CIRCULAR 90 DE 2015

(6 mayo)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

1. PLANEACIÓN DE LA OFERTA.

Por medio de la presente, solicitamos su valiosa colaboración con el fin de Ilevar a cabo la ejecución de la oferta educativa en el marco del Convenio Especial de Cooperación No. 00198 de 2014, suscrito entre el SENA-OEI, para el al tercer trimestre de 2015.

En el aplicativo los coordinadores académicos de cada centro registrarán la oferta académica aprobada. Tener en cuenta que todos los espacios del aplicativo deben ser diligenciados para poder generar la oferta.

Los asesores de red con apoyo del gestor verificarán condiciones de calidad de los programas registrados en el aplicativo, y los gestores aprueban en SOFIAPLUS.

Es importante precisar, y si la oferta lo contiene, que solo se podrán ofertar programas de nivel tecnólogo que tengan resolución vigente de registro calificado, para el Centro de Formación y exclusivamente en el municipio que aparece en la citada resolución del Ministerio de Educación Nacional.

2. PAUTAS DE INGRESO.

Para garantizar que se realice un óptimo proceso de ingreso a los programas de formación profesional que se publicaran en la convocatoria, se han establecidos los siguientes lineamientos:

2.1. RESPUESTA INSTITUCIONAL CON PROGRAMAS DE FORMACIÓN TITULADA.

La respuesta Institucional de formación titulada que responda a las necesidades identificadas en el Marco del Convenio 0198 del 29 de diciembre de 2014, deben corresponder con las versiones en ejecución en el aplicativo.

En el cronograma contenido en esta Circular, se encuentra la fecha límite para que los gestores de red registren en SOFIA las respectivas sugerencias de los programas presentados por los Centros, de acuerdo con el listado de los programas que hacen parte de esta oferta formativa. Estas sugerencias deben quedar con fecha de inicio de la formación 06 de julio de 2015.

2.2. REGISTRO Y PUBLICACIÓN DE LA RESPUESTA INSTITUCIONAL.

La caracterización de fichas para la formación titulada debe generarse en SOFIAPLUS, según cronograma, para revisión y verificación del cumplimiento de requisitos. Las fichas creadas después del plazo definido no serán verificadas ni publicadas.

- Es muy importante que antes de la fecha señalada, el Centro de Formación revise cuidadosamente la información registrada:

- Fecha de inicio

- Fecha de terminación

- Cupo

- Programa

- Modalidad del programa

- Nombre responsable

- Departamento de desarrollo de formación

- Municipio de desarrollo de formación

- Requisito específico

- Tipo de respuesta

- Lugar/dirección de ejecución de formación: indicar dirección exacta donde se   llevará a cabo la formación (no usar abreviaturas)

- Jornada

- Horario

- LMS: seleccionar el LMS Blackboard

Además, tener en cuenta lo siguiente:

El responsable de crear las fichas en el centro, debe asociarlas al CONVENIO 0198.

Registrar texto adicional

El responsable debe tener presente que el campo: Dirección del lugar donde se va a realizar la formación, debe añadir, sin excepción y sin ningún cambio, el siguiente texto frecomendamos copiar y pegar):

BR><BR>Requisito Adicional: <13 style="color: red;">VALIDAR CERTIFICADq DE RESIDENCIA ANTE LA OFICINA DE LA OEI UBICADA EN LA ZONA O MUNICIPIO<B/>

<Nota: Gráfica no Incluida, ver pdf>.

Cuando en el centro definen atender varios grupos que cumplen con las mismas condiciones de: programa de formación, municipio, jornada, horario, lgar de realización; entonces se caracterizara una ÚNICA ficha, con el total de los cupos, programando los ambientes e instructores que apoyarán el proceso y organizarán los grupos teniendo en cuenta las rutas de aprendizaje y proyectos asociados.

Si para el mismo programa hay cambio de alguna de las variables, es necesario crear una nueva ficha.

"Por transparencia en el proceso, una vez esté publicada la respuesta institucional en la página WEB no puede ser modificada; ei Subdirector del Centro es el responsable de la calidad tinal de la información publicada".

Acceso preferente Jóvenes en Acción, Ingreso Social, Población Victimas del Conflicto Armado y participantes del Programa de Reintegración Reintegrados (PPR):

- A través del sistema SOFIA Plus se realizará el cruce previo al proceso de inscripción con las bases de datos oficiales de: Jóvenes en Acción, Ingreso Social, Población Victimas del Conflicto Armado y participantes del Programa de Reintegración Reintegrados (PPR), para identificar los aspirantes pertenecientes a estas poblaciones. Los aspirantes que no se encuentren en estas bases de datos, no se incluirán dentro de la población con acceso preferente.

Los aspirantes identi^-ficados como pertenecientes a una de estas poblaciones Jóvenes en Acción y Población participantes del Programa de Reintegración – Reintegrados (ACR) deberán realizar todo el proceso de registro, inscripción y selección como actualmente lo realizan todos los aspirantes que ingresan por demanda social.

- El acceso preferente para la prueba Fase I será eliminatoria cuando el número de aspirantes por población sea superior al porcentaje del cupo asignado para ese grupo específico, y serán ubicados de acuerdo con el orden de puntaje obtenido en la prueba fase I. Para los programas de formación en los que se programen pruebas Fase II, se mantiene el porcentaje del cupo preferente por cada tipo de población. Como insumo de apoyo al proceso de ejecución de la prueba Fase II, el responsable del proceso en el centro de formación podrá generar el reporte de resultados de la prueba Fase 1 que identifica a los aspirantes con acceso preferente. Consultar el link htto://portal.senasofiaolus.edu.co/ en el link Ayuda y Soporte.

- El cupo preferente para cada una de estas poblaciones se definió a nivel nacional por medio de un porcentaje parametrizado en el Sistema SOFIA Plus así: Jóvenes en Acción (30%), Ingreso Social (6%), Población Victimas del Conflicto Armado (20%) y participantes del Programa de Reintegración – Reintegrados (PPR) (6%).

- Si el número de aspirantes de una de estas poblaciones es inferior al cupo definido, los cupos excedentes quedarán disponibles para aspirantes que ingresen por demanda social los cuales serán ubicados por el sistema SOFIA Plus de acuerdo con el puntaje obtenido en el proceso de selección.

Participantes del Programa de Reintegración – Reintegrados.

Las Oficinas de la Agencia Pública de Empleo (APE), brindarán de manera concertada, y en coordinación con la oficina regional de la Agencia Colombiana para la Reintegración, el apoyo logístico que esta población requiere para la presentación de la prueba de selección on-line (acceso a equipos de cómputo, conectividad, orientación para la presentación de estas pruebas, etc.).

Víctimas del Conflicto Armado.

La Agencia Pública de Empleo (APE), a través de los orientadores ocupacionales debe articularse permanentemente durante todo el proceso con los Centros de Formación con el fin de apoyar la gestión adelantada y retroalimentar a la población acerca de los resultados de cada proceso. Así mismo, el Centro de Formación deberá generar el listado de los aspirantes de esta población en cada fase del proceso, y entregará copia al líder de la Agencia Pública de Empleo.

3. INSCRIPCIÓN.

Las inscripciones se realizarán según calendario contenido en esta Circular, en SOFIA PLUS www.senasofiapIus.edu.co

Los aspirantes deben verificar su tipo y número de identificación antes de la inscripcián. qicha información no se modifica.

Las fichas de baja demanda, es decir aquellas que no cumplieron con el 20% del cupo, quedarán activas por un tiempo extra, según calendario, permitiendo que se realicen más inscripciones. El Centro deberá consultar el reporte de inscripción y definir las estrategias de promoción para los días adicionales de inscripciones.

Cuando las fichas cambian de estado de inscripción a selección, el sistema no permitirá realizar inscripciones adicionales.

Las fichas que durante todo el proceso de inscripción no cumplan mínimo con el 20% del cupo, el sistema las cancelará enviando un mensaje a los aspirantes informándoles que por no cumplir con el cupo se cancela el proceso.

Durante el proceso de inscripción el sistema realizará la validación de las inhabilidades informándole al aspirante inmediatamente cuando éstas le apliquen.

El sistema, durante el proceso de inscripción en algunos programas, le permitirá al aspirante aplicar a una segunda opción.

Los aspirantes a inscribirse a programas del nivel tecnólogo, deben incluir en el formulario el registro del Examen de Estado (SNP) sin ninguna excepción.

4. SELECCIÓN.

El proceso de Selección se compone de la FASE 1: Prueba de competencias por la Web (Online-) y FASE 11 (prueba controlada y/o Taller), opcional.

Tabla No 1.

4.1. APLICACIÓN DE PRUEBAS FASE I Y FASE II FASE I.

Prueba Web: valora los intereses, motivaciones, competencias general laboral y ciudadanas, tiene doble carácter pues es una prueba eliminatoria y clasificatoria, se califica con una escala de Uno (1) a cien (100), según tabla No 1. Con esta prueba se busca identificar aquellos aspirantes que a través de sus respuestas demuestran: mayor interés por el programa elegido, la actitud esperada en diferentes ambientes cotidianos y la habilidad cognitiva para usar la información con un fin determinado como toma de decisiones, creatividad y solución de problemas, así mismo busca identificar las competencias que a futuro le facilitarán el desempeño exitoso en su vida laboral.

La prueba de competencias por la Web Online se desarrolla desde cualquier punto de conexión a Internet. Los aspirantes serán citados de acuerdo con el último número de identificación, según calendario o cronograma contenido en esta Circular.

Consultar la fecha de la citación en el cronograma que se publica en el portal de SOFIA PLUS http://portal.senasofiaplus.edu.col

Fase II

Tiene dos modalidades (prueba web controlada y/o taller). Estas pruebas son de carácter clasificatorio y eliminatorio, son presenciales lo que obliga al aspirante a presentar el documento de identificación original y no se adrniten denuncios, se califica de una escala de uno (1) a cien (100) puntos y tiene un valor porcentual dependiendo de las opciones señaladas en la tabla No 1.

Prueba web controlada: Valora las aptitudes y competencias básicas asociadas a los programas en áreas tales como: biología, matemáticas, sociales, física, inglés e informática, con el fin de identificar el perfil del aspirante en relación al programa de formación elegido.

Prueba Taller: Busca apreciar las competencias comportamentales, biofísicas y actitudinales de los aspirantes para desempeñarse en el futuro programa de formación, estas competencias se valoran teniendo en cuenta su desempeño frente a las actividades propuestas en el taller (Ver documento adjunto).

Para cualquiera de las modalidades seleccionadas, el responsable del proceso en el centro debe capacitar a su equipo de instructores en el desarrollo y registro de información así como en el procedimiento de ejecución de cada modalidad y tiene como apoyo los instructivos que se encuentran en el http://portal.senasoliaolus.edu.co/

El funcionario que tiene el Rol de "Gestor de Desarrollo Curricular a través del paquete funcional "Planeación de la Formación" debe Gestionar las Pruebas Fase II y seleccionar el LMS (Blackboard) y asignar ambiente a la ficha de caracterización.

4.2. PRUEBAS OFF LINE (FUERA DE LÍNEA).

OFF LINE es una prueba programada y aplicada en el centro para poblaciones especiales, con dificultades de conectividad o en condición de discapacidad (limitación visual, auditiva, motriz o cognitiva). Las competencias a evaluar, la escala de valoración y porcentaje asignado para esta modalidad es el mismo de una prueba Web controlada.

Los requisitos para poder realizar pruebas para estas fichas de caracterización son:

- El subdirector de centro o a quien designe enviará la solicitud al coordinador de Registro y Control de la Dirección General indicando: nombre del responsable con su correspondiente número de cedula además de enseñar el número de la ficha, nombre del Centro, nombre del programa de formación, línea y red.

- El centro personaliza la ficha con la prueba tipo OFFLINE.

- El encargado de Registro y Control asigna el ROL de Gestor de Pruebas Offline al profesional señalado en la solicitud, el cual firma el acta de responsabilidad sobre el proceso y consulta la página:

http://portal.senasofiaplus.edu.co/docs/videos/prueba_offline/ para conocer el procedimiento.

- El ROL de Gestor de Pruebas, descarga en Sofia el software Evaluaciones Offline y lo debe instalar en equipos Windows (XP, Vista o 7). Es importante (pero no obligatorio) tener en cuenta que los computadores en donde se instala el software tenga la fecha y hora actual, El sistema no requiere permisos de Administrador de Windows.

- Adicionalmente el ROL de Gestor de Pruebas Offline debe descargar las pruebas en SOFIAPLUS, a partir del momento en que todas las fichas se encuentren en estado Verificada, y cargarlas en software de Evaluaciones Offline con el respectivo rol administrativo que se indica en las guías de usuario.

- El centro contactará a los aspirantes que se inscribieron en las fichas caracterizadas con pruebas offline y garantizará la aplicación de la prueba dentro de las fechas establecidas en el cronograma para las pruebas Fase I.

- El cargue y exporte de las pruebas es responsabilidad del funcionario encargado por el centro, además debe contar con el respectivo conocimiento para el manejo y administración de pruebas en el sistema de Evaluaciones Offline.

- El Gestor de Pruebas Offline designado por el Encargado de Registro y Control, debe cargar a Sofia las pruebas presentadas por los aspirantes durante las fechas de Selección Fase I, establecidas

Esta información debe ser enviada al Grupo de Registro y Control y como respuesta el mismo enviará los Instructivos e instaladores requeridos para poder realizar las pruebas.

Por ser la fase II de carácter presencial, en los centros de formación, el funcionario de ingreso tendrá en cuenta las siguientes indicaciones para el desarrollo del proceso:

- Los aspirantes se deben presentar puntualmente en la fecha, hora, lugar y ciudad donde han sido citados.

- Debe presentar el documento de idenifficación original y vigente como: cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o contraseña, cédula de extranjería (Los extranjeros deben demostrar su residencia en Colombia). Si el documento no coincide en el tipo y/ número del mismo no podrá continuar en el proceso de la convocatoria. No se admiten denuncios.

- Debe presentarse sin acompañante al sitio asignado para la presentación de la prueba correspondiente (salvo que el aspirante presente algún tipo de discapacidad que le obligue a contar con ayuda para su desplazamiento).

Una vez el aspirante ingresa al salón no podrá usar, portar ni manipular ningún tipo de aparato electrónico o mecánico como: celular, cámara de video o fotográfica, apuntadores inalámbricos, ni podrá ingresar alimentos, objetos, libros u otros elementos relacionados.

- Convocar a los instructores que apoyaran el proceso de acceso al salón de los aspirantes, verificación de documentos y activación de pruebas en SOFIA.

4.3. TALLER Y/O PRUEBA WEB CONTROLADA.

- El sistema activará de manera predeterminada el 2.5 del cupo definido para citar a taller. El Centro a través del rol de agente SGS podrá realizar la modificación del cupo definido para citar a Fase II.

- La citación a los aspirantes la deben realizar según calendario. Adicional a las notificaciones realizadas por la aplicación (SOFIA PLUS), es importante que el centro defina estrategias de comunicación para que los aspirantes conozcan el estado de su proceso de selección.

- El Centro realizará el taller, según calendario.

- Se recomienda que para el registro de los resultados del taller y/o prueba de confirmación se realice durante el plazo definido para su desarrollo. Es responsabilidad de los instructores asignados la verificación de asistencia y registro de resultados de todos los participantes.

- El responsable del proceso en el centro debe garantizar que se carguen, gestionen y publiquen los resultados de la fase II en SOFIA, según cronograma anexo.

- Los aspirantes podrán consultar los resultados finales del proceso de selección según calendario. La consulta es personalizada y la pueden realizar en el portal www.senasofiaplus.edu.coen la opción " Consultar Resultados de prueba"

4.4. ATENCIÓN A POBLACIÓN CON DISCAPACIDAD PARA EL PROCESO DE SELECCIÓN.

Los aspirantes que se consideren en condición de discapacidad (limitación visual, auditiva, motriz o cognitiva), al realizar el registro en el aplicativo de la Entidad informarán el tipo de discapacidad que presentan. Dicha información será utilizada por los funcionarios de ingreso en cada centro para prever el alistamiento de los recursos y medios pertinentes para brindar el apoyo necesario.

Veinticuatro (24) horas después de haberse inscrito al programa de formación de su interés, los aspirantes deberán radicar en el Centro de Formación al cual se inscribieron, los siguientes documentos:

- Carta de solicitud de apoyo dirigida al Coordinador del Grupo de Registro y Control o al Coordinador del Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corpórativas según corresponda, en la cual especifiquen el apoyo y adecuaciones necesarias para presentar la prueba de selección en condiciones óptimas.

- Adjuntar, certificado médico expedido por la EPS a la que se encuentren afiliados máximo quince días de expedición- en donde conste el tipo de limitación. En caso de no estar afiliado a una EPS, el certificado debe ser expedido por un médico registrado en la Secretaria de Salud de su ciudad.

El Coordinador del Grupo de Gestión de Registro y Control q el responsable de ingreso del centro según corresponda atenderá las solicitudes y evaluará los recursos que requiere para disponer los medios y condiciones para que los aspirantes con discapacidad presenten las prueba de selección en condiciones de igualdad y protección. Estas previsiones no implican ningún tipo de valoración o atención preferencial ni que la entidad brinde servicios terapéuticos.

Si los aspirantes con discapacidad no presentan los documentos descritos anteriormente el Centro de Formación asumirá que no requiere ningún tipo de apoyo o acompañamiento pero realizará las previsiones que considere convenientes.

Con lq anterior se garantiza que el Ingreso de Aspirantes a las acciones de formación que ofrece la Entidad se realice en estricto orden de mérito y de acuerdo con los resultados obtenidos en las pruebas de selección de tal forma que la Entidad cumpla con equidad, claridad y transparencia, en la asignación de los cupos ofertados y la óptima utilización de los mismos, en procura de elevar la calidad de la Formación Profesional Integral del SENA.

5. MATRÍCULA.

Es el registro que formaliza el ingreso de una aspirante al estado de aprendiz de un programa de formación en la entidad, implica la aceptación del reglamento para alumnos SENA y el compromiso de conocerlo y aplicarlo.

Requisitos:

5.1. VERIFICACIÓN DEL ORIGINAL DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD Y RECEPCIÓN DE LA FOTOCOPIA.

Según Normatividad dispuesta por la Registraduría Nacional del Estado Civil los ciudadanos Colombianos se identifican con:

- Tarjeta de identidad expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil, es el único medio idóneo para la identificación de los menores de edad que hayan cumplido los siete (7) años de nacidos". Artículo 5 del decreto No. 1694 de 1971.

- Una vez cumplidos los dieciocho añqs, la persona se identifica con la cédula de ciudadanía, es así como el artículo 1 de la Ley 39 de 1961 dispone que "la cédula de ciudadanía es el documento con el cual los colombianos mayores de edad, pueden identificarse en todos los actos civiles, políticos, administrativos y judiciales.

5.2. Verificación y recepción de los certificados académicos establecidos según  el programa de formación en que ha sido seleccionado. Los títulos, certificados que diplomas obtenidos en otros países deben ser convalidados ante el Ministerio de Educación.

5.3. Debe demostrar certificación expedida por la EPS o SISBEN como parte del proceso de matrícula y hasta finalizar la inducción. Opcional.

5.4. Los aspirantes que resulten seleccionados en el nivel Tecnólogo, deben presentar copia del resultado de la prueba del ICFES y entregarlo al momento de asentar la matricula. Quien no lo presente no podrá matricularse. Ley 30 de Educación 1992.

5.5. En cumplimiento de las normas nacionales asignadas a la Entidades del Estado, podrán ser matriculados para los programas de formación profesional, los aspirantes que aseguren los requisitos mínimos establecidos en el programa de formación, presenten y aprueben las pruebas de selección que se determinen.

5.6. CONVOCAR Y MATRICULAR.

Convocar y matricular los aspirantes que queden seleccionados según calendario o cronograma. El Coordinador Académico debe garantizar la aprobación de la programación como requisito para realizar la citación a matrícula.

Cada ficha contará con el 50% del cupo como suplentes y que podrá convocar a matrícula el responsable de ingreso, en el centro de formación, en el orden estricto de puntaje presentado en el sistema, ya que éste corresponde con el orden del puntaje obtenido en el proceso.

Para la selección de suplentes, previamente el centro deberá anular los convocadqs que no cumplan con los requisitos y luego realizar el procedimiento de convocar a matricula a los suplentes de acuerdo con el cupo disponible, esto opera cuando la ficha se encuentra en el estado "matricula".

El sistema permitirá convocar los suplentes a matrícula hasta un (1) mes después de inicio de la formación, pero cambiándole el estado al aspirante.

El no asentar la matrícula en las fechas establecidas genera la cancelación de la fichas aún con los aspirantes convocados, esto ocurre cuando el sistema realiza el cambio de estado de las fichas de matrícula a ejecución.

6. INDUCCIÓN.

Se realizará según calendario o cronograma contenido en esta Circular. El alistamiento del proceso de inducción lo realizará el equipo Interdisciplinario definido en cada Centro, contará con una duración de 40 horas de acuerdo con los lineamientos de la circular No.3-2012-000276 de I 06/07/2012.

Una vez se cierre el proceso de Verificación - Asentar matrícula, según calendario, el Grupo de Gestión Operativa Integral de la Formación en Modalidad Virtual y a Distancia creara las cuentas de correo institucional definidas para cada aprendiz.

<Nota: Gráfica no Incluida, ver pdf>.

Tabla 2. Calendario / cronograma

<Nota: Gráfica no Incluida, ver pdf>.

Tabla 3. Programas de Formación

Estaremos atentos para resolver inquietudes con relación a los presentes lineamientos:

Cordial Saludo,

MAURICIO ALVARADO HIDALGO

Director de Formación Profesional

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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