CIRCULAR 123 DE 2019

(agosto 14)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

De conformidad con las políticas de seguridad establecidas por la Administración del SIIF Nación y en especial lo dispuesto en el Decreto 2674 del 21 de diciembre de 2012, "Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación.”: compilado en el Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015, se hace necesario recordar que es responsabilidad de los Coordinadores de Grupo o Coordinadores de Apoyo Administrativo en las regionales velar por el uso adecuado del aplicativo e implementar las medidas de seguridad y puntos de control a la totalidad de operaciones adelantadas por cada uno de los servidores públicos o contratistas a quienes se le ha autorizado el ingreso al sistema, la asignación de usuario, perfiles y firmas digitales.

Por lo anterior, de acuerdo a las directrices emitidas al respecto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se realiza a continuación un resumen de las políticas de seguridad, de obligatorio cumplimiento, las cuales deben tener la socialización respectiva al interior de cada uno de los grupos de trabajo:

BASE LEGAL

“Articulo 2o. Definición.

El Sistema Integrado de Información Financiera (SI/F) Nación es un sistema que coordina, integra, centraliza y estandariza la gestión financiera pública nacional, con el fin de propiciar una mayor eficiencia y seguridad en el uso de los recursos del Presupuesto General de la Nación y de brindar información oportuna y confiable."

"Artículo 25. Soportes documentales para el registro de la gestión financiera en el SIIF Nación.

Todo registro que realicen las entidades usuarias en el SI/F Nación, asociado con la gestión financiera y presupuesta/, debe estar soportado en documentos legalmente expedidos, los cuales serán parte integral del acto administrativo o del contrato por medio del cual se causan los ingresos y se comprometen las apropiaciones."

“Artículo 15. Responsabilidades de la coordinación del SIIF en la Entidad.

El Coordinador SIIF Entidad será responsable de la implantación de las medidas de segundad señaladas por el Comité Operativo y de Seguridad y de la administración de los usuarios de la Entidad. (...)

POLITICAS DE SEGURIDAD

1. Es responsabilidad de los coordinadores de grupo a nivel nacional adelantar las acciones necesarias para asegurar que TODOS los usuarios del aplicativo, conozcan y apliquen las políticas de seguridad de la Información y reglamento de uso del SIIF Nación, publicadas en la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público siguiendo la siguiente ruta: Entidades de Orden Nacional / Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación / Ciclo de Negocios /16. Administración de Seguridad.

2. La asignación de usuarios, perfiles y firmas digitales a personas naturales que tengan un contrato de prestación de servicios suscrito con la entidad deberá obedecer expresamente al cumplimiento de sus obligaciones contractuales; para el caso de los servidores públicos se debe tener en cuenta la naturaleza de sus funciones.

3. Los permisos autorizados para acceder al aplicativo como el usuario y los perfiles asignados, así como la firma digital para autenticar cada una de las operaciones que se adelanten en el sistema son de uso personal e intransferible.

4. Previo a la salida a vacaciones, permisos o licencias de un funcionario, el coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo respectivo o su jefe inmediato debe solicitar la inactivación de sus permisos de acceso al aplicativo mientras se cumple este periodo, igualmente se deberá informar con dos días de anticipación al regreso a la entidad para que se realice la activación nuevamente; este tipo de novedades deben ser tramitadas al correo vleal@sena.edu.co. con el fin de proceder a actualizar los perfiles correspondientes y mantener la continuidad de las labores.

5. El aplicativo SIIF Nación bloquea automáticamente los usuarios que no hayan ingresado en los últimos 15 días calendario y los elimina luego de 90 días calendario cuando no se hubiere ingresado al sistema, por lo tanto se recomienda iniciar sesión al menos una vez por semana para evitar el bloqueo y/o posterior eliminación del mismo.

6. Cualquier tipo de modificación (asignación, cambios o restricción) en los perfiles asignados o eliminaciones de los usuarios SIIF Nación deberán ser tramitadas por el coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo o jefe inmediato de la dependencia al correo electrónico vleal@sena.edu.co

7. El trámite para realizar solicitud de certificados digitales, necesarios para la autenticación personal en el aplicativo SIIF Nación, nuevos o aquellos que requieren renovación (cada año), se adelantará teniendo en cuenta el instructivo de diligenciamiento que se envía junto con el formulario de GSE; la información debe ser fidedigna e institucional.

8. Teniendo en cuenta el nuevo contrato con GSE, es necesario aclarar que en caso de pérdida del dispositivo Criptográfico -Token, el usuario debe asumir el costo y consignar a la CUENTA CORRIENTE 56760396134 de BANCOLOMBIA, la suma de $71.400. Luego debe suministrar el comprobante de la consignación, para proceder a solicitar su reasignación.

Cordial saludo,

WILSON JAVIER ROJAS MORENO

Coordinador - Entidad SIIF

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0123_2019.pdf>

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