CIRCULAR 80 DE 2014

(abril 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá, D.C.

La Dirección Administrativa y Financiera junto con el grupo Normalización de Cartera, da a conocer las metas regionales para Gerentes Públicos (Directores Regionales), las metas de fiscalización de aportes, FIC y contrato de aprendizaje, así como los indicadores de Gestión de Fiscalización, Cobro Persuasivo Agotamiento Vía Gubernativa que cada una de las Regionales tendrá a su cargo, para el año 2014.

Para el cálculo de aportes y fic se tuvo en cuenta el valor de las liquidaciones generadas el año pasado, la situación socio económica de la región y el desarrollo de la construcción en el departamento.

La meta proyectada por fiscalización de contrato de aprendizaje se da con base en el valor de los estados de cuenta en el SGVA a diciembre de 2013 y considerando la implementación de la compensación, por lo que consideramos que ésta es muy posible superar por cada uno de ustedes.

Para el buen análisis de la gestión de cada regional se hace necesario que tengan en cuenta las siguientes instrucciones de obligatorio cumplimiento:

1. Toda liquidación debe corresponder a un proceso real de fiscalización, es decir el fiscalizador realiza una revisión de estados financieros, nóminas y demás documentos obligatorios para determinar el valor que adeuda el empresario al SENA.

2. En visitas realizadas a las regionales encontramos muchos registros de liquidaciones sin soportes, es decir registran pagos ordinarios de aportes, fic y contrato de aprendizaje como si fueran liquidaciones de fiscalización. Ninguna liquidación presuntiva puede ser considerada liquidación de fiscalización (considerando que la presuntiva corresponde únicamente a un cálculo que no implica revisión documental de índole financiera).

3. Todas las liquidaciones registradas en el aplicativo regional de aportes deben ser aprobadas por el Coordinador Regional de Relaciones Corporativas, para lo cual en el formato de liquidación de fiscalización de aportes y FIC, se cuenta con una casilla de Vo Bo, sin ello, adicional a la firma del fiscalizador y la firma de la persona que representó a la empresa en la visita; el técnico de cartera, o quien hace sus veces, no puede registrar la liquidación.

4. El informe de gestión que se envía desde esta Coordinación cada mes, debe ser entregado a cada fiscalizador y abogado vía gubernativa, para que cada cual verifique que su gestión ha quedado correctamente registrada en el aplicativo de cartera y se puedan hacer los ajustes o correcciones si a ello hubiere lugar. Es responsabilidad de cada fiscalizador y cada abogado confirmar que lo registrado corresponda a lo realizado, por lo que en cada informe de actividades mensuales deben dejar constancia de ello.

5. A partir de la cuenta de cobro de abril cada coordinador debe remitir el Excel adjunto, donde se concreta la información de la gestión de cada fiscalizador. Dicha información se extrae del informe de actividades entregado por cada uno para el cobro de sus honorarios mensuales

6. Es responsabilidad de las regionales realizar el proceso de aplicación de pagos real, es decir lo que es Aportes registrarlo como aportes, lo que es fic se registra como fic y así para cada concepto.

7. Se debe generar una liquidación por cada concepto, es decir una por aportes, una por contrato de aprendizaje y otra por fic; continúa la orden de fiscalización integral, y las liquidaciones deben ser por un solo concepto, no se puede realizar una sola liquidación por aportes y fic. Para su conocimiento el PSE es manual, y depende de lo que el empresario decida aplicar, el registro en el Aplicativo Regional de Aportes (ARA) depende de cada regional, por ello se hace necesaria una conciliación entre ambos registros de manera mensual

Para el buen registro en el aplicativo regional de aportes deben tener presente la circular 32011-000430 del 13 de diciembre de 2011, de la cual es importante lo siguiente: Aplicar el código 10 para resoluciones en cobro persuasivo y cambiar a código 80 cuando son entregadas a cobro coactivo. Los conceptos deben ser A: para identificar aportes; F: FIC; M: multas del ministerio; IM: Intereses de mora; MI: multas incumplimiento contrato de aprendizaje; MN: monetización.

METAS REGIONALES POR FISCALIZACIÓN

Estas corresponden a verdaderos procesos de liquidación por fiscalización, deben tener en cuenta que no corresponde a recaudo de fiscalización, son el valor de las liquidaciones de fiscalización, las cuales deben contar con todos los documentos que soportan dicha liquidación, debidamente foliados y archivados en carpeta individual. Se hace esta aclaración porque no se va a tener en cuenta el recaudo de fiscalización para esta meta, aunque sigue en firme la instrucción de que el fiscalizador debe realizar dos cobros administrativos durante los primeros 30 días de expedida la liquidación. Esta información se obtendrá del aplicativo regional de aportes:

INDICADORES DE FISCALIZACIÓN: Los siguientes son los indicadores que se deben alcanzar en el presente año, estos serán obtenidos desde la Coordinación de Normalización de Cartera e informados mensualmente:

Los Coordinadores de Relaciones Corporativas o Misionales (en las regionales que no cuentan con el Coordinador de Relaciones Corporativas) deben garantizar que el debido registro en el aplicativo regional de aportes sea correcto y responda a la ejecución realizada, porque de él se obtiene la información:

1. Valor Liquidaciones por Fiscalización:

Objetivo: Evaluar el resultado de la fiscalización respecto al valor de la liquidación realizada

Tipo de Indicador: Resultado

Periodicidad: Mensual

Responsable: Coordinador de Relaciones Corporativas e Internaciones y/o el Coordinador Misional de acuerdo a la regional

Responsable Operativo: Fiscalizadores

Indicador: Valor Liquidaciones Realizada y Número de Liquidaciones.

Meta: Las determinadas por la Coordinación del Grupo Normalización de Cartera (Anexo 1).

Fuente: Dirección General y Coordinación Regional

Herramienta de Seguimiento: Aplicativo Regional de Aportes verificado desde la Dirección General.

2. Valor Recaudo Liquidaciones:

Objetivo: Evaluar el recaudo de las Liquidaciones

Tipo de Indicador: Proceso

Periodicidad: Mensual

Responsable: Coordinador de Relaciones Corporativas e Internaciones y/o el Coordinador Misional de acuerdo a la regional

Responsable Operativo: Fiscalizadores

Indicador: (Valor Liquidaciones recaudadas / Valor Liquidaciones generadas) * 100

Meta: Recaudar el 50% de las Liquidaciones Generadas

Fuente: Dirección General y Coordinación Regional

Herramienta de Seguimiento: Aplicativo Regional de Aportes verificado desde la Dirección General.

3. Valor Recaudo Resoluciones Pendientes de Pago:

Objetivo: Evaluar el recaudo de las Resoluciones Pendientes de Pago en Cobro Vía Gubernativa.

Tipo de Indicador: Proceso

Periodicidad: Mensual

Responsable: Coordinador de Relaciones Corporativas e Internaciones y/o el Coordinador Misional de acuerdo a la regional

Responsable Operativo: Abogado Vía Gubernativa y en aquellas Regionales donde no hay Abogado el Fiscalizador.

Indicador: (Valor recaudo / Valor Resoluciones recibidas) * 100

Meta: Recaudar el 80% de las Resoluciones recibidas

Fuente: Dirección General y Coordinación Regional

Herramienta de Seguimiento: Aplicativo Regional de Aportes verificado desde la Dirección General.

4. Resoluciones enviadas a Proceso Coactivo:

Objetivo: Evaluar la efectividad en el proceso de agotamiento en la vía gubernativa

Tipo de Indicador: Proceso

Periodicidad: Mensual

Responsable: Coordinador de Relaciones Corporativas e Internaciones y/o el Coordinador Misional de acuerdo a la regional

Responsable Operativo: Abogado Vía Gubernativa y en aquellas Regionales donde no hay Abogado el Fiscalizador.

Indicador: (No. Resoluciones que pasan a cobro coactivo / No. total de Resoluciones recibidas)*100

Meta: Realizar el 100% del trámite de vía gubernativa

Fuente: Dirección General y Coordinación Regional

Herramienta de Seguimiento: Informe de Seguimiento enviado por el Coordinador de Relaciones Corporativas e Internacionales.

METAS GERENTES PÚBLICOS

Estas metas corresponden al real recaudo de la regional, es decir la labor de cobro y recaudo es responsabilidad del Director Regional, los abogados de Cobro Coactivo y el grupo de promoción y relaciones corporativas.

Se tuvo en cuenta las sugerencias de las regionales para la consideración de las mismas, es decir, se tomarán los ingresos registrados en el PSE por los siguientes conceptos:

Acuerdo de pago aportes, fic, contrato, Liquidación de Fiscalización por Aportes, Contrato y Fic, Multas del Ministerio, Resolución Aportes, Contrato y Fondo.

Meta Gerente Público 14 (en millones de pesos)

Los manuales de Aportes, FIC, Cobro vía gubernativa y Fiscalización se encuentran en actualización y serán remitidos el próximo mes.

Cualquier aclaración con gusto será atendida.

Cordial saludo,

PIEDAD JIMÉNEZ MONTOYA

Directora Administrativa y Financiera

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