CIRCULAR 132 DE 2018

(julio 16)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá, D.C.

PARA: DIRECTORES (AS) REGIONALES, JEFES DE OFICINA, SUBDIRECTORES (AS) DE CENTROS DE FORMACIÓN, PROFESIONALES CONTABLES, TESOREROS (AS) Y DEPENDENCIAS DE LA DIRECCIÓN GENERAL.

Asunto: Lineamientos para recepción y revisión factura electrónica expedida por contratistas y proveedores

Teniendo en cuenta la entrada en vigencia de la ley 1819 artículo 308 el cual modifica el estatuto tributario nacional en su artículo 616-1, estableciendo los tiempos y obligados a facturar electrónicamente, es indispensable que las personas encargadas de recibir los documentos tengan conocimiento de los requisitos mínimos que debe contener esta facturación, para tramitar los pagos a los proveedores y efectuar adecuadamente la solicitud de devolución del IVA pagado ante la DIAN.

Es importante señalar que el SENA es una Entidad no responsable de IVA según lo indicado por el artículo 92 de la ley 30 de 1992, razón por la cual no se encuentra obligada a emitir factura de venta. En este sentido igualmente y de acuerdo a los requisitos y obligaciones de la facturación electrónica estipuladas en el Decreto 2242 del 2015^[1], es necesario indicar que el SENA es receptor de facturación electrónica más no emisor y como tal se ampara en la Resolución 000010 del 06 de febrero del 2018 artículo 1, parágrafo 1, el cual establece: “SELECCIÓN DE FACTURADORES ELECTRÓNICOS: las disposiciones establecidas en el presente artículo no serán aplicables a los contribuyentes que según el Estatuto tributario y su reglamentación no se encuentren obligados a expedir factura o documento equivalente... ”

Por lo anterior el SENA acogiéndose al artículo 3, parágrafo 1^[2], del Decreto 2242 de 2015, recibirá las facturas electrónicas emitidas por parte de los proveedores en representación gráfica de forma impresa y en dos ejemplares, verificando que cumpla con los siguientes requisitos:

3. Cumplir con los demás requisitos generales de la factura de venta según artículo 617 del estatuto tributario, excepto los literales a, h, i

La representación gráfica debe incluir el código bidimensional QR en todas las páginas de los formatos digitales y de la impresión en papel de la factura electrónica. Dicha representación gráfica siempre será “una imagen” de la información consignada en el formato XML de los perfiles de transacciones comerciales para la DIAN.

Por lo tanto para validar la autenticidad de la representación gráfica, es necesario adicionalmente acceder al sitio web dispuesto por la DIAN en el enlace: https: //www.dian.gov.co/Paginas/lnicio.aspx, una vez se haya entrado a este sitio web, se ubica en el panel superior derecho la opción Fiscalización y Control, luego la opción Herramientas de consulta y enseguida la opción Factura Electrónica. Posteriormente en la parte inferior izquierda se ubica la opción de Ayudas/Consulte su factura electrónica. Ingresando a esta opción al final de la pantalla nuevamente se accede a la opción Acceda al servicio Consulte su factura electrónica. Seguidamente se diligencian los campos de información solicitados, tales como: número de factura, NIT del facturador electrónico, Número de Identificación de Adquiriente y se da clic en el botón consultar. En este punto se compara lo que le muestra la respuesta devuelta por el sistema de facturación electrónica de la DIAN con lo que le exhibe la representación que se tiene a la mano, ratificando así que se trata de una factura electrónica registrada efectivamente ante Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Los ejemplares de este tipo de facturación podrán ser remitidos de forma física o por correo electrónico a la dirección del Supervisor del contrato en formato pdf., garantizando que se pueda descargar e imprimir. Sin embargo para el trámite del pago ante el Grupo de Presupuesto, Contabilidad y/o Tesorería siempre se deberá entregar la factura de forma impresa en dos ejemplares hoja simple.

Adicionalmente el supervisor del contrato será el responsable de dar el aval a la factura recibida, según las indicaciones realizadas en las anteriores líneas, sin perjuicio de que posteriormente el Grupo de Contabilidad y Tesorería realicen las verificaciones respectivas para ratificar el cumplimiento de los requisitos exigidos. El acuse de recibo y/o aval podrá realizarse igualmente vía correo electrónico o la forma que acuerden el Supervisor del contrato y el proveedor, de acuerdo a lo estipulado en el artículo 4 del Decreto 2242 de 2015, el cual establece:...Cuando la factura electrónica sea entregada en representación gráfica en formato impreso o formato digital, el adquirente podrá, de ser necesario, manifestar su recibo, caso en el cual lo hará en documento separado físico o electrónico, a través de sus propios medios o a través de los que disponga el obligado a facturar electrónicamente, para este efecto.

Sin embargo es menester tener presente que según lo establecido en el artículo 86 de la ley 1676 de 2013, la factura se considera irrevocablemente aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, si no se efectúa reclamación en contra de su contenido, ya sea mediante devolución de la misma y de los documentos de despacho, según el caso, o bien mediante reclamo escrito dirigido al emisor de la factura, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recepción.

Cuando se trate de facturas expedidas por parte de un consorcio o unión temporal, la factura electrónica deberá cumplir con los requisitos señalados anteriormente y además deberá informar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, indicando el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos.

Por otro lado en el caso que el contratista o proveedor deba expedir notas crédito o débito, estas deberán contener una numeración consecutiva, fecha de expedición, el número y la fecha de las facturas a las cuales hacen referencia, nombre o razón social y NIT del obligado a facturar y del adquiriente, descripción de los bienes y o servicios prestados, valor de los impuestos, valor unitario y valor total. Estas notas deberán entregarse en representación gráfica en formato impreso, tal como fue suministrada inicialmente la factura electrónica.

De acuerdo a lo anterior les solicitamos implementar mecanismos de control en cada uno de los procesos, de tal forma que se conviertan en filtros antes de que las cuentas sean remitidas al Grupo de Contabilidad para el trámite de pago, buscando a su vez que los funcionarios involucrados revisen adecuadamente las facturas electrónicas recibidas, verificando que cumplan con las exigencias de las normas referenciadas.

Atentamente,

WILSON FERNANDO MELO VELANDIA

Director Administrativo y Financiero

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. ARTICULO 1. Ámbito de aplicación. Este Decreto aplica a:

1. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica.

2. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica.

3. Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica.

2. ARTICULO 3... PARÁGRAFO 1. El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar al adquirente una representación gráfica de la factura electrónica en formato impreso o en formato digital. En este último caso deberá enviarla al correo o dirección electrónica indicada por el adquirente o ponerla a disposición del mismo en sitios electrónicos del obligado a facturar electrónicamente, cuando se trate de:

1. Obligados a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario que a su vez sean adquirentes de bienes o servicios, que no se encuentran obligados a facturar electrónicamente y que no optaron por recibirla en formato electrónico de generación.

2. Personas naturales o jurídicas, no obligadas a facturar según el Estatuto Tributario que a su vez sean adquirentes de bienes o servicios, o que solamente tienen la calidad de adquirentes, que no hayan optado por recibir factura electrónica en formato electrónico de generación.

La representación gráfica de la factura electrónica contendrá elementos gráficos como códigos de barras o bidimensionales establecidos por la DIAN, para facilitar la verificación ante la Entidad por el adquirente y las autoridades que por sus funciones lo requieran.

Para efectos de la representación gráfica de la factura electrónica en formato digital, los obligados a facturar electrónicamente deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquirente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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