CIRCULAR 125 DE 2017

(julio 17)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C.

Mediante Resolución 0203 de 2014 se adoptó el Manual de Contratación del SENA, estableciendo en la etapa contractual que el seguimiento técnico, administrativo y jurídico del contrato, así como la elaboración y suscripción del acta de inicio y actas parciales, y el informe final corresponde al supervisor, debiendo dar aval para que el ordenador del gasto ordene la liquidación del contrato de mutuo acuerdo o unilateral.

El Capítulo V numeral 2 del mencionado Manual de Contratación, indica en relación con la custodia de los documentos que:

“Toda la documentación que se produzca dentro de las etapas precontractual, contractual y post contractual, deberá ser entregada por los jefes de área y los supervisores de contratos, al Grupo de Administración de Documentos en la Dirección General y a los Grupos de Apoyo Administrativo en las Regionales y Centros de Formación de la entidad, para su archivo en el expediente único de contratos, atendiendo los procedimientos establecidos para el manejo de la documentación contractual, establecidos en la Resolución No. 2340 de 2010 o la norma que la modifique o sustituya.”.

Por otra parte la Resolución 0202 de 2014 por la cual se adopta el Manual de Supervisión e Interventoría, en el numeral 12 da los lineamientos generales aplicables a todos los contratos, entre ellos, que todos los documentos que se generen en desarrollo de un contrato deben estar numerados y fechados, relacionando y referenciando cada uno de sus anexos si los hay. Además deben estar acompañados de sus soportes y estar archivados en la carpeta del contrato que para el efecto lleve el Grupo de Administración de Documentos del respectivo organismo, en forma secuencial, foliados y registrados, excepto los originales de los documentos que sean soporte para pago, los que reposarán como soporte del respectivo documento contable.

La Secretaria General y la Dirección Jurídica se permiten recordar los procedimientos establecidos en la Resolución 2340 de 2010 "Por la cual se actualizan los procedimientos para el manejo de las comunicaciones institucionales y la documentación normativa y contractual en virtud del uso de las nuevas tecnologías para la gestión electrónica documental" y en las circulares 3-2014-000048 y 3-2016-000195, en lo relacionado con la obligatoriedad de la conformación de los expedientes únicos de contratos y convenios, tal como se establece en el artículo 28 de la Resolución en mención y los lineamientos para la entrega de la documentación a las áreas responsables de la organización y conservación de los expedientes, adicional a las responsabilidades de Jefes, Coordinadores y Supervisores de trámites administrativos de convenios y contratos.

La Resolución 2340 de 2010 establece en su artículo 28 y parágrafo 2o la organización y conservación de la documentación física relacionada con los convenios y contratos, indicando:

“ARTÍCULO 28. EXPEDIENTES ÚNICOS DE CONTRATOS Y CONVENIOS. En lo relacionado con la organización y conservación de la documentación referida a Convenios y Contratos se establece la conformación de Expedientes únicos tanto en la Dirección General, como en las Regionales y Centros de Formación Profesional (...)

PARÁGRAFO 2. Organización física de la documentación relacionada con contratos y convenios”

(...) Los jefes de las áreas y los supen/isores de contratos y convenios deben entregar de manera inmediata y en el mismo momento en el que se producen, todos los documentos que soporten las etapas Contractual y Post-contractual o ara garantizar que toda la documentación repose en los expedientes únicos de contratos y convenios.

No podrán existir documentos relacionados con estos procesos en las oficinas productoras, ni a caroo de los Supervisores. Toda la documentación que soporte la contratación debe reposar en las áreas designadas para la conformación de los expedientes únicos de contratación. ” (Subraya fuera de texto)

De acuerdo con la normatividad vigente sobre la materia, se recuerda que la responsabilidad directa en el cumplimiento de las disposiciones sobre el manejo de la documentación de contratos y convenios, recae en los jefes o coordinadores de las áreas y supervisores designados, tal como lo establece la resolución en mención.

Los responsables de la organización, archivo y custodia de los expedientes de contratos y convenios en la Dirección General, como en las Regionales y Centros de Formación Profesional Integral, deberán recibir permanentemente de los supervisores y Jefes de Oficina o Coordinadores de Grupo, toda la documentación que surja como consecuencia de la ejecución de los mismos inmediatamente después de efectuar el trámite administrativo sobre cada documento. Esto significa que en ninguna dependencia del SENA podrá permanecer documentación de etapa alguna del proceso contractual o convencional y mucho menos copias o fotocopias de la documentación que reposa en los expedientes únicos.

Como consecuencia de lo anterior, los hallazgos que formule la Contraloría General de la República en las auditorias anuales y que se relacione con documentación que no reposa en los expedientes únicos, por no haber sido entregados oportunamente a los responsables de los archivos en la Dirección General, Regionales y Centros de Formación Profesional, serán cargadas al área respectiva en cabeza del Jefe de Oficina o Coordinador de Grupo respectivo, para su respuesta, y se dará traslado del hallazgo a la Oficina de Control Interno Disciplinario, para que evalué el incumplimiento de las normas y procedimientos establecidos por la entidad.

Cordialmente,

ELSA AURORA BOHORQUEZ VARGAS

Secretaría General

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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