8:00 am a 4:00 pm:

Agradecemos tener en cuenta que el último día hábil del mes no se recibirán planillas. Adicionalmente, recordamos que una vez recibida la planilla en el área de contabilidad, esta tendrá un proceso de revisión y registro de tres días hábiles a partir de la fecha de recepción, siempre y cuando no presente errores o inconsistencias que generen devoluciones. El cumplimiento de este cronograma facilitará la gestión oportuna por parte de todas las áreas involucradas y un mejor control del proceso de registro de la obligación.

B. ASPECTOS A REVISAR POR PARTE DEL CONTRATISTA Y DEL SUPERVISOR EN LA PLANILLAS PRESENTADAS

Con el ánimo de mejorar el proceso administrativo se recomienda a los contratistas y supervisores de contrato revisar con mayor detalle los aspectos que se mencionan a continuación y los cuales se evidencian como las mayores fallas presentadas en el diligenciamiento de la planilla y en los anexos presentados:

• Número de compromiso SI IF
• Número de contrato
• Valor bruto a pagar
• Mes a pagar
• Valor total del contrato
• Saldo anterior
• Nuevo saldo del contrato
• Número de planilla
• Seguridad social no corresponde al mes de cobro
• Aportes voluntarios a cuentas AFC y/o Fondos de pensiones no corresponde al
• mes de cobro
• No adjuntan certificados de las deducciones registradas

Igualmente, a continuación se resumen los documentos que deben anexar los contratistas, a la planilla de cobro según corresponda el caso y los cuales deberán verificar los supervisores de contrato antes de radicar en el área contabilidad, a fin de evitar devoluciones y demoras en el trámite de la obligación:

El contratista deberá suministrar al área de contabilidad la planilla y sus anexos en original y copia.

El informe de actividades deberá adjuntarse únicamente en la copia, la cual se direccionará al Grupo de Administración de Documentos, para su respectiva digitalización.

Finalmente se les recuerda a los supervisores revisar sus obligaciones contenidas en la Resolución SENA N° 0202 de 2.014.

Atentamente,

PIEDAD JIMÉNEZ MONTOYA

Directora Administrativa y Financiera

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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