CIRCULAR 84 DE 2014

(abril 7)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá, D.C.

Teniendo en cuenta que en el aplicativo SOFIA Plus se han encontrado algunos registros de los Aspirantes, Aprendices o Egresados que presentan inconsistencias al ser comparados con los datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, atentamente les informamos que en las direcciones ftp://172.16.2.69 / INCONSISTENCIAS CÉDULAS DE CIUDADANÍA / NOVEDADES Y ftp://172.16.2.69 / INCONSISTENCIAS CÉDULAS DE CIUDADANÍA / CÉDULAS DE CIUDADANÍA ESTRUCTURA MAS 10, encontrarán las inconsistencias de los aprendices y a las cuales se les deberán gestionar su normalización y/o corrección, de acuerdo con los siguientes estados identificados:

Recomendaciones:

1. El archivo Excel que enviamos adjunto contiene dos hojas, una con el detalle general de inconsistencias (una persona puede aparecer varias veces cuando se encuentra vinculado a más de una formación) y otra hoja con las personas que aun presentando estas inconsistencias podrían llegar a ser certificadas por el Centro; en específico para la segunda hoja, agradecemos verificar lo siguiente y aplicar las observaciones mencionadas:

a. Los aprendices que aparecen por certificar y sus documentos presentan la novedad Muerte del Titular ó Cancelada por Muerte – Facultad ley 1365 2009, presentan fechas de terminación de la formación entre el 2010 y el 2014, es posible que haya suplantaciones o puede ser que efectivamente dichas personas hayan fallecido durante los últimos años.

Por lo anterior deberán verificar si hay personas en procesos de formación suplantando a los titulares, o si efectivamente fallecieron y en el sistema aún hay procedimientos pendientes por realizar, tales como:

- Expedir Certificados pendientes, ya que los Aprendices terminaron la formación.

- Bloquear los registros de los Aprendices, ya que estas personas nunca podrán realizar la etapa práctica.

- Bloquear los registros de los Aprendices, ya que por el fallecimiento nunca podrán terminar el proceso de formación y siguen contando entre los pendientes del Centro (en proceso de formación o pendientes por certificar).

b. Los aprendices que presentan documentos de identificación en estado cancelada por mala elaboración y que pueden ser certificados deben resolver su ciudadanía inmediatamente con la Registraduría y deberá hacerse un comité de evaluación en el cual se deje un plan o compromiso de mejoramiento que condicione su proceso de formación a la formalización del registro y otras decisiones que consideren
pertinentes.

c. En los casos de los aprendices que presentan documentos de identificación con estado falsa Identidad, cancelada por intento de doble cedulación – no expedida y que pueden ser certificados deben resolver la novedad inmediatamente con la Registraduría, deberá hacerse un comité de evaluación para inactivar al aprendiz hasta tanto no se compruebe lo contrario.

d. Verificar si la persona registrada en Sofia-Plus es la misma que reporta la Registraduría para el documento de identificación en análisis ya que como pueden observar en las columnas finales de las hojas electrónicas, aparecen algunos nombres diferentes.

2. El documento PDF que enviamos adjunto relaciona los criterios contra los cuales se están analizando todas las cédulas de ciudadanía colombianas que aparecen SOFIA-Plus, posteriormente se iniciará la revisión de todos los registros civiles (RC, NIP, NUIP) y tarjetas de Identidad.

3. El segundo documento Excel corresponde a los registros que en el Aplicativo SOFIA-Plus aparecen con números de identificación que no corresponden con la estructura regulada por la Registraduría Nacional del Estado Civil (aparecen otros caracteres o símbolos, incluyen código del Centro o espacios, o tienen un número mayor de dígitos al permitido, entre otros), solicitamos que contacten a sus Aprendices y realicen las correcciones en sus tipos y números de identificación, así como en los correos electrónicos repetidos o los múltiples que contienen únicamente el símbolo @, esto con el objeto de realizar la correspondiente validación con la Registraduría del Estado Civil y sincronizar el aplicativo para que se muestren los registros y documentos académicos, tanto en Sofia-Plus como en certificados.sena.edu.co.

Cabe anotar que se solicitara que estos registros sean bloqueados en los aplicativos Gestión de Centros, SOFIA-Plus, Sistema Gestión Virtual de Aprendices, certificados.sena.edu.co y Agencia Pública de Empleo para evitar inscripciones, matriculas o certificaciones inconsistentes en las plataformas del SENA.

Cualquier aclaración por favor comunicarse con el Señor Jaime Andres Perez Becerra laperezb@sena.edu.co funcionario del grupo de Grupo de Desarrollo y Seguimiento del Registro y Control Académico.

Cordial saludo,

NATALIA ARIZA RAMÍREZ

Directora Formación Profesional

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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