CIRCULAR 80 DE 2020

(mayo 04)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C

Con el fin de garantizar la integralidad de la información financiera reflejada por el Servicio Nacional de Aprendizaje- SENA durante la vigencia 2020, se efectúa la siguiente planeación para la entrega de la información que hará parte del proceso contable y se dictan instrucciones para que las operaciones realizadas al interior de los procesos misionales y de apoyo del SENA, sean vinculadas oportunamente al proceso de Gestión de Recursos Financieros de acuerdo a lo establecido en el Manual de Políticas Contables de la Entidad y en cumplimiento al Marco Normativo para Entidades de Gobierno, fundamentado en la Resolución No. 533 de 2015 de la CGN “Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno” y sus modificaciones.

En consecuencia de lo anterior y con sujeción a la Resolución 193 de 2016 de la CGN “Por la cual se Incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable”, en su numeral 3.2.9.1 menciona lo siguiente: “el proceso contable de la entidad está interrelacionado con los demás procesos que se llevan a cabo, por lo cual, en virtud de la característica recursiva que tienen todos los sistemas y en aras de lograr una sinergia que permita alcanzar los objetivos específicos y organizacionales, todas las áreas de la entidad que se relacionen con el proceso contable, como proveedores de información, tienen el compromiso de suministrar los datos que se requieran, de manera oportuna y con las características necesarias, de modo que estos insumos sean procesados adecuadamente."

Negrilla y subrayado fuera de texto

1. CARGUE DE SALDOS INICIALES 2020 SIIF-NACION II

El profesional de contabilidad de cada Regional y/o Centros de Formación, efectuará la verificación de los saldos iniciales de las cuentas reales y de orden, cargados en la Regional y Centros de Formación, originado en el proceso automático realizado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - MHCP del 9 al 15 de marzo de 2020.

2. FECHAS LIMITES PARA REALIZAR REGISTROS CONTABLES EN SIIF-NACIÓN II - VIGENCIA 2020

El profesional de contabilidad de cada Regional y/o Centros de Formación, tendrá como fecha límite de los registros contables en SIIF - NACIÓN II, las fechas relacionadas a continuación:

3. ACTIVIDADES MENSUALES EN REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIÓN

El profesional del grupo de contabilidad de las Regionales y Centros de Formación, mensualmente debe realizar las siguientes verificaciones en coordinación con las áreas productoras de la información contable, y remitir dicha información necesaria requerida, de acuerdo a los plazos establecidos en el manual de política contable y en los manuales y guías de operación:

CONVENIOS

- Enviar a Contabilidad de Dirección General dentro de los 10 días del mes el Formato Certificación Información Financiera de Convenios del mes inmediatamente anterior en archivo Excel y el archivo PDF debidamente firmado, según formato GRF- F- 072 publicado en la plataforma de Compromiso, y remitir copia al correo nescobarr@sena.edu.co

CUENTAS POR COBRAR

- La regional deberá informar los descuentos de nómina y botones de pagos aplicados en el mes correspondientes a doble mesada pensional y los saldos mensuales conciliados con los grupos de gestión de cobro. Favor remitir dicha información al correo lmhernandez@sena.edu.co

DEVOLUCIÓN DEL IVA ENTIDADES DE EDUCACIÓN SUPERIOR

- Enviar a Contabilidad de Dirección General a más tardar los primeros 12 días calendario del mes siguiente al cierre del bimestre, la relación de IVA pagado al cierre de tal bimestre y que se solicitará en devolución a la DIAN, de acuerdo con el formato publicado en la plataforma compromiso y consolidado por la Regional, para realizar respectivo trámite ante la DIAN. La documentación que respalda dicha solicitud, deberá remitirse a la Dirección General los primeros 15 días calendario del mes siguiente al cierre del bimestre, con los siguientes soportes:

- Planillas de solicitud debidamente firmadas por el profesional contable y el tesorero de las Regionales y/o Centros de Formación.

- Copia de las facturas de compra cumpliendo con los requisitos exigidos en el artículo 617 del estatuto tributario

- Copia de las órdenes de pago en las cuales se evidencie el pago total del IVA facturado.

Estos soportes del IVA serán organizados y remitidos de forma digital, mientras dure el tiempo de aislamiento originado por la contingencia del covid-19, los cuales deberán cargarse en el ftp, en la carpeta denominada conciliación del IVA de la Regional, creando una carpeta con el nombre de “soportes solicitud del IVA segundo bimestre” y así para cada bimestre.

- Elaborar y remitir conciliación de la cuenta 138413001 - Devolución de IVA Entidades de Educación Superior, la cual deberá cargarse en el FTP a más tardar los primeros quince días calendario del mes siguiente al cierre de cada bimestre, debidamente firmada por el profesional Contable y el Tesorero de cada Regional. Para el caso de los Centros de formación deberá firmarse por el profesional del área contable responsable de la conciliación y por el profesional responsable del proceso en el área de tesorería. Se debe tener en cuenta, que esta conciliación permitirá verificar lo reportado por el área de tesorería en la solicitud de devolución y cruzar la información con los saldos de SIIF Nación reflejados al corte del bimestre que corresponda, en la cuenta del IVA 138413001 - Devolución de IVA Entidades de Educación Superior, lo cual ayudará a detectar los valores de IVA registrados de obligaciones en estado pagadas al corte del mismo y que por error no se estén incluyendo en la respectiva solicitud, al igual que el IVA de las obligaciones que quedan pendientes de pago, para solicitarlas en los periodos siguientes, cuando se realice efectivamente el giro al beneficiario final. Todo este proceso facilitará subsanar cualquier omisión en la solicitud de IVA, antes de la entrega oficial a la Dirección General.

- Remitir por correo electrónico institucional a contabilidad de la Dirección General, los primeros quince días calendario del mes siguiente al cierre del bimestre, el formato de las obligaciones del IVA que quedan pendiente de pago al cierre de cada bimestre (cuentas por pagar de IVA).

- Verificar mensualmente que no queden saldos contrarios por tercero o cuantías menores en la cuenta 138413001 - Devolución de IVA Entidades de Educación Superior.

RETENCIÓN EN LA FUENTE - ESTAMPILLAS - CONTRIBUCIONES

- Registrar adecuadamente todas las deducciones de impuestos por concepto de retención en la fuente a título de renta, IVA e ICA, estampillas, contribución de obra pública y estampilla pro-universidad Nacional de Colombia, lo cual se realizará al momento de causar la obligación presupuestal de acuerdo a la normatividad vigente.

- Validar la consulta de deducciones al cierre de cada mes, para corroborar los saldos que se encuentran pendientes por pagar, de las deducciones por concepto de retención de ICA, estampillas municipales y departamentales. Esta actividad se debe realizar los primeros días del mes siguiente al cierre, o inclusive antes de culminar el mes, para que en caso tal de que existan errores, estos puedan ser subsanados. La ruta para revisar esta consulta es CEN/ EPG/ CONSULTA CONSOLIDADA DEDUCCIONES, seleccionando en la lista desplegable la opción con saldos por pagar.

- Realizar el pago y la presentación de las declaraciones por concepto de retención de ICA y estampillas municipales y departamentales, al igual que la presentación de la información exógena solicitada por los respectivos municipios. Esto aplicará igualmente para los impuestos que cobren en cada región, tal como predial y vehículos.

- Cuando se realicen registros de deducciones por concepto de retenciones de impuestos municipales o estampillas, cuyo pago se deba realizar en otra ciudad o Municipio diferente a su Regional o Centro de formación, se debe informar con debida antelación y de forma escrita al tesorero y al contador de la Regional responsable de declarar, así como realizar el traslado en el aplicativo SIIF Nación de los recursos a la PCI correspondiente, tarea que debe realizarse por parte del perfil pagador durante los últimos tres (3) días hábiles del mes corriente a fin de que dichos traslados queden reflejados en la bolsa de deducciones al momento del cierre de cada mes. Esto se debe hacer dado que las Regionales o Centros de formación solo tienen acceso a los registros realizados en sus subunidades ejecutoras, por ende, si no se efectúa el respectivo traslado y se informa, esos valores quedarán pendientes de declarar, generando inconsistencias en las declaraciones.

- En caso de que se efectúen registros de deducciones en una posición de catálogo errada o con un beneficiario equivocado, es necesario realizar una reclasificación, aplicando el manual denominado “Guía como realizar devolución de deducciones practicadas en SIIF Nación”, el cual encontrará publicada en la plataforma del Ministerio de Hacienda o en la ruta ftp.sena.edu.co en la carpeta: Contabilidad/Deducciones impuestos/Manuales. Recuerde que esta guía es el único método para realizar ajustes en las deducciones registradas una vez se ha pagado la obligación presupuestal origen, ya que no es posible con comprobantes manuales.

Para corregir el beneficiario de la deducción o la posición de catálogo no presupuestal, se deberá radicar y aprobar una cuenta por pagar no presupuestal por el perfil de Gestión Contable en la ruta Gestión de Gastos (EPG)/Radicación Soportes / Pago No Presupuestal, diligenciando en la parte donde solicita datos del pago la opción: “abono en cuenta y beneficiario final". Recuerde por favor que debe aplicar todos los pasos del manual denominado “Guía como realizar devolución de deducciones practicadas en SIIF Nación", incluyendo el paso en el cual se registra nuevamente la deducción en la posición que realmente corresponda, dando clic en el botón AGREGAR. Una vez radicada y aprobada la cuenta por pagar no presupuestal, esta se debe pagar, generando una orden de pago líquido cero, paso que se debe realizar con el perfil pagador. Para validar si se realizó adecuadamente el proceso se deberá descargar la consulta de deducciones. En dicha consulta identificarán la reversión del error con el tipo de transacción EPG 126, la cual corresponde a la cuenta por pagar aprobada desde el perfil gestión contable. La orden de pago líquido cero, se reflejará en la consulta de deducciones con el tipo de transacción PAG 054 y con valor positivo, en la cual se visualizarán los valores cargados correctamente. Recuerde que los registros errados no desaparecen, el sistema carga los nuevos registros con los datos corregidos y en la fecha en la cual aplique el proceso.

PRESTAMOS POR COBRAR

- Formato en Excel con las carteras correspondientes a el fondo nacional de vivienda, donde se incluye préstamos a exfuncionarios, cartera de funcionarios préstamo hipotecario, deudas de difícil recaudo, este debe ser enviado el día 08 de cada mes, remitir al correo laldanac@sena.edu.co.

BIENES MUEBLES

- Depurar los saldos de la cuenta 8361- Responsabilidades en proceso y actualizar mensualmente junto con las áreas correspondientes el cuadro consolidado de responsabilidades por cada PCI y remitir dentro de los primeros cinco (05) días hábiles siguientes al cierre contable, al correo electrónico alcifuentesr@sena.edu.co de la dirección general.

- Depurar los saldos de la cuenta 2401 - Bienes y servicios correspondiente a registros por entradas de almacén.

BIENES INMUEBLES

- Registro de las daciones recibidas en pago de acuerdo al uso o destinación que le dé la Regional remitir al correo ppena@sena.edu.co la transacción para aprobación.

- Realizar la depuración y verificación de los saldos reflejados en la cuenta 1615 Construcciones en curso para que sean acordes con los hechos económicos realizados por la Entidad.

- Realizar la activación de las obras terminadas y que se encuentren en condiciones de uso originadas de cadenas presupuestales de las Regionales, Centros de Formación y remitir al correo yvillamil@sena.edu.co la transacción para su aprobación.

- Apoyar en el diligenciamiento de los formatos relacionados con el reconocimiento de hechos económicos de bienes inmuebles de acuerdo a lo establecido en la guía GIL-G-005 Guía para la Identificación de Hechos Económicos en Contratos de Obra para Inmuebles del SENA y procedimiento GRF-P-026 Procedimiento Reconocimiento Bienes Inmuebles.

BIENES INTANGIBLES

- Para las Regionales y Centros de Formación que tengan intangibles con vida útil finita, realizar la amortización mensual y remitir al correo ppena@sena.edu.co la transacción para aprobación.

CUENTAS POR PAGAR

- Diligenciar y remitir el formato de seguimiento y control de los saldos de las cuentas por pagar - GRF-F-071, publicado en la plataforma de Compromiso, en atención al principio de devengo se deben registrar las cuentas que lleguen a contabilidad hasta el último día hábil de cada mes, ya sea de manera transaccional o manual; y remitirlo a los correos slloaiza@sena.edu.co y dpombo@sena.edu.co en las fechas abajo relacionadas:

ANTICIPOS

- Acta mensual de Confirmación de saldos de Anticipos por Legalizar, remitir al correo msalgadob@sena.edu.co

OTROS

- Remitir la certificación de la información contable mensual al correo yecheverriao@sena.edu.co

4. INFORMACIÓN A REMITIR AL GRUPO DE CONTABILIDAD DE DIRECCIÓN GENERAL POR PARTE DE ÁREAS GENERADORAS DE LA INFORMACIÓN Y FECHAS LIMITES DE ENVÍOS.

5. DEMÁS ACTIVIDADES

- El profesional de contabilidad de cada Regional y/o Centros de Formación efectuará seguimiento y depuración a los saldos contables reflejados mensualmente por concepto de viáticos, y cuentas por pagar bienes y servicios.

- El profesional de contabilidad de cada Regional y/o Centro de Formación mensualmente, debe adelantar la revisión de la afectación de los gastos afectados en el proceso de obligación vs el rubro presupuestal, con el fin de identificar los ajustes pertinentes y realizarlos. Cualquier ajuste para aprobación debe ser remitido al correo dpombo@sena.edu.co.

- El área contable de las Regionales, Centros de Formación y Dirección General, deberán registrar las cuentas que lleguen para obligar hasta el último día hábil de cada mes, dando cumplimiento así al principio de devengo y en ningún caso podrán anularse obligaciones que cumplan el lleno de los requisitos, en caso de no existir PAC deberá registrarse mediante un comprobante manual

- Las demás actividades necesarias para garantizar la razonabilidad de los Estados Financieros de la Entidad.

Cordial saludo,

WILSON JAVIER ROJAS MORENO

Director Administrativo y Financiero

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/C_SENA_0080_2020.pdf>

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