CIRCULAR 65 DE 2015

(marzo 18)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

La presente circular tiene como objeto definir los lineamientos generales para el cumplimiento de la Resolución 2668 del 4 de diciembre de 2014 por la cual se ordena la reclasificación de Bienes Devolutivos a Bienes de Consumo del Inventario del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

1. Criterios generales para la reclasificación de bienes

• Planeación: La reclasificación de los bienes debe corresponder a una adecuada planeación por parte del Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General, de tal forma que se puedan obtener ventajas y beneficios para la Entidad en cuanto a la disminución de sus activos y gastos administrativos en los cuales se está incurriendo en la actualidad.
• Programación: El proceso de reclasificación de los bienes devolutivos a bienes de consumo se realizará en los tiempos establecidos para tal fin. El Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General generará y enviará la información objeto de reclasificación a cada Centro de Costo y Despacho Regional de acuerdo al orden en que se encuentren conciliadas con el área contable y los responsables del manejo y administración de los bienes deberán revisar e informar los bienes para reclasificar y reordenar.
• Conducto regular: La Coordinación del Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General y/o la funcionaria Diana Mireya Espitia Romero despitia@sena.edu.co, serán quienes atiendan todas las inquietudes referentes a la Reclasificación y su aplicabilidad.

2. Procedimiento de Reclasificación de los bienes:

2.1. El Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General generará y enviara a los Almacenistas de la Dirección General, Regional y Centros de Formación Profesional, el listado de los consecutivos correspondientes a los SKU relacionados en el anexo 1 Bienes Objeto de Reclasificación, que se encuentran en el Almacén 03 Bodega 002, Almacén 03 Bodega 003 y los bienes en Servicio, los cuales deberán cumplir con lo citado en el Artículo Segundo y Parágrafo Primero del Artículo Tercero, de la Resolución de Reclasificación de Bienes No. 02668 de 4 de diciembre de 2014.

2.2. Los funcionarios públicos con funciones de Almacenistas en la Dirección General, Regional o Centro de Formación contarán con cinco (5) días hábiles para la revisión y validación física frente al listado de bienes devolutivos que pasaran a ser de consumo y los que se deben reordenar, de acuerdo a las condiciones establecidas en el Articulo Segundo y Parágrafo Primero del Artículo Tercero de la Resolución de Reclasificación de Bienes N° 02668 del 4 de diciembre de 2014. Esta información debe ser remitida al correo de Diana Mireya Espitia Romero despitia@sena.edu.co, quien la verificará.

2.3. El funcionario público con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación, realizará la baja de los bienes devolutivos que pasaran a ser de consumo, en el sistema de información de acuerdo a las instrucciones dadas por el Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General.

2.3.1. Los bienes que se encuentran físicamente en la bodega Devolutivos Nuevos se darán de baja en el Sistema de Información ORIONS en el módulo de Activos Fijos con el tipo de movimiento 039 Acta de Baja Almacén Reclasificación, registrando en el campo observación que se dan de baja dando cumplimiento a la Resolución N° 02668 del 4 de diciembre de 2014, acto seguido se procederá a realizar el ingreso de los bienes dados de baja a la bodega de consumo; con el tipo de movimiento 119 Nota de Entrada Consumo Reclasificación. Cabe resaltar que los saldos deben ser iguales tanto en salida (baja devolutivo) como la entrada (ingreso consumo). Los consecutivos nuevos (consumo) serán enviados por el Grupo de Almacenes e Inventados de la Dirección General para el ingreso. En caso de encontrar faltantes en dicha bodega, se debe iniciar el respectivo procedimiento administrativo para la reposición de estos bienes.

2.3.2. Los bienes que se encuentran físicamente en la bodegas de Reintegrados Servibles se darán de baja en el Sistema de Información ORIONS en el módulo de Activos Fijos con el tipo de movimiento 039 Acta de Baja Almacén Reclasificación, registrando en el campo observación que se dan de baja dando cumplimiento a la Resolución N° 02668 del 4 de diciembre de 2014 y se deberán ingresar a la bodega de consumo con el tipo de movimiento 119 Nota de Entrada Consumo Reclasificación. En caso de encontrar faltantes en dicha bodega, se debe iniciar el respectivo procedimiento administrativo para la reposición de estos bienes.

2.3.3. Los bienes que se encuentran en el servicio a cargo de los cuentadantes, serán revisados físicamente por el funcionario público con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación, quien certificará las existencias de los mismos y se darán de baja en el Sistema de Información ORIONS, en el módulo de Activos Fijos con el tipo de movimiento 220 Baja de Devolutivos en Servicio, registrando en el campo de observación que se dan de baja dando cumplimiento a la Resolución N° 02668 del 4 de diciembre de 2014. En caso de encontrar faltantes a los cuentadantes, se debe iniciar el respectivo procedimiento administrativo para la reposición de estos bienes.

2.3.4. Después de realizado el procedimiento respectivo, los funcionarios públicos con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional y Centros de Formación Profesional, deberán enviar escaneadas y firmadas por las partes al Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General, las transacciones resultado de las actividades anteriormente mencionadas a fin de realizar el respectivo seguimiento al cumplimiento de la Resolución de Reclasificación de Bienes N° 02668 del 4 de diciembre de 2014.

2.4. Para el óptimo manejo de los bienes que pasaran a ser Bajo Control Administrativo siempre y cuando cumplan con lo establecido en el Artículo Cuarto de la Resolución de Reclasificación de Bienes N° 02668 del 4 de diciembre de 2014, se manejaran según lo estipulado en el Parágrafo Primero del Artículo Cuarto de la mencionada Resolución donde dice: "Delegar al cuentadante la custodia y control de los bienes bajo control administrativo asignados para el desarrollo de sus funciones, quien propenderá por el buen uso, responderá administrativa y fiscalmente por los bienes recibidos, rindiendo cuenta de su utilización, todo ello según lo dispuesto sobre este particular en la Constitución Nacional y en especial en lo establecido en el numeral 24 del artículo 40 de la Lev 200 de 1995 por la cual se adopta el Código Disciplinario único."

En caso de presentarse alguna duda sobre el alcance y aplicación de la presente circular, invitamos a comunicarse con la Coordinación del Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General y/o con los funcionarios Diana Mireya Espitia Romero al correo despitia@sena.edu.co, IP: 13099; Ivonne Maleidi Bejarano León ibejarano@sena.edu.co, IP: 12780 y Flavio Ortiz Alarcón fortiz@sena.edu.co, IP: 12795.

PIEDAD JIMENEZ MONTOYA

Directora Administrativa y Financiera

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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