CIRCULAR 156 DE 2023

(septiembre 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA

Bogotá D.C.

En cumplimiento del Decreto 1072 de 2015, referente a la afiliación, cobertura y el pago de aportes de las personas vinculadas a través de contrato de prestación de servicios y en especial lo relacionado en el artículo 2.2.4.2.2.15 que establece “Obligaciones del contratante. El contratante debe cumplir con las normas del Sistema General de Riesgos Laborales, en especial, las siguientes:

(...) 7. Informar a los contratistas afiliados en riesgo IVy/o Vsobre los aportes efectuados al- Sistema General de Riesgos Laborales. 8. Adoptar los mecanismos necesarios para realizar el pago mes vencido de la cotización, cuando el pago del aporte esté a su cargo." (.).

Asimismo, el Decreto 249 de 2004 establece: “Artículo 24. Funciones de las Direcciones Regionales y de la Dirección del Distrito Capital: Son funciones de las Direcciones Regionales y de la Dirección del Distrito Capital, las siguientes:

1. Asegurar que las políticas, objetivos, estrategias, planes, programas, normas y procedimientos adoptados por la entidad se cumplan, para garantizar el cumplimiento de la misión del SENA. (.)”.

En cumplimiento del requerimiento legal descrito, la entidad ha establecido directrices para que desde cada despacho regional y centro de formación profesional se realice de manera oportuna la afiliación a contratistas de prestación de servicios teniendo en cuenta las siguientes observaciones:

1. Afiliación a contratistas: En cumplimiento del Decreto 1072 Artículo 2.2.4.2.2.5. “Afiliación por intermedio del contratante. El contratante debe afiliar al Sistema General de Riesgos Laborales a los contratistas objeto de la presente sección, de conformidad con lo establecido en el parágrafo 3 del artículo 2 de la Ley 1562 de 2012. El incumplimiento de esta obligación hará responsable al contratante de las prestaciones económicas y asistenciales a que haya lugar”. Los directores regionales y subdirectores de centro de formación deben realizar la afiliación ante la ARL (la que determine el contratista), una vez adjudicado el contrato.

Si el contratista decide afiliarse en la ARL en la que está la entidad, podrá apoyarse con los asesores de ARL para realizar este trámite.

2. Pago a Contratistas: Acorde a lo establecido por el Decreto 1072 de 2015 Artículo 2.2.4.2.2.13. “Pago de la cotización. Las Entidades o Instituciones públicas o privadas contratantes y los contratistas, según corresponda, deberán realizar el pago de las cotizaciones al Sistema General de Riesgos Laborales mes vencido, dentro de los términos previstos por las normas vigentes.

Al contratista le corresponde pagar mes vencido el valor de la cotización al Sistema General de Riesgos Laborales, cuando la afiliación sea por riesgo I, II o III, conforme la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

El contratante debe pagar el valor de la cotización mes vencido, cuando la afiliación del contratista sea por riesgo IV o V".

Los directores regionales y subdirectores de Centro de Formación, será responsables de realizar la notificación de los contratistas que se encuentren afiliados en riesgo IV y V, Para ello deben realizar el proceso mediante la plataforma compromiso, en el módulo de seguridad y salud en el trabajo, funcionalidad “Planilla Y” o la que la entidad considere pertinente y se realizará acorde con el cronograma inicial establecido desde la Secretaria General y notificado a los directores regionales y subdirectores de centro de formación profesional.

De acuerdo con lo anterior, el director regional y subdirector de centro de formación profesional, deben designar un responsable al cual se le asignará el rol para el diligenciamiento de planilla “Y” en plataforma compromiso, y este deberá de realizar el reporte de los contratistas en riesgo IV y V de manera mensual ingresando a la plataforma y reportando los datos de los contratistas solicitado en la funcionalidad.

Durante las dos primeras semanas se activará la planilla Inicial, la cual tendrá cierre (Según cronograma) y posterior se habilitará una planilla adicional para el reporte de contratistas que ingresaron después del cierre de la planilla inicial, esta tendrá cierre el último día hábil de cada mes. Nota: La planilla del mes de diciembre solo contará con una planilla inicial.

En caso, se presente alguna novedad, durante el reporte de la planilla inicial o la planilla adicional, la persona designada deberá presentar junto con la novedad la justificación y un documento Excel con los datos de los contratistas que presentan tal novedad. Esta información deberá ser remitirá por el director regional o subdirector de centro de formación profesional antes del último día hábil de cada mes al correo de gruposst@sena.edu.co

Es importante aclarar que posterior al reporte de contratistas, el grupo de seguridad y salud en el trabajo debe realizar la consolidación y liquidación de las planillas mediante la plataforma SOI, y que de acuerdo con el último número del NIT, se debe realizar el pago dentro delos seis (6) primeros días hábiles de cada mes sin generar intereses moratorios.

En este sentido, Los incumplimientos y reportes generados después de las fechas estipuladas generaran mora para el pago de la planilla “Y”, y con ello el riesgo de generar medidas sancionatorias para la entidad acorde a los estipulado el decreto 1072 de 2015 artículo 2.2.4.2.2.21. “Inspección, vigilancia y control. Para efectos de la aplicación de la presente sección, la inspección, vigilancia y control se realizará de la siguiente manera: (...)

2. El incumplimiento de los términos y la normativa que regula el pago de las prestaciones económicas de las personas a las que se les aplica la presente sección será sancionado por la Superintendencia Financiera de Colombia, conforme al artículo 15 de la Ley 1562 de 2012”. Por lo que dichas faltas serán reportadas a la oficina de control interno disciplinario y los responsables deberán asumir las consecuencias de los incumplimientos generados.

Posterior al pago realizado, se reporta los certificados de pago por cada contratista mediante el siguiente link: PAGOS ARL CONTRATISTAS RIESGOS 4 Y 5-TODAS LAS REGIONALES-

Por lo cual los directores regionales y subdirectores de centro de formación deben establecer el mecanismo para reportar a los contratistas sobre el pago oportuno acorde a lo establecido en el artículo 2.2.4.2.2.15. # 7 “Informar a los contratistas afiliados en riesgo IV y/o V sobre los aportes efectuados al Sistema General de Riesgos Laborales”.

Las inquietudes sobre esta Circular serán atendidas en el correo electrónico gruposst@sena.edu.co

Cordialmente,

KATERINE GRIMALDOS ROBAYO

Secretaria General

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ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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