CIRCULAR 135 DE 2014

(julio 7)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá,

Mediante la presente circular y con la finalidad de cumplir con los objetivos institucionales, se hace necesario establecer los lineamientos para el traspaso y reintegro de bienes de propiedad y en custodia del SENA. El procedimiento aplica para todos los servidores públicos que tienen funciones de Almacenista y cuentadantes con bienes a su cargo.

1. Criterios generales para el procedimiento de traspaso y reintegro de bienes.

Con el fin de atender, registrar y controlar la solicitud de traspaso y reintegro de bienes, en servicio se debe tener en cuenta lo siguiente:

Programación: El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación recibe la solicitud de traspaso o reintegro de bienes por los servidores públicos que tienen bienes a su cargo para ser reintegrado a la bodega o traspasado a otro cuentadante, mediante solicitud realizada a través de correo electrónico.

Conducto regular: El cuentadante solicitante debe enviar la solicitud de reintegro o traspaso de bienes a través de correo electrónico al Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, detallando el tipo de bien, la placa, serial y ubicación física. Se hace pertinente mencionar que para los equipos tecnológicos y electrónicos deberán ser soportados con concepto tenido emitido por una persona idónea.

2. Procedimiento para el Reintegro de bienes:

1.1. El cuentadante responsable del bien a reintegrar debe enviar diligenciado el GIL-F-008–FORMATO DE LEGALIZACIÓN DE BIENES a través de correo electrónico dirigido al Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación.

1.2. El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, según lo establecido en el numeral 1 de la presente circular debe solicitar concepto técnico si el bien corresponde a Maquinaria y Equipo, Equipo Médico y Científico, Equipos de Comunicación y Computación, Equipo de Transporte, Tracción y Elevación, Equipos de Comedor, Cocina, Despensa y Hotelería.

1.3. Si mediante revisión técnica o inspección física se determina que el bien presenta un deterioro normal por el uso, El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación procede a realizar la transacción de reintegro en el sistema de información a la Bodega Reintegrados Servibles o Inservibles y a su ubicación física en la bodega. Cuando en el concepto técnico se determina que el bien presenta un daño y que es por causa del mal uso del cuentadante se debe proceder a realizar en el sistema de información la cuenta de responsabilidad.

1.4. El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, a través sistema de información realiza la ratificación de la transacción. Todo documento de reintegro debe ser debidamente firmado por las partes involucradas.

2. Procedimiento para el traspaso de bienes:

2.1. El Cuentadante que necesita realizar el traspaso de un bien a su cargo debe diligenciar y enviar el GIL-F-008-FORMATO DE LEGALIZACIÓN DE BIENES a través de correo electrónico dirigido al Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación.

2.2. El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, revisa el GIL-F-008–FORMATO DE LEGALIZACIÓN DE BIENES recibido e informa mediante correo electrónico al cuentadante si fue aprobada o rechaza la solicitud de traspaso.

2.3. El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación notifica y devuelve la solicitud, explicando el por qué no se aprobó el traspaso a través de electrónico al cuentadante solicitante.

2.4. El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación a través del sistema de información realiza la transacción de traspaso del bien y genera la nota de traspaso la cual debe ser firmada por los cuentadantes y ratificada en el sistema de información.

2.5. En el momento de recibir el bien el cuentadante debe verificar el estado del bien y confrontar la información registrada en la nota de traspaso.

2.6. Si el cuentadante no recibe el bien físicamente debido a que no lo requiere o presenta inconformidad con el bien entregado, el Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, debe anular la transacción de traspaso a través del sistema de información, y cargarlo nuevamente al cuentadante que responsable del bien. El cuentadante quien entrega o traspasa y el cuentadante quien recibe el bien, firman y entregan el comprobante de transacción de traspaso suscrita por las partes, al Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación.

2.7. La nota de traspaso y reintegro debe se archivada de acuerdo a las Tablas de Retención Documental (TRD) del Grupo de Almacenes e Inventarios y como soporte para el informe mensual al Grupo de Contabilidad.

3. Política de Cero Papel

De conformidad con la Base del Plan Nacional de Desarrollo, y con el propósito de una gestión efectiva, eficiente y eficaz dentro de las estrategias principales para la implementación de la política de "Cero Papel", la cual consiste en la sustitución de flujos de papel por soportes electrónicos y la utilización de tecnologías de la comunicación, se hace necesario aclarar que no se debe imprimir el "FORMATO DE LEGALIZACIÓN DE INVENTARIOS", éste se debe diligenciar y enviar a través de correo electrónico, ya que el objetivo es estandarizar los procedimientos y obtener información clara sobre los bienes solicitados.

De presentarse alguna duda sobre el alcance y aplicación de la presente del procedimiento GIL-P-003PROCEDIMIENTO "TRASPASO Y REINTEGRO DE BIENES", invitamos a comunicarse con el Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General IP: 12337.

PIEDAD JIMENEZ MONTOYA
Directora Administrativa y Financiera

Proyectó: HECTOR JAVIER GUEVARA

ALBEY VANEGAS

CAROLINA TAPIAS

DIANA GONZALEZ

Reviso: VICTOR MANUEL CUERVO GARZÓN

LEIDY TREJOS GARZON

Vo.Bo: SONIA DEL CARMEN. OVIEDO URBANO,

Coordinadora Grupo de Almacenes e Inventados

Anexos: Procedimiento Traspaso y Reintegro de bienes
Formato Legalización de Inventarios

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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