CIRCULAR 55 DE 2022

(marzo 15)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

La Secretaria General a través del Grupo Administración de Documentos informa que se dará inicio al procedimiento de actualización del instrumento archivístico -Tablas de Retención Documental - TRD, a fin de evidenciar el contexto actual de la entidad a partir de los procesos y procedimientos, atendiendo lo establecido en la Ley General de Archivos 594 de 2000, la cual obliga a las entidades Públicas y aquellas que cumplen funciones públicas a contar con el instrumento archivístico Tablas de Retención Documental-TRD actualizado, con el fin de contribuir al proceso de organización documental garantizando el derecho universal de acceso a la información pública.

Así mismo, la normativa archivística estipula que el instrumento archivístico Tablas de Retención Documental - TRD deben ser aprobadas por parte del Comité Interno de Archivo Integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, como requisito para obtener su respectiva convalidación por parte de la instancia competente, quien certifica que las Tablas de Retención Documental - TRD cumplen con los requisitos técnicos de elaboración y aprobación, establecidos en el Acuerdo 004 de 2019.

Por lo expuesto anteriormente y a fin de promover la función archivística a través de la actualización y aplicación del instrumento archivístico TRD, para garantizar la conformación y conservación del patrimonio documental del SENA, se tendrá presente:

1. La Identificación del acto administrativo de creación de grupos y/o de asignación de funciones.

2. Verificación de los procesos y procedimientos actualizados y divulgados en la plataforma CompromISO, con el fin de realizar el respectivo análisis de cada una de las actividades y su articulación con la producción documental evidenciando el trámite administrativo.

3. La articulación de la producción documental reflejada en las guías, manuales y/o instructivos de aquellos grupos que no cuentan con procesos y procedimientos con el fin de ilustrar a los grupos de valor que documentos se gestionan y reciben en el desarrollo de cada actividad para garantizar la integridad del trámite y completitud de los expedientes.

4. La normatividad interna y externa propia de cada agrupación documental, para determinar el tiempo de retención documental en cada fase del ciclo vital, además de su disposición final.

5. El cumplimiento de los lineamientos establecidos en la guía para la producción de documentos electrónicos de archivo y la conformación de expedientes electrónicos e híbrido (GD-G-007). En aquellas oficinas y grupos que implementaron aplicativos para el desarrollo de su gestión documental.

6. Las disposiciones que permiten el control de acceso de cada una de las agrupaciones documentales atendiendo lo establecido en la Ley 1712 de 2014, ley Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional.

Por lo anterior, se solicita informar antes del 25 de marzo de 2022, a través del correo orodriguezr@sena.edu.co que grupos cuentan con procesos y procedimiento actualizados para darles prioridad en el plan de trabajo, aquellos grupos que requieran ajustar sus procedimientos deben establecer una fecha en la cual cumplirán con estos requisitos, dicha actividad permitirá establecer el cronograma e iniciar la fase de entrevistas con los jefes y sus equipos de trabajo en cada una de las oficinas y/o grupos, para garantizar que la información plasmada en la propuesta de Tabla de Retención Documental, evidencie el contexto organizacional y la producción documental de la Entidad.

Cordialmente,

VERÓNICA PONCE VALLEJO

Secretaria General

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la
compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores
jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones
similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación,
reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por
la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la
competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de
los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono
617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas
de uso de la información aquí contenida.