CIRCULAR 130 DE 2017

(agosto 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<No contiene análisi- de vigencia>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

PARA SECRETARIO GENERAL, DIRECTORE- DE AREA, JEFE- DE OFICINA, DIRECTORE- REGIONALES, SUBDIRECTORE- DE CENTRO DE FORMACION, COORDINADORE- DE GRUPO DIRECCION GENERAL Y COORDINADORE- ADMINISTRATIVO- REGIONALES

Asunto: Lineamiento- de Publicación de Proceso- de contratación.

Lineamiento- sobre el envío de solicitude- de publicación de proceso- de contratación al Grupo Integrado de Gestión Contractual (Publicacione- Web) de la Dirección General, a travé- del correo institucional publicacionesweb@sena.edu.co en cumplimiento al principio de publicidad en el Sistema Electrónico para la Contratación Publica SECOP I y Portale- Institucionales.

PUBLICIDAD.

Se recuerda que el contenido de todo- lo- acto- administrativo- en materia contractual e- de responsabilidad directa de cada Director, Jefe de oficina, Director Regional y/o Subdirector de Centro, y su publicación DEBERÁ REALIZARSE DENTRO DE LO- 3 DÍA- HÁBILE- SIGUIENTE- A SU EXPEDICION, so pena de la- sancione- administrativa- y/o disciplinaria- a que haya lugar por parte de la Entidad o lo- órgano- de control.

Toda solicitud que contenga anexo- fuera de lo- término- y lineamiento- contenido- en la presente circular, deberá tener un informe de justificación firmado y remitido por el Director Regional o Subdirector de Centro de Formación con la siguiente información:

1. Nombre del Proceso.

2. Fecha de firma del anexo.

3. Motivo por el cual no se envió en lo- término- establecido- por ley y recordado- en la presente circular.

4. Funcionario responsable o líder de proceso.

Toda convocatoria o invitación para contratar, que realice el SENA, sin importar el tipo de proceso de selección y/o la cuantía, deberá cumplir con el principio de publicidad en el Sistema Electrónico para la Contratación Publica - SECOP I o SECOP II www.colombiacompra.gov.co. Adicionalmente se debe publicar toda- la- modificacione- que dentro del término de ejecución sufra el contrato.

Proceso- de Bajas.

Todo proceso de baja- debe dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1082 de 2015, al respecto de ofrecimiento de biene- a otra- Entidade- Estatales, esta publicación se debe hacer por medio de Acto Administrativo Motivado (Resolución) anexo- que se deben remitir:

- Resolución de Baja- debidamente registrada.

- Formato en Excel Formato Movimiento de Bienes.

- Formato en Excel Formato Proceso de Bajas.

Horario de recepción de solicitudes.

El recibo de solicitude- se efectuará todo- lo- día- hábile- (lune- a viernes) hasta la- 04:00pm, al correo electrónico institucional publicacionesweb@sena.edu.co. en consecuencia, toda- la- solicitude- que sean recibida- despué- de ese horario, serán atendida- el siguiente día hábil a su recepción.

Tan solo se atenderán la- solicitude- de lo- correo- autorizado- y designado- por lo- Directore- Regionale- y Subdirectore- de Centro- de Formación, esto- correo- deberán estar bajo el dominio sena.edu.co, de no ser así, esta- solicitude- serán devuelta- para que sean remitida- nuevamente bajo lo- parámetro- indicados.

Todo correo debe ser creado bajo- lo- siguiente- criterios:

Lo- correo- deberán comenzar por publicacionesweb, seguido deberán ir en forma abreviada la- sigla- de la Regional; Ej: Atlántico ATL seguido de la- sigla- del Centro de Formación; Ej: Centro de Comercio y Servicio- CCS.

Sigla- Regionales:

Modalidade- de contratación que se deben tramitar por Publicacione- Web.

El equipo de trabajo de Publicacione- Web que pertenece al Grupo Integrado de Gestión Contractual y que a su vez se encuentra en la Dirección Jurídica de la Dirección General, atenderá la- solicitude- de publicación de lo- proceso- de contratación a nivel nacional bajo la- siguiente- modalidade- de contratación:

- Licitación Publica

- Selección Abreviada de Menor Cuantía

- Selección Abreviada por Subasta Inversa

- Concurso de Méritos

- Régimen Especial

La publicación de estudio- de mercado y proceso- de la modalidad de contratación Directa (Ej: Contrato- de Prestación de Servicio- Personales, interadministrativos, arrendamiento, etc) e Invitacione- de Mínima Cuantía deberán ser publicada- por lo- funcionario- autorizado- por el Director Regional y Subdirector del Centro de Formación de cada Regional y enviada- a lo- correo- habilitados.

Para el caso de la Dirección General, el Grupo Integrado de Gestión Contractual habilitó el correo de publicacionesweb@sena.edu.co quien atenderá toda- la- solicitude- de publicación de todo- lo- proceso- de contratación que se adelanten bajo cualquier modalidad de selección y esto- se publicarán en la página o portal de contratación del Estado Colombiano Portal Secop I. En caso de ser adelantado- por Secop II, lo- mismo- deberán publicarse por lo- funcionario- designado- para tal efecto.

Envío de solicitudes.

Toda- la- solicitude- deben ser remitida- por correo electrónico institucional, indicando en el asunto y cuerpo del correo, el nombre exacto del proceso. Para el caso de un proceso nuevo, será el nombre que aparece en lo- documento- adjuntos, ejemplo:

Ejemplo:

Modalidad: Menor Cuantía

Nombre de la Regional o Centro de Formación: Dirección General

Consecutivo: 0001

Vigencia: 2017

Menor Cuantía DG-0001-2017

Para la- solicitude- de proceso- que ya se encuentran creado- en el Portal Secop I, deben indicar en el asunto y en el cuerpo de correo, la descripción y cantidad de anexo- adjuntos, lo- anexo- deben venir con el nombre que se reflejó en el proceso al momento de ser creado ejemplo:

Asunto: Respuesta a observaciones

Nombre del Proceso: Menor Cuantía DG-0001-2017

Lo- documento- adjunto- deben estar nombrado- según corresponda, debe venir cada anexo por separado identificado con el nombre del contenido de este. Lo- estado- en la página o portal de Contratación del Estado Colombiano, Portal Secop I o Portal Secop II son:

Borrador.

Convocado.

Celebrado.

Liquidado.

Para la creación de un proceso son necesario- lo- siguiente- anexo- según la modalidad de contratación:

- Licitación Publica

- Estudio- Previos, Proyecto de Pliego de Condiciones, Aviso de Licitación (Art. 30 Ley 80 de 1993) y anexo- (si lo- hay), en formato PDF, debidamente firmado con fecha no superior a 3 día- de diferencia a la publicación, registrado y escaneados. Adicionalmente deben adjuntar el Proyecto de Pliego de Condicione- o Aviso de Convocatoria en formato Word.

- Selección Abreviada de Menor Cuantía

- Estudio- Previos, Proyecto de Pliego de Condiciones, Aviso de Convocatoria Pública y anexo- (si lo- hay), en formato PDF, debidamente firmado con fecha no superior a 3 día- de diferencia a la publicación, registrado y escaneados. Adicionalmente deben adjuntar el Proyecto de Pliego de Condicione- o Aviso de Convocatoria en formato Word.

- Selección Abreviada por Subasta Inversa

- Estudio- Previos, Proyecto de Pliego de Condiciones, Aviso de Convocatoria Pública, Ficha Técnica de Producto- en formato Excel o PDF y anexo- (si lo- hay), en formato PDF, debidamente firmado con fecha no superior a 3 día- de diferencia a la publicación, registrado y escaneados. Adicionalmente deben adjuntar el Proyecto de Pliego de Condicione- o Aviso de Convocatoria en formato Word.

- Concurso de Méritos

- Estudio- Previos, Proyecto de Pliego de Condiciones, Aviso de Convocatoria Pública y anexo- (si lo- hay), en formato PDF, debidamente firmado con fecha no superior a 3 día- de diferencia a la publicación, registrado y escaneados. Adicionalmente deben adjuntar el Proyecto de Pliego de Condicione- o Aviso de Convocatoria en formato Word.

- Régimen Especial

- Resolución de Adjudicación en formato PDF y Contrato debidamente firmado, registrado y escaneados. Adicionalmente deben adjuntar el Formato Estado Celebrado.

Anexo- según estado del proceso.

- Convocado: Resolución de Apertura o Acto Administrativo de Apertura, Pliego de Condicione- Definitivo y anexo- (si lo- hay), en formato PDF debidamente firmados, registrado- y escaneados.

- Todo- lo- documento- que pertenezcan a la etapa del Estado Convocado, tale- como (acta- de cierre, informe- de evaluaciones, adendas, etc.) deben ser remitido- en formato PDF o Excel según corresponda, esto- deben estar debidamente firmado- por lo- responsable- o funcionario- designados.

- Adjudicado: Resolución de Adjudicación en formato PDF debidamente firmada, registrada y escaneada: adicionalmente deben adjuntar el archivo Resolución de Adjudicación en formato Word.

- Declaratoria- desierta- y acta- de terminación anormal: Deben remitir el correspondiente documento con su fecha de firma y firma del responsable, escaneado en formato PDF, adicionalmente deben adjuntar el documento en formato Word.

- Celebrado: Oferta seleccionada y Contrato en Formato PDF debidamente firmados, registrado- y escaneados. Se debe adjuntar el Formato del Estado Celebrado debidamente diligenciado en formato Excel.

- Adiciones, Prorrogas, (cualquier modificación a lo- contratos) y Liquidacione- deben ser enviado- para su publicación en lo- término- de ley y plazo- establecido- en esto- debidamente firmado- y registrado- en formato PDF escaneados.

- Toda Prorroga debe contener la totalidad de Día- o Mese- que se adicionan en el cuerpo de la misma en Número- y Letras.

- Toda Adición debe contener la cantidad total que se adiciona en Número- y Letras.

Información en el cuerpo del correo de la solicitud

Toda solicitud debe contener la siguiente información en el cuerpo del mismo así:

Nombre dado al proceso.

Objeto del proceso.

Descripción del nombre dado a cada anexo adjunto.

Cantidad de Anexos.

Firma del funcionario que realiza la solicitud.

La omisión de identificación de los datos del funcionario o firma del funcionario que realiza la solicitud será motivo de devolución.

NOTA: Lo- anexo- de carácter obligatorio o lo- campo- que deben diligenciarse para publicar pueden variar sin previo aviso, ya que el SENA no controla la página de Colombia Compra Eficiente. Se debe tener en cuenta que todo- lo- documento- remitido- para la publicación deben corresponder con el objeto del proceso inicialmente publicado en el Portal SECOP I.

Del cumplimiento que le demos a lo señalado anteriormente, dependerá que las publicaciones de todos los documentos contractuales, queden en tiempo y bien hechas.

Esta circular empieza a regir a partir de la rfecna\de expedición y deja sin efectos aquellas que le sean contrarias.

JUAN PABLO ARENAS QUIROZ

DIRECTOR JURÍDICO

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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