CIRCULAR 137 DE 2017

(agosto 23)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá,

Mediante la presente circular, se definen los lineamientos y parámetros con los cuales se ejecutará el servicio de vigilancia para el periodo comprendido entre el 1 de Agosto de 2017 hasta el 31 de Julio de 2018, en la Dirección General, Despachos Regionales, Centros de Formación y Subsedes de la Entidad.

1. Alcance de los contratos

Mediante Licitación Pública No. DG LP -003 de 2017 la Dirección General realizó y adjudicó la contratación del servicio de vigilancia a nivel país. En este proceso participaron 34 proponentes conformados por 22 Uniones Temporales y 12 empresas individuales equivalentes a 65 empresas.

Se resalta que con la presente contratación se seguirá dando énfasis a la implementación a nivel nacional de los Medios Tecnológicos (circuito cerrado de TV, Arcos detectores de metales, detectores manuales y la grabación de las cámaras) como instrumentos de ayuda para una mejor prestación del servicio de vigilancia; esto con la intención de que la Entidad pueda contar con mejores herramientas tecnológicas para su uso. Para este fin las empresas de vigilancia realizarán un estudio de seguridad en cada una de las sedes del SENA con el propósito de detectar potenciales riesgos de seguridad y minimizarlos con la implementación de estos medios tecnológicos; igualmente, presentará a los supervisores regionales y nacionales de cada contrato de vigilancia el correspondiente informe haciendo las recomendaciones técnicas necesarias.

2. Cubrimiento Geográfico:

Los cinco (5) contratos suscritos para la prestación del servicio de vigilancia tienen una cobertura nacional, es decir, que cubriremos la vigilancia en la Dirección General, en las Treinta y Tres (33) Direcciones Regionales, en los Centros de Formación y en las Subsedes del SENA. Para una mejor prestación de este servicio, el país fue dividido regionalmente en cinco (5) zonas y a su vez la adjudicación se realizó de esta misma forma.

3. Solicitud de modificación y/o adición de nuevos puestos de vigilancia

3.1. Descripción de puestos de vigilancia

Los puestos de vigilancia asignados para cada una de las Regionales, Centros de Formación y sedes corresponden a aquellos que fueron reportados durante la elaboración de los estudios previos del proceso de licitación, dándole relevancia a la prestación del servicio con medio CANINO y a la reducción de la prestación del servicio con ARMA; esto en concordancia con la necesidad de CERO armas de fuego en los establecimientos educativos.

3.2. Traslado de puestos de vigilancia

Para los traslados de puestos de vigilancia, se deben seguir las siguientes indicaciones:

- Para traslados entre Sedes del mismo Centro se debe contar con la autorización expresa del Subdirector de Centro.

- Para traslados entre sedes de diferentes Centros, se debe contar con la autorización expresa de los Subdirectores involucrados o del Director de la Regional.

- Cualquier traslado de puestos de vigilancia entre sedes debe ser informado previamente al supervisor nacional del contrato para su aval.

3.3. Modificación de puestos de vigilancia

En el evento en el que se requieran puestos de vigilancia adicionales a los inicialmente asignados, o una modificación del número de los puestos de vigilancia asignados, o se requiera cambiar la especificación de los servicios contratados, el Supervisor del Centro o Regional enviará de manera oficial mediante Cl por Radicar, la solicitud al correo electrónico al Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones y copia al supervisor nacional del contrato, con la debida justificación, la cual se analizará para aprobar o no la modificación en la asignación de los puestos de vigilancia.

En todo caso, la aprobación de estas solicitudes les corresponderá al Coordinador del Grupo Servicios Generales y Adquisiciones y al Supervisor nacional del contrato de vigilancia, quienes realizaran un análisis operativo y financiero, de acuerdo a lo presentado por el Contratista o su delegado.

4. Supervisión del contrato por parte del SENA

Tal y como lo dispone el contrato, la supervisión de cada uno de los contratos será ejercida así:

- A nivel nacional la supervisión será ejercida desde la Dirección General por el Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones o su delegado.

- En las Regionales y Centros de Formación Profesional la supervisión será ejercida por los Directores Regionales y Subdirectores de Centro.

Los supervisores serán los responsables de verificar el cumplimiento del objeto y de las obligaciones del Contrato y ejercerán todas las funciones, facultades y actividades inherentes a su actividad, en especial las contenidas en la Ley 80 de 1993 y en la Resolución 0202 de 2014, expedida por el Director General del SENA. Así mismo, serán los responsables de certificar el recibo a satisfacción del servicio y por consiguiente autorizar al ordenador del gasto los pagos respectivos.

La certificación de los servicios de vigilancia prestados se hará de la siguiente manera:

Los Subdirectores de Centro y/o los Directores Regionales, emitirán una certificación mensual dentro de los tres (3) primeros días de cada mes utilizando el Formato Certificación Prestación Servicio de Vigilancia GIL-F-021 (versión 2) la cual se encuentra publicada en Compromiso. Se solicita el estricto cumplimiento a esta obligación teniendo en cuenta que este documento es la base de la revisión que se hace para tramitar el pago oportuno de las facturas que presentan los contratistas y así poder cumplir con el indicador de pagos ante el Ministerio de Hacienda. El no cumplimiento de los plazos establecidos por parte de los supervisores regionales puede ocasionar la ocurrencia de sanciones a la Entidad por no utilizar el cupo del PAC asignado, por lo tanto pedimos el máximo compromiso.

Dentro de los primeros tres (3) días hábiles del mes siguiente a la prestación del servicio certificado, los Subdirectores de Centro y los Directores Regionales deberán firmar, escanear y entregar la certificación al coordinador de la empresa de vigilancia, y enviarla al correo electrónico iviailancia@sena.edu.colquienes tramitarán la facturación basado en estas certificaciones.

Es de aclarar que cualquier error en las cantidades o modalidad certificadas, es responsabilidad de quien firma dicha certificación.

4.1 Auditoría a los puestos de vigilancia

Los Supervisores Regionales del SENA, deberán velar mensualmente por la verificación efectiva de la prestación del servicio en los puestos de vigilancia y medios tecnológicos, dotaciones y demás aspectos contratados que se señalan en los documentos soportes del presente proceso de contratación.

Dichos resultados, deben ser notificados a la empresa de vigilancia que presta el servicio para que tomen las medidas preventivas o correctivas, de acuerdo al caso y de igual manera, debe remitirse para el conocimiento del Supervisor Nacional de los contratos al correo viqilancia@sena.edu.co

4.2 Expedientes e informes de Supervisión del contrato por parte del SENA

A partir de la presente contratación, los informes de supervisión regionales se diligenciaran únicamente en caso de presentarse alguna situación relevante que influya en la ejecución del contrato, y deberán ser enviados al supervisor nacional viailancia@sena.edu.co esto con el fin de atenderlas de forma oportuna y efectiva, y buscar soluciones inmediatas. Los mismos, se consolidarán por parte del supervisor nacional y harán parte del expediente general del contrato.

5. Conducto Regular

Cada contratista del servicio de vigilancia, debe asignar un Coordinador de Zona y un Supervisor Regional, sin costo para el SENA. Estas personas deben verificar el cumplimiento de las acciones tendientes a la correcta prestación del servicio de vigilancia, por parte del contratista. El Coordinador de Zona atiende los requerimientos a los cuales no pueda dar solución el Supervisor Regional.

Para el SENA quedo establecido las siguientes instancias: Supervisor regional, Supervisor Nacional, Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones y el Director Administrativo y Financiero para atender todo lo concerniente con la prestacion de servicio de vigilancia a nivel nacional.

El servior publico que realice procedimientos relacionados con la prestacion del servicio de vigilancia sin tener en cuenta los lineamientos de la presente circular, incurrira en conducta disciplinable que se pondra en conocimientos del area competente.

En caso de presentarse alguna duda sobre el alcance y aplicacion de la presente circular, invitamos a comunicarse con el señor Hector Javier Guevara Peñaloza a la extension 12486 o al correo electronico vigilancia@sena.edu.co.

Cordialmente.

JUAN PABLE ARENAS QUIROZ

Director Administrativo y Financiero (E)

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