CIRCULAR 83 DE 2014

(abril 7)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá, D.C.

Con el objetivo de consolidar la información de la gestión académica que cada Centro de Formación a ejecutado en lo corrido del año, se autoriza la apertura de la RETROACTIVIDAD a partir del 04 y hasta el 13 de abril de 2014, desde las 6:00 a.m. y hasta las 10:00 p.m.; Después de esta hora el sistema realiza los procesos de cierres y actualizaciones y cambia los estados de las fichas y los aprendices, y es posible que los datos no queden correctamente registrados.

Los Centros deben adoptar todas las medidas necesarias para lograr el registro de la totalidad de la información, correspondiente a la formación titulada, formación complementaria, eventos de divulgación tecnológica (EDT) y formación virtual desarrollada en 2014.

El objetivo principal es garantizar que todas las fichas en cada centro queden correctamente programadas. Les recordamos que las siguientes son las condiciones para que la información registrada, se refleje en el reporte oficial de Planeación PE-04:

• Debe existir el programa.
• Las fichas deben estar en los siguientes estados: En ejecución, Cancelada, Terminada por fecha, Terminada.

Deben existir aprendices en estado matriculado.

La ficha debe tener:

- Asignado por lo menos un ambiente,

- Rutas de aprendizaje asignadas

- Programación asociada al ambiente, es decir un evento de formación con horario activo asignado

- Mínimo un instructor asociado

• Las fichas con eventos de resultados de aprendizaje creadas deben tener asociados los instructores y aprendices

Solicitamos tener en cuenta las siguientes indicaciones:

- Juicios Evaluativos: Garantizar el registro de "TODOS" los juicios evaluativos correspondientes a los resultados de aprendizaje, de acuerdo con el avance en cada programa de formación.

- Matrículas: Validar que la totalidad de los aprendices seleccionados y convocados a matrícula sean matriculados oportunamente.

- Rutas de Aprendizaje: Asegurar el registro de todas las rutas de aprendizaje.

- Eventos: Programar los eventos de resultados de aprendizaje para las acciones de formación.

- Verificar que todas las fichas se encuentren en cualquiera de los siguientes estados: ejecución, terminadas, terminadas por fecha ó canceladas.

- Novedades Académicas y Disciplinarias: Garantizar el registro de "TODAS" las novedades de aprendices que se encuentran en formación.

- Programar la creación de cursos de formación complementaria, los EDT's.

- Certificación: Verificar que toda la certificación de los aprendices en SOFIA PLUS se encuentre al día y no exista ningún pendiente de certificar.

Reportes Disponibles:

El día 31 de marzo de 2014 se pondrá a disposición de todos en ftp://172.16.2.69/Direccion Formacion profesional/Administracion Educativa/3 Seguimiento/ un reporte de fichas no correctamente programadas por Regional y Centro de Formación. En el reporte se listan las fichas que no cumplen con alguna de las siguientes verificaciones:

• Sin ambiente a ficha: La ficha no tiene ningún ambiente programado.
• Sin programación ambiente: La ficha tiene ambientes planeados pero no programados.
• Sin eventos para ambiente: Está programado pero no está ejecutado.
• Sin_ horario_ periodo_ evento_ amb: El evento no tiene horario, es decir, ni días ni horas.
• Sin funcionario periodo evento: El ambiente y el evento no tienen instructor.
• Func_ hor_ evento_ amb _cancelado: Esta cancelado y no tiene un reemplazo activo.
• Sin_ rel_ instructor_ horario: No se ha asignado un instructor.
• Inst_ con_ vinculación_ inválida: El funcionario no tiene una vinculación valida que puedes ser:

- Nombramiento provisional.

- Carrera administrativa.

- Nombramiento ordinario.

- Contratista SENA.

- Por convenio – contratista.

- Encargo.

- Monitores.

- Instructor empresa.

Este informe será actualizado al final del día el viernes 04 de abril, miércoles 09 de abril y lunes 14 de abril de 2014.

Consideramos importante señalar que es responsabilidad del Subdirector del centro de formación garantizar el registro de la información en el aplicativo Sofia Plus, dentro de los términos establecidos para cada uno de los procesos, desde la selección hasta la certificación del aprendiz incluidas las novedades del aprendiz.

El autorizar la apertura del sistema para registrar información cuando ya se ha efectuado cierres de mes para la presentación de informes institucionales, ha generado requerimientos, observaciones y formulación de hallazgos por parte de las entidades de Control ante las diferencias presentadas, como consecuencia, las no conformidades que sobre estas acciones se evidencien, son responsabilidad directa de los Subdirectores de los Centros.

Agradecemos su valiosa colaboración y apoyo para el logro de este propósito, garantizando que se reflejen en el aplicativo, todas las acciones de formación realizadas en su Centro durante la vigencia 2014.

Cualquier inquietud por favor comunicarse con su asesor en el Grupo de Desarrollo y Seguimiento del Registro y Control Académico.

Cordial saludo,

NATALIA ARIZA RAMÍREZ

Directora Formación Profesional

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