CIRCULAR 152 DE 2018

(agosto 27)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá,

Con el fin de realizar actividades de migración de información relacionada con los procesos de fiscalización, cartera y recaudo, previo a la puesta en producción de nuevo Sistema de Recaudo, Cartera y Cobro - SIREC, se hace necesario que para el cierre de Agosto de 2018, se adelanten las siguientes actividades en cada una de las Regionales:

a. El registro de información por parte del área de Relaciones Corporativas, en el Aplicativo Regional de Cartera (Misional) podrá realizarse solo hasta el día 31 de agosto de 2018, entendiéndose, que a esta fecha deben quedar totalmente al día a Agosto 30 de 2018 todas las operaciones inherentes a Resoluciones, Liquidaciones, Acuerdos de pago, Pagos, modificaciones de Instancia, modificaciones de Estado,  Títulos Judiciales, Multas del Ministerio, Cobro Coactivo, entre otras actividades que realicen en el mismo. Toda vez que a partir del 31 de agosto a las 8 pm, será deshabilitado el acceso a nivel nacional de la aplicación y no podrá ser registrado  ningún tipo de transacción fuera del término estipulado.

Entendiéndose, que las operaciones que no queden en el Aplicativo Regional de Cartera antes de esta fecha, no podrán ser incluidas en SIREC, por esta razón, se hace necesario que cada Director Regional garantice el cumplimiento de estas actividades en la fecha prevista.

b. Las áreas de Relaciones Corporativas deberán suspender la generación de liquidaciones y/o Resoluciones producto de los procesos de fiscalización que realicen a partir del 1 de septiembre al 17 de septiembre de 2018. Aclarando, que podrán realizar las actividades previas a la generación de liquidaciones y/o Resoluciones en este periodo.

c. Las Regionales podrán continuar con la generación de Certificados de pago por Certiaportes, haciendo claridad que los pagos que se verán reflejados en el mismo son los correspondientes hasta el 31 de agosto de 2018.

d. La gestión que actualmente realiza las áreas de Relacionamiento Corporativo en el Sistema de Gestión Atención al Ciudadano - SGARC, donde se registra la atención al ciudadano para el pago ordinario de FIC, deberá continuarse realizando de manera normal.

e. El servicio de pagos en Línea (PSE y Botón Electrónico) se encontrara fuera de servicio a partir del día 13 de septiembre de 2018 a las 6:30 pm, hasta el día 17 de septiembre de 2018.

PROCEDIMIENTO CARTERA NO MISIONAL

Dentro del mismo contexto de entrada en producción del Sistema de Recaudo, Cartera y Cobro - SIREC en las fechas indicadas, el cual incluirá el manejo de las carteras no misionales y permitirá a la entidad llevar un control automatizado e integrado con las áreas Involucradas en el proceso de estas carteras, cuyos conceptos son:

- Cartera de Vivienda

- Cartera Préstamo Sobre Ahorro

- Cartera Doble Mesada Pensional

- Cartera Cuota Parte Pensional (centralizada en la Dirección General)

- Cartera de Préstamo de Calamidad Domestica

- Cartera de Préstamo Educativo

- Cartera generada por Excedentes de Servicio Médico

- Cartera Generada por Convenios a partir de las actas de liquidación en firme.

Se requiere contar con Información que garantice la salida en Producción del nuevo sistema, para lo cual cada regional deberá realizar las siguientes actividades:

a. Para efectos del cargue inicial de los saldos actuales a la fecha de corte se solicita A a las regionales remitir vía correo electrónico al Coordinador de Recaudo y Cartera de la Dirección General, mmonsalvea@sena.edu.co la información de los saldos de cartera vigente y datos básicos de cada una de las obligaciones y por cada concepto de cartera indicados anteriormente con fecha de corte a 31 de agosto de 2018. Esta información debe enviarse acompañada de una certificación firmada por los directores regionales en la cual se indica la veracidad de la información de esta carteras.

La anterior información debe ser enviada a más tardar el día de 6 de septiembre 2018, en la estructura y formato de archivo en Excel que se enviara a los Coordinadores Administrativos de Apoyo Mixto de las regionales, para que cada área de la regional que tiene el manejo de esta información de cartera lo diligencie para su envió.

b. A partir de la entrada en producción de SIREC (17 de septiembre de 2018) el manejo de la cartera no misional estará a cargo del Grupo Administrativo de Apoyo Mixto regional en el servidor público que se designe para tal fin.

En la Dirección General, el manejo de la cartera no misional, estará a cargo del Grupo de Recaudo y Cartera, su gestión de cobro continuara, en las dependencias generadoras de cartera.

WILSON FERNANDO MELO VELANDIA
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0152_2018.pdf>

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