CIRCULAR 85 DE 2015

(27 abril)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

En aras de garantizar el derecho de habeas data, y propendiendo por la protección de los derechos a la información y a la intimidad, que conlleva el suministro de la misma tanto a las personas naturales, juridicas, públicas y privadas que legalmente se encuentren facultadas para la recopilación, uso y manejo de la información, se cqnsidera pertinente hacer las siguientes clandades con el objeto de que los Directores Regionales, Directores de Área, Jefes de Oficina y demás Servidores Públicos y encargados, como administradores de la información que contiene tanto datos públicos como datos sensibles, puedan tenerlas en cuenta al momento de suministrar información que pueda afectar garantías constitucionales, o la obstrucción del ejercicio de derechos.

El derecho de habeas data o autodeterminación informática se encuentra reglamentado a través de la Ley Estatutaria 1266 de 2008 "Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la fínanciera, crediticia, comercial, de servicíos y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.", asi como en la Ley estatutaria 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para fa protección de datos personales", la cual fue reglamentada por el Decreto 1377 de 2013.

Los derechos fundamentales que se conciben en las disposiciones normativas enunciadas, y que se deben salvaguardar por parte de todos los funcionanos y encargados del manejo de la información de la Entidad, son el derecho a la intimidad establecido en el articulo 15 de la Constitución Politica Nacional, en el cual se indica que "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre (...), y el de acceso a la información contenido en el artículo 20 de la Carta Politica, el cual comprende la facultad de todas las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos o archivos⁽¹⁾.

Respecto del derecho a ia inforrnacián, se confieren facultades al individuo para que en ejercicio de la cláusula general de libertad, pueda controlar la información que de sí mismo ha sido recopilada por las entidades. Este control no sólo se predica de la autorización previa para el tratamiento de los datos, sino que el individuo también es libre de decidir qué información desea compartir y cual no. Asi pues, el derecho al habeas data otorga la facultad al titular de datos personales de exigir de las administradoras de esos datos, el acceso, inclusión, exclusión, correccion, adición, actualización y certificación de los datos, asi como la limitación en las posibilidades de divulgación, publicación que cesión de los mismos, de conformidad con los principios que regulan el proceso de administración de datos personales.

Ahora bien, conforme se ha indicado, con el derecho a la intimidad se yuxtapone el derecho de acceso a la información que se encuentra desarrollado en la Ley 1712 de 2014 la cual establece en el articulo 1, que su objeto es "regular derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantia del derecho y las excepciones a la publicidad de información", de manera abierta para el titular universal"⁽²⁾, aunque sin desconocimiento de la reserva legal de determinada información, la cual solamente se puede aplicar a los documentos que expresamente se encuentren contemplados en una ley en la cual se precise qué información es la que goza de este tratamiento, o cuando la misma se enmarque dentro de las excepciones que contemplan los artículos 18 y 19 de la misma disposición que a continuación se transcriben:

"Artículo 18. Información exceptuada por daño de derechos a personas naturales o jurídicas. Es toda aquella información pública clasicada, cuyo acceso podrá ser recharado o denegado de manera motivada y por escrito, siempre que el acceso pudiere causar un daño a los siguientes derechos:

a) El derecho de toda persona a la intimídad, bajo las limitaciones propias que impone la condición de servidor público, en concordancia con lo estipulado;

b) El derecho de toda persona a la vida, la salud o la seguridad;

c) Los secretos comerciales, industriales y profesionales, asi como los estipulados en el parágrafo del articulo 77 de la Ley 1474 de 2011.

Parágrafo. Estas excepciones tienen una duración ilimitada y no deberán aplicarse cuando la persona natural o jurklica ha consentido en la revelación de sus datos personales o privados o bien cuando es claro que la información fue entregada como parle de aquella informacion que debe estar bajo el régimen de publicidad aplicable.

Artículo 19. Información exceptuada por daño a los intereses públicos. Es toda aquella información pública reservada, cuyo acceso podrá ser recharado o denegado de manera motivada y por escrito en las siguientes círcunstancias, siempre que dicho acceso estuviere expresamente prohibido por una norma legal o constitucional:

a) La defensa y seguridad nacional;

b) La seguridad pública;

c) Las relaciones internacionales;

d) La prevención, invedgación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el caso;

e) El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales;

f) La administración efectiva de la justicia;

g) Los derechos de la infancia y la adolescencia;

h) La estabilidad rnacroeconómica y financiera del pals;

i) La salud pública.

Parágrafo. Se exceptúan también los documenfos que contengan las opinlones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos."

La anterior precisión se encuentra acorde al pronunciamiento de la Corte Constitucional a través de la Sentencia C-274 del 9 de mayo de 2013, en la cual se dispuso que debido a que el suministro de información va estrechamente relacionado con el principio de publicidad, en caso de presentarse una negativa para la entrega de la misma, se debe argumentar tal decisión con base en disposiciones legales, en el siguiente sentido: "Es relevante recordar las reglas jurisprudenciales que deben cumplirse al establecer restricciones a la publicidad de la información, a fin de dar claridad a las condiciones que deben atenderse cuando se pretenda oponerse a la publicidad de un documento o información, dado que tales requisitos fueron recogidos de manera sumada en esta disposición. En la sentencia T-451 de 2011 la Corte resumió los requisifos en los siguientes términos: Las normas que limitan el derecho de acceso a la información deben ser inferpretadas de manera restrictiva y toda limitación debe estar adecuadamente motivada. A este respecto la Corte ha señalado que existe una clara obligación del servidor público de motivar la decisión que niega el acceso a información pública y tal motivación debe reunir los requisitos establecidos por la Constitución y la ley. En particular debe indicar expresamente la norma en la cual se funda la reserva, por esta via el asunto puede ser sometido a controles disciplinarios, administrativos e incluso judiciales. Los límites del derecho de acceso a la información pública debe estar fijados en la ley, por lo fanto no son admisibles las reservas que tienen origen en normas que no tengan esta naturaleza, por ejemplo actos administrativos. No son admisibles las normas genéricas o vagas en materia de restricción del derecho de acceso a la información porque pueden convertirse en una especie de habilitación general a las autoridades para mantener en secreto toda la información que discrecionalmente consideren adecuado. La ley debe establecer con clarldad y precisión (1) el tipo de Información que puede ser objeto de reserva, (11) las condlciones en las cuales dicha reserva puede oponerse a los ciudadanos, gli) las autorldades que pueden aplicarla y (Iv) los sIstomas de control que operan sobre las actuaciones que por tal razón permanecen reservadas. Los llmites al derecho de acceso a la información sólo serán constitucionalmente legítimos si tienen la finalidad de proteger derechos fundamentales o bienes consfitucionalmente vallosos como (i) la seguridad nacional, (ii) el orden público, (iii) la salud pública y (iv) los derechos fundamentales y si además resultan idóneos (adecuados para proteger la finalidad constitucionalmente legítima) y necesarios para tal finalidad (principio de proporcionalidad en sentido estricto), es decir, las medidas que establecen una excepción a la publicidad de la información pública deben ser objeto de un juicio de proporcionalidad Asl, por ejemplo, se han considerado legítimas las reservas establecidas (1) para garantizar la defensa de los derechos fundamentales de terceras personas que puedan resultar desproporcionadamente afectados por la publicidad de una información; (2) para garantizar la seguridad y defensa nacional (3) para asegurar la eficacia de las investigaciones estatales de carácter penal, disciplinario, aduanero o cambiarfo; (4) con el fin de garantizar secretos comerciales e industriales..."(Negrillas fuera del texto)

En el mismo sentido la Corte Constitucional igualmente ha indicado que, jurisprudencia constitucional ha explicado que en términos generales, la reserva o secreto de un documento público: i) opera sobre el contenido mas no sobre su existencia; ii) es temporal, estando el plazo sujeto a límites de razonabilidad y proporcionalidad; iii) cubre a los servidores públicos, no comprendiendo a los periodistas y, en principio, no autoriza al Estado para impedir la publicación de la información por la prensa; iv) aplica a las peticiones ciudadanas; v) es admifida en el caso de las informaciones sobre defensa y seguridad nacionales, siempre que se ajuste a los principios de razonabílidad y proporcionalidad vi) conlleva el deber de motivar la decisión que ha de reunir los requisitos constitucionales y legales, en parficular indicar la norma en la cual se funda la reserva. Por esta vía el asunto puede ser sometido a controles disciplinarios, administrativos e incluso judiciales; y vii) opera sobre la información que compromete derechos fundamentales o bienes constitucionales, pero no sobre todo el proceso público dentro del cual dicha información se inserta.⁽³⁾

Igualmente se tiene restricción para la entrega de la información para los datos catalogados como "sensibles", contenidos en la Ley 1581 de 2012 de la siguiente manera:

Artículo 5o. Datos sensibles. Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, le pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido polltico que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos blométricos.

Sin embargo, la anterior restricción encuentra su excepción en la misma Ley 1581 de 2012, donde lgualmente se contemplan aquellos casos en los cuales no es necesana la autorización del titular, asi corno las personas a quienes se les puede entregar información en el siguiente sentido:

"... Articulo 6. Tratamiento de datos sensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explicita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantlas por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadistica o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Articulo 10. Casos en que no es necesaria la autortración. La auforización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b) Datos de naturaleza pública;

c) Casos de urgencia médica o sanitaria;

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadisticos o cientlficos;

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.

Artículo 13. Personas a quienes se les puede suministrar la Información. La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;

b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley„."

Visto lo anterior, el encargado del tratamiento de la información en la Entidad debe entrar a determinar sobre los casos concretos sometidos a su consideración, a qué tipo de información corresponden los datos por ellas solicitados o administrados, a fin de establecer si por solicitarlos o administrarlos se incurre en intromisión indebida en el ámbito Intimo del individuo⁽⁴⁾  y, además de determinar el tipo de informacién que puede ser divulgada y el que no puede serio, las autoridades administrativas y judiciales están en la obligación de guiarse por los principios de libertad, necesidad, veracidad, integridad, incorporación, finalidad, utilidad, circulación restringida, caducidad e individualidad del dato, con el fin de garantizar la protección, no sólo del derecho a la intimid sino también la del habeas data⁽⁵⁾, y si con la negación del acceso a la información que considera restrictiva, Ita razonable y proporcionada a la luz de los intereses que se pretenden salvaguardar intereses que se pretenden salvaguardar al garantiza el derecho de acceder a la información pública. Así, por ejemplo, cuando se trata de información clasiticada, se deberá sopesar en el caso concreto si la divulgación de ese tipo de información cumple una función constitucional Importante y contituye una carga desproporcionada e irrazonable para el derecho a la intimidad de las personas afectadas, que no están obligadas a soportar⁽⁶⁾.

Atentamente,

Juan Pablo Arenas Quiroz

Director Jurídico

NOTAS AL FINAL:

1. Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012. Artículo 1.

2. Ley 1712 del 6 de marza de 2014. ArtIculo 1. Diario Oficiat 49084 de marzo 6 de 2014

3. Corte ConstItucional. Sentencla C-540 de 12 de julio de 2012

4. Corte Constitucional. Sentencia C-692 de 12 de agosto de 2003

5. Corte Constitucional. Sentencia C-692 de 12 de agosto de 2003

6. Corte Constituclonal. Sentencia C-274 del 9 de mayo de 2013

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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