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CIRCULAR 86 DE 2018
(mayo 7)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<No contiene análisis de vigencia>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
PARA SECRETARIA GENERAL, DIRECTORES DE AREA, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES REGIONALES, UBDIRECTORES DE CENTROS DE FORMACIÓN, COORDINADORES DE GRUPO DIRECCIÓN GENERAL Y COORDINADORES ADMINISTRATIVOS REGIONALES
Asunto: Recordatorio Liquidación de Contratos y Convenios
Con el ánimo de mejorar continuamente y prevenir hallazgos de los Entes de Control, se hace necesario resaltar la importancia de liquidar los contratos y convenios tan pronto finalice el término de ejecución, cuya responsabilidad recae en los supervisores e interventores de contratos y en los Ordenadores del Gasto.
En la liquidación las partes (contratante y contratista) deben realizar un recuento de sucedido durante la ejecución en forma clara y precisa, adicionalmente, hacer una revisión de las obligaciones contraídas (Técnicas, jurídicas y financieras) en el contrato o convenio y plasmar el balance financiero que permita finiquitar el acuerdo de voluntades con el reconocimiento de saldos a favor de las partes, o las declaraciones de paz y salvo, o en su defecto en este documento se deberán consignar las salvedades, de acuerdo con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.
ROL DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR: De acuerdo al principio de responsabilidad que rige la Contratación Estatal, es fundamental en la ejecución y en esta etapa final la actuación del supervisor y/o interventor del contrato o convenio, ya que el objetivo principal es proteger la moralidad de la Entidad, prevenir la corrupción y vigilar por la transparencia de la actividad contractual,(1) protegiendo no solo los derechos de la Entidad sino también los del Contratista, por lo tanto efectuarán, la revisión y análisis sobre el cumplimiento de las obligaciones pactadas y como ya se mencionó se plasmará en el documento de Acta de liquidación, el cual avalará con su firma (según corresponda) y será suscrito por el ordenador del gasto y el contratista(2). Se recomienda además consultar "la Guía para el ejercicio de las funciones de Supervisión e Interventoria de los Contratos del Estado" que ofrece Colombia Compra Eficiente y nuestro nuevo Manual de Supervisión e Interventoria publicado en la página de comprolSO del SENA.
QUE CONTRATOS SE LIQUIDAN: Se liquidan aquellos contratos o convenios cuyo cumplimiento se prolongue en el tiempo e implican una verificación de los pagos o desembolsos y saldos por pagar o ejecutar, es decir, los convenios y contratos de tracto sucesivo y los demás que se requieran en virtud de lo sucedido durante la ejecución de los mismos. La liquidación no es obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión(3).
FORMAS DE LLEVAR A CARO LA LIQUIDACIÓN
1. POR MUTUO ACUERDO DE LAS PARTES.-Se liquidará de mutuo acuerdo los contratos o convenios dentro del término fijado en los estudios previos, o del que acuerden las partes para el efecto en las minutas de los mismos. Si no se hubiere pactado un término para ello, la liquidación se deberá realizar máximo dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o convenio o a la expedición del acto que ordene la terminación.
2. LIQUIDACIÓN UNILATERAL(4).- En aquellos casos en que el contratista o conviniente no se presente a la liquidación por mutuo acuerdo, previa notificación o convocatoria que se le haga, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la Entidad tendrá la facultad de liquidar el contrato o convenio en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del término para liquidar el contrato o convenio en forma bilateral.
Contra el acto administrativo que ordena la liquidación unilateral proceden los recursos que dispongan las normas vigentes aplicables.
Si no se procediere a efectuar la liquidación dentro de este período, antes del vencimiento, el supervisor y/o interventor deberá exigir al contratista la ampliación de las garantías.
En el evento de resultar sumas de dinero a favor de la Entidad a cargo del contratista o conviniente, el acta suscrita (liquidación bilateral) o la Resolución proferida (liquidación unilateral) prestará mérito ejecutivo, por lo tanto, es importante que en dichos actos administrativos se determine con claridad el tiempo exacto que tiene el contratista o conviniente y/o el garante para hacer la devolución y si hay lugar a el cobro de intereses en caso de incumplimiento en la devolución del dinero.
3. LIQUIDACIÓN UNILATERAL CON APROBACIÓN JUDICIAL.(5)- La parte interesada puede solicitar la liquidación judicial del contrato a través de la Acción de Controversias contractuales cuando esta no se haya logrado de mutuo acuerdo y la Entidad no lo haya liquidado unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido para liquidar de mutuo acuerdo o, en su defecto, del término establecido por la ley.
NOTA:
Adicionalmente el Consejo de Estado ha señalado que es necesario aplicar lo dispuesto por el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo que establecía el artículo 136 del Código Contencioso Administrativo (actualmente en el artículo 164 del CPACA). Por lo tanto, luego que venza el plazo para realizar unilateralmente la liquidación del contrato que es de dos (2) meses, a partir del vencimiento del término para elaborar dicha liquidación en forma consensual, empieza a correr el plazo de dos (2) años para que se produzca la caducidad de la acción contractual; este mismo término constituye la última oportunidad dentro de la cual, las partes pueden efectuar la liquidación del contrato de común acuerdo, o de manera unilateral.
La falta de liquidación, ya sea de mutuo acuerdo o de manera unilateral, dentro del plazo máximo establecido en la ley, que hoy en día es el de caducidad de la acción contractual, genera la pérdida de competencia de las partes para efectuar dicha liquidación por el aspecto temporal. En consecuencia, el acta de liquidación bilateral o el acto administrativo de liquidación unilateral que se lleguen a realizar por fuera de dicho término estarían viciados de nulidad por falta de competencia, la cual podría ser declarada por la jurisdicción Contencioso Administrativa.(6)
CONTENIDO MÍNIMO DEL DOCUMENTO DE ACTA DE LIQUIDACIÓN
Conforme a lo descrito, a continuación se fijan los parámetros a tener en cuenta en el trámite de liquidación de los contratos, siendo importante para la liquidación tener presente lo siguiente:
1. Fecha en la que se procede a la liquidación del contrato.
2. Número del contrato objeto de liquidación.
3. Objeto del contrato.
4. Las partes que celebraron el contrato, tanto contratista como contratante.
5. Interventor y/o supervisor, según el caso.
6. Valor inicial del contrato.
7. Duración inicial del contrato.
8. Número del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y del Registro Presupuesta) de Compromiso.
9. Fecha del certificado de aprobación de las pólizas.
10. Fecha del inicio del contrato y fecha de finalización.
11. Historial modificaciones en caso de haberse presentado, prórrogas y/o adiciones al contrato, con su correspondiente fecha.
12. Descripción detallada del cumplimiento o no de las actividades en desarrollo del objeto contractual.
13 Hacer referencia al informe final de supervisión y/o interventoria.
14. Verificar que se hayan aportado los documentos necesarios para la liquidación del contrato (acreditación de encontrarse a paz y salvo por concepto del pago de aportes a los sistemas de seguridad social.
15. Relación precisa del balance financiero del contrato y el señalamiento de los pagos realizados o pendientes por realizar.
16. Dejar constancia en el evento de existir acuerdos, conciliaciones y transacciones en relación con la ejecución del contrato para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.
Igualmente para el caso de convenios deberán contar los documentos relacionados en la lista de chequeo.
Una oportuna gestión y cumplimiento de los tiempos establecidos, evitará inconvenientes futuros.
Cordialmente,
DIANA CAROLINA MONTES AGUIRRE
Directora Jurídica (E)
1. Guia para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoria de los Contratos del Estado- Colombia Compra Eficiente
2. artículo 11o de la Ley 1150 de 2007
3. artículo 217 del Decreto - Ley 019 de 2012
4. Artículo 11 de la Ley 1150 de 2007
5. Artículo 141o del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011).
6. Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil. Consejero ponente: Alvaro Ñamen Vargas (E). Bogotá D.C., 29 de mayo de 2015.
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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