CIRCULAR 103 DE 2018

(mayo 28)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá, D. C.

PARA: Directores Regionales y Subdirectores de Centro

ASUNTO: Lineamientos para el desarrollo de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas Vigencia 2017 -2018 a realizarse el 19 de julio de 2018

El SENA realizará la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas Regional, el próximo 19 de julio, en cumplimiento de las actividades programadas en la Estrategia de Rendición de Cuentas y el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, y de conformidad a lo establecido en las Leyes 1474 de 2011 y 1757 de 2015.

Para el efecto, desde la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo se han definido los siguientes lineamientos, los cuales deberán ser tenidos en cuenta por las Direcciones Regionales, para el desarrollo exitoso de la Audiencia:

1. Acciones previas a la Audiencia

a. Logística:

- Designar un equipo coordinador de la Audiencia.

- Diseñar la estrategia de comunicación para el desarrollo del ejercicio, de conformidad con las instrucciones que desde la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General se impartan.

- Definir cómo se va a realizar la convocatoria a la ciudadanía para que participe en la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, para lo cual se sugiere contemplar:

- Medio por el cual se realizará la convocatoria: radio, prensa, perifoneo, carteleras, entre otros.

- Establecer el contenido de la Convocatoria en el que se debe precisar:

a. Ejercicio que se va a adelantar: Audiencia Pública de Rendición de Cuentas

b. Sitio y hora

c. Invitación a inscribirse y formular temas sobre los cuales considera la Regional debería informar o, preguntas relacionadas con el ejercicio.

Para el efecto se remite en el anexo 1 el formato de inscripción, presentación de propuestas o formulación de preguntas. Este formato puede subirse al blog de la Regional para acreditar la utilización de medios tecnológicos para la convocatoria.

b. Caracterizar a los participantes.

Deberá convocarse a los integrantes del Consejo Regional, 1 representante de los aprendices, veedurías ciudadanas, gremios, empresarios y comunidad en general. Lo anterior sin perjuicio de otras autoridades y entidades públicas o privadas que la Regional considere pertinente.

c. Designar un moderador para la Audiencia.

d. Definir la metodología para la Audiencia. En este punto, la Regional puede optar por varios escenarios:

- Un conversatorio entre el Director Regional y los Subdirectores de Centro en el cual se informe la gestión de la Regional.

- El Director Regional dirige la Audiencia y mediante pequeñas introducciones comunica la gestión a través de pregrados con su equipo directivo y Subdirectores de Centro.

- El Director Regional invita a personas que han sido beneficiadas con los programas de la entidad para tener un testimonio y puede ir presentando el avance de la gestión.

- Cualquier otra metodología que la Regional encuentre conducente para establecer un ejercicio de diálogo de doble vía con la ciudadanía.

Es importante que la metodología contemple dar respuesta a las preguntas que se formulen en el trascurso de la Audiencia o preguntas de las que la ciudadanía realice a través del formulario de inscripción.

e. Realizar una infografía sobre la metodología del ejercicio y publicarla en sitios visibles de la Regional para que la comunidad sepa cómo es el ejercicio y pueda participar activamente del mismo.

f. Realizar sensibilización al equipo de trabajo de la entidad sobre este tipo de ejercicio. Desde la Dirección General se adelantará una videoconferencia para toda la entidad el 7 de junio en el horario de 10:00 am a 12:00pm.

2. Definición de Contenidos para el informe de gestión:

El Director Regional y su equipo directivo, presentará durante la audiencia un informe de la gestión adelantada, el cual debe enmarcarse dentro del Plan Estratégico Institucional, el Plan de Acción y la siguiente información mínima:

- Objeto de la entidad y derechos ciudadanos que atiende

- Avances y resultados en el cumplimiento del Plan de Acción

- Inversiones y presupuesto asociados a las metas y resultados de la gestión

- Impacto de los recursos frente a necesidades ciudadanas en términos de cobertura y satisfacción

- Acciones para garantizar la transparencia en la contratación y estado de los contratos realizados y proyectados

- Acciones adelantadas desde la Regional para prevenir la ocurrencia de posibles hechos de corrupción en la entidad.

- Principales dificultades en la ejecución

- Proyecciones para la siguiente vigencia: acciones y metas

- Plan de mejoramiento institucional

- Planta de personal y número de contratistas

- Acciones para garantizar la participación ciudadana

- Realizar el inventario de las quejas y reclamos que con mayor frecuencia recibió la Regional y dedicar un capítulo del informe de gestión a este punto.

- Acciones realizadas en cumplimiento del Acuerdo Marco para la Paz, específicamente referidas al trabajo adelantando por la Regional para dar cumplimiento al Acuerdo.

El Informe de Gestión deberá publicarse como mínimo 1 mes antes de la realización de la Audiencia por el medio más idóneo, con el objeto que la comunidad lo conozca.

3. Desarrollo de la Audiencia de Rendición de Cuentas.

Durante la Audiencia, se debe tener en cuenta como mínimo los siguientes aspectos:

- Contar con una escenografía amable y que propicie condiciones para el diálogo.

- Entregar a los participantes un formato de calificación del evento, el cual será insumo para la evaluación del ejercicio (Anexo 2) y, un formato para formular preguntas (Anexo 3)

- Explicar la metodología del ejercicio e informar la agenda del día.

- Presentar el Informe de Gestión correspondiente a la Regional y los Centros adscritos a ésta

- Abrir un espacio de diálogo con la ciudadanía con base en las preguntas recibidas en la etapa previa y las recibidas durante el ejercicio, dar respuesta a las seleccionadas y aclarar que las preguntas que no se respondan en la audiencia se responderán mediante correo electrónico o a la dirección aportada por el ciudadano que la formuló.

Las preguntas que no se contestaron durante el ejercicio, deberán responderse dentro de los 15 días siguientes a la audiencia, y consolidarlas en un documento que también debe ser publicado o dado a conocer a la ciudadanía.

- Para finalizar la Audiencia el Director Regional evalúa el ejercicio adelantado, presenta las conclusiones del mismo, y solicita hacer entrega de la encuesta diligenciada en la cual los participantes evalúan el ejercicio adelantado.

4. Después de la Audiencia

- Realizar un Informe Final de la Audiencia (Anexo 4), el cual corresponde al resumen de lo expuesto y los principales comentarios. Este informe debe darse a conocer a la ciudadanía, registrarse en el formato DE-F-O22 y subir las evidencias a la plataforma que la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo ha dispuesto para tal fin en el link https://sena4.sharepoint.com/sites/SIGA mejora continua

El Informe Final de Audiencia debe contener el análisis del ejercicio por parte de la Regional, así como el consolidado de la encuesta entregada a los asistentes para que califiquen el ejercicio. Es importante tener en cuenta que éste es diferente al Informe de Gestión que se presenta para la realización de la Rendición de Cuentas.

- Retroalimentación institucional. En la medida de lo posible, las propuestas y evaluaciones ciudadanas deberá incorporarse en el ejercicio de planeación para la siguiente vigencia, con el fin de evidenciar mejoras en el ejercicio.

Cualquier inquietud o información adicional que requiera acerca de este ejercicio, puede comunicarse con Milena Guevara Triana de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, al correo mguevarat@sena.edu.co, IP 12511.

Cordialmente,

Iván Ernesto Rojas Guzman

Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0103_2018.pdf>

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