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CIRCULAR 158 DE 2018
(septiembre 6)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
PARA: DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL, DIRECTORES DE ÁREA, JEFES DE OFICINA, SECRETARIA GENERAL, COORDINADORES DE LOS GRUPOS DE TRABAJO DE LA DIRECCIÓN GENERAL Y DE LAS DIRECCIONES REGIONALES, RESPONSABLES DE LAS ÁREAS JURÍDICAS Y CONTABLES EN CADA UNA DE LAS REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIÓN.
Asunto: Estrategia de fenecimiento de cuenta bajo normas internacionales de contabilidad para el sector publico NIC SP - Vigencia 2018.
Desde el despacho del Director General hemos venido liderando distintas estrategias tendientes a mejorar los indicadores de gestión y trasparencia de la entidad, obteniendo en algunos de ellos muy buenos resultados, dentro de los que podemos destacar la opinión favorable de la Contraloría General de la República a los estados contables y la gestión financiera del SENA para la vigencia anterior en el marco de la auditoría financiera[1] que culmino en el primer semestre de este año con el Fenecimiento de la cuenta 2017 con salvedades[2].
Sin embargo, se hace necesario trabajar con mayor empeño para mantener y mejorar este resultado no solo por el impacto positivo del fenecimiento en la imagen de la entidad y en la confianza de nuestros grupos de interés, sino porque también constituye una buena oportunidad para mejorar nuestra gestión pública a través de los ejercicios de control y las acciones de preparación que debemos emprender.
Adicionalmente, es necesario recordar que somos una de las entidades más importantes para el gobierno nacional desde el punto de vista presupuestal y por esta razón el fenecimiento de nuestra cuenta impacta de manera directa en le fenecimiento de la Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro y Balance General de la Nación[3], lo cual constituye un compromiso aun mayor, que trasciende nuestros propios intereses desde el punto de vista institucional.
Nos encontramos en un periodo de transición en cuanto al régimen de contabilidad pública, debido a la implementación del nuevo Marco normativo para entidades de gobierno bajo normas internacionales NICSP,[4] obligatorio a partir del primero de enero de este año; lo cual demanda importantes cambios en el tratamiento de la información financiera y especial atención en la presentación de los informes que solicitan los órganos de control.
En consecuencia; A partir de este mes y hasta culminar la auditoria sobre la vigencia 2018, desarrollaremos una estrategia integral, participativa y vinculante para todas las áreas y los distintos niveles de decisión del SENA, tendiente a lograr el fenecimiento de la cuenta 2018, mediante la mejora en la razonabilidad de los estados contables, la adecuada gestión presupuestal y financiera de la vigencia, la consolidación de información oportuna cierta y el adecuado control interno financiero y contable; lo cual demandará atención, trabajo y permanente seguimiento para el logro del resultado.
Como lo hicimos en la en la auditoria anterior, desarrollaremos nuestra labor con el apoyo y liderazgo de la Oficina de Control Interno de Gestión, de la Dirección Administrativa y Financiera y la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo en el marco de sus competencias, con el soporte de las oficinas de Sistemas, Comunicaciones, el grupo de Administración de Documentos y los equipos de fenecimiento de todas y cada una de las áreas y oficinas de la Dirección General, las Regiones y Centros de formación que se integrarán a partir de la presente circular para desarrollar el trabajo bajo los siguientes lineamientos;
1. Equipos de fenecimiento.
Integrarán el equipo de fenecimiento de la Dirección General; las áreas Jurídica, Administrativa, Financiera, Contable y Secretaria General, con el acompañamiento permanente de la Oficina de Control Interno de Gestión y el liderazgo del despacho del director general y la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo.
En las Direcciones Regionales los equipos serán integrados por los Coordinadores de los Grupos Administrativos Mixtos, Coordinadores de los Grupos de Relaciones Corporativas e Internacionales, (o los coordinares que cumplan estas funciones) por los responsables de las áreas jurídicas y contables. En los centros de Formación, los subdirectores estarán en permanente disponibilidad, junto con los responsables en los procesos jurídicos, financieros y contables, para cumplir los lineamientos que se impartan y para brindar la información que se demande.
Los Gestores y líderes SIGA en desarrollo de su compromiso de contribuir con el direccionamiento estratégico y la prevención del riesgo, integraran los equipos de fenecimiento y orientarán a los líderes de procesos en el cumplimiento de sus compromisos.
Los responsables de los procesos de misionales de soporte y estratégicos de la entidad, darán prioridad a la atención los requerimientos de información y a las convocatorias que realice el Equipo de Fenecimiento.
Durante lo que resta de esta vigencia y en la siguiente; El SENA podrá ser sujeto de auditorías de desempeño o de cumplimiento, de manera simultánea con el desarrollo de la auditoría financiera y por esta razón, los equipos de fenecimiento deberán estar en capacidad de entender también estos ejercicios de control de manera satisfactoria.
2. Metodología de trabajo.
El trabajo a desarrollar iniciará con una etapa preparatoria de auditoria; se extenderá durante las diferentes fases que conforman la auditoría financiera (planeación, de ejecución y elaboración de informe) y culminará con la formulación del plan de mejoramiento debidamente reportado en la herramienta electrónica SIRECI.
2.1. Etapa preparatoria:
Se desarrollará durante lo que resta de la presente vigencia y consistirá en la preparación y alistamiento de la entidad, con miras a obtener un buen resultado en la auditoría financiera.
El punto de inicio de esta etapa será el seguimiento al Plan de mejoramiento de la vigencia 2017, para garantizar su cumplimento dentro de los tiempos señalados. Las acciones de mejora propuestas frente a los 83 hallazgos con distinto alcance evidenciados por la Contraloría General de la República en la anterior auditoría financiera, son una prioridad no solo para el responsable del cumplimiento de cada actividad, sino para el área, oficina o regional a la cual corresponda.
Los resultados de la labor de seguimiento a través de la plataforma Compromiso serán socializados por la oficina de Control Interno en los comités de fenecimiento.
Resulta fundamental continuar el trabajo de análisis sobre hallazgos de vigencias anteriores cuyo cumplimiento respecto de las acciones fijadas hayan sido satisfactorias y en consecuencia proceda el retiro definitivo del hallazgo, tal como ocurrió con los 63 hallazgos relacionados en el informe final déla auditoría financiera de la vigencia 2017.
Durante esta etapa se desarrollarán mesas de trabajo de manera continua por cada uno de los temas priorizados, lo mismo que ejercicios de auto evaluación, preparación de los distintos informes consolidados que serán solicitados por los equipos de auditoria de la CGR, videoconferencias y encuentros regionales y nacionales si fuere necesario, con el propósito de evaluar los avances y las deficiencias en cada uno de los procesos que serán auditados.
Si bien la auditoría financiera acentúa su evaluación sobre la gestión financiera y la razonabilidad contable, su alcance compromete a la totalidad de las áreas de gestión en los distintos niveles y por tanto, el compromiso institucional en este propósito debe ser asumido de manera integral.
En consecuencia, se atenderán además de manera integral y prioritaria, las solicitudes de información y citaciones (sí hubiere lugar) de la Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes, las denuncias y actuaciones especiales de la Contraloría General de la República y los requerimientos de la Auditoria General de la Nación.
Las anteriores actividades, abarcará siguientes campos;
Gestión presupuestal.
- Ejecución presupuestal.
- Cuentas por pagar.
- Reservas de apropiación y rezago presupuestal.
- Vigencias futuras.
a) Razonabilidad contable.
- Recaudo y fiscalización (control de impuestos, fiscalización FIC y multas del Ministerio de Trabajo)
- Cuentas de efectivo (seguimiento y control, depuración y conciliación)
- Deudores (procesos judiciales, daciones en pago, cartera misional y cartera no misional)
- Propiedad planta y equipo (cuentas de responsabilidad, bajas, inventarios, registro de intangibles, semovientes, comodatos, inservibles, cuentadantes fallecidos, registro de daciones en pago)
- Pasivos (calculo actuarial, estimación de los pasivos, laborales, recaudos por clasificar, contingente judicial)
- Convenios (liquidación y cierre de convenios vencidos)
b) Control interno financiero y contable.
- Identificación y tratamiento de riesgos.
- Sostenibilidad contable.
- Procedimientos, manuales, instructivos, guías y políticas.
- Notas a los estados contables.
- Conciliación de operaciones reciprocas.
c) Consolidación de informes y atención solicitudes de información.
- Mapas de riesgos y controles de la entidad, vigentes para 2018.
- Programas y proyectos ejecutados durante la vigencia 2018.
- Manual de procesos y procedimientos vigentes actualizado.
- Plan nacional de adquisiciones 2018.(modificaciones y publicación)
- Informe procesos judiciales (sistema único de gestión e información de la actividad litigiosa)
- Estado de la situación financiera; Estado de resultados; Estado de cambios en el Patrimonio; Estado de flujo de efectivo (parciales o definitivos)
- Notas a los estados financieros.
- Políticas contables adoptadas ( Norma internacional)
- Reporte de Saldos y Movimientos ECP generado por el aplicado SilF Nación. - Programación y ejecución de ingresos y gastos vigencia 2018 desagregado por - Regionales y Actos administrativos de aprobación y modificación.
- Informe de ejecución presupuestal de Gastos vigencia 2018 (incluyendo adiciones y modificaciones)
- Informe de ejecución presupuestal de Gastos vigencia 2018 detallado por proyectos (discriminando compromisos, obligaciones pagos y unidad ejecutora)
- Información de la constitución y ejecución del rezago presupuestal vigencia 2017 y relación totalizada de las cuentas por pagar con cargo a la vigencia 2019.
- Relación totalizada de Reservas presupuéstales constituidas a diciembre de 2018. Información constitución de vigencias futuras 2019 y ejecución de las autorizadas en 2018.
- Relación de cuentas corrientes y de ahorros a nombre de la entidad y conciliaciones bancarias 2018.
- Soportes de las depuraciones realizadas a las partidas conciliatorias en la vigencia. Relación de inventarios y bajas.
- Informe de la conciliación realizada de operaciones reciprocas de la vigencia.
- Relación totalizada de pasivos exigióles constituidos en la vigencia.
- Informe de control interno contable, Informes de auditorías realizadas por la oficina de Control interno dentro de la vigencia a auditar.
- Informes contractual y de convenios durante la vigencia, (saldos y estado)
- Informe de cartera clasificación y antigüedad.
d) Otros temas con impacto en el fenecimiento
- Nuevo marco normativo para entidades de gobierno para presentación de la Información Financiera.
- Construcciones.
- Gestión contractual (SECOP II, supervisión e intervento ría)
- Gestión Documental.
- Tecnologías de la información y las comunicaciones (SIREC II; ORIOS)
- Medio Ambiente.
La oficina de comunicaciones realizará registros semanales de avances de la labor de fenecimiento a través de los medios internos de difusión; destacará los resultados por regionales, áreas y oficinas al tiempo que estimulará el compromiso y la participación de todos los servidores públicos en el desarrollo de la labor.
El grupo de Trabajo de Administración de Documentos prestará especial colaboración para el acceso a los archivos físicos y los aplicativos de la entidad.
2.2. Etapa de seguimiento al desarrollo de auditoria.
Una vez que la Contraloría General de la República comunique de manera formal el inicio de la auditoría en la Dirección General y en las Regionales que actúen como puntos de control, se deberá disponer de los espacios de trabajo, equipos de cómputo, logística de acceso y contraseñas para los distintos aplicativos de la entidad que deban ser consultados.
Con la instalación de la auditoria se producirán los primeros requerimientos de información que deberán ser atendidos de forma coordinada, dentro de los términos legales y bajo seguimiento estricto, con el propósito de que as respuestas sean satisfactorias, de fondo y en las condiciones solicitadas.
La Oficina de Control Interno en cumplimiento de lo establecido en el artículo 17 del decreto 648 de 2017 impartirá lineamientos y recomendaciones para la adecuada atención, seguimiento y desarrollo de la auditoría financiera.
Las Cartas de salvaguarda como instrumento preventivo para garantizar el acceso a la información y la trasparencia, deben suscribirse al inicio de la auditoria por quienes ostenten la condición de ordenadores del gasto en los distintos niveles de la entidad.
El SENA es una entidad que posee algunas particularidades desde el punto de vista administrativo, en razón de su misionalidad y del tamaño presupuestal, por lo que es fundamental que los grupos de auditoria de la CGR conozcan en detalle su funcionamiento. Para garantizar un adecuado reconocimiento institucional, se deben organizar presentaciones muy ilustrativas por cada una de las áreas, oficinas y los responsables de los principales procesos, con la entrega del material necesario que permita absolver todos los interrogantes y de esta manera se facilite el conocimiento pleno de la entidad.
Se deberá prestar especial atención a las pruebas de recorrido que los auditores realicen a procesos claves. Es importante que los líderes de cada proceso brinden información veraz y clara; En todo caso, los informes que se soliciten siempre deben ser oficiales, constar por escrito y tramitados a través de la Oficina de Control Interno de Gestión, quienes llevaran un control sobre los requerimientos realizados en desarrollo de la auditoria.
El plan de visitas que deban realizar los equipos de auditoria a las Regionales y Centros de Formación, deben ser coordinadas y acompañadas, con el propósito de brindar los apoyos necesarios a fin de que se puedan optimizar los resultados de dichas actividades.
Si llegaren a subsistir dudas o dificultades por parte del equipo auditor sobre información suministrada o sobre ciertos procesos auditados que puedan poner en riesgo el resultado de la auditoria, por eventuales errores o inconsistencias que motiven salvedades o limitaciones en el informe final; se podrá solicitar a través de la Oficina de Control Interno de Gestión la realización de una mesa de trabajo, como espacio apropiado para que el SENA aclare y explique lo que corresponda.
El SENA como sujeto obligado a garantizar el derecho de acceso a la información pública, tal como lo dispone la ley 1712 de 2014 y en cumplimiento del principio de calidad de la información;[5] Debe garantizar que los distintos informes y documentos publicados en el portal institucional y que sean requeridos o de interés para los auditores de la CGR, se encuentren en formatos reutilizables y accesibles. La Oficina de Comunicaciones, con el apoyo de la Oficina de Sistemas garantizará el cumplimiento de este deber.
La Respuesta a las observaciones es una oportunidad para garantizar el derecho de contradicción y de defensa de la entidad en el marco de la auditoria financiera; en tal sentido, resulta fundamental que las respuestas a cada observación sean coordinada, fundamentada y con la fuerza argumentativa y probatoria suficiente para desvirtuar el hallazgo.
2.3. Etapa de revisión y análisis de resultados de auditoria.
Una vez conocido el informe final de auditoria y en el evento en que el resultado no sea satisfactorio, la entidad podrá solicitar ante el Despacho del Contralor General de la República la revisión del informe de manera directa y por delegación, en virtud de lo dispuesto en el numeral 3.3.5 de la Guía de Auditoría y con el propósito de que se reconsidere el resultado del informe final de auditoría. La decisión final sobre si se hace uso de este recurso corresponderá únicamente al Director General.
Finalmente; es necesario señalar, que Plan de Mejoramiento que como consecuencia del proceso auditor se señale, debe ser una construcción colectiva, de manera que resulte plenamente articulado. Las acciones y actividades que ataquen la causa raíz de los hallazgos y que surgieren del proceso auditor, deberán realizarse en los términos señalados y con estricto apego a lo establecido.
Atentamente,
JOSE ANTONIO LIZARASO SARMIENTO
Director General
1. Principios, fundamentos y aspectos generales para las Auditorias en la Contraloría General de la República. CGR, junio de 2017, página 21;
"La auditoría financiera tiene como propósito expresar una opinión, sobre si los estados financieros o cifras financieras están preparados, en todos los aspectos significativos, de conformidad con el marco de información financiera o marco legal aplicable y si se encuentran libres de errores materiales, ya sea por fraude o error. Igualmente, evaluar el control interno financiero y expresar un concepto; evaluar la ejecución del presupuesto y emitir la opinión correspondiente; evaluar las reservas presupuéstales para efectos de su refrendación; emitir un concepto sobre el informe anual consolidado rendido por los sujetos de control a través de SIRECI; Emitir fenecimiento o no sobre la cuenta fiscal consolidada y evaluar el manejo financiero del recurso público administrado y emitir concepto sobre el mismo. El fenecimiento con salvedades hace referencia a las incorrecciones evidenciadas individualmente o de forma agregada son materiales pero no generalizadas".
2. Ibídem pagina 12;
"El fenecimiento de la cuenta es el pronunciamiento que emite la Contraloría General de la República a través de la auditoría sobre la gestión fiscal de los responsables que rinden cuenta, conforme a los procedimientos determinados para tal efecto. El mencionado fenecimiento de la cuenta corresponde a una vigencia fiscal completa que comprende el periodo de 1 de enero a 31 de diciembre del respectivo año".
Sobre el particular, El artículo 268, numeral 2 de la Constitución Política Colombiana establece dentro de las atribuciones del Contralor General déla Nación, la de Revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado.
3. El proceso de fenecimiento de cuenta que realiza la Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes, de acuerdo al numeral 2o del artículo 178 de la Constitución Política, concordante con el artículo 310 de la Ley 5a de 1992, determina que su función principal es la de Examinar y Fenecer la Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro, con el fin de garantizar un adecuado control en el manejo de las finanzas del Estado generando así un incremento de la confianza pública.
4. IPSASB (2015); Handbook of International Public Sector Accounting Pronouncements, Volumen I, edición 2015, IPSASB; p. 16 artículo 21; "Las NICSP de devengo son prácticas de alta calidad sobre la contabilidad e información financiera de entidades públicas alrededor del mundo, desarrolladas por ei Comité Internacional de Estándares de Contabilidad para el Sector Público (IPSASB, por sus siglas en inglés), como ente normativo independiente.2 El IPSASB entiende que la adopción de las NICSP de devengo mejorará significativamente la calidad y comparabilidad de la información financiera públicamente disponible y tenderá a evaluaciones mejor informadas de las decisiones de asignación de recursos tomadas por los gobiernos, así mejorando la transparencia y responsabilidad".
5. Ley 1712 de 2014; Artículo 3o. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública. Principio de la calidad de la información. 'Toda la información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad".
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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