CIRCULAR 76 DE 2022

(abril 7)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C.

La Dirección Administrativa y Financiera en cumplimiento de sus funciones, establecidas en el artículo 15 del Decreto 249 de 2004, en especial sus numerales: 1⁽¹⁾, 2⁽²⁾, 6⁽³⁾ y 28⁽⁴⁾; así como lo dispuesto en la resolución 1085 de 2017 Por la cual se efectúan unas delegaciones en materia de donaciones ofrecidas al SENA. Por medio de la presente, pone en conocimiento los lineamientos y demás aspectos relevantes que se deben tener en cuenta para aceptar y gestionar donaciones en nombre del Sena.

1. Normas aplicables

El artículo Art. 1443 del Código Civil define la donación de la siguiente forma: "La donación entre vivos es un acto por el cual una persona transfiere, gratuita e irrevocablemente, una parte de sus bienes a otra persona que la acepta". (Subrayas fuera del texto)

El artículo 1458 ibídem establece el siguiente requisito en razón a la cuantía de la donación, “Corresponde al notario autorizar mediante escritura pública las donaciones cuyo valor excedan la suma de cincuenta (50) salarios mínimos mensuales, siempre que donante y donatario sean plenamente capaces, lo soliciten de común acuerdo y no se contravenga ninguna disposición legal.

Las donaciones cuyo valor sea igual o inferior a cincuenta (50) salarios mínimos mensuales, no requieren insinuación.”

La Ley 119 de 1994, en su artículo 30 establece que el patrimonio del SENA está conformado, entre otros por: "1. Los bienes que actualmente posee y los que reciba o adquiera a cualquier título" y "3. Las donaciones y contribuciones de terceros y las asignaciones por ley de bienes y recursos.".

Por medio de la Resolución Sena 1085 de 2017, se delega "(...) en los ordenadores de gasto de la Dirección General del SENA, la facultad de aceptar o no, las donaciones de las maquinarias, equipos y demás bienes muebles que sean ofrecidos a la Entidad(.)”, misma delegación que se extiende a los Directores Regionales y Subdirectores de Centro de Formación del SENA, en el ámbito de su jurisdicción, quienes además y "Previamente a la aceptación de la donación deberán contar por escrito con el concepto previo de viabilidad del Director de Formación Profesional o del Director Administrativo y Financiero de la Dirección General según corresponda con la finalidad y naturaleza de los bienes.

Mediante el artículo 4 ibídem se encarga a la Dirección Administrativa y Financiera, la responsabilidad de actualizar los lineamientos para la aceptación, recibo, retiro, manejo y control de los bienes recibidos en donación.

La Guía para la Administración y Control de Bienes del Sena, en su capítulo 19. Donación de Bienes, contiene los lineamientos y orientaciones para la aceptación, recibo, retiro, manejo y control de los bienes recibidos en donación en nombre de la Entidad.

El Decreto 1165 de 2019 Por el cual se dictan disposiciones relativas al Régimen de Aduanas en desarrollo de la Ley 1609 de 2013, artículo 743 Procedimiento General de Donación, modificado por el artículo 131 del Decreto 360 de 2021; y subsiguientes.

2. Generalidades

a. La presente circular tiene como fin orientar sobre los aspectos generales para la aceptación y gestión de donaciones, y no exime a los interesados de su deber de consultar de forma directa y completa las normas aquí referenciadas.

b. La aceptación y gestión de donaciones, debe adelantarse en cumplimiento de lo dispuesto en la resolución 1085 de 2017, y siguiendo las actividades descritas en el capítulo Donación de Bienes, de la Guía para la administración y control de bienes (GIL-G-003).

c. El concepto previo de viabilidad emitido por la Dirección de Formación Profesional y/o la Dirección Administrativa y Financiera, en los términos de la resolución 1085 de 2017, es requisito sine qua non para suscribir el contrato de donación por parte de los Directores Regionales y Subdirectores de Centro de formación.

d. Tanto en el contenido de la presente como en la gestión de donaciones en nombre del Sena, la expresión “Delegados” hace referencia únicamente a los funcionarios de que tratan los artículos 1 y 2 de la resolución 1085 de 2017, así como aquellos que reciban delegación particular por parte del Director General de la entidad.

e. Todos los bienes que reciba la entidad en calidad de donación, bien sea por contrato, convenio, cooperación internacional o cualquier otra figura, deben ser registrados en el sistema de administración y control de bienes, conforme se describe en el capítulo Ingreso de bienes, de la Guía (GIL-G-003).

3. Funcionarios facultados para aceptar o no, y gestionar donaciones en nombre del Sena

La facultad para aceptar o no, y gestionar donaciones en nombre del Sena, corresponde en principio al Director General como Representante Legal. Adicionalmente, conforme a las delegaciones conferidas mediante resolución Sena 1085 de 2017, además del Director General pueden aceptar donaciones en nombre de la entidad los siguientes funcionarios:

a. Directores de área y Jefes de oficina de la Dirección general.

b. Directores regionales y Subdirectores de Centro de formación, en el ámbito de su jurisdicción. Facultad condicionada a la obtención de concepto previo de viabilidad, emitido por la Dirección de formación profesional o la Dirección administrativa y financiera de la Dirección general, según corresponda con la naturaleza y finalidad de los bienes que se pretende aceptar en donación.

Estas delegaciones incluyen la facultad de suscribir todos los documentos que se requieran para aceptar la donación, entre ellos el contrato, demás actos y trámites necesarios para su legalización.

Los delegados aquí relacionados, deberán garantizar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el artículo 5 de la Resolución Sena 1085 de 2017.

4. Lineamientos y demás actividades a desarrollar para aceptar donaciones

Los lineamientos y demás gestiones a desarrollar para la aceptación, recibo, retiro, manejo y control de los bienes en donación son los descritos en el capítulo Donación de bienes, de la Guía para Administración y Control de Bienes (GIL-G-003), disponible en http://compromiso.sena.edu.co/. Los cuales se encuentran organizados en subcapítulos con base en la naturaleza jurídica del donante, con el fin de facilitar su comprensión.

5. Principales fuentes de donación al Sena

A continuación, se relacionan las principales fuentes (sin limitarse a estas) de las que el Sena recibe donaciones, y el documento legal por el cual se formalizan en razón a la naturaleza jurídica del donante:

Es importante señalar que, de acuerdo con lo expresado por el Consejo de Estado en Concepto C.E. 1495 de 2003 - Sala de Consulta y Servicio Civil, “Por tanto, puede decirse que, en principio, la donación de bienes no está prohibida entre entidades públicas y que para hacerla se celebra un convenio interadministrativo”. De lo cual es posible concluir que, la transferencia de bienes entre entidades del Estado, no requiere la celebración de contrato de donación con las correspondientes solemnidades que a este le aplican, en su lugar procede la celebración de un convenio interadministrativo.

6. Donaciones de la DIAN, cambio de procedimiento

Los lineamientos de la entidad para aceptar donaciones de la DIAN, fueron objeto de modificación desde el 22 de diciembre de 2021, con la publicación de la versión 7, de la Guía para la administración y control de bienes (GIL-G-003), a continuación, se comparte la principal modificación. El contenido completo debe ser consultado directamente en la citada guía, a través de la plataforma http://compromiso.sena.edu.co/.

El Delegado para aceptar donaciones por parte del SENA, consulta en la página web de la DIAN, mediante el siguiente enlace https://bit.ly/3nw1imO, o el código QR aquí suministrado; los ofrecimientos y relación de bienes disponibles para donación que haya publicado dicha entidad, e identifica aquellos que considere pertinentes para el cumplimiento de la misión institucional en el marco de la normatividad y procedimientos internos del SENA. Para lo cual deberá tener presente el número de ofrecimiento.

7. Términos para el retiro de los bienes donados

Se deberá prestar especial atención y garantizar el cumplimiento de los términos establecidos para el retiro de mercancías donadas, que para el caso de la DIAN son los dispuestos por dicha entidad en el acto administrativo de donación. Mientras que, para los actos suscritos con los demás donantes, corresponderá al plazo previamente acordado entre las partes (Donante y el Sena como donatario).

Se debe tener presente que el incumplimiento de los referidos plazos puede derivar en costos de bodegaje y/o sanciones para la Entidad, con las posibles consecuencias disciplinarias, fiscales y penales para los responsables de la gestión. Situaciones que se deben evitar, mediante una gestión oportuna y diligente.

8. Transporte

Si el transporte de los bienes corresponde al Sena como donatario, este aspecto se deberá considerar en desarrollo del proceso de planeación, bien sea a través del contrato de transporte que tenga suscrito la Dirección General, Dirección Regional o en su defecto tramitar la asignación de recursos al Centro de Formación. En todo caso, la disponibilidad del transporte es responsabilidad del delegado que se encuentra gestionando la donación.

9. Vehículos recibidos en donación

Para el recibo de vehículos con destino a ser usados como materiales de formación, y en atención a que estos no estarán en circulación, es imperativo que previamente se haya cancelado la matrícula ante la autoridad de tránsito o en su defecto el vehículo no tenga matrícula vigente. Lo anterior con el fin de que la entidad no deba asumir costos por asociados a la matrícula por vehículos que no estarán en circulación.

Caso contrario, si los vehículos se reciben para ser usados en actividades de transporte, se deberá realizar el respectivo trámite de traspaso a nombre del SENA, a la mayor brevedad posible y sin exceder de la vigencia en que se suscriba el acto de donación.

10. Baja de bienes recibidos en donación

Los bienes recibidos en donación, una vez registrados en los activos son objeto del mismo tratamiento que los demás bienes de la entidad, siempre y cuando no provengan de donación condicionada, en cuyo caso deberá garantizarse el cumplimiento de las condiciones establecidas por el donante, para su tratamiento y disposición final una vez cumplida su vida útil. En tal sentido, para la baja administrativa se deberá garantizar la aplicación de lo dispuesto en la resolución 911 de 2017 y lineamientos del capítulo Baja de Bienes de la Guía Sena GIL-G-003.

Con base en lo anterior es importante recordar que, los bienes recibidos en donación de la DIAN, no podrán ser objeto de comercialización o venta⁽⁵⁾, so pena de que la entidad no pueda recibir donaciones futuras.

Cordialmente,

WILSON JAVIER ROJAS MORENO

Director Administrativo y Financiero

Dirección General

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>

1. Proponer para adopción del Director General las políticas, normas y procedimientos para la administración de los recursos físicos, financieros y económicos del SENA y asesorar a la Dirección General, las Direcciones Regionales, la Dirección del Distrito Capital y a los Centros de Formación en la ejecución de los mismos.

2. Dirigir, coordinar, controlar y ejecutar los procesos y actividades requeridas en la Entidad para la administración de los recursos físicos, financieros, y prestación de servicios generales, con criterios de eficiencia y eficacia.

3. Dirigir en coordinación con las demás dependencias del SENA los procesos contractuales y de convenios en que intervenga el SENA y velar por la adecuada organización, eficiencia y la observancia de las normas legales sobre la materia.

4. Asesorar a las dependencias en los procesos propios del area.

5. Bajo ningún concepto la mercancía donada podrá ser comercializada o vendida por parte de la entidad beneficiaria de la donación, salvo que deba darse de baja por obsolescencia o cuando ya no se requiera para su servicio, caso en el cual, la mercancía deberá ser desnaturalizada y comercializarse como chatarra, so pena de no hacerse acreedor de adjudicaciones futuras (Parágrafo 2, artículo 745 del Dto. 1165 de 2019).

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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