CIRCULAR 75 DE 2022

(abril 5)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C.

La Dirección Administrativa y Financiera, en atención a la necesidad de que se realice una eficiente y oportuna prestación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería en todas las dependencias del SENA a nivel nacional, se permite emitir lineamientos para la prórroga, adición y/o la adquisición de este servicio teniendo en cuenta que el actual Acuerdo Marco de Precios No. CCENEG-021-1-2019 ha sido prorrogado y tiene una vigencia hasta el 27 de junio de 2022 permitiendo que las Órdenes de Compra tengan una fecha de finalización máxima hasta el 27 de diciembre de 2022.

1. PRÓRROGA ÓRDENES DE COMPRA 2022

Durante el mes de febrero del presente año, desde el nivel central del SENA, se realizó una encuesta a nivel nacional relacionada con la percepción del servicio integral de aseo y cafetería.

Como quiera que varias Regionales manifestaron no haber tenido inconveniente alguno con la prestación del servicio y/o suministro de bienes y teniendo en cuenta la importancia de dar continuidad al servicio a partir de su vencimiento (junio de 2022), se hace necesario que las Regionales y Centros de Formación que así lo dispongan, adelanten con la suficiente antelación al vencimiento de las actuales órdenes que tengan suscritas, los trámites necesarios para prorrogar y adicionar sus Órdenes de Compra de aseo y cafetería, con un vencimiento máximo diciembre 15 de 2022, esto con el fin de unificar la fecha de vencimiento de éstas a nivel nacional.

2. NUEVAS ÓRDENES DE COMPRA 2022

Para aquellas Regionales y Centros de Formación que así lo dispusieren, se hace necesario que adelanten TODOS los trámites y documentos previos para la contratación de la necesidad del servicio integral de aseo y cafetería, para que inicie en debida forma a partir de la fecha de vencimiento de las actuales Órdenes de Compra, con una vigencia mínima de cuatro (4) meses para sus órdenes, sin exceder la fecha de vencimiento máximo diciembre 15 de 2022, esto con el fin de unificar la fecha de vencimiento de éstas a nivel nacional conforme al cronograma que se presenta a continuación:

2.1 Perfiles y funciones para la nueva contratación - Órdenes de Compras 2022 (Aseo, cafetería, jardineros y mantenimiento)

Las Regionales deberán cotizar la cantidad de Operarios que se requieren para satisfacer la necesidad de servicio, basados en la información contenida en el Anexo 1: Actividades- nivel de servicio y resultados del servicio integral, y en el Anexo 2: Perfiles, funciones y formación del personal del Proceso de Contratación CCENEG-021-1-2019, el cual podrán consultar a través del siguiente enlace: https://www.colombiacompra.qov.co/tienda-virtual-del-estado-colombiano/servicios-qenerales/aseo-y-cafeteria-iii

Por otro lado, si desean consultar la totalidad de documentos del proceso que dieron origen al AMP III, pueden hacerlo a través del enlace: https://communitysecopgovco/Public/Common/GoogleReCa£tcha/Index?greviousUrl=https%3a%2f%2fcommunitysecop.govco%2fPublic%2frendering%2fOgportunityDetail%2fIndex%3fnoticeUID%3dCO1.NTC.953535%26isFromPublicArea%3dTrue%26isModal%3dFalse

Nota 1:

El AMP III en su Cláusula 12, numeral 12.9: Obligaciones de las Entidades Compradoras, sugiere requerir en la solicitud de cotización un (1) Coordinador de tiempo completo cuando se requieran 30 o más Operarios en cualquiera de los perfiles por cada sede de la Entidad Compradora.

Nota 2:

Si para las nuevas órdenes de compra 2022, las Regionales requieren contratar tanto Operarios de mantenimiento como Auxiliares capacitados para trabajo en alturas-nivel básico, deberán contratar un Coordinador de trabajo en alturas nivel básico, quien a su vez deberá asumir las funciones del Coordinador de tiempo completo.

2.2 Servicios Especiales (Fumigación y Jardinería)

Teniendo en cuenta que el objeto de las órdenes de compra del SENA es la prestación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería, NO SE AUTORIZA la contratación de Servicios Especiales de: jardinería y/o fumigación; la solicitud para la prestación de estos servicios para la vigencia 2022, deberá ser enviada directamente al Grupo de Construcciones de la Dirección General, quienes se encargarán de verificación y asignación de dichos recursos.

NOTA 3:

Para los trabajos en alturas en las diferentes Regionales y/o Centros de Formación, deberán tener en cuenta que el AMP III sólo ofrece Operarios de Mantenimiento y Auxiliares en esta modalidad en nivel básico.

3. SUPERVISIÓN

La Supervisión contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la Entidad Compradora sobre las obligaciones a cargo del Proveedor.

El alcance, funciones y grado de responsabilidad de los Supervisores, se encuentran contenidos en el Manual de Supervisión e Interventoría del SENA (V.5) código GCCON-M- 002 del 30 de noviembre del 2020 y en el AMP III - Clausula 6, literal (o).

Nota 4:

Los Supervisores de las órdenes de compra para la prestación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería, deberán remitirse igualmente al AMP III, Cláusula 11: Obligaciones del Proveedor y Cláusula 12: Obligaciones de las Entidades Compradoras, con el fin de cumplir y hacer cumplir todas las disposiciones del Acuerdo Marco de Precios durante la vigencia de todas las órdenes de compra.

4. MODIFICACIONES, ACLARACIONES, TERMINACIÓN O LIQUIDACIÓN DE LA ÓRDEN DE COMPRA

Las modificaciones, adiciones o terminación de la Orden de Compra son la modificación, adición o terminación de un contrato y la Entidad Compradora debe estar consciente de los efectos legales, económicos, disciplinarios y fiscales de cualquiera de estas; para el efecto deberán seguir los pasos descritos en el Manual de usuario de modificaciones de órdenes de Compra y/o en el Capítulo IX de la Guía para contratar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería III a través del Acuerdo Marco de Precios en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

Se debe tener en cuenta para las modificaciones de estas nuevas órdenes de compra que les sean aplicables que el AMP III establece que la única fecha final posible de estas órdenes es el día 15 de diciembre de 2022; Colombia Compra Eficiente ya se encuentra trabajando activamente en la estructuración la cuarta generación del Acuerdo Marco de Precios para la prestación del servicio integral de aseo y cafetería.

5. POLITICA DE AUSTERIDAD

En atención al Decreto 397 del 17 de marzo de 2022 - “Por el cual se establece el Plan de Austeridad del Gasto 2022 para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación”, en donde se establecen parámetros para la reducción en los gastos generales de las Entidades Públicas haciendo uso de los acuerdos marco diseñados por Colombia Compra Eficiente y teniendo en cuenta las disposiciones del AMP III, se solicita a las Regionales y Centros de Formación, tomar en consideración las siguientes disposiciones:

- Las Regionales y Centros de Formación, deberán abstenerse de adquirir mediante la orden de compra de aseo y cafetería, insumos que no son de primera necesidad para la prestación del servicio (Ej.: crema de café, aguas de infusión, té, azúcar baja en calorías, etc.).

- Así mismo, las Regionales y los Centros de Formación deberán unificar criterios para la adquisición de los artículos del catálogo de CCE; esto quiere decir que deberán pedir una misma referencia de artículo para toda la Regional; así mismo, deberán tener en cuenta que no se trata de pedir mensualmente todos los artículos contemplados en el catálogo.

- Las proyecciones de compra de los elementos deben considerar la necesidad de proteger al personal que se encuentra en las instalaciones frente a la emergencia sanitaria que se ha sido prorrogada en todo el territorio nacional hasta el 30 de abril del presente año.

La Dirección General, ha seleccionado una lista de artículos tanto de aseo como de cafetería la cual hace parte integral de la presente circular y sobre los cuales deberán basar las nuevas cotizaciones; en caso de que una Regional requiera un artículo no incluido en este listado, deberá elevar la solicitud con su respectiva justificación de inclusión ante la Dirección Administrativa y Financiera. Ver Anexo 1-Lista de insumos autorizados.

6. FORMALIZACIÓN DEL PROCESO ANTE LA DIRECCIÓN GENERAL

Una vez colgada la orden de compra en la plataforma de Colombia Compra Eficiente, las Regionales deberán iniciar el cargue de la toda la documentación preparatoria, precontractual, contractual y postcontractual en la Plataforma de Colombia Compra Eficiente: Tienda Virtual del Estado Colombiano/Órdenes de compra/Documentos adicionales; para asegurar la disponibilidad de la información en el momento que se requiera.

Cualquier inquietud adicional será atendida en el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección General por Sonia del Carmen Oviedo Urbano, sonia.oviedo@sena.edu.co IP 12349 y Felipe Sanin Echeverfsanin@sena.edu.co IP 13005.

La presente circular rige a partir de la fecha; los lineamientos y el respectivo cronograma, son de obligatorio cumplimiento a fin de garantizar oportunidad en la prestación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería.

WILSON JAVIER ROJAS MORENO

Director Administrativo y Financiero

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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