CIRCULAR 126 DE 2014

(junio 25)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá D.C.,

En desarrollo de lo establecido por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás decretos reglamentarios, el SENA debe garantizar la protección de los datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en sus bases de datos y archivos, garantizando el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hubiera recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.

De igual forma se deberán establecer los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos y fijar las responsabilidades de la entidad y de sus empleados en el manejo y tratamiento de los mismos.

De conformidad con lo señalado en las normas antes referidas, serán objeto de protección aquellas personas que en ejercicio de cualquier actividad, sean estas permanentes u ocasionales, incluyendo las académicas, laborales y comerciales, puedan suministrar cualquier tipo de información o dato personal a la entidad, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, y quien deberá permitir al titular de la información, conocerla, actualizarla y rectificarla. Para ello, deberá mediar autorización por parte del titular del dato.

El titular de los datos personales tendrá los derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012, y su Decreto reglamentario 1377 de 2013.

La recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados y deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior por parte del Titular.

La autorización del Titular puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas de éste. que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. La autorización puede

constar en un documento físico, electrónico (mensaje de datos, Internet, sitios web), o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Asimismo, podrá otorgarse mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar su consentimiento de manera electrónica, para concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido dicha autorización del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. Bajo ninguna circunstancia podrá considerarse el silencio como aceptación tácita del uso de los datos.

La entidad deberá disponer de los medios tecnológicos o físicos con que cuenta actualmente, para implementar y adoptar las acciones tendientes y necesarias que permitan demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

A fin de determinar la forma como se regulará y dará aplicación al habeas data en la entidad, las áreas de planeación, sistemas y comunicaciones, deberán de manera coordinada, establecer los mecanismos a utilizar para dar cumplimiento a las disposiciones antes señaladas, teniendo en cuenta los distintos aplicativos de información y de gestión que utiliza la entidad, con el fin de unificar y determinar las pautas a seguir.

Cordial saludo,

MARÍA SOFÍA ARANGO ARANGO

Directora Jurídica

Proyectó: Santa Venegas- Contratista

Revisó: Martha Bibiene Lozano Medina

Coordinadora Grupo de Conceptos y Producción Normativa

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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