CIRCULAR 158 DE 2014

(Agosto 5)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá, D.C.

DIRECTRIZ JURÍDICA N°1

Teniendo en cuenta la entrada en vigencia de la Resolución 01235 de 18 de junio de 2014 "Por la cual se Adopta el Reglamento Interno de Recaudo de Cartera en el SENA, a través del proceso de cobro coactivo" trae consigo cambios normativos y en aras de impartir lineamientos para surtir en debida forma la notificación de los actos administrativos y otras disposiciones, dentro del proceso administrativo de cobro coactivo se ponen en conocimiento las siguientes pautas.

1. TÉRMINO PARA AVOCAR CONOCIMIENTO.

El funcionario ejecutor competente deberá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha del recibo del título ejecutivo, realizar el estudio del título, diligenciar el formato de chequeo obligatorio y si cumple con los requisitos avocar conocimiento de lo contrario devolver a la oficina de origen para la subsanar la falta de requisitos y/o devolución definitiva del expediente en razón a que la obligación no es o ha dejado de ser exigible a través del proceso de cobro coactivo, en este último caso debe citarse la causa (liquidación, proceso concursal, prescripción, entre otras). (Se anexa formato chequeo obligatorio de título ejecutivo).

2. EMISIÓN Y NOTIFICACIÓN DEL MANDAMIENTO DE PAGO.

Una vez avocado conocimiento o vencida la etapa persuasiva, el funcionario ejecutor, tendrá diez (10) días hábiles para proferir el mandamiento de pago y cinco (5) días hábiles para remitir la citación al deudor, con el fin de que comparezca al respectivo despacho dentro de los diez (10) días hábiles siguientes para notificarse personalmente de dicho mandamiento.

En caso de que no comparezca el deudor, se debe proceder a dar trámite a las demás actuaciones tendientes a su notificación dentro de un lapso de tiempo que no podrá ser superior a los dos (2) meses, contados desde la devolución del correo que cita al deudor para notificación personal.

3. TIPOS DE NOTIFICACIÓN.

3.1 NOTIFICACIÓN PERSONAL.

Citación para notificar personalmente: Previa a la notificación personal, el funcionario ejecutor deberá citar al deudor mediante correo certificado y/o correo electrónico cuando medie la autorización por parte del deudor o ejecutado para que comparezca a notificarse personalmente de la actuación procesal correspondiente.

La citación deberá remitirse a la última dirección reportada en el expediente o a la que haya reportado el deudor para que se le notifique personalmente, también podrá enviarse a la dirección donde se remitió la última comunicación de requerimiento persuasivo, y a falta de éstas, a la que se encuentre mediante verificación directa o la utilización de guías telefónicas, directorios, certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o en la que se reporte en el Registro Único Tributario-RUT- que suministre la DIAN, y demás información oficial, comercial o bancaria, tal como lo prevé el artículo 563 del Estatuto Tributario.

Cuando el deudor haya fallecido y deba notificarse el título a los herederos, deberá enviarse la citación a la dirección declarada en el respectivo proceso de sucesión, o a la que posea o establezca el SENA conforme a las reglas ya citadas, de conformidad con lo establecido en el artículo 826 del Estatuto Tributario.

Para el efecto de la citación, la norma anteriormente citada, señala que podrá hacerse uso de los diferentes servicios de correo, es decir, a través de la red oficial de correos o cualquier servicio de mensajería especializada debidamente autorizada por la autoridad competente.

Notificación personal: Si dentro de los 10 días hábiles, contados a partir del siguiente día hábil del recibo de la citación, el citado, su representante legal o apoderado comparecen, la notificación de la actuación se surtirá personalmente mediante la suscripción del acta de notificación personal y la entrega de una copia de la resolución que se esté notificando. El acta de notificación personal deberá contener:

• Fecha en que se efectúa la diligencia de notificación personal,
• Los nombres, apellidos e identificación del ejecutado.
• Certificado de existencia y representación legal cuando se trate de deudores personas jurídicas-.
• Poder, cuando el deudor actúe a través de apoderado judicial
• Sentencia judicial cuando se trate de tutor o curador de bienes
• De la providencia que se notifica, se deberá dejar constancia de la entrega de una copia de la misma, como lo indica el artículo 569 del Estatuto Tributario.
• Firma del notificado y del notificador.
• Se debe resaltar que el expediente no puede ser facilitado para su examen antes de la notificación del mandamiento de pago (Artículo 127 del CPC).

En la diligencia de notificación personal podrá el notificado autorizar de manera expresa y escrita que las demás actuaciones que se realicen dentro del proceso de cobro coactivo se envíen al correo electrónico que él disponga, inclusive las que actuaciones que deben notificarse personalmente, de lo cual se dejará constancia expresa en el acta de notificación personal.

• Los actos administrativos cuya notificación debe realizarse personalmente, son:
• La resolución que notifica el mandamiento de pago.
• La resolución que resuelve las excepciones
• La resolución que resuelve el Recurso de Reposición interpuesta contra las excepciones.

3.2 NOTIFICACIÓN POR CORREO. Vencidos los diez (10) días hábiles sin que se hubiere logrado la notificación personal por inasistencia del citado a dicha diligencia, se procederá a efectuar la notificación por correo mediante el envío de una copia de la actuación administrativa a la misma dirección a la que se envió y recibió la citación o se devolvió la citación, excepto por dirección errada, siguiendo el procedimiento indicado en los artículo 565, 567 y 568 del Estatuto Tributario, a través de la red oficial de correos o por cualquier servicio de mensajería especializada, debidamente autorizada por la entidad competente. El oficio citatorio deberá contener:

• La indicación de "Notificación por correo"
• La indicación del acto administrativo que se le notifica, y la entrega adjunta de una copia del mismo.

Una vez se surta esta notificación, se deberá incorporar al expediente la colilla o certificación de la empresa de correo certificado del SENA, donde conste la fecha de recibo de la misma, para efectos de contabilizar el día en el cual inicia el término para presentar excepciones. Igualmente será necesario incorporar al expediente la guía de devolución cuando fuere el caso.

3.3 NOTIFICACIÓN MEDIANTE AVISO EN LA PÁGINA WEB DEL SENA. Esta notificación procede cuando los actos administrativos no pudieron ser notificados por correo y que por cualquier razón sean devueltas, deberán notificarse mediante aviso en la página web del SENA, en el aplicativo dispuesto en la dirección electrónica www.sena.edu.co de conformidad con los artículos 58 y 59 del Decreto Ley 019 de 2012 y directrices impartidas por la Oficina de Comunicaciones, en concordancia con el "Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia" de obligatorio acatamiento para entidades del estado, adjuntando el acto administrativo a notificar, el cual incluye mecanismos de búsqueda por número identificación personal y, en todo caso, el aviso de la publicación deberá fijarse en la cartelera de la respectiva entidad o Regional.

Para el cargue de la notificación en página web, deberá seguirse lo siguiente:

• Se accederá al aplicativo a través del link:

http://www.sena.edu.co/transparencia/gestion-juridica/Paqinas/Cobros-coactivos.aspx.

• Se debe ingresar los datos de usuario y contraseña (asignados previamente).
• Se deben registrar todos los datos solicitados por el Sistema.
• Los archivos a publicar deben ser exportados como.pdf.
• La marcación de archivos adjuntos la realizará automáticamente el Sistema, después de capturar los datos básicos del registro, razón por la cual, se deben emplear los tipos de datos definidos para cada campo, de acuerdo con lo señalado en el "Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia".

Aunado a lo anterior, deberá tenerse en cuenta que el archivo PDF que se carga en la página debe contener:

• Certificación de haberse agotado la notificación personal y por correo, sin que se hubieren surtido.
• Copia de las colillas o certificaciones expedidas por la empresa de correo certificado del SENA.
• No deberá superar 3 MB

3.4 NOTIFICACIÓN MEDIANTE PUBLICACIÓN. De manera excepcional, conforme, en caso de no haber sido posible establecer por lo menos una dirección del deudor y agotados todos los medios que dispone la ley, esto es, la última dirección establecida al momento de la constitución del título o la establecida en el expediente de cobro coactivo, o certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, o en la que se reporte en el registro único tributario – RUT que suministre la DIAN, y demás información oficial, comercial o bancaria, los actos de la administración le serán notificados por medio de publicación en un periódico de circulación nacional.

La publicación deberá contener la parte resolutiva del acto administrativo que se pretenda notificar y la publicación deberá constar en el expediente.

3.5 NOTIFICACIÓN POR CORREO ELECTRÓNICO. En cualquier etapa del proceso, el deudor podrá manifestar su voluntad de recibir notificaciones a través de su correo electrónico, efecto para el cual deberá mediar una autorización escrita que exprese su decisión de recibir notificaciones por este medio y registrar su dirección de correo en la base de datos dispuesta por el SENA. De lo anterior se dejará constancia en el expediente.

3.6 NOTIFICACIÓN POR EDICTO. Esta procede únicamente para las providencias en las que el deudor deba notificarse personalmente y no comparece dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha de recibo de la citación, y no se pudiere realizar la notificación por correo electrónico, aun mediando autorización, caso en el cual se deberá notificar por edicto, que deberá contener:

• La parte resolutiva del respectivo acto administrativo que se pretende notificar.
• Deberá fijarse en lugar público del despacho de la Regional
• Se mantendrá fijado por el término de diez (10) días hábiles
• Constancia de desfijación.

3.7 NOTIFICACIÓN POR CONDUCTA CONCLUYENTE. Se entiende notificado por conducta concluyente cuando el deudor por sí mismo o por interpuesta persona que lo representa en debida forma, manifiesta por escrito conocer el contenido de la actuación correspondiente. En este caso, el deudor tomará el proceso en el estado en que se encuentre, sin la posibilidad de revivir términos ya extinguidos en el mismo.

4. CORRECCIÓN DE LAS NOTIFICACIONES.

Cuando la notificación de hubiere enviado a una dirección distinta de la registrada o de la posteriormente informada por el deudor, habrá lugar a corregir el error en cualquier tiempo, enviándola a la dirección correcta y hasta antes de aprobar el remate.

5. IRREGULARIDADES EN EL PROCEDIMIENTO.

Las irregularidades que se presenten con las notificaciones dentro del procedimiento administrativo de cobro coactivo serán subsanables de oficio o a petición de parte en cualquier tiempo, de plano, esto es, sin necesidad de tramitarse como incidente, y antes de proferirse la resolución que aprueba el remate de los bienes.

Igualmente se considerará saneada cuando a pesar de presentarse la irregularidad, el deudor actúa en el proceso sin alegarla, y el acto cumple su finalidad sin vulnerar el derecho de defensa.

La nulidad por indebida notificación, solo comprenderá la actuación posterior al motivo que la produjo y que resulte afectada por éste, y las únicas actuaciones que no se afectan por la irregularidad en cuestión son las medidas cautelares, las cuales se mantendrán incólumes, pues se tomarán como previas. (Artículo 849-1 Estatuto Tributario)

6. INTERRUPCIÓN DE LA PRESCRIPCIÓN.

La prescripción de la acción de cobro se interrumpe en los siguientes eventos:

• La notificación del mandamiento de pago
• El otorgamiento de facilidades para el pago
• La admisión de la solicitud del concordato
• La declaratoria oficial de la liquidación forzosa administrativa

Interrumpida la prescripción en la forma aquí prevista, el término empezará a correr de nuevo desde el día siguiente a la notificación del mandamiento de pago, desde la terminación del concordato o desde la terminación de la liquidación forzosa administrativa.

Para el caso de la interrupción de la prescripción por la notificación del mandamiento de pago, es de resaltar que éste debe haberse proferido y notificado dentro del término dispuesto en los literales a y b del artículo 43 de la Resolución 1235 del 18 de junio de 2014. Artículo que da cumplimiento a lo contemplado en el literal a. del artículo 41 de la norma en cita.

7. PRINCIPIOS QUE RIGEN EL ACTUAR DE LAS AUTORIDADES ADMINISTRATIVAS.

De conformidad con el Artículo 3, del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las actuaciones.de la administración se desarrollarán, especialmente, con arreglo a los principios del debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad.

Dentro de los principios que rigen el actuar de la administración se enmarcan entre otros los siguientes:

(...)

8. En virtud del principio de transparencia, la actividad administrativa es del dominio público, por consiguiente, toda persona puede conocer las actuaciones de la administración, salvo reserva legal.

9. En virtud del principio de publicidad, las autoridades darán a conocer al público y a los interesados, en forma sistemática y permanente, sin que medie petición alguna, sus actos, contratos y resoluciones, mediante las comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene la ley, incluyendo el empleo de tecnologías que permitan difundir de manera masiva tal información de conformidad con lo dispuesto en este Código. Cuando el interesado deba asumir el costo de la publicación, esta no podrá exceder en ningún caso el valor de la misma.

Aunado a lo anterior el Estatuto Tributario en el artículo 849-4 señala:

Artículo 849-4. Reserva del expediente en la etapa de cobro. <artículo adicionado por el artículo 102 de la ley 6 de 1992. El nuevo texto es el siguiente:> los expedientes de las oficinas de cobranzas solo podrán ser examinados por el contribuyente o su apoderado legalmente constituido, o abogados autorizados mediante memorial presentado personalmente por el contribuyente.

Así mismo la resolución SENA 01235 de junio de 2014, señala:

Artículo 12. Reserva del expediente. Los expedientes de procesos coactivos que reposan en los despachos de cobro coactivo, solo podrán ser examinados por el deudor o su apoderado legalmente constituido, o abogados autorizados mediante memorial presentado personalmente por el deudor, o por mandato judicial.

En conclusión, no obstante, las actuaciones administrativas se desarrollan bajo los principios aplicables a la materia, el principio de transparencia y publicidad, tratándose del proceso de cobro coactivo goza de reserva legal, institución que tiene su arraigo en el derecho fundamental a la intimidad de las personas, consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política. Partiendo de este tópico, la reserva tributaria se puede definir como "la obligación que tiene el estado de proteger de manera absoluta los hechos que pone en su conocimiento un contribuyente, mediante la declaración tributaria, para efectos de determinar el cuantum de su obligación, es decir, que las actuaciones dentro del proceso administrativo de cobro coactivo serán publicadas cuando así lo disponga la ley.

8. CUADRO DE ACTUACIONES, PASOS A SEGUIR DENTRO DEL TRÁMITE DE NOTIFICACIONES.

Cordialmente,

MARÍA SOFÍA ARANDO ARANGO

Directora Jurídica

Revisó: Gloria Acosta Contreras - Coordinadora del Grupo de Gestión de Cobro Coactivo.

Proyectó: Nubia Angélica Romero Cuéllar – Contratista /GAcostaC. Grupo de Gestión de Cobro Coactivo

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENAREGIONAL( COMPETENTE)COBRO COACTIVO

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL:

C.C. O NIT

FECHA: No. ONBASE:

TIPO DE OBLIGACIÓN:

De la verificación de los anteriores requisitos, el suscrito funcionario ejecutor, (avoca conocimiento o devuelve al despacho de origen por falta de los requsitos) del referido y procede a asignar N° de proceso ---------------------------------- en contra de-------------------------identificada con---------------------y cuya obligación se determina en la liquidación de crédito aportada por la oficina de origen por un valor de capital intereses---------------------se ordena la apertura del proceso de cobro coactivo dentro de los 5 dias a partir de la fecha del presente acto administrativo.

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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