CIRCULAR 98 DE 2023

(mayo 26)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C

De conformidad con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, "El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística." En virtud de lo anterior, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA debe conformar sus archivos como evidencia de la gestión administrativa y misional de la Entidad, los cuales constituyen su patrimonio documental y garantizan el derecho de los ciudadanos de acceder a documentos e información pública, tal como lo preceptúa el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia, siendo este el fin último de la gestión documental.

Para dar cumplimiento a lo anterior, es necesario reiterar la responsabilidad en la entrega de la información de aquellos Grupos que han dejado de existir en la estructura orgánico - funcional de la Entidad, esto con el fin de garantizar la continuidad en la gestión, la integridad y la conservación y acceso a la información pública de aquella documentación que se haya generado en el ejercicio de las funciones y obligaciones. Para ello, la dependencia que de acuerdo con ¡a estructura orgánica de la Entidad dejará de existir, deberá realizar la entrega de los documentos y expedientes a aquella que asumirá sus funciones, siguiendo los procedimientos y protocolos establecidos en la normatividad archivística, esto es, de manera documentada y verificable, mediante la elaboración de un acta de entrega y recepción, en la que se identifiquen y describan los documentos entregados, su estado de conservación, su ubicación y cualquier otra información relevante.

Por otro lado, y de conformidad con el artículo 1 del Acuerdo 038 de 2002, "Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000", el servidor público es el responsable de, entre otros asuntos, la adecuada conservación de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones, igualmente señala en sus artículos 2 y 3, que todo servidor público al ser vinculado o desvinculado de su cargo, deberá recibir o entregar según el caso los documentos debidamente inventariados de conformidad con las Tablas de Retención Documental, esto para garantizar la continuidad en la gestión pública.

En este mismo sentido, el artículo 2.8.2.2.4 del Decreto 1080 de 1015, establece que es responsabilidad de las Entidades, "...exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales. De igual forma, deberán denunciar ante los organismos de control el incumplimiento de esta obligación para las acciones del caso."

Por todo lo anterior, esta Secretaría General, como encargada de dirigir y controlar la organización de los archivos de la Entidad, de conformidad con k establecido en el numeral 4 del artículo 9 del Decreto 249 de 2004, recuerda que el patrimonio documental del SENA exige la adopción de las medidas necesarias encaminadas a su salvaguarda, ello significa que, dando cumplimiento a las disposiciones normativas enunciadas, cuando con motivo de cambios en la estructura orgánico - funcional de la Entidad, se presente la supresión de dependencias o la fusión de dos o más de ellas, es necesario que el Grupo/dependencia que se cree cuente con la información que le permita desempeñar las funciones que le serán asignadas, para lo cual la dependencia que deja de existir deberá entregarle toda la documentación que ha producido en el ejercicio de sus funciones, para de esta manera garantizar la continuidad de las labores misionales y administrativas de la Entidad.

Se recuerda que de conformidad con la Ley 594 de 2000, todas las personas que hayan participado en la gestión documental tienen la responsabilidad de garantizar la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación de los documentos, y deben responder por cualquier daño o pérdida que se produzca en los mismos. Por lo tanto, es importante que todas las personas involucradas en la gestión documental de una dependencia que deja de existir, incluyendo funcionarios y contratistas, cumplan con su responsabilidad en la entrega de la información y la conservación de los documentos generados en el ejercicio de sus funciones y obligaciones contractuales.

En el mismo sentido, cuando un funcionario o contratista finaliza su vínculo laboral o contractual con la Entidad, deberá entregar toda la documentación que ha producido en el desempeño de sus funciones u obligaciones, para de igual manera garantizar la continuidad de las actividades que se ejecutan, recordando que la documentación que se produce en el desarrollo de las funciones o en la ejecución de las obligaciones contractuales, hace parte del patrimonio documental de la Entidad, ya que son soporte del trámite de su misionalidad y gestión, y no son propiedad de dichos funcionarios o contratistas.

Es de aclarar que el incumplimiento de la normatividad y los procedimientos anteriormente citados, podrá ser objeto de actuaciones administrativas de naturaleza sancionatoria o incurrir en algún proceso administrativo o disciplinario según lo indica la Ley 594 de 2000 en su artículo 35, y los artículos 7, 8 y 9 del Decreto 0106 de 2015, "Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones''. De igual manera, la Ley 1952 de 2019, "Por medio de la cual se expide el código general disciplinario se derogan la ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la ley 1474 de 2011, relacionadas con el derecho disciplinario", establece que a todo servidor público le está prohibido "Ocasionar daño o dar lugar a la perdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones "

La Secretaría General y el Grupo Administración de Documentos recuerdan a funcionarios y contratistas que, de acuerdo con la información contenida en la presente circular, es obligación de todos y cada uno apropiarse de su contenido con el fin de facilitar el cumplimiento de las actividades archivistas y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad.

Cordialmente,

DELKA PATRICIA CORTÁZAR

Secetaria General (E)

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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