CIRCULAR 74 DE 2016

(abril 14)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Teniendo en cuenta las funciones a cargo del grupo de Gestión de Convenios de la Dirección Jurídica, en especial las descritas en los numerales uno a seis del artículo primero de la resolución No. 1456 de 2014, para mayor claridad de los clientes de servicio del mencionado grupo se indica, que desde la fecha y con ocasión de la implementación del aplicativo de registro de información de convenios, únicamente se dará trámite a las solicitudes que estén adecuadamente radicadas ante el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General y cuenten con un número asignado al respectivo trámite por el sistema on base.

Igualmente se aclara, que los tiempos de atención por parte del grupo empezarán a contarse a partir del recibido en físico de todos y cada uno de los documentos que deben acompañar a la correspondiente solicitud, debidamente foliados y legajados en carpeta que permita el inicio de la conformación y acopio del expediente administrativo del convenio; cuyos requerimientos y documentos se encuentran publicados en la plataforma Compromiso, y han sido compartidos con las dependencias de la entidad para su conocimiento apropiación y cumplimiento.

Por otra parte, conforme las funciones del Grupo de Gestión de Convenios una vez aprobada la respectiva minuta de convenio por la Coordinación de tal Grupo, y que el documento convencional se suscriba, ésta debe allegarse de nuevo por la dependencia que origina el convenio, de manera inmediata al grupo para que pueda ser enviada de manera definitiva junto y sus soportes o antecedentes (estudios previos, CDP, minuta suscrita, RP, póliza, según sea el caso), para su respectivo archivo, custodia y digitalización por parte del Grupo de Administración de Documentos de conformidad con la Resolución No. 2340 de 2010. La citada dependencia de la Secretaria General no recibirá convenios que no lleven el respectivo aval definitivo del Grupo Gestión de Convenios.

El envío antes relacionado, no exime a las dependencias de la obligación de enviar los archivos digitalizados de los estudios previos suscritos, las minutas convencionales y sus respectivas pólizas aprobadas al Grupo Gestión e Convenios para su publicación en SECOP (circulares No. 15, 19 y 143 de 2015).

Conforme lo aqui mencionado, se solicita tener en cuenta la anterior aclaracion e instrucción para mejorar la gestion y desarrollo de las actividades de las dependencias.

Cordialmente,

JUAN PABLO ARENAS QUIROZ

Director Juridico

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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