CIRCULAR 138 DE 2018

(julio 31)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO, COORDINADORES DE FORMACIÓN PROFESIONAL Y COORDINADORES DEL GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO EN CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL Y LIDERES DE BIENESTAR

Asunto: Lineamiento para desembolsos ICETEX - Apoyos de Sostenimiento FIC.

Como una oportunidad de mejora, la presente circular da alcance a los lineamientos necesarios para el trámite oportuno de los desembolsos de apoyos de sostenimiento FIC. Estos deberán ser aplicados a partir de la publicación de la misma.

Los recursos por concepto de apoyo de sostenimiento FIC serán girados mensualmente por el ICETEX, período vencido, a la cuenta bancaria de cada beneficiario reportada por los Centros de Formación Profesional.

El procedimiento para la realización de los giros con oportunidad es el siguiente:

- Los Subdirectores de los Centros de Formación Profesional del SENA remitirán los primeros tres (3) días hábiles de cada mes, por medio de comunicación interna (CI) al Director de Formación Profesional del SENA los documentos y archivos listados a continuación:

a. La base de datos (formato de Excel) con la información de los aprendices y los valores a desembolsar. Esta debe ser registrada de manera correcta y verificada en su totalidad antes de ser remitida a la Dirección de Formación Profesional (especialmente documentos de identidad y cuentas bancarias). La información contenida en el formato inicial no debe ser modificada, es decir no incluir columnas adicionales.

b. La base de datos (formato de Excel) del punto anterior, convertida a PDF y firmada por las siguientes cuatro (4) personas: i) quien diligencia la información, ii) el profesional de bienestar, iii) el coordinador académico y iv) el Subdirector del Centro de Formación.

c. El formato de certificación firmado por el Subdirector de Centro de Formación Profesional en donde se indique valor total a girar, la cantidad de aprendices a pagar y fecha de remisión (convertido a PDF).

Nota aclaratoria: Se debe enviar adjuntos a la comunicación interna (CI) dos archivos: un archivo formato Excel, con la base de datos (punto a) y un segundo archivo PDF con los documentos explicados anteriormente en los puntos b y c.

Se les recuerda que en caso de no remitir la información bien diligenciada y dentro del tiempo estipulado, la responsabilidad por la demora en los respectivos pagos de los beneficiarios FIC de cada mes recaerá en la Subdirección de cada Centro de Formación Profesional.

- Los Subdirectores de Centros de Formación Profesional del SENA serán responsables por el cumplimiento de los requisitos exigidos a los Aprendices reportados por cada Centro de Formación como beneficiarios del apoyo de sostenimiento FIC y por cualquier inconsistencia en la información suministrada a la Dirección de Formación Profesional del SENA para el respectivo giro.

- Todo Cl que tenga inconsistencias en la información o en los formatos de envío de los documentos será devuelta al Centro de Formación, quien será responsable por los retrasos que esto genere en el giro de los recursos a los aprendices.

- Los encargados de apoyos de sostenimiento deberán apoyar en el proceso de verificación de cumplimiento de requisitos, adjudicación, seguimiento de los Apoyos de Sostenimiento FIC en el Centro de Formación a través de SOFIA PLUS, cumpliendo con las actividades y fechas establecidas. Así mismo deberán hacer seguimiento a los actos académicos de condicionamiento o cancelación de matrícula y los demás que afecten la continuidad del apoyo de sostenimiento, para reportar oportunamente las novedades en SOFIA PLUS.

- La Dirección de Formación Profesional del SENA enviará al ICETEX la relación para pagos de los beneficiarios en medio físico y magnético de acuerdo al cronograma establecido.

Una vez se radique la solicitud de desembolsos al ICETEX por parte del Director de Formación Profesional se establecerán los siguientes tiempos de desembolsos:

El ICETEX reportará el último día hábil de cada semana el resultado de pagos por aprendiz, que será validado por los servidores públicos de la Dirección de Formación Profesional DG y se divulgará a nivel nacional, para su respectiva validación en cada Centro de Formación.

La Dirección de Formación Profesional consolidará un solo archivo semanal con las novedades remitidas por los Centros de Formación para enviar al ICETEX. Los subdirectores de Centro deberán enviar en un solo archivo, con el formato del punto (b) todas las novedades de giros rechazados. Los soportes de las novedades (certificado bancario y copia de documento de identidad) los deberán conservar en los Centro de Formación Profesional, salvo de ser requerido por la Dirección General.

Cualquier error encontrado en la Información contenida en la bases de datos de Excel remitida a la Dirección General, por los Centros de Formación Profesional atrasara los giros en su totalidad para todo el país. Por esta razón se debe realizar una doble verificación en los centros de formación profesional, con la finalidad de garantizar la calidad de la información remitida al ICETEX y no se generen retrasos en los pagos FIC de cada mes.

Favor: difundir a los profesionales de Bienestar y encargados de apoyos de sostenimiento.

Atentamente,

JOSE DARIO CASTRO URIBE

Director de Formación Profesional

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0138_2018.pdf>

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