CIRCULAR 119 DE 2015

(julio 31)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Mediante la presente circular, se definen los lineamientos para la contratación y supervisión de la ejecución de la prestación del servicio del suministro de combustible.

1. CONTRATACIÓN DEL SERVICIO.

La contratación del servicio de suministro de combustible debe realizarse según se indica a continuación:

1.1. ACUERDOS MARCO DE PRECIOS.

El artículo 46 del Decreto 1510 de 2013 establece la obligación de aplicar los acuerdos marco de precios, en los siguientes términos:

"Art 46. Procedencia del Acuerdo Marco de Precios. Las entidades estatales de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden nacional, obligadas a aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, o las normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, están oblicadas a adquirir Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes a través de los Acuerdos Marco de Precios vigentes.

Actualmente Colombia Compra Eficiente cuenta con los siguientes acuerdos Marco de Precios:

- AMP N° CCE-063-1-2013: Servicio para El objeto del Acuerdo Marco de Precios es establecer las condiciones en las cuales los Proveedores deben suministrar, y las Entidades Compradores adquirir, el Combustible en EDS en Bogotá, utilizando Sistema de Control, y la forma como las Entidades Compradoras pueden vincularse al Acuerdo Marco de Precios.

- AMP N° CCE-224-1-AMP 2015: Cuyo objeto es i) establecer las condiciones en las cuales los Proveedores deben suministrar, y las Entidades Compradores adquirir el Combustible en EDS y el Transporte de Combustible, y ii) la forma como las Entidades Compradoras pueden vincularse al Acuerdo Marco de Precios en las Ciudades de Cobertura. Las ciudades para las que aplica este nuevo acuerdo marco de precios son:

(i) Armenia,

(ii) Barranquilla,

(iii) Bucaramanga

(iv) Cali

(v) Cartagena

(vi) Ibagué

(vii) Manizales

(viii) Medellin

(ix) Montería

(x) Neiva

(xi) Pereira

(xii) Popayán

(xiii) Santa Marta

(xiv) Sincelejo

(xv) Tunja

(xvi) Villavicencio

(xvii) Yopal

Por lo anterior, las Regionales y Centros de Formación ubicados en estas ciudades y aquellas que requieran el servicio deberán adelantar su proceso de contratación del servicio de suministro de combustible a través de este acuerdo marco de precios.

Teniendo en cuenta lo anterior, las Regionales y Centros de Formación cuyos trayectos habituales se ubican en las ciudades enunciadas anteriormente, deberán contratar el servicio de suministro de combustible mediante alguno de los dos Acuerdos Marco descritos anteriormente.

1.2. MODALIDADES DE SELECCIÓN CONVENCIONALES.

Para el caso de las demás Regionales y Centros de Formación, se deberá adelantar la contratación teniendo en cuenta las siguientes instruccionew

1.2.1. ESPECIFICACIONES DEL COMBUSTIBLE.

El Combustible debe cumplir con las especificaciones técnicas de calidad y la normatividad vigente, para ello el responsable de la contratación, deberá solicitar a las Estaciones de Servicio (EDS) las certificaciones que acrediten que la calidad del combustible suministrado cumple con los estándares legales. Estas certificaciones deberán solicitarse de forma periódica y deberán reposar en el expediente del contrato.

1.2.2. ESPECIFICACIONES PARA LAS EDS.

Los seguros, autorizaciones ambientales, controles para el manejo de contingencias y para el funcionamiento y operación requeridas por la EDS, Se deberán mantenerse vigentes durante la ejecución del contrato, acorde con la normatividad aplicable.

El suministro de combustible a contratar debe estar determinado por un tope máximo por vehículo, teniendo en cuenta:

- Consumo del Vehículo

- Tipo del vehiculo

- Criterios de la utilización del vehículo (para labores misionales o administrativas de la Entidad).

- Recorrido promedio mensual en kilómetros

- Valor del galón de gasolina promedio en la zona

Políticas de austeridad del gasto

1.2.3. LINEAMIENTOS UTILIZANDO EL SISTEMA DE CONTROL CHIP.

En aquellos municipios en los cuales exista la tecnología de control mediante "chip", se deberán atender las siguientes instrucciones:

• El Sistema debe contener un control para el vehículo y uno para el surtidor de Combustible que solamente permita el abastecimiento cuando dichos controles entren en contacto,
• El Sistema de control debe tener un módulo de administración y reportes que permita acceso en línea a la información de la ejecución de cada orden de compra, indicando:

- Proveedor

- Ubicación de la Estación de Servicio (EDS) en las cuales el vehículo ha recibido Combustible

- Placa del vehiculo

- Tipo de Combustible y cantidad suministrada

- Valor del suministro de combustible por el período facturado

- Fecha, hora y tiempo del suministro de combustible

- Kilometraje del vehiculo el cual es tomado manualmente en la EDS

- Restricciones particulares para vehículos, en horario, cantidad y valor del suministro

- Otros.

• Línea de Servicio al Chente. Los niveles mínimos de servicio de la linea de atención al cliente son los siguientes:

- Servicio veinticuatro (24) horas al día, siete (7) días a la semana

- Sistema de grabación de las Ilamadas

- Sistema de seguimiento de los informes y solicitudes efectuadas en las Ilamadas

- Capacidad de recibir avisos de daño, pérdida o hurto del Sistema de Control y atender el requerimiento

- Otros.

1.2.4. LINEAMIENTOS A TENER EN CUENTA EN LAS SEDES QUE NO MANEJAN EL SISTEMA DE CONTROL CHIP.

En las ciudades en las cuales el suministro de combustible se realiza a través del sistema de "Valera" o tarjeta u otro sistema de control del gasto de combustible por la EDS respectiva, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

• El proveedor debe brindar un sistema de control para el manejo del combustible, en donde se especifique como mínimo lo siguiente:

- Número de consecutivo del sistema de control

- Proveedor

- Ubicación de la Estación de Servicio (EDS) en las cuales el vehículo ha recibido Combustible

- Placa del vehículo

- Tipo de Combustible y cantidad suministrada

- Valor del suministro de Combustible por el período de tiempo que requiera la Entidad Compradora

- Fecha, hora y tiempo del suministro de Combustible.

• Establecer los horarios autorizados de actividad y los periodos de inactividad para el suministro de combustible.
• Linea de Atención a la Entidad, en los horarios autorizados para el cargue de combustible.
• Capacidad de recibir avisos de pérdida o hurto del Sistema de Control y atender el requerimiento de la persona designada y autorizada por la Entidad (Coordinador Administrativo, Supervisor o responsable del control de consumo del contrato).

2. MEDIDAS PARA LA SUPERVISION DEL CONTROL DE COMBUSTIBLE.

El supervisor del contrato de suministro de combustible, además de las funciones contenidas en el manual de supervisión vigente de la Entidad, deberá garantizar lo siguiente:

• El control del cupo de combustible mensual respecto a lo presupuestado para cada vehículo.
• Administración, buen uso y socialización del sistema de control CHIP, Valera u otro.
• Suministrar y controlar las valeras, tarjetas u otros sistemas a los responsables del uso de los vehiculas.
• Comunicación permanente con el proveedor para llevar el control de la utilización del CHIP, valera u otro.
• Informar el procedimiento cuando se presenten necesidades de sobrecupo.
• Conforme al punto anterior, autorizar los sobrecupos por vehículo, previo control presupuestal del contrato para su periodo de ejecución.
• Presentar informes periadicos de consumo de combustible y demás informes según requerimientos de la Entidad.
• Validar que se cuenten con los registros que demuestren el cumplimiento legal, ambiental y de pólizas por parte del proveedor.
• Confrontar aleatoriamente los registros de consumo de combustible por parte del SENA vs. la EDS.

Lo anterior sin perjuicio del cumplimiento de las demás obligaciones como supervisor establecidas en el Manual de Supervisión.

3. LÍMITE MAXIMO DE CONSUMO POR VEHÍCULO.

En aras de implementar medidas de austeridad en el gasto público, cada Despacho Regional y Centro de Formación deberá hacer un análisis del consumo de combustible promedio por cada uno de los Vehículos, así como de los trayectos y kilometraje promedio de sus recorridos mensuales, para que de esta forma se fijen consumos límite mensuales en pesos que tendrá cada vehículo adscrito al Centro o Regional. Esta instrucción deberá ser impartida y controlada por los Coordinadores de Grupo de Apoyo Mixto de las Regionales, y puesta en práctica por los administradores del parque automotor en cada uno de los Despachos regionales y Centros de Formación.

En el evento en el que se exceda el límite establecido, se podrá autorizar el suministro de combustible, previa justificación por parte del responsable del vehículo.

4. INFORME PERIDDICO DE CONSUMO.

Con el fin de mantener un control del consumo de combustible a nivel nacional, así como mantener información histórica y datos estadísticos, se requiere que los supervisores de los contratos de combustible a nivel nacional, envíen un informe del consumo de combustible del mes anterior a aquel en que se reporta, en el formato N° 1 anexo a la presente circular.

Este informe debe enviarse dentro de los primeros cinco dias hábiles de cada mes, al correo del Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones.

El servidor público que realice procedimientos relacionados con la expedición y uso de tiquetes aéreos sin tener en cuenta los lineamientos de la presente circular, incurrirá en conducta disciplinable que se pondrá en conocimiento dei área cqmpetente.

En caso de generarse q presentarse duda alguna sobre las solicitudes y otros procedimientos descritos, podrá comunicarse con el funcionario Juan Carlos Pote Cifuentes y/o personal de apoyo en la I P: 12047-12839.

PIEDAD JIMÉNEZ MONTOYA

Directora Administrativa y Financiera

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