CIRCULAR 65 DE 2018

(abril 9)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

La presente circular imparte lineamientos generales respecto al impuesto sobre las ventas pagado en la adquisición de bienes y servicios, con el fin de recordar la importancia existente frente a este tema y orientar a las personas encargadas del registro de las obligaciones, para que revisen adecuadamente los requisitos de las facturas expedidas por parte de los contratistas según la normatividad actual, cumpliendo a su vez con el derecho que le asiste a la Entidad de solicitar ante la DIAN la devolución del IVA pagado en dichas adquisiciones según el Decreto No 2627 de 1993 recopilado por el Decreto Único Reglamentario en materia tributaria No 1625 de 2016.

La responsabilidad del trámite y preparación de los documentos para la solicitud de devolución de IVA, es de cada uno de los funcionarios involucrados en el proceso de registro y pago de las obligaciones en las Regionales y Centros de Formación, lo cual incluye a las Coordinaciones Administrativas. Por lo tanto cada uno de los involucrados en el proceso debe revisar que las facturas de venta estén acordes con la normatividad tributaria y que la solicitud remitida a la Dirección General se presente completa y dentro de los tiempos establecidos.

Los rechazos realizados por la DIAN respecto a los valores solicitados en devolución, son considerados un detrimento patrimonial para la Entidad, lo cual puede conllevar a la apertura de procesos disciplinarios a los responsables en cada una de las Regionales y Centros de Formación. Por lo tanto es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Revisar que las facturas de venta cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 617 del estatuto tributario.

- Preparar la solicitud de devolución en debida forma, en el formato GRF-F-044 - RELACION FACTURAS PAGADAS CON IVA PARA SOLICITAR DEVOLUCION A LA DIAN, versión 02 publicado en la plataforma Compromiso y remitirla al Grupo de Contabilidad de la Dirección General con los soportes correspondientes (facturas de venta y órdenes de pago) los primeros 10 días siguientes al cierre del bimestre. En este caso se recomienda revisar que no existan errores de digitación y/o espacios en blanco, dado que esto puede ser causal de rechazo por parte de la DIAN.

- Conciliar la información solicitada versus los valores reflejados en la contabilidad, según los registros realizados en el Sistema Integrado de Información Financiera- SIIF Nación (antes de remitir la solicitud oficial a Dirección General), para tener control de las cifras que se encuentran pendientes de solicitud, evitando que se pidan valores de IVA de forma extemporánea y que hayan sido efectivamente pagados en el periodo objeto de solicitud.

Para la expedición de facturas de venta por parte de los contratistas o proveedores clasificados en régimen común, se deben tener en cuenta los requisitos señalados a continuación:

Respecto a los documentos equivalentes estos pueden ser: tiquetes de máquinas registradoras, tiquetes de transporte, pólizas de seguros y recibos de servicios públicos, cumpliendo con lo siguiente:

Cuando se trata de factura electrónica, se debe solicitar impresa (representación gráfica), según del Decreto 2242 de 2015, revisando los siguientes requisitos:

De acuerdo a lo anterior les solicitamos implementar mecanismos de control en cada uno de los procesos de manera que se conviertan en filtros, inclusive desde el momento que se suscribe el contrato con el proveedor de bienes y/o servicios, en donde se haga mención que las factura de venta o documento equivalente cumpla con los requisitos descritos. Asimismo antes de que las cuentas sean remitidas al Grupo de Contabilidad para el trámite de pago, los funcionarios involucrados deben revisar que cumplan igualmente con las exigencias de las normas referenciadas.

Cordialmente

WILSON FERNANDO MELO VELANDIA

Director Administrativo y Financiero

Direcció General-SENA

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0065_2018.pdf>

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